Fra manuell til automatisk fakturahåndtering – erfaringer fra et umodent marked Frokostseminar Bjørn Ove Klubbenes Fredrikstad kommune 26. februar 2009 Gjensidige Takk for invitasjonen. Har valgt en praktisk vinkling for å kunne dele erfaringer med andre i forsamlingen

eFaktura Fredrikstad kommune Fredrikstad kommune har ca 72000 innbyggere. 32 000 husstander 4000 leverandører Fredrikstad kommene har over 140 virksomheter fordelt på 100 lokasjoner 5500 ansatte 5000 brukere av IT systemene 300 applikasjoner Driftsinnkjøp ca 750 mill NOK Ca 100 000 inngående fakturaer pr år Ca 240 000 utgående fakturaer pr år Fredrikstad kommune skal være ledende servicekommune innen 2012 Fakturamengden øker ved bruk av eFaktura Skjult mengde pga. samlefaktura

eFaktura 2000 Vedtak om å delta som pilot eHandel 2001 Vedtak om å innføre eHandel 2001 Markedsplassen åpnet. 2005 Alle privatkunder får tilbud om eFaktura via sin bank 2006 Innføring av flytsystem 2006 Alle inngående fakturaer skannes 2008 Første eFaktura (Telenor mobil) 2008 8 leverandører med eFaktura (ca 15%) 2009 20 leverandører er klare, noen venter på samtrafikk Vil snakke litt om eHandel og eFaktura fordi dette henger sammen

Leverandører 2008 Canon Christensens bakeri Corporate express Norengros Medi Partner Telenor Business Norway Telenor Mobil Tine Østfoldfrukt

Nye Leverandører Storm Elektro ProffPartner (Jernia) Maik (Fredrikstad energi) Fortum Brødrene Dahl Wenaas Norgesgruppen Telenor Telehuset(S) Maske Gruppen(S) Yara (S) Fasvo Statens kartverk Bodahl Johansen DnB NOR finans(S) Brio Lekolar Nettbuss Hafslund (mars 09) ISS (S) Manpower Netcom Alle som venter på samtrafikk er kunder av Itella

eFaktura Hvorfor bruker Fredrikstad kommune så store resurser, og så mye energi, på innføring av elektroniske faktura? Svar: 10 000 000 Dette henger sammen med generell bruk av elektroniske tjenester. Bemanning og budsjett stiger ikke i takt med ”oppdragsmengde” Vi er nødt til å innføre effektiviserende tjenester. Det finnes en mengde kalkyler om effektivisering, vi bruker SSØ sine beregninger. Det er ikke sikkert dette tallet er riktig, men selv om vi halverer det er det absolutt verdt å prioritere og forsere prosjektet

Erfaringer Lite forståelse for gevinst Ser på henvendelsen som et pålegg Overraskende lite kompetanse ERP leverandører ble tatt litt på ”senga” Uenighet om standard Forventninger om at vi skal betale kostnader. De fleste har nok aldri regnet på kostnader eller tenkt på gevinsten Ser på FK som en stor offentlig etat som kommer med utidige pålegg Ingen ERP leverandører tør å røpe manglende kompetanse Uenighet om e2b er standarden. Dette blir nok brukt som unnskyldning Tror at dette er noe de må gjøre for å tilfredsstille oss som kunde

Erfaringer Lite forståelse for bruk av egen visningsmal Mangel på bransjespesifikke visningsmaler Noen ERP leverandører tar seg godt betalt for å lage visningsmal Det finansielle nettverket er lite villige til å tilpasse seg våre behov. Hvem kan bidra til at be

Meldingssentraler Manglende samtrafikk Lite vilje til fremdrift Hva med det finansielle nettverket? Må vi være tilkoblet flere?

Hva har vi oppnådd? Årsfart på ca 20 000 eFakturaer Når de 20 ”nye” er inne vil dette tilsvare ca 40 % av fakturamengden Mål for 2009: - Minimum 50% av inngående fakturaer skal være eFaktura - Alle bedriftskunder skal ha tilbud om eFaktura fra FK innen utgangen av 2009. Vi beveger oss fra frivillighet til tvang

Hva forventer vi av oss selv Automatching av standardfakturaer - Leasingavtaler - Abonnement - Faste bestillinger Automatisk videresending i flytsystem Økt bruk av elektronisk bestilling Mer og bedre opplæring av ansatte Aktiv deltagelse i forum som fremmer eFaktura og eHandel

Hva forventer vi av andre AT samtrafikkgruppen samarbeider At det blir samtrafikk med finansnettverket At staten øker tempoet Bransjetillegg må standardiseres Bedre katalogkvalitet At lov om elektronisk faktura blir vedtatt - Tror ikke vi kommer utenom tvang. - Vi ligger langt etter våre naboland Hvis man mener noe med samtrafikk så bør det ryddes opp i dette nå!!! Det er ingen grunn til at det skal være to grupperinger som ikke samarbeider. Staten bør øke trykket på markedet betraktelig. Samarbeid mellom FAD(DIFI) og SSØ. Tiden går fort 2010 -2012 Gjør verden enkel for de som skal ta det i bruk Mer elektronisk handel letter overgangen til eFaktura Skal vi komme i mål må tempoet økes

Takk for meg