Variabel lønn og reiser 27.April 2010 Økonomiavdelingen

Agenda Generelt – ansvar og myndighet Timelister Overtid Honorarutbetalinger Utbetalinger til selvstendig næringsdrivende Behandling av reisebilag

Attestantrollen – hva innebærer det? Alle utbetalinger må være attestert før utbetaling finner sted at dokumentasjonen (bilag) er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler at satser, antall timer, beløp, er korrekt eller svarer til lover/regler/avtale at kontering er rett, eventuelt påføre slik informasjon Attestasjonen skal være datert og underskrevet

Lover og reglement Reglement for økonomistyring i staten Skatteloven Skattebetalingsloven Særavtale for reiser innenlands Særavtale for reiser utenlands Hovedtariffavtalen Hovedavtalen Statens personalhåndbok (tips: abonnér på PM-er) Lønns-ABC (anbefales!)

Timelister, overtid og honorarutbetalinger Rutiner: 5.4.3 Timelønnet arbeid 5.4.5 Godtgjørelse timelønnet undervisning 5.4.7 Diverse lønnsgodtgjørelser 5.4.4 Overtid/ubekvem arbeidstid

Timelønnet arbeid Alle timelønnede skal ha arbeidsavtale – arbeidet tid må samsvare med avtalen * Arbeidsavtalen oppbevares på instituttet, men bør skannes i Ephorte Timelønnede lønnes etter tabell C Egne satser for pensjonister og unge arbeidstakere Timelønn utbetales ved hovedlønn – den 12. * Jf. merknader fra Riksrevisjonen

Timelønnet arbeid forts. Skjema: Regning for timelønnet arbeid Alle felt må fylles ut. Art: 5011

Overtid Overtid skal være pålagt og kontrollerbar – utføres i direkte tilknytning til alminnelig arbeidstid Må dokumenteres med timeliste! 50 % fra 1545 – 2000 100 % fra 2000 – 0600 og lørdager, søndager og helgedager Arbeidstakere i ledende stilling eller i særlig uavhengig stilling har i utgangspunktet ikke rett til overtid Vitenskapelig ansatte fører ikke tid, og har i utgangspunktet ikke rett på overtid

Overtid forts. Skjema: Regning for overtid/ubekvem arbeidstid Husk å fylle ut alle felt, samt spesifisert oppgave (ark 2) Art: 5051

Godtgjørelse timelønnet undervisning Husk at det må lages arbeidsavtale som skannes i Ephorte Timelønnet undervisningspersonale lønnes i henhold til deres kompetanse Det er utarbeidet egne satser/hjelpetabeller som endres pr. 1.5. hvert år Satsene finner du under Lønn - Regulativ og satser

Godtgjørelse timelønnet undervisning forts. Skjema: Godtgjørelse for timelønnet undervisning… Ved manglende skattekort trekkes det 50 % skatt Art: 5121

Diverse lønnsgodtgjørelser Utbetaling av sensoroppdrag, bedømmelse, komitéarbeid, arbeidsgodtgjørelse ved feltarbeid eller tokt eller andre utbetalinger Benyttes også ved utbetalinger til selvstendig næringsdrivende Ved avlønning av sensur og bedømmelse fins det egne satser som endres av POA med virkning fra 1. mai Dersom andre utbetalinger, skal det legges ved avtale

Diverse lønnsgodtgjørelser forts. Skjema: Diverse lønnsgodtgjørelser Art: 5131 Sensur 5141 Bedømmelse 5301 Honorar styrer, råd og utvalg 5161 Andre godtgjørelser 5051 Arbeidsgodtgjørelse ved tokt/feltarbeid Ved utland, utbetales feriepenger samtidig med lønnen. Da benyttes artene 537X.

Nytt fra 1. mai 2010 : personlig oppmøte Fra og med ca. 1. mai 2010 skal det nå alltid være personlig frammøte ved rekvirering av d-nummer Gjelder ikke gjesteforelesere med opphold 1-3 dager Skattyter må ha med seg pass, skjema RF-1209 søknad om skattekort, brev fra arbeidsgiver om oppdragets karakter, varighet og utbetalingsbeløp Dersom skatteyter ikke møter opp, tildeles det ikke d-nummer og arbeidsgiver må trekke 50 % skatt NB! Husk å være nøye med å skrive korrekt navn! (Navn må samsvare med pass)

Utbetalinger til selvstendig næringsdrivende Departementet sendte en påminnelse til alle universitetene og høgskolene i 2008 om at alle utbetalinger til selvstendig næringsdrivende må vurderes om det gjelder lønn eller næring

Regelverket i korte trekk Hovedregelen er at ordinært arbeid ved institusjonen skal utføres av arbeidstakere Det betyr blant annet at undervisningshonorar og sensorarbeid skal utbetales som LØNN! UiB er ansvarlig ved feilutbetalinger og ved manglende forskuddstrekk, jf. Skattebetalingsloven § 49 Honorar for gjesteforelesere KAN være næringsinntekt

Vurderingskriterier Hvem holder materialer? Hvem har faglig instruksjonsmyndighet? Har oppdragstaker krav på flere oppdrag? Kan oppdraget reklameres? Personlig arbeidskraft/egne ansatte?

Viktig! Ved utbetalinger til næringsdrivende må enhetene dokumentere at det er foretatt en vurdering av utbetalingsmåte i forkant (NB! Ved hver utbetaling) Evt. faktura fra oppdragstaker må derfor sendes til instituttet, slik at nødvendig dokumentasjon kan legges ved Alle utbetalinger foretas gjennom lønnssystemet PAGA, enten det utbetales som lønn eller næring

Hva må vi kreve for å kunne utbetale som næringsdrivende? 1) Attestert og anvist bilag (Diverse lønnsgodtgjørelser) 2) Utfylt skjema for vurdering av utbetaling av honorar – lønnstaker eller næringsdrivende – følger vedlagt 3) Dokumentasjon på næringsinntekt eller utskrift fra Enhetsregisteret

Oppsummering 1: Godtgjørelse til selvstendig næringsdrivende Skatteplikt JA Trekkplikt NEI Avgiftsplikt NEI Oppgaveplikt JA Kode 401

Oppsummering 2: Godtgjørelse til arbeidstaker Skatteplikt JA Trekkplikt JA Avgiftsplikt JA Oppgaveplikt JA Kode 111-A

Behandling av reisebilag Rutine 5.4.10 Utfylling av reiseregning

Behandling av reisebilag 95 % av alle reiser som utføres av ansatte og som refunderes av UiB er tjenestereiser En tjenestereise er en reise som er pålagt eller godkjent av arbeidsgiver, og gir rett til å bruke statens satser Ved tjenestereiser gjelder statens reiseregulativ – innenlands og utenlands Innenlandssatser endres årlig pr. 1.3 Utenlandssatser endres årlig pr. 1.1 Skattedirektoratets trekkfrie forskuddssatser endres årlig pr. 1.1 (Infotjenester)

Behandling av reisebilag Avtale med reisebyrå Berg-Hansen er det reisebyrået vi har avtale med vedr. bestilling av flyreiser og hotell! Via deres elektroniske søkemotor kan vi finne flyreiser alt etter hvilken fleksibilitet vi er ute etter For mer kompliserte reiser anbefales det å ringe Berg-Hansen, da belastes et gebyr

Behandling av reisebilag Alle reiser skal gjøres opp med reiseregning. Hvilken utgave skal vi bruke? Start/programmer/Elektronisk reiseregning – anbefales – oppdateres i samarbeid mellom Lønn og IT reiseregningen.no – et alternativ dersom man ikke har windows – men viser seg å være trøblete å bruke Statens fellesblanketter – kan lastes ned i PDF-format eller word – finnes også på engelsk eller nynorsk dersom det er ønskelig

Spesielt vedr. utfylling av reisebilag Ved refusjon av reiseutgifter er det kun reiseregning som gjelder! Ikke refusjon av utlegg! Husk å legge ved anvisningsbilag, der det må fylles ut type overnatting dersom det er aktuelt Husk at navn på evt. hotell/pensjonat også skal oppgis Vær nøye med å bruke korrekt kontonummer Husk fødselsdato ved utenlandsk person Vær nøye med å gi best mulig informasjon – bilaget skal være kontrollerbart for utenforstående også (RR) Veldig lurt å tape kvitteringene på tomme A4-ark slik som i Basware, lettere å skanne til dere dersom behov for kopi senere

Spesielt vedr. utenlandske personer som er ”på reise” til UiB Vi har ofte eksempler på at det utbetales full diett og norsk nattillegg til disse via sjekk Spørsmål: Er disse på tjenestereise? Dersom ja; sats for diett avhenger av hvordan de bor. Ved privat overnatting/hybel m. kokemulighet: kr. 189,- + nattillegg kr. 400,- NB! kun hvis de må betale overnatting selv! Ved pensjonat/overnatting u. kokemulighet, kan de få kr. 292,- Ved hotellovernatting, kan de få kr. 580,-. Dersom nei; kan de kun få kr. 189 dersom de ikke har skattekort

Ulike typer forskudd Hvilke typer har vi og når kan/skal de benyttes? Reiseforskudd FOU-stipend forskudd/a-konto Ekskursjonsforskudd Andre forskudd Generelle regler

Ulike typer forskudd forts. Generelle regler: Må gjøres opp straks etter hjemkomst, senest innen 1 måned Det kan maks tas ut 75 % av totalt forventede utgifter til reisen Kan ikke få utbetalt nytt forskudd før forfalte forskudd er gjort opp Må legge ved budsjett dersom beløp overstiger 20000 Beløp over 50000 må avklares med ØKA på forhånd Sjekk utbetales kun til utenlandske personer uten bankkonto

Ulike typer forskudd forts Reiseforskudd (ved kortvarige reiser) i forkant av reise dersom man har utlegg på for eksempel flybilletter, hotellovernatting eller konferanseutgifter og kredittkort vil forfalle før man har fått refundert via reiseregning Dersom man ikke kan/vil bruke kredittkort

Ulike typer forskudd forts. FOU-stipend forskudd/a-konto Benyttes ved lengre forskningsopphold i utlandet (vanligvis 3-12 måneder) Forskudd kan utbetales, må levere budsjett Viktig å fylle ut forventet hjemkomst, da skal oppgjøret leveres inn

Ekskursjonsforskudd Kan brukes dersom en forsker tar med seg en gruppe studenter på utlandsopphold Kun dokumenterte utgifter Utbetales og gjøres opp via regnskapssystemet

Andre forskudd Kan brukes i forbindelse med andre utlegg hvor det ikke er mulig å bruke bestillingssystemet Eksempler: Feltarbeid og utbetalinger til forsøkspersoner Kun dokumenterte utgifter Utbetales og gjøres opp via regnskapssystemet

Vi ser på intranett og andre nyttige linker Økonomiportalen Skatteetaten.no www.regjeringen.no, FAD

Årlige kurs ØKA arrangerer og anbefaler Reise- og oppholdsutgifter Lønn og skatt utland