7. Sjekklista for 13. kjøring MÅ MED PÅ ALLE KUNDEMØTER

Sjekkliste for 13.kjøring Aktivitetene skal utføres i nummerrekkefølge

Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 1 Kjøre ut oversikt over mer enn 2 år gammel restferie Transaksjonskode PT_QTA10 Variant Cus&opal07 Denne listen skal i utgangspunktet være TOM

Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 2 Kontrollere og avstemme alle refusjoner fra NAV inneværende år DFØ for fullservicekunder Transaksjonskode PC00_M20_RMB_RECON Kontroller og avstem differanser der hvor man ikke forventer inn mer penger

Annet vedrørende NAV Refusjonsavstemmingsrapporten har et kommentarfeltet helt ut til høyre, benytt dette feltet og legge inn en kort forklaring på hvorfor du korrigerer Dersom K27-rapporten ikke blir lest inn til hovedlønn desember, skal du ikke lage manuelle posteringer til regnskapet Det holder at den leses inn før 13. kjøringen

Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 3 Etter at hovedlønn har blitt overført til bank 6. desember er det viktig å starte med å kontrollere lønns- og trekkoppgavene Ifølge kjøreplan 2013 kan man starte med dette allerede 7. desember Et forslag på lønns- og trekkoppgaver blir da lagt ut på Opalcon Frist for å være ferdig med denne kontrollen er en uke før 13. kjøring (fullservice) Aller siste frist er 19.12.13 (når endelig kjøring starter) Benytt transaksjonskode PC00_M99_CWTR Kjør ut en oversikt over SD-koder (LT-koder) som krever tilleggsopplysninger

Sjekkliste for 13.kjøring – punkt 3 Forslaget på Opalcon skal kvalitetssikres før registrerings- fristen for 13. kjøring Registreringsfrist: 16.12.13.kl 20:00 Aller siste frist: 19.12.13 (NÅR ENDELIG KJØRING STARTER) Ønsker du å søke opp kun en person, klikk på Edit Find Legg inn etternavn/ansattnummer Da vil du kommer rett inn på den personen du søkte etter, se neste foil

Sjekkliste 13. kjøring – punkt 3 Kontroller forslaget 1) Lønn (111-A) 2) Skattepl. del av ulykkesforsikringen (116-A) 3) Feriepengegrunnlaget (000) 4) Forskuddstrekk (950) 5) Fagforening (311) 6) Premie pensjonsordninger (312) 7) SD-koder m/tilleggsopplysninger 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

YHR_OPPGPL Kontroll av LT-oppgaver enkeltpersoner

Sjekklista for 13. kjøring – punkt 3 Mange SD-koder krever tilleggsopplysninger De tilleggsopplysningene som er registrert før hovedlønn desember blir med på forslaget som DFØ legger ut på Opalcon 7. desember. Om dette ikke er gjort må: Basis- og delservicekunder selv rette eventuelle feil/mangler IT0014 Faste tillegg/trekk IT0015 Variable tillegg/trekk IT0419 Tilleggsinfo ved Lønns- og trekkoppgaver Fullservicekunder fylle ut og sende DFØ blankettene 90 Tilleggsopplysninger til lønns- og trekkoppgaven 91 EK-tjenester

Sjekklista for 13. kjøring – punkt 3 Transaksjonskode PC00_M99_CTWR Variant Cus&opal9A Viser «alle» lønnarter som krever tilleggsopplysninger Variant Cus&opal84 – 95 og 98 Viser tilleggsopplysninger L/T - oppgaver Variant Cus&opal1A Viser opplysninger for oppgave til ansatte på Jan Mayen Rapportene sjekkes, eventuelle feil/mangler av tilleggsopplysninger registreres i IT0419 Disse rapportene legges ut på Opalcon for fullservicekunder

Kontroller balansekonti vedr. lønn Samarbeid gjerne med en regnskapsmedarbeider og kontroller konti i regnskapet for: Negativ netto/lønn Tilbakebetalt lønn Tilbakeholdt lønn Manuell utbetalt lønn Lag spørringer fra periode 201300 – 201312 – om mulig med brudd pr. ansattnummer – og følg opp samtlige uoppgjorte beløp! Sjekk gjerne også andre aktuelle konti – f.eks.: Lønnsforskudd, Reiseforskudd og ikke minst Feilkonto

Kontroller feilkontoen – eks. Agresso Få gjerne med deg en regnskapsmedarbeider og kontroller feilkontoen pr. dags dato. Er alt oppgjort, skal denne aggregerte spørringen resultere i bare nuller

Kontroller YHR_OPPGPL i SAP 1. Kjør først YHR_OPPGPL uten å velge variant: Kontroller SD-kode 950 Forskuddstrekk – at det ikke er oppført ørebeløp (Ingen stor feil – men ser dumt ut og må gjøres rede for)

Kontroller YHR_OPPGPL i SAP 2. Deretter velg oppsett /CUSOPAL01 Kikk igjennom de lønnartene som er brukt - er de logiske for din etat?

Kontroller YHR_OPPGPL i SAP Velg deretter oppsett /CUSOPAL03 Sjekk at pensjonstrekket er kodet enten med innbetaling eller uten innbetaling (Nesten alle etater har kun en av delene, men det er fort gjort å velge feil lønnart)

Sett noe mistenkelig? Detaljene (ansattnummer) finner du ved å kjøre en egen lønnartrapport, PC00_M99_CWTR Lurt å bruke variant CUS&OPAL 82 som utgangspunkt Bytt ut lønnart «OREF» med den du ønsker å se detaljer for Leter du f.eks. etter ørebeløp på skattetrekket, legg inn lønnartene 8006, 8007 og 5590 (Feilen skyldes manuell registrering) og finn den aktuelle registreringen Evt. feil korrigeres ved å finne den/de aktuelle postene på den ansatte Bytt til riktig lønnart eller evt. korrigere beløp (skatt)

YHR_OPPGAVEPL Mappekortet «Koder med feil» viser negative SD-koder Se eventuell liste på Opalcon Kjør YHR_OPPGPL for hele inneværende år «Koder med feil» må rettes før kontrollperioden til 13. kjøringen er over Mappekortet «Utelatte kod.» viser ansatte som har hatt utbetalinger på mindre enn kr 1 000

Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 6 Negative SD-koder må rettes DFØ gjør dette for fullservicekunder, men DFØ må ofte vite litt om sammenhengen Benytt transaksjonskode PA30 Eventuelle feil rettes Tilbakeføring av lønn fra foregående år nullstilles ved akkumulatorlønnart/endringsoppgave (kommer tilbake til dette)

Når du har personer med spesiell avlønning Kjør YHR_OPPGPL for hvert enkelt ansattnummer for personer med: Svalbardlønn (SD-kode 913A) Lønn på Jan Mayen (SD-kode 914A) Arbeidsmarkedstiltak (SD-kode 141A) Arbeid utført i utlandet (SD-kode 113A) Arbeid i utlandet utført for den norske stat (SD-kode 127A) Du finner personene ved å kjøre egenkomponert lønnartrapport på aktuelle lønnarter – Jfr. YHR_OPPGPL kjørt samlet på etaten Vær på spesielt på jakt etter ekstraytelser, overtid etc. som innrapporteres i SD-kode 111A Skal disse rettes?

Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 6 Et eksempel på hvordan lønn opptjent i utland i perioden 01.07.11 til 30.09.11 skal legges inn

Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 17 Rette feil på personalstamdata Simuler lønn for alle som er rettet Benytt transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU Variant: XXSIM.KORRIG Gi beskjed til DFØ når alle feil er rettet DFØ gjør dette for fullservicekunder

13. kjøringen er siste sjanse til feilretting Bedre å bruke litt tid før 13. kjøringen avsluttes – enn mye tid i ettertid med endringsoppgaver 13. kjøringen er teknisk sett en rekalkulering av en hovedlønnskjøring De siste dataene fra SAP-reiser innhentes – og evt. AGA vedr. disse reisene beregnes Korreksjoner av bonuskjøringer (Dato for bonuskjøringen vises i feltet for Bet.dato) OBS! Føringer i IT0057 (Formidlingstrekk) er ikke med i på 13. kjøringen. Vurder om store endringer i grunnlag for fagforening etc. skal føre til manuelle korrigeringer til januarlønn 2014

Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 18 Siste mulighet til retting er for basis- og delservicekunder: Kl 20:00 den 19.desember Siste mulighet til retting er for fullservice : Kl 12:00 den 19. desember (evt. senere etter avtale) Benytt transaksjonskode PC00_M99_CWTR Variant: Cus&opal 52 - Korrigeringskjøring, store og små beløp Variant: Cus&opal 5A - Negativ netto – korrigering Variant Cus&opal 5B - Feil bankkontonummer - korrigering

Kontrollperioden for 13. kjøring Har ditt firma tilbakeført lønn/godtgjørelser etc. på en ansatt kan skattegrunnlaget bli negativt Skatt må da godskrives manuelt Benytt: PA30, IT0015, lønnart 8007 Beløpet registreres som et negativt beløp når skatt skal godskrives

Negativ netto på 13. kjøringen Kontroller alle med negativ netto på 13. kjøringen For personer som ikke har lønn neste år, skal negativ netto kreves inn omgående For fast ansatte er det ingen krise med negativ netto – beløpet ligger kun på «vent» og trekkes inn på lønnen i januar Dersom skattegrunnlaget også er blitt negativt må skatt korrigeres på 13. kjøringen

Små rekalkuleringsbeløp På 13. kjøringen dukker det ofte opp rekalkulerte «småbeløp» som forårsaker negativ netto m.m. Disse beløpene bør nulles ut, men det kan være vanskelig da du ikke alltid kan «stole på» simulert lønnslipp Tenk ut fra de faktiske posteringen på reell lønnsslipp etter 1. nattkjøring av 13. kjøringen

Sjekkliste for 13. kjøring Siste dag under 13. kjøring: Kunden må ha en kontaktperson tilgjengelig helt til kjøringen er fullstendig avsluttet, remittert og mottaksretur mottatt