<PROSJEKT NAVN OG NR.> <DATO> Interessentanalyse <PROSJEKT NAVN OG NR.> <DATO>

Innledning Interessent - definisjon En person eller organisasjon som kan bli påvirket av gjennomføringen eller fullføringen av prosjektet. Interessenten kan ha påvirkning på prosjektets mål, gjennomføring og resultat. Påvirkningen kan være positiv eller negativ. Hensikt Interessentanalyse gjennomføres for å unngå at interessenter overraskende påvirker prosjektgjennomføringen. Tidlig identifisering av interessenter som kan påvirke prosjektet. Avklare interessenters synspunkter og ønsker. Definere tiltak for å unngå negativ påvirkning på prosjektet.

Gjennomføring Hovedtrinn i analysen Plan og underlag for interessentanalyse Identifisering av prosjektinteressenter Brainstorming Analyse av prosjektinteressenter Analyse Vurdere interesse (pos/ neg) innvirkning (stor/ liten) Foreslå tiltak for ivaretakelse av interessenter Utarbeidelse av tiltak og kommunikasjonsplan Håndtering av prosjektinteressenter

Gjennomføring Hovedtrinn i analysen Plan og underlag for interessentanalyse Identifisering av prosjektinteressenter Brainstorming Analyse av prosjektinteressenter Analyse Vurdere interesse (pos/neg) innvirkning (stor/liten) Foreslå tiltak for ivaretakelse av interessenter Utarbeidelse av tiltak og kommunikasjonsplan Håndtering av prosjektinteressenter Gjennomføres i gruppe (Post-it lapper + diagram + Prioritering - og tiltaksplan) 10 min 20 min 20 min Resultat fra analysen Kommunikasjonsplanen revideres i de ulike fasene 60 min

Gjennomføring forts. Hovedtrinn 2: Identifisere interessenter - Brainstorming Sjekklister med forslag til interessenter ligger som vedlegg bakerst i presentasjonen. For økt kreativitet kan det være en fordel å sjekke oversikten etter gjennomført brainstorming, ikke før.

Reduser avhengighet/imøtegå Gjennomføring forts. Informer/ involver Samarbeid Overvåke Reduser avhengighet/imøtegå Evne til å motarbeide Mulig gevinst Hovedtrinn 3: Analysere prosjektinteressenter Hva ønsker interessentene å få ut av dette prosjektet? Hva er interessentenes krav og forventninger? Hvor og når de kan påvirke prosjektet? Hvor mye makt har de? Hva slags relasjoner har interessentene til hverandre? Hvilke konflikter kan oppstå? Vil interessentene få en fordel eller ulempe som følge av prosjektet? Er interessenten en potensiell motstander eller medspiller? Har interessenten stor eller liten innvirkning på prosjektet?

Gjennomføring forts. Plassere interessentene: A C B D Stor innvirkning Liten innvirkning Medspiller Motstander A C B D A) Motstander - Stor innvirkning – Kritiske interessenter B) Medspiller - Stor innvirkning C) Motstander - Liten innvirkning D) Medspiller - Liten innvirkning Motstander: En interessent som har ønsker eller behov som kan påvirke prosjektgjennomføringen negativ. For eksempel ved å stille krav som fører til merarbeid, forsinkelser, økte kostnader, eller ikke planlagte endringer ved leveransen. Medspiller: En interessent som har ønsker eller behov som kan påvirke prosjektgjennomføringen positivt, som å være en støttespiller ved beslutninger eller en bidragsyter på ulike måter.

Gjennomføring forts. Hovedtrinn 4 (del 1): Utarbeide tiltaksplan Resultatet fra analysen settes inn i prioritering og tiltaksplan for håndtering av interessenter: Prioriter interessentene i forhold til risiko for påvirkning på prosjektet. Planlegge tiltak for å ivareta interessentene og sikre prosjektgjennomføringen. Vurdere behov for å møte kritiske interessenter til dialog for å sikre riktig forståelse av deres synspunkter og ønsker. Interessent Makt til innvirkning på prosjektet Potensial for positivt samspill (stor/liten) Potensiell motstand mot prosjektet (stor/liten) Prioritering (H/M/L) Strategi/ tiltak

Gjennomføring forts. Hovedtrinn 4 (del 2): Utarbeidelse av kommunikasjonsplan Basert på analysen må man velge hvordan man ønsker å kommunisere med prosjektinteressentene. Enveis overføring av informasjon Flerveis – diskusjon og samtaler i gruppe Skriftlig/ grafisk fremstilling Muntlig og visuell fremstilling i møter og presentasjoner med personlig medvirkning Det er viktig å avtale hvem som gjør hva og er ansvarlig for kommunikasjon til hver enkelt interessent.

Gjennomføring forts. Hovedtrinn 5: Håndtering av prosjektinteressenter Interessentene må følges opp og kontrolleres underveis i alle prosjektets faser. I hver fase bør analysen tas frem og vurdere om forhold har forandret seg. Kommunikasjonsplanen revideres også i henhold til endringer.

Stor innvirkning Motstander Medspiller Liten innvirkning

Sjekkliste for interessenter (1) Samferdselsdepartementet SJT, Statens Jernbane Tilsyn Fylkesmannen i Oslo og Akershus Kabeleiere (Telenor, Hafslund, GET, TDC etc.) Oslo kommune Interesseorganisasjoner Medier Naboer OTD, Oslo T-bane drift OT, Oslo trikken PE (vedlikeholder) Ruter Passasjerer (kunder) Entreprenører, leverandører, konsulenter

Sjekkliste for interessenter (2) Etater BYM PBE VAV Kollektivbrukere Trikkebrukere Bussbrukere (hvis holdeplasser påvirkes) Brukere av eiendommer langs anleggsområdet Beboere Butikker/butikkunder/leverandører Kontorer Restauranter/kunder/leverandører Forvaltere Øvrige brukere Hotell/gjester Parter relatert til leveranser etc. til eiendommene langs anleggsområdet Renovasjonsfirmaer Politi Brannvesen/ambulanse Legevakt Ansvarlig utbygger Sporveien Oslo AS Utførende utbygger Entreprenør Driftsselskap Oslo Sporvognsdrift Ruter Eiere av elektriske ledninger i området Hafslund Viken Nett Telenor Banetele Get/Canal Digital etc. Andre brukere av anleggsområdet Gjennomgangstrafikk vei (buss/bil/lastebil) Annen gjennomgangstrafikk (syklister/gående) Andre Vernemyndigheter Beboere etc. langs alternative veier for trafikk