Medarbeiderundersøkelsen 2010 HKI v/seksjonsleder arbeidsgiverseksjonen Guro Winsvold

Dagens innlegg til måling av medarbeiderengasjement Fra medarbeidertilfredshetsundersøkelser (MTU) til måling av medarbeiderengasjement Bakgrunnen for nytt verktøy: Politisk beslutning om årlige målinger Enklere verktøy besluttet i rådmannens ledergruppe (FLG) i februar: Energi måling (HKI) leveres av Human kapital gruppen Gjennomgang av verktøyet – tenkingen bak Tilfredshet kontra engasjement Kort om selve undersøkelsen Hva ligger av muligheter i verkøyet Tiltaksmøte Organisering av bistand knyttet til oppfølging av undersøkelsen Status og videre framdrift

Fra medarbeidertilfredshetsundersøkelse til måling av medarbeiderengasjement Energimåling (HKI) www.vfk.no

Hvorfor skal vi i det hele tatt måle? Finne fram til måle indikatorer som har betydning for organisatoriske resultater Medarbeidermålinger bidra til: Prioriteringer av det viktigste (What you measure is what you get) Overvåking, utvikling og tidlig varsel vedr sentrale resultatdrivere ”En organisasjon bør måle det man tror har sammenheng med organisatoriske resultater” (Kuvaas)

I søken etter et bedre måleinstrument Indikatorene bør være relevante på tvers av ulike organisasjoner Indikatorene bør ha teoretisk og empirisk forankring i kvalitetssikret forskning Skal måle viktige indikatorer som er påvirkbare fra organisasjonens side For å redusere antall spørsmål skal instrumentet bestå av kortversjoner og etablerte og utprøvde mål Resultatorientert: hva får organisasjonen igjen for å være et godt sted å jobbe? Ikke bare hva den gir eller tilbyr. Indre jobbmotivasjon, jobbengasjement og entusiasme er enda sterkere knyttet til arbeidsprestasjoner og positive jobbaspekter enn jobbtilfredshet Hvor viktig er jobbtilfredshet for arbeidsprestasjoner? Forskningen viser moderate positive sammenhenger (Kuvaas)

Hva er viktig Indre motivasjon Jobbautonomi, medarbeiderinvesteringer og kollegastøtte Indre motivasjon Ekstrarolleatferd, arbeidsinnsats og turn-over-intensjon

Tilfredshet kontra interesse Tilfredshetslykke kontra Engasjementslykke TILFREDSHET (hedonia) signaliserer velvære – Virker avslappende og beroligende – Kognitiv fleksibel – Åpner opp oppmerksomheten (åpen for forandring) – Bygger sosiale relasjoner, fostrer samarbeid og lekenhet INTERESSE (eudaimonia) signaliserer forpliktelse og forventning – Virker aktiverende både fysisk og mentalt – Snevrer inn oppmerksomheten – Motiverer til problemløsning, innsats og utforskning – Sentralt i læring og utvikling – Bygger ferdigheter (Lisa Vivoll Straume)

Fra tilfredshet til engasjement Nytt måleverktøy som bygger på forskningsbasert forståelse. Fire indikatorer: Vi starter med èn: energiindeksen også kalt HKI (human kapital indeksen) De tre andre er: identitet, kunnskapsdeling og omdømme. Kan tas i bruk allerede neste år. Tiltaks- og utviklingsorientert

Styrkebasert lederskap: å hjelpe den enkelte til å gjøre det beste ut av sitt talent Kunnskapsbedrifter er avhengig av sine talenter Jo større andel ildsjeler, jo mer energi, bruk og utvikling av enkeltes talenter Begeistring skaper emosjonsmessig rom for høye ambisjoner og topp resultater Medarbeideres svar på målingen gir indikasjon på lederens evne til å skape energi og utnytte sine medarbeideres talenter på gruppenivå (Sandvik)

Energi Jeg vet hva som forventes av meg på jobben (Fokus) Jeg har de nødvendige ressurser til å mestre jobben (Ressurser) Jeg har anledning til å gjøre det jeg er best til hver dag på jobben (Talent) Noen (min leder eller andre) har i løpet av siste uke gitt meg ros og anerkjennelse for godt utført arbeid (Ros) Noen (min leder eller andre) bryr seg om meg som person (Omsorg) Noen (min leder eller andre) har oppmuntret meg til å videreutvikle meg (Læring)

Politiske resultatmål Jeg er tilfreds med jobben min Jeg er tilfreds med det psykiske arbeidsmiljøet i VFK Jeg er alltid fornøyd med måten endringsprosesser gjennomføres på i VFK Jeg har stor tillit til min nærmeste leder Jeg har stor tillit til min nærmeste leders ledergruppe Jeg er alltid tilfreds med VFK sin personalpolitikk Medarbeidersamtaler: Jeg har hatt medarbeidersamtaler med min leder i løpet av de siste 12 måneder Ja/Nei Hvis Ja: Jeg har hatt stor nytte av medarbeider samtaler med min leder

Engasjementsprofiler Energimålinger og oppfølging er et effektivt verktøy for lederutvikling Målingene er anonyme, ingen rapporter ved færre enn 4 - 5 svar Målinger og tiltak blir håndtert av en enkel verktøykasse: Måleverkstedet Forskningsbaserte grenseverdier gjør det enkelt å skille mellom ulike engasjementsnivåer, se neste side. Fakta: Engasjerte arbeidsgrupper leverer bedre resultater! Aktivt engasjerte arbeidsgrupper leverer 3-5 ganger bedre for organisasjonen enn det aktivt uengasjerte arbeidsgrupper gjør. En energimåling er en tiltaksorientert medarbeidermåling med få påstander

Effekten av prosess i forhold til måling og tiltak Uengasjerte grupper: Møter nyheter med motstand Liten grad av tillit Problemorientert fremfor løsningsorientert Tar ikke opp problemer med omgivelsene Ikke engasjerte grupper: Gjør en tilfredsstillende jobb Liten grad av tilhørighet Tar sjelden ansvar for oppgaver utenfor sitt direkte felt Føler ikke at de oppnår særlig i sitt arbeid Engasjerte grupper: Får daglig brukt sine sterke sider Har en klar forståelse av målet med sitt arbeid Høyt energinivå Skaper gode, støttende relasjoner Leverer gode resultater Effekten av prosess i forhold til måling og tiltak

Hjelpemiddel : Måleverkstedet Et brukervennlig og enkelt web-basert verktøy for både HR-personell (superbrukere) og ledere. Hovedfunksjonalitet: Utsending av medarbeidermålinger Innsamling av svar Bestilling og automatisk distribusjon av rapporter Lederverksted, leder ser kun egne rapporter Hjelp i tiltaksoppfølgingen God mulighet for import/eksport av grunndata, slik at du alltid sitter med oppdatert informasjon

Tiltaksmøte Bør arrangeres raskt etter at undersøkelsen er avsluttet. Anbefales i løpet av november På bakgrunn av møtet bør det lages tiltak som kan forbedre fokusområdene 2.5 til 3 timer i alle seksjoner, enheter, avdelinger Anbefaler at det fokuseres på energi målingen – de seks første spørsmålene - for å utvikle engasjerte arbeidsgrupper Det blir utarbeidet en veileder for lederne som foreslår en metodikk for møtene HKI kontakter kan bistå i møtene der det er behov, kan bistå med denne type informasjon til ledergrupper, enkeltledere Måleverkstedet er et enkelt hjelpemiddel

Hva måler vi høsten 2010? Energi Resultatmål Medarbeidersamtale Til sammen 14 spørsmål

Hvordan er målingen strukturert? Målingen er sendt til 2182 ansatte – de med fast lønn ned mot 1% Rapporteringsstrukturen bygger på 187 enheter Det er identifisert 180 ledere i strukturen

Rapporteringsstruktur Tannhelsen   Nordre tannhelsedistrikt   Holmestrand og Hof tannklinikker   Sande og Svelvik tannklinikker   Sentrum tannklinikk   Søndre tannhelsedistrikt   Andebu tannklinikk   Borgejordet tannklinikk   Lardal tannklinikk   Larvik tannklinikk   Solvang tannklinikk   Stokke tannklinikk   Søeberg tannklinikk   Tønsberg tannklinikk   Borgheim tannklinikk   Farmand tannklinikk   Haugar tannklinikk   Revetal tannklinikk   Rådhusgaten tannklinikk Administrasjonen   Fylkesrådmannens ledergruppe   Kommunikasjonsavdelingen   Stabsavdelingen   Arbeidsgiverseksjonen   IKT-seksjonen   Serviceseksjonen   Økonomiseksjonen   Kultursektoren   Kultur og folkehelse   Kulturarv   Stab   Vestfold fylkesbibliotek  Regionalsektoren   Intern utvikling   Næring og miljø   Plan og samferdsel

Rapporteringsstrukturen forts.:  Utdanningsavdelingen   Eksamenskontoret   Fagopplæringsseksjonen   Karrieresenteret SKUP   Kompetansesenter for læringsutvikling   OT   PPT   SAT Skoler   Færder vgs   Administrasjon   BA vg1   BA vg2   El   Fengselsundervisningen   Håndverksfag   IKT Drift   Milø og vedlikehold   Ped.støttefunksjoner   STF/R   Stab & kontor   Studieforberedende   TP  Greveskogen vgs   AO   Elevtjenesten/KØ   Musikk, dans, drama   Personalleder   RM   Realfag   Service og samferdsel   Språkfag   Stab   Teknisk og renhold   Tønsberg ressurs   Økonomi og samfunnsfag

Rapporteringsstrukturen forts.:  Holmestrand vgs   Drift/Merkantil   IKT   Studiespesialiserende   Tilrettelagt opplæring   Yrkesforberedende   Horten vgs   Alternativ opplæring   Design og håndverk   Elektro/teknikk og produksjon   Elevtjenesten   Fagskolen   Fengselsundervisningen   Helse og sosial   Horten ressurs   Idrett   Kontor   Medier og kommunikasjon   Pedagogisk service   Personalforvaltning   Renhold   ST Realfag   ST-vg1   Service og samferdsel   Språkfag   Teknisk Melsom vgs   ALTO   Drift   FF   MK   Merkantil   NA   Undervisning/service Nøtterøy vgs   Helse og sosialfag   Kontoret   Læringssenteret   Studiespesialiserende norsk   Studiespesialiserende realfag   Studiespesialiserende språk/samf   Teknisk

Rapporteringsstrukturen forts.: Sandefjord vgs   AO   Bibliotek   Design og håndverk/studiespes. FO avd.   Drift og administrasjon   Elektro   Elevveiledning avd.   Elvtjenester   Helse- og sosial   IB avd.   IKT   Idrett avd.   Innemiljø   Knutepunktskolen   Kompetansesenteret SVGS   Musikk, dans og drama avd.   Personal og organisasjon   Realfag   Rest.- og matfag/kantine avd.   Samf. fag/øk. fag avd.   Service og samferdsel   Servicekontoret   Språkfag. avd   Studieforberedene   TIP avd.   Teknisk avdeling   Yrkesfag   Økonomi   Re vgs   Bygg og anleggsteknikk   Helse- og sosialfag   IKT   Idrettsfag   Merkantil avdeling   Renhold   Studiespesialisering   Teknisk   Toppidrett   SMI-skolen   BUP   Melsom   Sande vgs   Andre allmenne fag   Real-og idrettsfag   Stab   Yrkesfag 1  Yrkesfag 2  

Rapporteringsstrukturen forts.:  Skiringssal Folkehøyskole   Kjøkken   Undervisning Thor Heyerdahl vgs   AHT   Bibliotek   Bygg/anleggsteknikk   DH/MK Drift/administrasjon   EL/TP   Elevorganisering   Elevtjenester   HS og SE   IKT   Idrettsfag   Musikk og dans   Pedagogiske avdelinger   Personal- og organisasjonssjef   RM   Realfag   ST Vg1 og fengsel   Språkfag/Samfunnsfag/økonomi   Teknisk drift

Status og framdrift Oktober - november 2010 Veileder for lederne forberedes – informasjon om metodikk, gjennomføring av rapportmøte, forslag til tiltak etc Presentasjon av metodikk og verktøy v/HKI-kontaktene i ulike lederfora etter behov. Spørreskjemaet er sendt ut pr 07.oktober 2010, med 14 dagers svarfrist. Undersøkelsen avsluttes torsdag. 21 oktober. Påfølgende fredag (22.10): Dagsmøte med gjennomgang av resultater og rapportuttak for HKI kontakter og HKG gruppen. Forslag til beredskapsplan og endelig veileder til lederne utarbeides. Påfølgende mandag(25.10): Presentasjon av undersøkelsen/resultater i fylkesrådmannens ledergruppe. Beredskapsplan og veileder til ledere vedtas.

Status og framdrift Presentasjon av undersøkelsen i møte med hovedtillitsvalgte Presentasjon av undersøkelsen i møte med direktørenes ledergrupper Tiltaksmøter i alle avdelinger og seksjoner i hele VFK (gjøres av hver enkelt leder med personalansvar) HKI kontaktene bistår etter behov HKI-kontaktene er i hele perioden tilgjengelig for metodeveiledning

Status og framdrift Desember 2010 – januar 2011 Presentasjon av undersøkelsen i administrasjonsutvalget Vurdere om resultatmålene på dette området samordnes med indeksene. Fra 2011 skal målingene gjennomføres om våren.