Bevaringsvurderinger Å definere materiale som faller innenfor arkivlovens formålsparagraf. Dvs har …betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi …rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjonsverdi Å velge ut og kassere materialet som faller utenfor bevaringsformålet med tanke på å spare ressurser Vurdering av materialet bør skje på makronivå Prinsipielt ingen forskjell mellom tradisjonelle og digitale arkiver her Praktisering av bevaringsarbeidet mot elektronisk arkivmateriale innebærer imidlertid problemstillinger

Problemstillinger Bevaringsvurdering på makronivå er nødvendig, men ikke fullstendig Bevaring/kassasjon av elektronisk materiale er i stor grad betinget av tekniske kriterier og begrensninger knyttet til systemene Metode (migrering) innebærer at informasjon går tapt Teknisk gjenbruk er et kriterium for hva som bevares Tilgang til dokumentasjon og ressursbruk i dokumentasjonsarbeidet kan avgjøre hvor mye som bevares Migreringfunksjonalitet kan avgjøre hvor mye som bevares Kravene til arkivdanning (systemer og lagringsformater) setter premisser for hva som vurderes som bevaringsverdig Det må utarbeides en … overordna bevaringsplan for arkivskaper - makrovurdering … informasjonsspesifikk uttrekksmetode - mikrovurdering

Arbeidsmetode - makronivå Bevaringsvurderinger må utføres med utgangspunkt i Gjeldende regelverk AL § 9, Forbud mot kassasjon uten hjemmel ALF §3-20 a-h, Bevaringspåbud for møtebøker, journalregister, arkivplanar m.m. ALF §3-21, om kassasjon etter generelle kassasjonsregler Nye bevaringsplaner med bakgrunn i Bevaringsutvalget rapport 2002 Det utarbeides sektorvise generelle planer som må implementeres lokalt

Kriterier for bevaring-makronivå Dokumentere organet sin funksjon og samfunnsmessige rolle (Dokumentasjons verdi) Dokumentere samfunnsutviklingen og spesielle hendelser (Informasjonsverdi) Dokumentere personer/virksomheter sine rettigheter og plikter (Juridisk) Dokumentere kommunen/avdelingen sine rettigheter og plikter (Juridisk) Tilleggskriterier (redundans, estetisk verdi, fysisk tilstand m.m.)

Arbeidsmetode - makronivå Bevaringsutvalget sitt forslag til arbeidsmetodikk for generelle bevaringsplaner Kartlegge sektorer med arkivskapere og funksjoner Analysere sektorene/arkivskaperne sine funksjoner og relatere dette til arkivmateriale som blir skapt Definere funksjoner og materiale som skal vurderes for bevaring/kassasjon Vurdere funksjon/materiale sin dokumentasjonsverdi

Lokale bevarings- / kassasjonsplaner på makronivå Basert på sektorvise generelle bevaringsplaner Bevaringsvurderinger for arkivserier og systemer i arkivplanen meland.arkivplan.no

Systembasert bevaringsvurdering - mikrovurdering Definisjon Hvilken informasjon skal bevares fra systemet og hvor finnes denne Funksjoner og informasjonsenheter i systemet Hvor lagres data Hvordan lagres data (format) Grunnlag i arkivskapers bevaringsplan - makrovurdering Arbeidet startes i forkant av avlevering, men kan foregå kontinuerlig Dokumentasjon Metadatabeskrivelse (addml, xml-skjema) Beskrivelse av hvilke informasjonselementer som skal avleveres i arkivplanen Legges til grunn for selve datauttrekket

Framgangsmåte Kravene i arkivloven til arkivsystemer stiller opp to hovedtyper bevaringsvurderinger Noark-baserte systemer Egen funksjonalitet for uttrekk i systemet Bevaringsvurdering i finnes i standarden og skal være implementert i funksjonaliteten Generelle register og databaser Individuelle bevaringsvurderinger basert på informasjonsinnhold og funksjonstyper

Familia v5 – fagsystem i barnevernstjenesten Leverandør i dag; Visma Software Norge AS Formål: Behandling av barnevernssaker etter Lov om barnevernstjenester Visma sine løsninger på barnevern er benyttet av ca 170 kommuner på landsbasis Utfasing av Familia v5 (og samtlige andre løsninger) i løpet av 2007, v6 innebærer ny lisens

Informasjonsinnhold Registrering av barn og familieforhold Mottak og behandling av bekymringsmeldinger Vurdering og hypoteser Undersøkelse Tiltak Saksbehandling og produksjon av dokument Journalnotat Vedtak Brev Postjournal Vedtak med begrunnelse Utbetalingsplaner Overføring av data til reknskaps- og lønssystem Overføring av data til SSB

Familia vs ALF om elektronisk arkivering Vert nytta til føring av inn/ut korrespondanse Oppfyller ikkje Alf §§ 2-6, 2-7 og 2-9 om Noark Produksjon av saksdokument i modulane vedtak, postjournal, journalnotat m.fl. Oppfyller ikkje Alf §§ 2-13 og 2-14 om elektronisk lagring av saksdokument Konklusjon Blanda avlevering Elektronisk Register over dokument Papir Saksdokument til vedtaksbok og klientmapper

Bevaringsvurdering Familia v5 Kartlegge alle moduler med informasjonsinnhold Dokumentasjon: brukerveiledning eller skjermbilder Lokalisere tabeller med feltinformasjon Dokumentasjon: ER-skjema, tabellister eller lignende Definere hvilken informasjon/moduler som lagres i hvilke tabeller

Barn/Klient Tabeller Bevares fordi hovedposter B_Klient_tab Bevares fordi hovedposter Fungerer som registerkort

Bekymringsmelding/Under-søkelse Tabellar B-melding_tab B_handlingsplan_tab B_tiltak_tab Bevares som dokumentregister Selve meldingen bevares på papir

Vedtak Tabellar Bevares som vedtaksliste/ oversikt B_vedtak.tab Bevares som vedtaksliste/ oversikt Selve vedtak bevares på papir

Journalnotat Tabellar Bevares som dokumentliste B_Journal_tab Bevares som dokumentliste Selve notatet må bevares på papir

Postjournal Tabellar Bevares kfr Alf § 3-20 B_postjournal_tab Bevares kfr Alf § 3-20 Korrespondansen må bevares på papir

Bevaringsplan Møte- og vedtaksbøker (papir) Kopibøker (papir) Postjournal (elektronisk) Tabelluttrekk frå Familia; Klientmapper (papir) Meldinger Korrespondanse Journalnotat Kfr. eigen kassasjonsplan Tabelluttrekk fra Familia; Klientoversikt, Postjournal, vedtak, journalnotat og melding