Elektronisk håndtering av anskaffelsesprosessen Kristian Gromholt

2 Kort om Mercell  Mercell er etablert i følgende markeder  NORGE  27 ansatte (22 i Oslo og 5 i Mosjøen)  SVERIGE  20 ansatt i Gøteborg  DANMARK  17 ansatte i Odense (Fyn)

3 Kort om Mercell forts.  Bransjeuavhengig Skandinavisk portal  Mercell publiserer DAGLIG nærmere pris og anbudsforespørsler og disse formidles til mer enn leverandører i Skandinavia  Mercell er med sitt innhold og antall leverandører klart markedsleder i Skandinavia  Første norske selskap med EB-Trust sertifisering av Det Norske Veritas i  Mer enn 50 leverandører tilknytter seg ukentlig til MTS tjenesten  Mer enn 80% av MTS leverandørene kjøper MTS på ny etter 1 år

4 Kort om Mercell forts. VISJON ” Mercell skal fremstå som den foretrukne informasjonsformidler mellom innkjøpere og leverandører på det profesjonelle markedet i Europa innen 2010 ” MISJON ” Mercell skal optimalisere anskaffelsesprosessen ved at leverandørene sikres tilgang til alle publiserte pris- og anbudsforespørsler, og ved at innkjøperne sikres effektiv tilgang til markedets beste leverandører. På denne måten får innkjøper bedre tilbud, og leverandørene får markedets beste oversikt over mulige oppdrag ”

5 Informasjons-flyt Nærmere anbud publiseres daglig + ca andre + DOFFIN, TED, aviser & tidsskrifter LEVERANDØRERINNKJØPERE

6 Hva slags problemer løser vi for leverandøren Overvåking Tid og ressursbesparende Alle relevante publiserte pris og anbudsforespørsler i Skandinavia og de anbudene publisert over terskelverdi innen EU”servert” daglig pr. e-post ”Forsikring” Sikrer forespørsler fra spesifikke innkjøpere v/ at de er på ”Short list”/ pre kvalifisert liste Markedsinformasjon i form av overvåking av ”produktområder” hvor man er underleverandør Økt eksponering Leverandøren og hans produkter blir eksponert mot flere innkjøpere – spesielt internt i store bedrifter – hvor de slår sammen leverandørlister fra flere avdelinger

7 Leverandør-tjenesten (MTS) Leverandøren får daglig en e-post, som viser alle relevante oppdrag publisert siste døgn. Ved hasteanskaffelser kommer det egne e-post meldinger. Price and Tender inquiries forwarded by Mercell Anbudsnett_Kristiansen Asbjørn If the hyperlink doesn't work properly, please follow the hyperlink beneath, and use the ordinary login-procedure. If you have any problems with your subscription, please contact us by Mercell Stålprodukter Helgeland Plast AS Nordland NO Isopor Helgeland Plast AS Nordland NO OverskriftNY!! OppdragsgiverRegion Lan d Bygging av 4 boligblokker RG-Prosjekt AS Nord-Trøndelag NO Tele-Data and Electrical Equipment Uniteam International AS Oslo NO Nytt støydempet standplassbygg Det Frivillige Skyttervesen Oslo NO Hjullastar Ørsta Kommune Møre og Romsdal NO Kjøkkenutstyr /storkjøkken Uniteam International AS Oslo NO Tilbud på Scene Vefsn Kommune Nordland NO

8 Leverandøren fort… Fullstendig beskrivelse av forespørselen Firmanavn: Vefsn Kommune Foretaksnr.: Adresse: Rådhuset Postnr: 8654 MOSJØEN Telefon: Telefaks: Mobil: Overskrift : Tilbud på Scene - Klikk her for å melde din interesse. Anbudsfrist: (siste svarfrist) 28 Feb :00 Tildelingskriterier: Det mest økonomiske anbudet Publiserings dato : 10 Feb 2005 BESKRIVELSE: (anbudsbeskrivelse) Vefsn Kommune ønsker med dette å komme i kontakt med leverandører av prefabrikerte scener. Scenen vi er på utkikk etter skal brukes til ulike arrangementer som konserter, oppvisninger ol. Størrelse 80(90) x 800 x 1200 cm. Scenen må være lett å montere/demontere. Du vil motta e-post med videre instruksjoner etter at du har trykket på MELD DIN INTERESSE. Skulle du likevel ha spørsmål, ta kontakt med Mercell Support på / ANDRE OPPLYSNINGER: (relatert til anbudet) Kontaktperson/Tekniske ansvarlige : John Peter Garnes /John Peter Garnes Anbudstype : Forespørsel standard Betalingsbetingelser : netto pr. 30 dager Leverings betingelser : DDP Leverings måte : N/A Internt referencenr. : LINK TIL DOKUMENTER: (ingen) Produktkoder: : Stillaser : Materiell til stillaser : Stillaskonstruksjoner : Aluminiumskonstruksjoner

9 Hva slags problemer løser vi for leverandøren Forts. Prosessverktøy Vet at innkjøper benytter ett verktøy som sikrer at prosessene følges Støtter oppunder eksisterende avtaler med innkjøperen Sikrer leverandøren økt lojalitet til eksisterende avtaler Sporbarhet i all kommunikasjon med innkjøperen Tilbudsprosessen Forenkler tilbudsprosessen i form av innlevering av tilbud og effektivisering av kommunikasjon

10 Hvor er Mercell i prosessen hos innkjøperen? Behov Pris- eller anbuds- forespørsel Distribusjon til relevante leverandører Mottak og evaluering av tilbud Tildeling og distribusjon Oppfølging Katalog Bestilling Ordre- bekreftelse Mottak og kontroll Faktura Betaling Føring av regnskap Rapporter Tradisjonelle MP/Økonomi/ERP-systemer

INNKJØPERE Arbeidsflyt i MERCELL PRO - Verktøy for anskaffelses prosessen

12 Hva gjør det elektroniske verktøyet med en innkjøpsavdeling? Den Passive innkjøpsorganisasjonen Den Aktive innkjøpsorganisasjonen Venter på besøk av leverandører og for å bli informert om mulige løsninger Finner og oppsøker leverandører aktivt for å finne de beste ressursene Alternativer presenteres og evalueres av innkjøpsorganisasjonen. Løsninger utvikles av leverandør. Innkjøper velger fra en markedsmeny Informerer om eget behov og ønsker, initierer og skaper løsninger på problemer sammen med leverandører. Bruker penger. Et dominerende mål å redusere utgifter. Lav kostnad for innkjøpsorganisasjon og laves mulig utgift er mål Skaper verdier til beste for virksomheten. Kostnadseffektivitet er viktig, men også forretningsutvikling. Behov for å bli overbevist av leverandør at beste løsning er tilbudt. Passiv reaksjon i form av et ”ja” eller ”nei” tilbud. Overbeviser leverandører om at virksomheten er en interessant partner med interessante behov. En relasjon kan virke stimulerende og lærerik Fra: Norsk Innkjøpsbarometer 2004

13 Hva slags problemstillinger løser vi for innkjøper • Kvalitetsikring av anbud/anskaffelses prosessen • Støtter oppunder eksisterende avtaler og prosesser • Dokumentmaler med mer • Automatisk utfylling anskaffelses protokoll - Elementer fra interne prosessen • Øker kunnskapen i organisasjonen • Reduserer risikoen for feilhåndtering av anbudsprosessen • Sporbarhet i alle ledd • Sikrer at seg om at interne revisjoner er dekket • Integrerbart mot ERP systemer – • Varelinjenivå / bestilling • Effektivisering av arbeidsrutiner • Elektronisk håndtering av prosessen gir besparelse på ressurssiden i henhold til tilbakemelding fra brukere ( %)

14 Hva slags problemstillinger løser vi for innkjøper forts • ”Sourcing” • Tilgang til en kategorisert skandinavisk bransjeuavhengig leverandørmasse (7500) • Spesifisert ”sourcing” mot kategorier ikke tilstrekkelig til stede i leverandørmassen • Dynamisk eksponering mot nye leverandører gjennom 35 ”selgere” • Besparelser • Tilbakemelding tilsier at ved bruk av elektronisk verktøy med eksisterende leverandørmasse gir en besparelse på ca. 10% • Tilbakemelding tilsier at ved bruk av elektronisk verktøy med eksisterende leverandørmasse samt ”Sourcing” ut i en større dynamisk leverandørmasse gir en besparelse mellom 35 – 55% per anskaffelse.

15 Fordi du treffer markedets beste/aktive leverandører Fordi du bryter det normale innkjøpsmønsteret Ikke fordi du får din egen shortlist Ikke fordi du får eget prosjektrom Ikke fordi du kan kjøre omvendt auktion Hvorfor fungerer det?

Takk for oppmerksomheten !