BOA-reglementet1 Tilbakemeldinger fra Riksrevisjonen Erfaringer UIT Dokument nr 1 fra Riksrevisjonen 2011 Revisjon UIT 2009 og 2011

BOA-reglementet2 Dokument nr Vesentlige merknader fra Riksrevisjonen •UIT ikke nevnt i dok.nr 1, men mulighet for merknad til stede dersom vi blir nærmere undersøkt •Revisjon av UIT i BOA, påpekte flere mangler i forhold til UiT sine retningslinjer for BOA •Fortsatt fokus på BOA-området (KD og Riksrevisjonen)

Regnskapsføring, kontroll og oppfølging: •Manglende rutiner for avslutning av oppdragsprosjekter og overføring til virksomhetskapitalen •Manglende belastning av utgifter på oppdragsprosjekter •Feil avslutning av prosjekter (for eksempel avsluttet flere ganger) har bidratt til at virksomhetskapitalen er for høy •Mangelfull internkontroll, bl.a. manglende rutiner for kontroll, oppfølging og kvalitetssikring av oppdragsprosjekter BOA-reglementet3

Manglende / mangelfull budsjettering: •Varierende praksis vedrørende budsjettering og belastning av indirekte kostnader •Totalkostnadene blir ikke synliggjort i prosjektregnskapet •Kostnader beregnes i ettertid slik at prosjektene går i null før de avsluttes •Stor variasjon i satser og interne satser for beregning av indirekte kostnader •Manglende dokumentasjon av budsjetter og registrering av budsjett i Agresso BOA-reglementet4

Klassifiseringsutfordringer •Oppdragsprosjekter uten bakgrunnsdokumentasjon som kan redegjøre for klassifiseringen •Prosjekter klassifisert som bidrag når de skulle vært bevilgning. Gir feil regnskapsføring •Avvik i BOA skyldes at interne retningslinjer ikke følges BOA-reglementet5

Dokumentasjon •Manglende dokumentasjon - BOA-prosjekter (Gir uklare ansvarsforhold, dårlig økonomisk styring, manglende beslutningsgrunnlag for bruk av bevilgning og risiko for subsidiering i oppdragsprosjekt):  Dokumentasjon av prosjektbudsjetter •Manglende fullbudsjettering •Interne satser ikke fulgt •Dekningsbidrag og/eller egeninnsats ikke belastet prosjektregnskapet •Prosjektbudsjetter ikke registrert i Agresso •Budsjettene er utarbeidet etter prosjektstart  Manglende/mangelfulle avtaler for oppdragsprosjekter  Manglende faglig begrunnelse, egenfinansiering i bidragsprosjekt BOA-reglementet6

Riksrevisjonens anbefalinger til institusjonen •Forbedring av følgende områder:  Klassifisering  Kontrakter  Budsjettering  Dokumentasjon  Intern informasjon og opplæring  Oppfølging av avregning og avslutning av oppdragsprosjekter BOA-reglementet7

8 Revisjon av årsregnskapet 2011 UIT  Kontering av inntekter i eksterne prosjekter  Feil kontobruk. Henger bl.a. sammen med klassifiseringsutfordringer, oppdrag eller bidrag  Manglende rutiner for avslutning av prosjektregnskap

Erfaringer fra årsregnskapet 2012 UIT – forhold til forbedring •Inntekter  Samme tjeneste bokføres på flere konti  Ikke kontraktsfestede inntekter bokføres på prosjekt  Salg av varer og tjenester (omsetning) føres som kostnadsreduksjon/refusjon  Utgående faktura BOA-reglementet9

Erfaringer fra årsregnskapet 2012 UIT – forhold til forbedring •Kostnader  Det kreves ikke fradrag for mva på oppdragsprosjektene  Reverse charge  Diversekonti  Regulerer prosjektresultat før avslutning  Egeninnsats/indirekte kostnader  Anskaffelser BOA-reglementet10

Generelt •Fokus på korrekt regnskapsår •Periodisering  Påløpte kostnader/Opptjente inntekter  Lønn/Reise  Mottaksregisteret •Avslutning av prosjekt •Korte frister •Oppfølging av kontobruk – ny kontoplan  Merknadsfelt  Inntektskonti •Fokus på mva i sektoren BOA-reglementet11