SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Regnskapsprogrammet Spesialfunksjoner Nå begynner modul 9. Normalt har man ikke brukt så lang tid på forrige modul at det er noe poeng å ha pause enda. Nå gjør vi et sprang tilbake til regnskapsprogrammet, hvor vi skal se på produkter og fakturering, oppsett av kontoplanen, merverdiavgift og litt mer om rapporter. SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Fakturering Opprette produktgruppe Opprette produkt Registrere kunde Skrive faktura Registrere innbetaling Første tema er fakturering. For å skrive ut en faktura må vi gå gjennom følgende trinn: Vi må opprette en produktgruppe. Dette bestemmer hvilken konto i regnskapet et salg føres på Deretter må vi opprette et produkt Det lønner seg å registrere kunden før vi begynner å skrive ut en faktura. Etter at dette er registrert er det bare å skrive ut fakturaer, sende dem ut og vente på innbetaling. Innbetalingen registreres enkelt i reskontromodulen SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

Opprette produktgruppe Produktgruppene Opprettes fra standardregisteret Bestemmer den hovedbokskonto et produkt føres på Alle produkter må tilhøre en produktgruppe Før vi kan legge inn produkter må vi lage en produktgruppe. Det er disse som bestemmer hvilke kontoer i hovedboken salg av et produkt skal føres på. Det må være en produktgruppe for hver hovedbokskonto du ønsker å føre salg på, siden det er disse som styrer kontoene. SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Opprette produkt Må opprette produkt før fakturering Du kan endre pris og beskrivelse på et produkt når du skriver ut fakturaer Produkter legges inn i produktmodulen Hvis du ønsker lagerkontroll: hvert produkt på lageret må registreres som et produkt i regnskapsprogrammet Når man skriver ut fakturaer så fakturerer man for et produkt Derfor må man ha minst ett produkt for å kunne skrive ut en faktura. Men det er mulig å endre pris og beskrivelse på et produkt på hver enkelt faktura, og derfor trenger man bare ett produkt for hver produktgruppe. Men hvis man ønsker å bruke den innebygde lagerkontrollen må man opprette produkter for alt man ønsker lagerkontroll på. Det man taper på å ha få produkter er oversikt i rapporter, for de fleste studentforeninger (med lav omsetning og få typer varer det sendes ut faktura for) er ikke dette noe problem. Det anbefales derfor å ha få og generelle produkter, og så tilpasse tekst og pris på hver enkelt faktura. Dersom man har noen få varer man fakturerer mange ganger kan man heller legge til denne med pris og beskrivelse. Produktene legges inn i produktmodulen SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

Ordre/fakturamodulen Skiller mellom ”Ordre” og ”Fakturaer” Ordre er en ”uferdig” faktura, dvs en faktura som ikke er skrevet ut Før du kan skrive ut fakturaer: Legg inn et produkt med tilhørende produktgruppe Legg inn kunden Etter at man har lagd et produkt er man klar for å sende ut fakturaer. Dette gjøres i ordre/fakturamodulen. Den skiller mellom ordrer og fakturaer (dette er kanskje et litt kunstig skille for studentforeninger, som vanligvis ikke har egne avdelinger for salg og regnskap…) Ordre er et registrert salg, men der fakturaen enda ikke er skrevet ut. Så lenge det er en ordre kan du endre, slette, legge til eller fjerne varer, eller gjøre andre endringer. I det du skriver ut en faktura forvandles ordren til en faktura i systemet. samtidig sperres den for videre endringer (på samme måte som når du overfører et bilag til hovedboken). Fakturainformasjonen overføres også til hovedboken og til reskontromodulen. SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

Demonstrasjon Gjennomgang av oppsett og fakturering Her er det meningen at man skal demonstrere i praksis hvordan man setter opp produktgrupper, produkter og skriver ut en faktura. Legg for eksempel inn produktgruppen salg mat, et produkt mat, og skriv ut faktura for matsalg til en eller annen studentforening SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Mva i Mamut Momsberegning skjer automatisk i Mamut På bakgrunn av momskodene i kontoplanen Mulig å overstyre Mamut og å føre mva manuelt Nå hopper vi over på et annet tema; merverdiavgift. Regnskapsprogrammet tar seg automatisk av føringen av merverdiavgift dersom det er riktig satt opp. Grunnlaget for at regnskapsprogrammet skal føre mva. riktig er at kontoplanen er satt opp med riktige mva-koder. oppsettet av produkter og produktgrupper har også innvirkning på mva ved fakturering. Dersom man ønsker det er det mulig å overstyre mva-kodene og føre mva manuelt (men de færreste ønsker nok dette…) SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Mva i Mamut Registrere et bilag med moms i kladdeboken: Velg mellom netto- eller brutto-registrering Mulig å føre mva manuelt Før direkte på mva-kontoene 2700-2715 Automatisk momshåndtering: styres av oppsettet i kontoplanen Når du registrerer et bilag i kladdeboken kan man velge om man vil se hvilke mva-føringer regnskapsprogrammet gjør eller ikke. Dette gjøres ved å velge mellom netto- eller brutto-registrering i kladdeboken. SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Her kan vi se forskjellen mellom brutto og netto. SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

Oppsett av kontoplanen Kontoplanen i Mamut følger norsk standard Spesielle kontoer for din forening: legg til selv Ta utgangspunkt i kontoplanen dere bruker i dag! For eksempel må det lages kontoer for øl, vin, mineralvann etc. dersom man har skjenkebevilling. Bruk tid på å sette opp kontoplanen før dere begynner å føre regnskapet! SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

Oppsett av kontoplanen Gjøres i modulen for bilagsregistrering Korrekt avgiftskode stilles inn Fortell systemet dersom det er en salgskonto Oppsettet av kontoplanen finner man under modulen for bilagsregistrering (og ikke fra oppsett!) ”Normal” avgiftskode stilles inn for hver enkelt konto. Salgskontoer merkes også av som ”del av avgiftspliktig omsetning” (elns) SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Bruk denne eller vis direkte i mamut (se neste slide) SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

Demonstrasjon Sette opp en ny konto i kontoplanen Demonstrer hvordan man setter opp en ny konto, for eksempel 3011, salg øl. Husk merverdiavgiftinnstillinger! SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Bilagsarter Bilagsarter mulig å sortere bilagene etter type Mulig å bokføre en bilagsart separat Bruk av bilagsarter gir større oversikt Regnskapsprogrammet har funksjoner for å skille mellom flere ulike bilagstyper. Dette gir større oversikt både i regnskapet og i bilagspermene. I tillegg går det raskere å føre bilag når man har mange bilag av en type om gangen. Det anbefales derfor å dele inn i flere ulike bilagsarter. Det går eventuelt an å vise hvordan man setter opp bilagsarter i mamut (dersom man har tid) SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Mva-rapporten Momsrapporten skrives automatisk ut når du avslutter en momsperiode Det er også mulig å skrive den ut fra regnskapsrapportene Husk: kontroller at alt er riktig ført først! Når du avslutter en periode sperrer du samtidig for flere føringer på perioden! Mva-rapporten skrives automatisk ut i det man avslutter en momsperiode. Husk at man også sperrer for videre føringer på perioden i det man avslutter en periode, man bør derfor være sikker på at alt man har gjort er så riktig som mulig. det er også mulig å skrive ut en kopi av rapporten fra regnskapsrapportene. SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Andre rapporter Mamut har en rekke innebygde rapporter Mulig å eksportere rapportene til Excel: bruke tall som grunnlag for budsjett eller andre rapporter gjøres ved å lagre rapporten som fil valg mellom å lagre i mange ulike formater SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Budsjett Mamut har ingen egen budsjettfunksjon Mulig å eksportere regnskapstall til fil for å importere til et regneark Det er ikke innebygd budsjettfunksjon i mamut, men for de aller fleste er det enklere å sette opp budsjett i et regneark eller lignende Det er mulig å eksportere regnskapstall direkte fra mamut til et format som kan leses fra et regneark. Eksporterte tall fra mamut kan også brukes til andre ting, for eksempel mer utfyllende regnskapsrapporter, eller for å bruke til årsoppgjør/noter til regnskapet. SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

Demonstrasjon Importere saldobalanse til Excel Eksporter en saldobalanse til fil og åpne denne i excel. Du bør etterpå klippe bort periode 1-13 og konto 1000-2999 slik at folk ser hvordan den kan brukes… SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Inngående balanse Føres med bilagsart Inngående saldo periode 1 Husk! Må gjøres før første mva-oppgave skrives ut Bare noen få ord om føring av inngående balanse til slutt… Det går også an å registrere inngående balanse på kunde/leverandørkontoer SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Årsavslutning Årsavslutningen i Mamut overfører utgående balanse fra et regnskapsår til neste Mulig å begynne å føre et regnskap uten at man har avsluttet det foregående året men årsavslutningen må foretas før man avslutter periode 1 Det tar litt lang tid å gjennomgå en årsavslutning, så vi tar ikke alt på kurset. (det står beskrevet i håndbøkene) Man bør få med seg at det er mulig å begynne å føre et regnskap før forrige år er avsluttet, men det må avsluttet før man avslutter periode 1 (siden inngående balanse skal være med her) en annen ting man kan nevne er at mamut sjekker automatisk at man har gjennomgått en del punkter før man får lov til å ta årsavslutningen. Det kan også nevnes hvordan man fører disponering av årsresultat SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Annen informasjon www.standard.no www.skatteetaten.no www.standard.no får man kjøpt norsk standard kontoplan med kommentarer www.skatteetaten.no har diverse brosjyrer SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger

SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger Kontakt midas-regnskap@sio.uio.no mike.furstenberg@sio.uio.no og noen mailadresser til slutt SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger