Planarbeid og risikovurderinger NPH 16.01.08

Agenda Virksomhetsstyring på BI Målstyring Proaktiv risikostyring Fra strategi til plan og rapportering Hvordan organiserer BI sitt arbeid med statsstøttesøknad og –rapportering Målstyring Proaktiv risikostyring

Virksomhetsstyring på BI Faglig tilsyn og kvalitet Deansapparat Forskning og fagressurser Institutter Individmarked Studier/ Studiesteder Styret Rektor Bedriftsmarked Bransje/ Internasjonal Kollegiet Øk./ IT/ Eiendom Staber HR/ Komm. Staber

Virksomhetsstyring på BI Strategiske føringer Faglig tilsyn og kvalitet Deansapparat Forskning og fagressurser Institutter Politiske føringer Individmarked Studier/ Studiesteder Formelle krav Styret Rektor Bedriftsmarked Bransje/ Internasjonal Internasjonale føringer Kollegiet Øk./ IT/ Eiendom Staber Markeds-utvikling HR/ Komm. Staber Økonomiske føringer Strategiutvikling

Virksomhetsstyring på BI Strategiske føringer Faglig tilsyn og kvalitet Deansapparat Forskning og fagressurser Institutter Politiske føringer Individmarked Studier/ Studiesteder Formelle krav Styret Rektor Bedriftsmarked Bransje/ Internasjonal Internasjonale føringer Kollegiet Øk./ IT/ Eiendom Staber Markeds-utvikling HR/ Komm. Staber Økonomiske føringer Strategiske mål

Virksomhetsstyring på BI Politiske føringer Formelle krav Markeds-utvikling Internasjonale føringer Økonomiske føringer

Virksomhetsstyring på BI Politiske føringer Formelle krav Markeds-utvikling Internasjonale føringer Økonomiske føringer Institusjonens strategiske mål

Virksomhetsstyring på BI Politiske føringer Formelle krav Markeds-utvikling Internasjonale føringer Økonomiske føringer Institusjonens strategiske mål Intern virksomhets-rapportering Rapportering til styret

Virksomhetsstyring på BI Politiske føringer Formelle krav Markeds-utvikling Internasjonale føringer Økonomiske føringer Statsstøtte-søknad og -rapportering Institusjonens strategiske mål Intern virksomhets-rapportering Rapportering til styret

Organisering av statsstøttesøknad og -rapportering Prosjektgruppe Etablering Faglig tilsyn og kvalitet Utvalgte hoved-/ delmål Delrapporter Forskning og fagressurser Utvalgte hoved-/ delmål Første helhetlige utkast Individmarked Utvalgte hoved-/ delmål Styret Rektor Rapportering DBH Bedriftsmarked Utvalgte hoved-/ delmål Ferdigstilling Kollegiet Øk./ IT/ Eiendom Prosjektleder DBH HR/ Komm. Utvalgte hoved-/ delmål des 07 jan 08 feb 08

Agenda Virksomhetsstyring på BI Målstyring Proaktiv risikostyring Fra strategi til plan og rapportering Hvordan organiserer BI sitt arbeid med statsstøttesøknad og –rapportering Målstyring Proaktiv risikostyring

Balansert målstyring – også en modell for not-for-profit Vanlig BM struktur i konkurranseutsatt sektor Organisasjon og læring Dyktige ansatte gjør deg i stand til å.. Prosess ...produsere kvalitets- tjenester effektivt.. Marked ..slik kundene er villige til å betale gode penger.. Finansielt ...slik at vi når våre overordnede mål Vanlig BM struktur i not-for-profit Organisasjon og læring Dyktige ansatte gjør deg i stand til å.. Prosess ...produsere kvalitets- tjenester, oppdrag og forvaltningsoppdrag effektivt.. Finansielt ..slik at vi når våre mål innenfor de gitte økonomiske rammer.. Leveranser ... og tilfredsstiller oppdragsgivers forventning og støtter deres strategiske mål Årsak Virkning

På BI skal målstyring tjene flere formål – om ikke overlappende, så i hvert fall sammenfallende Politiske føringer og ambisjoner bla. uttrykt i St.prp nr. 1 og tildeling Ønsket politisk effekt Ressurser Strategiske krav og føringer. Overordnede finansielle målsetninger Ønsket strategisk effekt

Målstyring Ledelsens styringskort Instituttenes styringskort Leveranse Økonomi Prosesser Kompetanse Instituttenes styringskort Deanenes styringskort Administrative styringskort Marked Marked Instituttenes styringskort Økonomi Prosesser Kompetanse Marked Instituttenes styringskort Økonomi Prosesser Kompetanse Marked Instituttenes styringskort Økonomi Prosesser Kompetanse Marked Instituttenes styringskort Økonomi Prosesser Kompetanse Marked Instituttenes styringskort Økonomi Prosesser Kompetanse Marked Instituttenes styringskort Økonomi Prosesser Kompetanse Marked Instituttenes styringskort Økonomi Prosesser Kompetanse Marked Instituttenes styringskort Økonomi Prosesser Kompetanse Leveranse Økonomi Leveranse Økonomi Leveranse Økonomi Leveranse Økonomi Prosesser Kompetanse Prosesser Kompetanse Prosesser Kompetanse Prosesser Kompetanse Forskningskvalitet Undervisningskvalitet # artikler per år i tidsskrift enten på norsk nivå 2, og/eller ISI tidsskrift med loading factor >= 2,0, og/eller Financial Times liste Kompetanseutvikling Administrativ kvalitet # artikler per år # referee rapporter per år # roller som editor, program chair, eller track chair per år # lærebøker på anerkjent forlag nasjonalt og internasjonalt # utviklingsrapporter om pedagogiske og faglige forbedringer i BIs undervisningsportefølje

Agenda Virksomhetsstyring på BI Målstyring Proaktiv risikostyring Fra strategi til plan og rapportering Hvordan organiserer BI sitt arbeid med statsstøttesøknad og –rapportering Målstyring Proaktiv risikostyring

Risikostyring en integrert del av målstyring? Visjon Strategiske fokus-områder Kritiske suksess-faktorer Styrings-indikatorer Mål Tiltak Metoden har til hensikt å sikre størst mulig grad av måloppnåelse ved å identifisere og håndtere de mest kritiske risikofaktorene i forhold til gitte mål- og resultatkrav. Innføringen av proaktiv risikostyring, sammen med balansert målstyring eller andre verktøy som benyttes i etatene, skal legges til grunn for å styrke evnen til å gjennomføre vedtatt strategi for forsvarssektoren og dermed nå fastsatte mål. Balansert målstyring er et verktøy for å beskrive endringer som skal oppnås i en organisasjon gjennom fastsettelse og avveining av konkrete mål, som igjen avleder initiativer og aktiviteter. Hvert av de strategiske målene for forsvarssektoren følges opp gjennom virksomhetsåret ut fra en vurdering av risiko. Kritisk risiko følges opp, og risikoreduserende/-avbøtende tiltak iverksettes proaktivt, dvs. tidligst mulig og ideelt sett før konsekvensen av risikoen har oppstått

Risikostyring en integrert del av målstyring? Visjon Strategiske fokus-områder Kritiske suksess-faktorer Styrings-indikatorer Mål Tiltak Vurdering av overordnet risiko Vurdering av konkret risiko Valg av risiko-strategi Etablere risiko-mål Planlegge risiko-tiltak

Ambisjonsnivået for risikostyring kan variere Risikovillighet, hvor institusjonen på intelligent vis påta seg nødvendig risiko for å nå sin strategi. Risikostyring er alles oppgave og integrert i alle policies og prosesser Proaktiv, kvantitativ og kvalitativ Helhetsorienterte og systematiske risikostrategier for mulige negative begivenheter Kulturell transformasjon, hvor risikostyringen er en nedenfra dreven prosess Proaktiv og primært kvalitativ Risikostyringen koor- dineres på øverste ledelsesnivå Kompleks risiko og risiko som involverer flere avdelinger behandles Policies og prosesser for risikostyring definert på tvers av institusjonen Primært reaktiv og kvalitativ Foretas i siloer for spesifikke risiko Det behandles typisk et mindre antall risikotyper Policies og prosesser fastsatt for spesifikk risiko Primært reaktiv og kvalitativ Ad hoc, ukoordinert og til tider helt manglende Udokumenterte policies og prosesser Reaktiv og kvalitativ Ad hoc Silobasert Koordinert Helhetsorientert Risikointelligent Bevisst og belønnet risikovillighet Ubevisst risikovillighet

Både eksterne og interne forhold vil kunne påvirke måloppnåelsen Verdi Effektivitet Måloppnåelse Forventninger Eksterne, politiske, økonomiske og teknologiske faktorer risiko som relaterer til eksterne politiske, økonomiske og teknologiske forhold med relevans for institusjonens kjerneytelser Institusjonens medarbeidere og ledelse risiko som relaterer til medarbeideres og ledelsens kompetanse, adferd, tilfredshet, sikkerhet, arbeidsmiljø, mv. i forbindelse med institusjonens kjerneytelser Institusjonens systemer og prosesser risiko som knytter seg til institusjonens systemer, prosesser, forretningsmodell, verktøy, mv., med relevans for institusjonens kjerneytelser Institusjonens materielle aktiva risiko som relaterer til institusjonens aktiva (bygninger, kjøretøy, it, løsøre, mv.), som inngår i institusjonens kjerneytelser Drift Prosjekter Aktiviteter

Proaktiv risikostyring som et integrert element i styringsmodellen 1. Identifikasjon av risiko 6. Forankring 2. Vurdering og analyse av risiko Institusjonens måloppnåelse 5. Måling, oppfølging og rapportering 3. Valg av risikostrategi 4. Gjennomføring av risikostrategi og kontrollaktiviteter

Håndtering og rapportering av risiko Risikovurderinger skal skje som en integrert del av institusjonens målstyring Som ledere har man flere strategier å velge mellom ift å håndtere identifisert risiko Unngå Beholde Redusere Overføre Utnytte Uavhengig av valgt strategi er det viktig å operasjonalisere gjennom konkrete handlingsplaner Å rapportere ift risiko betyr at man i tillegg til å ha et forhold til sine målsetninger og ressursene som kreves for å nå dem også må ha et forhold til hva som kan hindre en i å nå målene og hva man gjør for eventuelt å avverge det Kort sagt er rapportering av risiko kun en ytterligere bekreftelse og sannsynlig-gjøring av evnen til måloppnåelse ERGO: bevilgede midler gir politisk effekt!