Are you ready to take control?. Hvorfor oppgavehåndtering?  Kvalitet på utført arbeid  finne rett ansatt for oppgaven  Spare tid på oppfølging  Varslingsfunksjon.

Presentasjon om: "Are you ready to take control?. Hvorfor oppgavehåndtering?  Kvalitet på utført arbeid  finne rett ansatt for oppgaven  Spare tid på oppfølging  Varslingsfunksjon."— Utskrift av presentasjonen:

1 Are you ready to take control?

2 Hvorfor oppgavehåndtering?  Kvalitet på utført arbeid  finne rett ansatt for oppgaven  Spare tid på oppfølging  Varslingsfunksjon  Strategisk planlegging  Fordele oppgaver som skal utføres  Sikkerhet  Alt blir dokumentert

3 Hvorfor oppgavehåndtering?  Forenkle/forbedre opplæring og innstrukser  Overlevering  arbeider på forskjellige tidspunkt  Oppgaver beskrives og tydliggjøres  unngå misforståelser  Innsikt i andres oppgaver  Ved sykdom eller annet fravær  Viktig når det gjelder leveringer

4 TASK Properties/Attributes • Description • Start-Finish • Category • Priority • Status • Notes Customer Customer Editor • CRM-system Resources • Items: Sales articles • Equipment: E.g. projector needed, meeting room, car •Other things Persons • Owner • Assign • Accessible • Report Skills • Education, licences • Experience • Courses (certificates) ”Have the right people” Documents • Files • Individual • Group • Organization • Formal structure • Virtual groups QL – Task Management System Knowledge database • FAQ • Procedures

5 Task Management  Registrere oppgave  Navn og beskrivelse  Sette tidsperpektiv  Sette prioritet  Fordele ansvar  Legge med instrukser (eller andre filvedlegg)  Distribuere oppgavene til ansatte

6 Kontroller informasjonen  Ett felles system  Hindre at informasjon går tapt  Fjerne gule lapper, notepad, epost  Hvis lignende oppgaver skal gjøres i fremtiden, er oppgaven allerede beskrevet

7 Repeterende oppgaver  Beskriv oppgaven en gang, så regenereres den automatisk når den blir ferdigstilt  Bruk liten tid på å planlegge oppgaver for hele året

8 Distribuere oppgaver  Når en oppgave blir tildelt en person, kan personen bli varslet via SMS eller epost  En ansatt blir varslet når han/hun stempler inn via CReg Infoterminal  Ansatte kan bruke QL Mobile, QL Web eller tykk QL klient for å se sine oppgaver.

9 Akseptere oppgaver  En ansatt må akseptere oppgaven  Større sannsynlighet for at den blir utført  Varsling hvis oppgaven ikke blir akseptert innen en viss tid.

10 Rapportere  Alt arbeid dokumenteres i QuantumLeap i form a  Notater  Filvedlegg (word, excel, bilder)  Rapporter på en oppgave via SMS  ”QLR Nøkkeltall er levert og oppgaven fullført”

11 Tilgang / rapportering  CReg InfoTerminal  QL Web  QL Mobile  QL Client  SMS  Email

12 Varsling  Til personen som oppgaven skal rapporteres til  SMS/epost hvis oppgaven ikke er ferdig i tide?  SMS/epost hvis oppgaven ikke er akseptert innen x antall dager)  SMS/epost når en oppgave endres?  Til personen som skal utføre oppgaven  SMS/epost hvis tidsfristen nærmer seg?  Informer den ansatte om at han/hun har en ny oppgave  Via SMS, epost eller CReg Infoterminal

13 Rapporter  Detaljerte effektivitetsraporter  Hvem har gjort hva?  Hvor mye tid er brukt?  Konfigurerbare rapporter  Lag dine egne rapporter

14 Dynamisk brukergrensesnitt  Alle bilder kan skreddersys til brukerbehov og innstillinger lagres automatisk  Dokking og/eller flytende vinduer  Mange vinduer eller kun noen få  Lage ”Favorittlister” over oppgaver

15 Eksempel på skjermbilde

16 QuantumLeap =  Effektivitet  Flere oppgaver løses til riktig tid  Registrerte oppgaver blir aldri glemt  Informasjon går ikke tapt  Ingenting slettes  Alle endringer logges  Kvalitet  Oppgaver løses av personer med riktig kompentanse  Spare tid  Se på tidligere arbeid  Repeterende oppgaver  Følge opp oppgaver

17 QuantumLeap  Fungerer sammen med POK  Samme personaldatabase

18 www.nextstage.no Takk for oppmerksomheten