Presentasjonsteknikk Hvordan formidle et budskap slik at det utløser handling Vi skal i dag snakke om en del teoretiske ting som går på det prinsipielle i å bygge opp en presentasjon, enten den kjøres i ppt eller på annen måte. Å lære seg teknikkene i PPT er en sak, det er både viktig og avgjørende, men det er kanskje enda viktigere å tenke litt mere prinsipielt på hvordan man formidler et budskap for at det skal få den ønskede effekt. Tore Søfting www.excelkurs.com

Presentasjonsteknikk Kommunikasjon handler om å spre et budskap til en eller flere mottagere. Det finnes et utall måter å kommunisere et budskap på, det vi ser her er bare en av mange måter. Uansett, så handler kommunikasjon om langt mer enn bare å stå foran en tavle og prate i vei. www.excelkurs.com

Kommunikasjon Alle vet hva kommunikasjon er, og vi kan jo illustrere det med dette bildet, hvor vi har en avsender og en mottaker av et budskap. Kommunikasjon betyr forresten ”å gjøre felles”. For at kommunikasjonen skal fungere er det en del forutsetninger som må være på plass: www.excelkurs.com

Forutsetninger for kommunikasjon Sender og mottager snakker samme språk Mottager må høre og/eller se avsender Sender og mottager må ha samme referanseramme Godt miljø for kommunikasjon Ingen eller få forstyrrelser Dette er selvsagt ting, men det kan likevel være nyttig å liste dem opp. www.excelkurs.com

Kommunikasjon Resultat av kommunikasjonen Indre faktorer Ytre faktorer Egen innsats Skjematisk kan vi fremstille kommunikasjonsprosessen på denne måten. Prosessen påvirkes av flere faktorer; Ytre faktorer Indre faktorer Egen innsats Hva er viktig her? Selvsagt resultatet av kommunikasjonen. Hvilke(-n) av disse kan vi påvirke? Egen innsats, selvsagt. De andre er gitt, og kan ikke påvirkes av oss, ihvertfall ikke på kort sikt, derfor må vi konsentrere oss om vår egen innsats i kommunikasjonsprosessen www.excelkurs.com

Budskapstrappen Handling Husker budskapet Forstår budskapet Ser, hører Tenk på en selger, dere f.ex., som skal fremføre et salgsbudskap overfor en kunde eller potensiell kunde. Sette dette i relasjon til budskapstrappen. Politiker: Tenk på en politiker, f.ex. Carl I Hagen, hans retorikk får folk til å stemme, men det kan like gjerne være det motsatte av det han ønsker. Vi må også være forberedt på at handlingen budskapet utløser kan være den motsatte av det vi ønsker. Ser, hører budskapet www.excelkurs.com

Hva er viktig Forberedelse Forberedelse Forberedelse Forberedelse En presentasjon består av mange enkeltfaktorer og –handlinger, men om man skal trekke frem en som den aller viktigste, hva skal vi si da? Forberedelse er og blir den viktigste enkeltfaktoren. Forberedelse er helt nødvendig, og forberedelse må gjøres, uansett – ihvertfall hvis vi ønsker å oppnå noe med presentasjonen vår! Man er nødt til å være 100% forberedt, man er nødt til å kjenne stoffet skikkelig. Man blir fort gjennomskuet hvis dette ikke er på plass, og dermed er faren for fiasko overhengende. www.excelkurs.com

Oppbygning av presentasjonen Avslutning Gjennomføring Det er viktig å tenke struktur når vi skal lage en presentasjon, og vi kan gjerne dele presentasjonen i 3 deler, nemlig: Starten på presentasjon Selve presentasjonen Avslutningen av presentasjon Hver av disse delene er viktige for det endelige resultat, og det er viktig at man har et bevisst forhold til strukturen. Start www.excelkurs.com

Starten på presentasjonen Hva ønsker vi å oppnå? Tilhørerne skal få lyst til å høre hva vi har å si Hvordan gjør vi det? Gir tilhørerne høydepunkter fra innholdet Når man selv skal lytte til en presentasjon er man nesten alltid forutinntatt. Hvis man nettopp har kranglet med sjefen, eller en medarbeider, er humøret som regel på et lavmål, og da blir man ikke mildere stemt av å skulle sitte å høre på en presentasjon fra en eller annen dust som tror han vet noe – eller? Derfor er dette det ene ”vinduet” dere har til å få tilhørerne til å bli positivt stemt, til å endre holdningen deres. Noe gjøres selvsagt også underveis, men dette er det viktigste øyeblikket. Det er derfor avgjørende for en vellykket presentasjon at man får tilhørerne til å bli mest mulig positive, og hvordan gjør vi det? Jo, ved å få tilhørerne til å få LYST til å høre på det du har å si! Tenk på hvordan TV-kanalene får oss til å se på filmer eller serier, hvordan gjør de det? Viser de oss kjedelige utsnitt? Neppe, de viser oss dramatiske høydepunkter fra serien eller filmen. www.excelkurs.com

Høydepunkt For å få folk til å se på action-serier viser de f.ex. Politibilen i full fart med blinkende lys og hylende sirener. Vår oppgave i introduksjonen blir således å plukke ut ”politibilen” i presentasjonen vår. www.excelkurs.com

Selve presentasjonen Siden vi har forberedt prsentasjonen skikkelig blir presentasjonen klar og konsis, og man fomler hverken med manuskript eller tekniske problemer underveis. Si litt om tekniske problemer, hvordan vi garderer oss mot dem (printouts) Forberedelse: Hva om nå det tekniske utstyret svikter i siste øyeblikk, til tross for at vi har forberedt det hele godt? Stikkord: Ha backup på folie hvis man er i “ukjent land”. www.excelkurs.com

Fremføringen Ord 7% Stemmebruk 38% Kroppsspråk 55% Innholdet er, og skal selvsagt være det viktigste, men fremføringen er som sagt helt avgjørende for om budskapet trenger gjennom. Som en tommelfingerregel deler man gjerne inn effekten av de forskjellige delene av fremføringen slik: Ord Stemmebruk Kroppsspråk Hvordan tror dere de forskjellige delen av fremføringen fordeler seg i viktighet, eller i andel av total påvirkning? Man skulle kanskje tro (og håpe) at det var ordene som var viktigst, men slik er det definitivt ikke. Fordelingen antas å være omtrent slik: Ord – 7% Stemmebruk – 38% Ikke-verbalt kroppsspråk – 55% Dette høres sannsynligvis utrolig ut, men forskning tilsier at dette er korrekt. Vi skal vel også være åpne for at det tallene ikke er eksakte, og at de vil variere alt etter setting. Når matematikkstudentene sitter på forelesning, så sitter de helt sikkert der fordi de er veldig interessert i faget, og om professoren er tørr spiller det sannsynligvis mindre rolle enn det gjør når politikeren skal oppildne massene for sitt budskap. www.excelkurs.com

Budskapspyramiden kroppsspråk stemmebruk ord Vi kan også fremstille budskapet som en pyramide, der ordene alltid vil utgjøre grunnmuren, og der stemmebruk og kroppsspråk er bygget på den samme muren. Til sammen utgjør så alle enkeltdelene av pyramiden det totale budskapet. www.excelkurs.com

Innholdet i presentasjonen Budskapet ligger i innholdet, men Fremføringen bestemmer om du oppnår noe I kunstløp (og turn?) er det slik at når karakteren skal fastsettes gis det karakter både for innhold og utførelse, og det hjelper selsagt ikke å ha topp innhold hvis fremføringen er dårlig, da får man ingen vinnerkarakter! I gjennomføring av en presentasjon har vi nøyaktig samme problemstilling: Budskapet ligger i innholdet, men Fremføringen bestemmer om du oppnår noe med presentasjonen din, og hele hensikten med å fremføre en presentasjon er jo nettopp å oppnå noe! www.excelkurs.com

Fremføringen Forberedelse Trygghet i rollen Du kan stoffet ditt Du kjenner presentasjonen Du tror på det du sier Hvordan oppnår vi så den suksess vi gjerne vil ha i våre presentasjoner? Vi har tidligere slått fast at den viktigste enkeltforutsetningen for en vellykket fremføring er forberedelse. Hvordan kan jeg som tilhørere vurdere om du har forberedt deg godt? Tja, ting går greitt, du stopper ikke opp underveis, du fomler ikke – men er det mer? Hva med trygghet i rollen? Stikkord i forbindelse med begrepet trygghet i rollen: Du kan stoffet ditt Du kjenner presentasjonen slik at du ikke fomler med den Du tror på det du sier Det siste er viktig; tror du ikke på det du sier gjennomskues du fort, og du taper troverdigheten din overfor budskapet ditt, og overfor tilhørerne dine. Hva med advokater? Tror de på det de sier? www.excelkurs.com

Trygghet i rollen Hvem er målgruppen? Hva er essensen i budskapet? Hva ønsker man å oppnå med presentasjonen? I tillegg til de nevnte stikkkordene må vi tenke gjennom følgende punkter for å oppnå den trygghet vi søker i rollen som fremfører av et budskap: Hvem er målgruppen? Hva er essensen av budskapet? Hva ønsker man å oppnå med presentasjonen? Tenk på salg av ferdigretter! Snakker man til en forsamling forbrukere vil essensen (og budskapet) være forskjellige fra når vi snakker til dagligvarekjedenes innkjøpere, ikke sant? Essensen av budskapet til sluttbruker vil formodentlig være at dette er lettvint (og godt), mens innkjøperen bare bryr seg om en ting, nemlig lønnsomhet. Derfor må budskapet tilpasses målgruppen. www.excelkurs.com

Budskapet Så mye ville du si Så mye sa du Så mye forsto mott Huskes etter 3 t Huskes etter 3 d Snakk om eksempler fra f.ex. Ferdigmat: Siden mesteparten av budskapet er borte etter noen dager, er det viktig at essensen av budskapet er i den delen som huskes. Derfor må essensen i budskapet bankes inn skikkelig! Hva er kvintessensen i budskapet om ferdigmat? billig? Neppe Godt? Kanskje Sunt? Kanskje Lettvint? Definitivt! Hvis man snakker til innkjøpssjefer er det helt sikkert andre poeng som er viktige, og hva kan det være? Spiller det noen rolle om dte er godt, lettvint, pen pose, billig, dyrt? Egentlig ikke. De disse personene er interessert i er om de tjener penger på det. Derfor må man banke inn budskapet om at det er penger å tjene gang på gang når presentasjonen holdes overfor denne gruppen – et annet poeng enn om det holdes overfor sluttbruker! www.excelkurs.com

Planlegning av presentasjonen Ha klart for deg selv hva målet med innlegget er Legg opp innlegget slik at målet nås i størst mulig grad Finn ut hvor mye tid du har til rådighet Beregn den tiden du trenger for å oppnå målet Avklar mer/mindre tidsbruk med ansvarlig person Benytt tiden riktig, fordel tiden riktig Beregn tiden på presentasjonen ved å trene på forhånd Vær forberedt på spørsmål, og at diskusjon kan ta tid Som vi har sett er det altså snakk om mere enn bare å stå og lire av seg et ferdig manuskript om man ønsker å oppnå resultater med presentasjonen sin. Her følger noen flere stikkord i forbindelse med presentasjonen: Diskusjon: Inviter gjerne til diskusjon hvis det passer slik. Et tema som blir gjenstand for diskusjon blir helt sikkert husket! www.excelkurs.com

Starten på innlegget Ta det rolig Hvem har snakket før deg? Eller “hoppe-etter- Wirkola-problemstillingen Finn et vennlig ansikt – og søk trøst i det Søk etter øyekontakt Presenter ditt tema Vis autoritét – be om at mobiler slås av Skriv ned og lær innledningen utenat Slapp av, ta det rolig, det inngir tillit! Tenk på hvem snakket før deg, kan være positivt, kan være negativt, uansett, tenk gjennom det! Søk trøst i et vennlig ansikt – for din egen del! Hva dreier foredraget seg om? Autoritet, utøves bl.a. ved å be alle mobiler slått av! Under innledningen skal du finne allierete, og da kan du ikke stå med nesen i manuskriptet, lær det derfor utenat! www.excelkurs.com

Innledningen Interesse Historie med relevant poeng Sitat som vinkles mot temaet Dramatiske fakta Spørsmål som besvares i presentasjonen Påstand Som før sagt er poenget å vekke Innledningen er som sagt viktig – den skal vekke interesse for innlegget; få dem til å tenke – dette vil jeg høre på! ”Da jeg var på vei til kirken i dag..” “Look to Norway” Salg av ferdigmat har øket med 15% hvert år siden… “Hvor går ferdigretttene?” “Om 5 år vil ferdigretter stå for 30% av fortjenesten i dagligvarehandelen!” Interesse www.excelkurs.com

Avslutningen Oppsummering av hovedinnholdet Oppsummering av de enkelte sekvensene Oppfordring til å handle Spørsmål som får tilhørerne til å reflektere videre over temaet Alle vitser har en punch line, hvor poenget kommer. Dette er selvsagt ikke helt det samme i en presentasjon, men det er like fullt viktig å avslutte på en måte som gjør at tilhørerne husker det man har sagt. Dette er noen alternative måter å avslutte på, så her kan man bare velge: Videre: Hva handlet dette egentlig om? Pris, fortjeneste, innhold, hva var budskapet? Avhenger av om presentasjonen var lang eller kort, hvordan den er oppbygget,, etc. Handle; “Vi må starte i dag hvis vi skal få en del av dette!” Sp.må; “Vil du, Per, være med på dette eventyret?” Ev: vekkelsesmøtet:”Nå er tiden inne til å kaste krykkene og gå!” www.excelkurs.com

Hva med nervøsitét Så langt har vi snakket om teknikk, ikke om det mer følelsesmessige. Nervøsitet er et fenomen de aller fleste kjenner. Hvordan kan vi tackle det i forhold til en presentasjon? Dette er noe som varierer fra person til person, og det finnes en del enkle og anerkjente teknikker for å tøyle nervøsitét www.excelkurs.com

Kortsiktige tiltak Oppmykning/ avreagering Pust dypt og rolig Hold noe fast i hånden; penn, tusj Les gjennom innledningen Finn et vennlig ansikt i forsamlingen Innse at nervøsitét er naturlig og sunt, akseptér nervøsiteten din Nervøsitet er normalt og naturlig for de fleste; hvis man ikke er (litt) nervøs er det sannsynligvis tegn på at man begynner å bli litt for avslappet og at det hele har blitt rutine. www.excelkurs.com

Langsiktige tiltak Behersk temaet Vær forberedt - i god tid Ha materiellet klart Ha ferdigskrevet innledning og avslutning Velg riktige hjelpemidler Tren på innlegget/ presentasjonen Langsiktige tiltak: Reduser/fjern grunnene til at du skal bli nervøs: Vit hva du snakker om Godt forberedt Alt materiell, alt teknisk skal være klart på forhånd! Innl og avslutning ferdigskrevet, slik at du kan sjekke det og bekrefte overfor deg selv at du har lært detet utenat. Riktige hjelpemidler; PPT, kanon, overhead, tavle, etc. Trene, trene, trene! www.excelkurs.com

Avslutningsvis Alle kan lære teknikker for å bli en bedre presentatør! Det handler mest om trening og øvelse Viktige stikkord: Forberedelse Trening Kjenne temaet til bunns Følger du disse enkle reglene, kan du også bli en overbevisende kommunikator! Ja, da er det min tur til å avvrunde denne delen, og da er det min tur å komme med en sluttapell som gjør at dere husker budskapet, og ikke bare husker, man handler ut fra budskapet! Klikk inn punktene Alle – eller ihvertfall de aller fleste – kan lære teknikkene Øvelse og trening er kjernen, og for å trekke frem noen stikkord, kan de være: Forberedelse Trening Kjenne temaet til bunns Det finnes mange stikkord – som vi har vært gjennom – men for å begrense dem, slik at de huskes har jeg nøyet meg med disse tre! www.excelkurs.com