Prosjektstyring i kulturbedrifter Mentorcafe 5. febr Arne Kristiansen

Prosjektstyring Oppgave : lag 50 illustrasjoner til en barnebok

Prosjektstyring 1.Oppstart 2.Planlegging 3.Produksjon 4.Oppfølging 5.Overlevering 6.Avslutning • Risikostyring

Prosjektstyring 1. Oppstart • Hva skal leveres fra prosjektet ? – Beskrivelse av hva som skal leveres – Hva skal resultatet være – Når – Hvor – Til hvem – Begrensninger – Hva er viktigst : Tid-Kost-Kvalitet ? – (akseptansekriterier ?)..

eksempel – Ca. 50 illustrasjoner til en bok – Redaktøren skal akseptere illustrasjonene. – Leveres på en pdf.fil til forlaget xxx • Format yy etc. – Senest 01. juni 2014 – Aksepteres av : forlaget zzz..

Prosjektstyring 2a.Planlegging • Få tak i krav fra interessentene – Alle som kan påvirke eller blir påvirket av prosjektet – Kravene kan være motstridende – Egne krav – Følg opp kravene..

Eksempel • Hvem er interessenter : – Bokforfatteren – Designeren – Forlaget – Trykkeriet – Bokhandlerne – Leserne..

Prosjektstyring 2b. Planlegging • Lag en prosjektplan – Hvilke aktiviteter må utføres – Estimer varighet og hvor mange timer per aktivitet. – Finn avhengigheter mellom aktiviteter – Finn start og slutt tidspunkt for hver aktivitet – Legg aktiviteten ut i en tidsplan – Har du mulighet så legg inn noe slack – (du kan lage planen ’bakfra’ eller ’forfra’) – NB Hva betyr dette for dine andre prosjekt /oppgaver..

eksempel NrAktivitetStart datoSluttdatoVarighetEstimat 1 Møte med bokforfatter timer 2Få tak i historien i boka dager2 dager 3Lag en oversikt over hvor i boka illustrasjoner som skal lages dager2 dager (Fram til 1 juni er ca. 4 mnd, 1. mnd avklaringer og planer, så resten ca 20 illustrasjoner per mnd.) 4lage 10 illustrasjoner dager5 dager 5lage 10 illustrasjoner dager5 dager 6lage 10 illustrasjoner dager5 dager 7lage 10 illustrasjoner dager5 dager 8lage 10 illustrasjoner dager5 dager 9Møte med bokforfatter timer 10Send en prøve pdf.fil til forlaget Få en aksept fra forlaget

Prosjektstyring 3. Produksjon • Følg planen – Dvs. utfør aktivitetene i hht. planen • Bruk prosedyrer, sjekklister, maler..

Prosjektstyring 4. Oppfølging • Mål hvordan du ligger an i hht. planen – Hvilke aktiviteter er påbegynt – Hvilke aktiviteter er avsluttet – Hvilke aktiviteter skulle vært påbegynt – Følg opp en gang i uken – Hvis du ikke har en plan, vet du heller ikke hvordan du ligger an. – Ved avvik : • Gjør tiltak for å komme på planen..

eksempel NrAktivitetStart datoSluttdatoStatus 1 Møte med bokforfatter Ferdig 2Få tak i historien i boka Ferdig 3Lag en oversikt over hvor i boka illustrasjoner som skal lages Ferdig (Fram til 1 juni er ca. 4 mnd, 1. mnd avklaringer og planer, så resten ca 20 illustrasjoner per mnd.) 4lage 10 illustrasjoner Laget 5 5lage 10 illustrasjoner lage 10 illustrasjoner lage 10 illustrasjoner lage 10 illustrasjoner Møte med bokforfatter Send en prøve pdf.fil til forlaget Få en aksept fra forlaget Anta at vi sjekker status

Prosjektstyring 5. Overlevering • Overlever til kunden – Sørg for akseptanse fra kunden..

eksempel • En pdf.fil med alle 50 illustrasjoner på riktig format • Akseptert av forlaget..

Prosjektstyring 6. Avslutning • Avslutt prosjektet – Fakturer som avtalt – Finn ut økonomien i prosjektet – Skriv ned erfaringer – Arkiver – NB dette tar noe kalendertid..

Prosjektstyring 1.Oppstart 2.Planlegging 3.Produksjon 4.Oppfølging 5.Overlevering 6.Avslutning Gjentaes / iterasjoner

Prosjektstyring Riskostyring • Hva kan gå galt ? – Usikkerhet – Identifiser risiko – Hva er sannsynligheten for at en risiko slår til – Hva er konsekvensene for prosjektet – Sett inn tiltak for å unngå at en risiko slår til..

eksempel • Bokforfatter blir syk • Sannsynlighet : 2 (middels) • Konsekvenser : 3 (stor) • Illustrasjoner godkjennes ikke • Får ikke aksept fra bokforfatter NN • Legg aktiviteter inn i planen..

Eksempel - risiko • Du ønsker å stille ut på 4 gallerier • For hvert Galleri styr risiko – Hva er sannsynligheten for at du ikke får stille ut ? – Hva er konsekvensene for deg ? • Lag tiltak for de med (sannsynlighet x konsekvens) >5 • Legg aktiviteter inn i planen..

Eksempel risiko SannsynlighetKonsekvensSxKTiltak Galleri 1236Flere Galleri 2133ingen Galleri 3111ingen Galleri 4339Flere 1 = liten 2 = middels 3 = stor

Prosjektstyring 1.Oppstart 2.Planlegging 3.Produksjon 4.Oppfølging 5.Overlevering 6.Avslutning • Risikostyring