Periodisering og deponering Kommunearkivkonferansen, Lillehammer 26.09.2013 Pål Mjørlund - IKA Opplandene

Hva er deponering av elektronisk arkivmateriale? Sikkerhetskopi av historisk arkivmateriale «Teknologiforenkling» – materialet skal leveres i godkjent depotformat Skal også omfatte elektroniske arbeidskopier av dokumenter – i arkivformat Kommunen har ansvaret for materialet frem til det blir avlevert Avleveringsformat er avhengig av produksjonsformatet Tabelluttrekk Noark 3/4/5

Hvorfor periodiserer vi? Sikre data Effektiv søking Holde orden på proveniens Personvern => BORTSETTING

Når periodiserer vi? Riksarkivets veiledning: Hvert 4.-5. år Ved innføring av nytt klassifikasjonssystem Ved overgang til (full-)elektronisk arkiv Ved store omorganiseringer

Arkivdelene Dette er basis for periodiseringen Saksordnede saksdeler Objektordnede saksdeler Periodisering låser arkivdelen og gjør det mulig å sikre innholdet. Periodiseringen og arkivuttrekk omfatter en eller flere hele arkivdeler Endres arkivstrukturen ved periodisering?

Overlappingsperioder Forklaring: Denne illustrasjonen viser 5 års arkivperioder med 2 års overlapping. For kommuner kan gjerne 4+1 år benyttes. Overlappingsperiodene bør ikke være mer enn 1-2 år. Etter 5 år opprettes arkivdelen «Arkivperiode 2» og det registreres at forløper er «Arkivperiode 1». Arkivdelen «Arkivperiode 1» får status O og arvtaker settes til «Arkivperiode 2». Perioden 5-7 år: Nye dokumenter legges i «Arkivperiode 2». Dersom dokumentet er tilknyttet sak fra «Arkivperiode 1», skal den flyttes til «Arkivperiode 2». Dersom klassifiseringssystemet er endret, bør klassifiseringen på saken justeres i henhold til det nye systemet. Etter 7 år: Kontrollere at alle saker i «Arkivperiode 1» har status «A : Avsluttet». Alle journalposter må da være avsluttet. «Arkivperiode 1» får status «B: Bortsatt». Uttrekk av «Arkivperiode 1» skal lages og overføres til depot.

Hvilke saker havner i ny arkivdel? saker som har oppstått i overlappingsperioden, dvs. etter periodeskillet saker fra forrige periode som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden aktive presedenssaker (dvs. hvor presedens ikke er opphevet) fra forrige periode eventuelle saker fra forrige periode som har vært passive i hele overlappingsperioden, men som likevel ikke kunne avsluttes ved overlappingsperiodens utløp. Følgende prosedyre for periodisering og bortsetting anbefales: • Ved overlappingsperiodens start settes arkivstatus til O for de arkivdeler hvor det skal gjennomføres periodeskille. Dette innebærer at disse arkivdelene automatisk blir sperret for registrering av nye saker. Samtidig opprettes det tilsvarende nye arkivdeler med status A. Disse registreres som arvtakere etter dem som har fått status O. En og samme arkivdel kan, om ønskelig, registreres som arvtaker etter flere arkivdeler. • I det fysiske arkiv opprettes egne mapper for den nye perioden, slik at man kan skille saker i den nye perioden fra den gamle. Begge sett mapper oppbevares i aktivt arkiv så lenge overlappingsperioden varer. • I elektronisk arkiv skal man ikke foreta seg noe spesielt. Inndelingen i arkivdeler vil her følge automatisk av registreringene i arkivstyringssystemet. • Saker som er nye og dokumenter som senere registreres i disse, knyttes alltid til en arkivdel med status A. • Når nytt dokument registreres i en sak fra den gamle perioden, dvs. i en arkivdel med status O, flyttes hele saken automatisk til den arkivdel som er arvtaker, og systemet gir melding om dette til bruker. Bruker må passe på å flytte saken inn i den fysiske mappen for den nye perioden og eventuelt endre klassering hvis ordningsprinsippet (arkivnøkkelen) er endret i forhold til den gamle perioden (jf. påminnelse om dette fra systemet). Relasjonen mellom arvtaker og forgjenger gjør det enkelt i ettertid å oppspore hvilken arkivdel saken er overført fra. • Ved overlappingsperiodens avslutning kontrolleres det at alle saker som fortsatt tilhører arkivdeler med status O (dvs. den gamle perioden) er avsluttet, m.a.o. at Sakens status = A (eller, hvis man ikke gjør aktiv bruk av attributtet Sakens status, at alle journalposter i disse sakene er avskrevet). Skulle det være noen saker som ikke er avsluttet og ikke kan avsluttes etter to års passivitet, bør saken overføres til arvtakeren. Aktive presedenssaker, dvs. presedenssaker hvor presedensen ikke er opphevet, overføres til arvtakeren. Deretter endres den avsluttede arkivdelens status fra O til B, og det fysiske arkiv for perioden settes bort (det utgjør da allerede en egen enhet hvis man følger de anbefalte prosedyrer ovenfor). Den bortsatte arkivdelen er da sperret for nye registreringer. • Bortsetting av avsluttede arkivdeler (perioder) i elektronisk arkiv, inngår i prosedyrene for sanering av Noark-basen, jf. 12.3.4 nedenfor.

Periodisering av objektbasert arkivdel Arkivdanning i en arkivdel med aktive objekter Avsluttede/uaktuelle objekter flyttes over til egen arkivdel – som kan periodiseres og avsluttes. Flyttingen kan gjennomføres løpende eller periodisk. I kommunal sektor er det vanlig å periodisere og avlevere klientmapper hvert 10. år etter at de er ute av aktiv bruk. Grunnen er at man slik sørger for å oppfylle pålegg om informasjonssikkerhet i lov av 14.04.2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger. Det finnes flere typer objektordnede arkivdeler hvor det kan være fornuftig å benytte 10 års perioder, for eksempel personalmapper og elevmapper. Det må dokumenteres i virksomhetens arkivplan hvilke periodiseringsprinsipper som benyttes på de forskjellige arkivseriene Eiendomsarkiver som ikke blir uaktuelle: Anbefales å periodiseres etter en gitt tidsperiode (f.eks. 10 år) – men det hindrer ikke at eldre materiale skal være tilgjengelig.

Hvordan påvirker periodiseringen arkivuttrekket? Skarpt periodeskille skal gi enhetlig og fullstendig uttrekk – sett fra et teknisk ståsted, men gjør at saksbehandlerne må se flere steder for å få full oversikt over saken(e) Overlappingsperiode gir huller i sak- og dokumentoversikten ved at alle saker som er flyttet til ny arkivdel vil mangle fra uttrekket. Alle opplysninger om saken er samlet, men i den siste arkivdelen den har vært behandlet.

Gjennomføringsplan Klargjøring for periodisering Periodisering Avslutting av arkivdel(er) Produksjon av uttrekk og rapporter Overføring til depot Testing av uttrekk

Klargjøre for periodisering Identifisere hvilke arkivdeler som skal periodiseres Periodiseringsprinsipp som skal brukes Overlappingsperiode / skarpt skille Involvere organisasjonen Restansekontroll Siste mulighet til å ta med manglende materiale Rydde Lage arkivversjon av dokumentene

Datasystemer Integrasjoner – må noen endres ved periodisering? Skal sak/arkivsystemet erstattes? Innkjøpsregelverk Usikkerhet ved overgang fra NOARK-4 til NOARK-5 Uttrekk skal gjøres fra den noark-versjonen som blir benyttet ved avslutning av arkivdel.

Forberedende aktiviteter – periodisering I Planlegg Vurder eksternt bevaring (eks rettighetsdokumentasjon) kontra sletting, samt Datatilsynets krav om sletting av personopplysninger Periodisering med påfølgende avlevering, samt logisk eller fysisk sletting av produksjonsdata kan tilfredsstille spesifikke slettekrav Vurder innsynsløsninger og krav til tilgjengelighet på periodisert materiale Beslutt deponering eller avlevering før tiden Oppdater grunnlagsdata på arkivdeler som skal periodiseres Periodiseringsprinsipp Overlappingsperiode (fra til) eller tidspunkt for skarpt periodeskille Status m v som angitt i systemets dokumentasjon i f m periodisering Det viser seg at flere systemleverandører ikke har levert programvare som setter oss i stand til å gjøre uttrekkene selv. Ofte er dette begrunnet i inkonsistente data og at det må gjøres manuelle jobber i databasen før et uttrekk gjøres. Spesielt gjelder dette for systemer/arkivdeler som har blitt konvertert fra et noark-format til et annet. Andre årsaker er dårlige/manglende rutiner for elektronisk arkivhåndtering – bl.a. avslutting av saker og konvertering av dokumenter til gyldig arkivformat.

Forberedende aktiviteter – periodisering forts II Følg opp saksbehandlere Lagres dokumenter som forventet eller finnes disse i andre strukturer som e-post, filstrukturer m v Gjennomfør restansekontroll Dokumenter under arbeid fullføres eller slettes Kontroller dokumenter uten el.dok Sett status UTGÅR på uaktuelle saker uten Dokumenter (registreringer). NB! Ikke dokument m/fysisk materiale Saker benyttet for test- og undervisningsformål Åpenbare feilregistreringer (duplikater m v) Følg opp fordelere (leder) Mangelfull journalføring Ufordelte dokumenter, dokumenter til omfordeling Skjerming og tilgangsstyring

Forberedende aktiviteter – periodisering Foreta hjemlet kassasjon Hovedregel bevaring, jf. arkivloven §9, ledd c El.dok hvor man KUN er kopimottager - kasseres Rundskriv fra Riksarkivet, datert 25.06-2010: Regulerer kassasjon i NOARK-systemer Noark 1-3 Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv Merk fysisk arkivmateriale tilhørende arkivdeler som periodiseres Hovedregel bevaring, jf arkivloven §9, ledd c ”Dette forbodet går framom føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettast etter føresegnene i personopplysningslova, helseregisterlova og etter føresegner i medhald av helseregisterlova §§ 7 og 8. Slik sletting kan først gjerast etter at det er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren.” Elektroniske dokumenter som man bare mottar til informasjon (kopimottager), og ikke foretar saksbehandling, kan kasseres. Finnes det funksjonalitet for å identifisere og kassere slik informasjon eller må dette i tilfelle gjøres manuelt i ettertid? Dersom det finnes funksjonalitet i uttrekksrutinen, kan dokumenter i slike saker utelukkes på dette tidspunktet. Det kan også være en løsning å registrere slike dokumenter knyttet til en egen arkivdel for senere kassasjon. Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i Noark-baserte løsninger http://www.arkivverket.no/arkivverket/content/download/5522/56854/version/2/file/Rundskriv+om+generell+bevaring+og+kassasjon+i+Noark-baserte+l%C3%B8sninger+av+25.6.2010.pdf Noark 1-3 Elektroniske journalen bevares uten nærmere vurdering. For tilhørende papirarkiv skal det være gjennomført arkivbegrensning, kassasjon og ordning i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften § 5-4 før avlevering kan skje Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv For system uten elektronisk arkiv (dvs. er uten elektroniske dokumenter), skal den elektroniske journalen bevares uten nærmere vurdering. For tilhørende i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften § 5-4 før avlevering kan skje. Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv System har elektronisk arkiv (dvs. har elektroniske dokumenter), skal arkivperioder og arkivdeler som er aktive, avsluttet eller i overlappingsperiode ved utgangen av 2011, bevares. Unntatt her er konkrete arkivdeler som kun inneholder kassabelt materiale, arkivdeler mottatt som kopier fra andre arkivskapere og arkivdeler som av andre årsaker er opprettet med kassasjon som formål. Disse kan kasseres etter at Riksarkivaren har gitt tillatelse til kassasjon. Tilsvarende unntak fra bevaringsbestemmelsen kan gjøres gjeldende for konkrete arkivkoder eller sakstyper så fremt dette ikke fører til inkonsistens i datastrukturen. Riksarkivaren gjør oppmerksom på følgende forhold: - Kassasjon av arkivdeler mottatt som kopier fra andre arkivskapere, forutsetter at arkivdelen bevares andre steder. - Kassasjoner skal foretas i produksjonssystemet, før datauttrekket eksporteres fra vedkommende system. Det skal ikke gjennomføres kassasjoner i selve datauttrekket. For Noark-baserte løsninger skal bevarings- og kassasjonsbestemmelser være på plass ved oppstart av arkivperioder fra og med 1. januar 2012. Organet er selv ansvarlig for å utarbeide bevarings- og kassasjonsbestemmelser for egne fagsaker, og Riksarkivaren skal godkjenne bestemmelsene før de kan tas i bruk. I tillegg bør organet planlegge strukturen i Noark-systemet slik at kassasjon er praktisk gjennomførbart, for eksempel ved å etablere egne arkivdeler for saksområder som er kassable der dette er hensiktsmessig. Fra elektroniske journal- og arkivsystem skal en arkivversjon deponeres når en arkivperiode/overlappingsperiode er avsluttet. Elektroniske dokumenter som er tilknyttet, skal følge med deponeringen. Tilhørende dokumenter på papir skal følge som ledd i den ordinære avleveringen når materialet er ca 25-30 år gammelt.

Forberedende aktiviteter – periodisering forts Rydd opp i hjelperegistre Sluttdato på saksbehandlere Sluttdato på nedlagte org-ledd Rydd opp avsender/mottagerregister, herunder adressegrupper (hvem er ansvarlig for å holde disse oppdatert/melde endringer?) Foreta kontroll av register for emnekoder (arkivkoder) og bruk Rydd opp i administrativ struktur: Sluttdato på saksbehandlere Sluttdato på nedlagte org-ledd Rydd opp avsender/mottagerregister: Duplikater slettes når journalen er ryddet opp. Bruk av bare forkortelser, samt skrivefeil korrigeres både i registeret og journalen.

Forberedende aktiviteter – periodisering forts Rydd opp i journalen Korrektur og oppdatering i tråd med endringer i hjelperegistre Vurdere saker merket med presedens Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering Avgrader/omgrader sikkerhetsgraderte dokumenter Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok – sjekk! Etterskanning Konvertering av filer til godkjent arkivformat – utfordringer (se påfølgende sider) Avslutte saker Presedens: Er disse aktuelle og skal være med i ny arkivdel? Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering: Hente inn utlånt fysisk arkivmateriale. Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok Sikkerhetsgradert materiale som ikke er avgradert, fysisk arkivmateriale i form av kontrakter, foto, kart m v som er umulig/uhensiktsmessig å digitalisere. Slikt materiale skal fortrinnsvis være registrert i egen arkivdel. Avlevering av sikkerhetsgradert informasjon foretas normalt ikke før materiale kan avgraderes (> 30 år). Etterskanning: Etterskanning foretas etter nøye vurdering. Eksempelvis kan det være aktuelt for avgraderte dokumenter som kan skannes og tilknyttes som elektronisk dokument. Papirversjonen skal i h t regelverket avleveres. Andre eksempler kan være bilder, tegninger m v som arkivskaper ikke selv har kompetanse/utstyr eller kapasitet til å gjennomføre.  Når man har papirbasert arkiv, opererer man ofte med elektroniske dokumenter som arbeidskopier. Dersom man ønsker å omgjøre elektroniske arbeidskopier til gyldige arkivdokumenter, må man søke Riksarkivaren, eventuelt kommunal instans om tillatelse. Det forutsettes det at man tar vare på papirversjonen og avleverer den med den avsluttede perioden. Det samme gjelder hvis man etterskanner journalførte dokumenter for å bringe en sak over i ny periode i helelektronisk versjon. Avslutte saker: Avskrive dokumenter - følge opp saksbehandler. Vurder om skript fra leverandøren for masseavslutning av saker skal (anskaffes) benyttes. Sjekk skript ikke genererer nye restanser som må håndteres manuelt i ettertid.

Godkjente arkivformater Tekstdokumenter: ren tekst kodet i UTF-8, ISO 8859-1 eller ISO 8859-4 Tiff versjon 6 XML PDF/A, versjon 1a eller 1b Fotografier: jpeg eller tiff versjon 6 Lydopptak: MP3 eller PCM-basert wave Kart: Tiff versjon 6 og SOSI versjon 2.2 eller nyere (Video: mpeg2)

Periodisering Overlappingsperiode / Skarpt skille? Historisk base Skarpt skille: Ingenting kopieres eller flyttes fra den gamle arkivdelen til ny arkivdel. Det henvises fra gamle sak til den nye som erstatter. Overlappingsperiode: Saker flyttes over fra gammel til ny arkivdel når det kommer inn nye journalposter/registreringer i saken. Emneordnede arkivdeler håndteres særskilt. Historisk base

Erfaringer fra vår testing ESA gir ikke brukbare uttrekk før versjon 7.0d Viktig overordnet informasjon mangler vanligvis fra uttrekkene Det er viktig å ha oversikt over dokumenttyper som er brukt. (I, N, X etc) Rapporter må bestilles spesielt Sakordnet journal Kronologisk journal Bortsettingsliste, arkivoversikt, avgraderings- og kassasjonsliste Vi opplever en del inkonsekvente feil…. og noen bagateller. Blant viktig overordnet informasjon: Arkivdeler fra Doculive Klassifiseringsinformasjon i WebSak og ESA Informasjon om dokumenttyper – men dette er ofte på grunn av NOARK-standarden. Informasjon om uttrekket: INFO.TXT Følgende info: navn på organet som er ansvarlig for avleveringen eller deponeringen navn og eventuelt versjonsnummer på systemet som datauttrekket kommer fra tidsrommet som datauttrekket omfatter navn på arkivskaper. Dersom datauttrekket omfatter flere arkivskapere, skal start- og sluttdato oppgis for hver arkivskaper. Dersom uttrekket kommer fra et Noark-system som har vært delt av flere organer, skal det beskrives hvordan hver arkivskaper identifiseres antall poster i datauttrekkets viktigste tabeller og annen tallfesting av omfang antall lagringsenheter som medfølger navn på den ansvarlige for overføringen hos det avleverende eller deponerende organet Vi har dessverre ingen erfaring fra Ephorte – enda….

Usikkerhet fremover NOARK-5 uttrekk krever: Klassifikasjon på hver mappe GOD OVERSIKT og funksjonalitet for å ta ut egendefinerte metadata!

INFO.TXT navn på organet som er ansvarlig for avleveringen eller deponeringen navn og eventuelt versjonsnummer på systemet som datauttrekket kommer fra tidsrommet som datauttrekket omfatter navn på arkivskaper. Dersom datauttrekket omfatter flere arkivskapere, skal start- og sluttdato oppgis for hver arkivskaper. Dersom uttrekket kommer fra et Noark-system som har vært delt av flere organer, skal det beskrives hvordan hver arkivskaper identifiseres antall poster i datauttrekkets viktigste tabeller og annen tallfesting av omfang antall lagringsenheter som medfølger navn på den ansvarlige for overføringen hos det avleverende eller deponerende organet NOARK-5 forventer INFO.XML