Systemansvarlig kurs for Vigo Gardermoen 18.-19. november 2013 Trude Riple - Kjartan Sande - Bjørn Bergan Vigo IKS Gunn Myhrvold – Ola Schøyen IST

Velkommen til kurs for systemansvarlige i «Vigo familien» Hvorfor kurs? Hva er «Vigo familien»? Ønske fra Vigo IKS om at systemansvarlige er en bruker med oversikt over hele «Vigo familien» Sørge for gode rutiner i fylkene ved nye versjoner av de forskjellige applikasjonene Være pådriver for å ta i bruk nytt i programmene

«Vigofamiliens» samhandling, internt og med eksterne

Vigo IKS Representantskapet for Vigo IKS En representant for hvert fylke Møte to ganger pr år Styret for Vigo IKS Styreleder + 4 styremedlemmer ca 5 møter pr år Ansatte Daglig leder En heltid Fire deltid som er frikjøpt fra fylkene

Vigo IKS, forts Faggrupper for Vigo fagopplæring Vigo Inntak Vigo Web Vigo Kodeverk Vigo Hyperion (Brio) Teknisk og Vigo Voksen, OTTO og vilbli

VigoOpplæring er en fellesbetegnelse for Vigo Inntak og Vigo Fag. Dette er dataverktøyet fylkene har for administrasjon av inntak til videregående skoler og opplæring i bedrift (fagopplæring). Produktet eies av fylkene. Menystruktur og oppbygning VigoOpplæring bruker et Utforskergrensesnitt de fleste kjenner fra andre Windows-programmer. Mappekortene (fanebladene) øverst på venstre side av Utforskeren utgjør ”hovedmenyen”. VigoOpplæring består av 20 hovedmoduler. Noen moduler er felles for inntak og fag, mens enkelte er knyttet til fagopplæringsdelen alene og andre til inntaksdelen. Inntak og fag jobber mot en felles database. Det vil si at elever/personer i opplæring, skoler og bedrifter ligger registrert i samme tabell, slik at opprettelser, endringer og eventuelle slettinger vil kunne ses både av fag og inntak.

Generelt Bilder (S) skjermbilder Rapporter (A) applikasjonsrapporter (laget i delphi/ exe-fila) Rapporter (R) rapporter utenom applikasjonen (std.dok) Dokumenter (D) dokumenter (std.dok) Utvalgsdialog Søkebilde med muligheter for å filtrere på gitte verdier fra hovedtabell. Eks. verdier fra søker, men ikke ønske Fagopplæring > Flere seleksjoner gir mulighet for å søke også fra undertabeller. Eks. Person i opplæring, også ønsker og/eller kontrakt. Problemstilling: Utvalgsdialogen åpnes i noen situasjoner utenfor skjermen (2 skjermer ?).

0 IST Dette mappekortet er forbeholdt IST og ingen brukere skal ha tilgang til denne.

1 Klasseordning Inneholder tilbudsstrukturen for alle skoler i fylket. (tilhører i hovedsak inntak) Inneholder tilbudsstrukturen for alle skoler i fylket. Her finnes oversikt over klasser og plasser for programområdene skolene tilbyr. Vi ser her også hvor mange plasser som er blitt solgt til andre fylker.

2 Søkere Inneholder årets søkere med deres eventuelle ønsker. (tilhører i hovedsak inntak) Inneholder årets søkere med deres eventuelle ønsker. Modulen inneholder rapporter (lister) og dokumentmaler til utskrift i forbindelse med søknadsprosessen. Her vises også søkernes ønsker fra tidligere skoleår og i andre fylker.

3 Massereg F.eks avgangselever, ajourhold og rettskvoter for elever. (tilhører i hovedsak inntak) Inneholder skjermbilder for masseregistrering av data. F.eks avgangselever, ajourhold og rettskvoter for elever.

4 Elever (tilhører i hovedsak inntak) Inneholder personopplysninger og historikk for alle elever som finnes i VigoOpplæring.

5 Systemansvar (felles inntak/fag) Inneholder oversikt over lokalt og sentralt kodeverk, samt synkroniseringslogger til og fra sentralbasen. Kodeverk kan blant annet være oversikt over skoler, kommuner, statuskoder og internkoder. Rapport for konvertering av kodeverk lokalt (kjøres uten andre brukere pålogget – husk OTTO) F.eks endring av fnr.

6 Inn/utlasting (tilhører i hovedsak inntak) Her finnes rapporter for datautveksling med andre systemer. Den viktigste er nok data til og fra de skoleadministrative systemene. Data fra DSF oppdateres lokalt.

7 Fylkesavh Inneholder fylkesspesifikke rapporter.

8 Inntak (tilhører i hovedsak inntak) Inneholder alle rapporter i tilknytning til kjøring av inntakene til skole.

9 Statistikk (tilhører i hovedsak inntak) Inneholder rapporter for kjøring av statistikkgrunnlag som benyttes sammen med BRIO. Det kan kjøres statistikk over søker og over elever.  

StdDok (felles inntak/fag) Inneholder alle spørringer, rapporter og dokumentmaler laget i Std.dok. Mulighet for å lage egne fylkesvarianter. Modulen bruker Word for redigering av dokumentmaler og Report Builder for rapporter.

Systemadministrasjon (felles inntak/fag) Inneholder et system for tilgangskontroll til VigoOpplæring. Her kan ulike brukere, brukergrupper (roller) og deres tilgang til skjermbilder og rapporter defineres. Denne delen av systemet er det systemadministrator som skal bruke og ikke den vanlige medarbeider.  

F Fagskolen Dette mappekortet er forbeholdt Fagskolen og skal ikke brukes av andre fylker. Ingen brukere skal ha tilgang til denne mappen.

Person i opplæring (tilhører i hovedsak fag) Inneholder opplysninger og data på alle personer i opplæring. Bildet er tilpasset fagopplæring og legger vekt på data tilknyttet lærefagsøknader, kontrakter og prøver. Her finnes også funksjoner for utskrift av kontrakter og vitnemål/ kompetansebevis.

Fagoppl.Adm (tilhører i hovedsak fag) Inneholder oversikt over noe kodeverk spesielt for fagopplæring. Det finnes her også rapporter som gjør oppdateringer i basen. Eks. Automatisk formidling, kontrakt- og prøveopprettelser, samt eksport til NVB kjøres herifra.

Bedrift (tilhører i hovedsak fag) Inneholder opplysninger og data knyttet til lærebedrifter og opplæringskontor. Adresseopplysninger, bedriftskurs, intensjonsavtaler og ansatte. Kan gjøre oppslag og kjøre kontroller mot Bedrifts og Foretaksregisteret (BOF). Hvis behov, mulighet for å skrive ut brev til bedrifter med søkere.

Ansatt (tilhører i hovedsak fag) Oversikt over ansatte i bedrift og/eller prøvenemnd. Inneholder personopplysninger, roller og gyldighet. Nemnd (tilhører i hovedsak fag) Inneholder prøvenemndsdata som kursgodkjenninger, medlemmer og tilknyttede prøver. Sammendragsrapport av nemndsopplysninger. Mulighet for å duplisere eksisterende nemnd ved nyopprettelse.

StdDok Fag (tilhører i hovedsak fag) Inneholder alle StdDok rapportene og malene som er laget for fagopplæring. Utskriftsmuligheter for Fag- og svennebrev.

Revitalisering av Vigo Opplæring Dagens Vigo benytter et programmeringsspråk som ikke supporteres lenger, det må derfor av sikkerhetsårsaker skrives i/ konverteres til en nyere versjon. Faggruppene har fått i oppdrag å gjennomgå Vigo grensesnittene for en samtidig oppgradering IST har startet på grunnlagsarbeidet Planlagt ferdig til inntaket 2015

Revitalisering forts…. Overgang til Ny Delphi – forlenger "levetiden" med flere år Ikke nytt program i denne omgang Revitalisering Ombygging av meny-/mappestrukturen Mer prosessorientert – dvs. mer logisk oppbygging ut fra oppgaver => mindre hopp i mappestrukturen Fjerne det som ikke lenger er aktuelt (rapporter/rutiner/etc.) Mer brukervennlige logger for bruk i andre programmer CSV-format ?

Revitalisering forts…. Tenker oss inntil 3 nivå i mappestrukturen (mot dagens 2) Dvs. inntil 3 nivåer inklusiv undernivåer 3 Menymapper: Registreringsbilder – ren registrering, ingen rutiner som oppdaterer data i databasen, kun lagring av manuell registrering Prosesser (Rutiner) – oppgaver som oppdaterer data i databasen Bla.: Rapporter (A) Inntakskjøring Utskrifter – kun rapporter og dokumenter – ingen oppdatering i databasen (dagens Rapporter (R) og Standarddok.)

Innføring av sentraldatabase Alle fylker har sin lokale Vigodatabase. Dette byr på utfordringer ved oppdateringer i forhold til hvilke databaseversjoner det enkelte fylke benytter. I 2007 ble en sentraldatabase tatt i bruk. Denne synkroniseres en gang pr døgn, pluss ekspressynkroniseres på enkelte felt. Denne databasen vil videreutvikles til å gjelde alle felter, og bli den nye sentraldatabasen. Det blir en Citrix tilkopling til sentraldatabasen fra den enkelte bruker i fylkene, på samme måte som de fleste fylkene her mot som lokale database i dag. Dette blir ikke en WEB utgave av Vigo, kun en lenger vei fra bruker til databasen. Det skal gjøres tester på linjehastighet rundt i landet.

Vigo og arkiv De fleste fylker brøt/bryter arkivloven!! Startet opp med fylkene som benytter arkivprogrammet «360» Sør-Trøndelag er en pilot Det er etablert automatisk opprettelse av arkivmapper Søknad og behandlingsresultat overføres automatisk Hendelser/dokumenter fra skoleadm. systemer implementeres Fagopplæring har starter med planarbeidet vinteren 2013/2014 Andre arkivløsninger vil følge etter - neste ut er ePhorte Følg med på oppdatering på www.vigoiks.no

OTTO – program for Oppfølgingstjenesten Programmet er bygget med samme arkitektur som Vigo Opplæring Samme tilgangskontroll Samme funksjonalitet Samme grensesnitt Åpen og sensitiv sone Hver sin tilgangskontroll

OTTO – program for Oppfølgingstjenesten forts. Samhandling med VigoOpplæring Brannmur Åpen sone Sensitiv sone VigoOpplæring Lokal fnr elevnavn adresse telefon mm OTTO fnr ot-enhet ot-status aktiviteter tilgangs- kontroll mm OTTO fritekster tilgangs- kontroll Database link

OTTO – program for Oppfølgingstjenesten forts. OTTO har lesetilgang til data i VigoOpplæring OTTO har skrivetilgang til felter i VigoOpplæring Nye versjoner samtidig med VigoOpplæring Endringer i VigoOpplæring kan påvirke OTTO Er VigoOpplæring nede er OTTO nede

Hyperion (BRIO) – vårt rapporteringsverktøy Ikke lenger support på verktøyet, heller ikke mulig med flere lisenser Brukes daglig til ulike oppgaver Lokale statistikker/ad-hocoppgaver SSB-rapportering Feilsøking På jakt etter tilsvarende verktøy - skal være en markedskonferanse der BTV innkjøp er med – må på anbud - på plass innen 1. halvår 2014 ? Må kunne yte tilsvarende som BRIO Enkelt og ikke for høy brukerterskel Må enkelt kunne kobles mot ulike databaser – VIGO/SAS Presentasjon av 2 erstatninger så langt IST – Qlickview Østfold fylkeskommune - OBI (Oracle Business Intelligence)

BRIO forts. Eksempel på bruk mot flere databaser Programområde i VIGO mot Programområde i SATS – hindre dubletter ved import

Grunnskoleelever fra VIGO våren 2013 mot SATS Vg høsten 2013 BRIO forts. Grunnskoleelever fra VIGO våren 2013 mot SATS Vg høsten 2013 Avdekke feil bruk av koder for fremmedspråk for de med Norsk/Engelsk fordypn i gr.skolen Kode for I+II 1.år Feil fagkode

Ny felles innloggingsportal for Vigo IKS www.vigoportalen.no Herfra er det mulig å gå videre til alle andre vigo- nettsteder.

Vigo Søknad

VigoSøknad forts. Første versjon i 2002 Ny oppgradert versjon i 2013 Benyttes for søknad til Videregående opplæring (skole/bedrift) Fagskoleutdanning Voksenopplæring/realkompetansevurdering Benyttes for svar på tilbud om skoleplass Pålogging med MinID

Vigo Søknad forts.

Vigo Søknad forts.

Vigo Søknad forts.

Vigo Søknad forts.

Vigo Skole

Vigo Skole forts. Benyttes av skolene til Oversikt over egne elevers søknad Oversikt over inntak til egen skole Statistikk Innsending av filer (grunnskolen) Benyttes av fylkene til Hjelpetekster til VigoSøknad Meldingsutsendelse Innhenting av filer fra grunnskolen

Vigo Skole forts. Pålogging med brukernavn og passord Planlegger ny oppgradert versjon i 2014

Vigo Bedrift

Vigo Bedrift forts. Brukes av lærebedrifter, opplæringskontor og medlemsbedrifter i kommunikasjon med fylkene Første versjon i 2008 Formidling, søkerlister Versjon pr. 2013 Bedriftsinformasjon og kursgodkjenning Kontraktsbehandling, løpende og avsluttede kontrakter Oppmelding og prøveoversikt Oppdatering av ansatte, roller og gyldighet Medlemsbedrifter, opprette og oppdatere Tilskudd Rapportering (Årlig rapportering)

Vigo Bedrift forts. Pålogging bedrift Ansatt registrert VigoOpplæring Gyldig rolle i lærebedrift Brukernavn(fnr) og passord Administrator (alle rettigheter) Kan tildele rettigheter til øvrige ansatte i sin bedrift Pr modul Lese og/eller skriverettigheter

Vigo Bedrift forts.

Vigo Bedrift forts.

Vigo Bedrift forts. Pålogging fylke Bruker registrert i VigoOpplæring Brukernavn (samme som i VigoOpplæring) Passord satt i VigoOpplæring (systemadministrasjon) nattsynken Administrasjon av: Tilganger og rettigheter for bedrifter og ansatte Mulig å «logge på» som bedrift og ansatt, for å se hva de ser i Vigo Bedrift Sms/ e-post til kontaktpersoner i bedriftene

Vigo Bedrift forts.

Vigo Kodeverksbase https://www.vigo.no/vigokv Benytt innlogging: «Logg inn anonymt med kun lesetilgang»

Vigo Kodeverksbase forts. Inneholder kodeverk både fra Grep og Vigo. I kodeverksbasen ligger det i noen tabeller mer informasjon enn i lokalbasen (eks. på fag og programområder) Div variabler registrerings-håndboken inneholder kodeverk som bl.a benyttes i forbindelse med statistikklevering.

Årsakskoder er et felles kodeverk for inntak og fagopplæring. Vigo Kodeverksbase forts. Årsakskoder er et felles kodeverk for inntak og fagopplæring.

Vigo Kodeverksbase forts.

Nytt nettsted for Vigo IKS www.vigoiks.no Ingen brukernavn og passord

Nytt nettsted for Vigo IKS forts. Skal inneholde informasjon som er nyttig for brukere på Inntakskontoret Fagopplæringskontoret Skoler Bedrifter OT og PPT Offentlige forvaltningsnivå med flere………..

Vilbli.no Det beste nettstedet for informasjon om videregående opplæring. Nettstedet eies av fylkene.

Vilbli.no forts. Fylkesredaktør har ansvar for all tekst som er fylkesspesifikk.

Registreringshåndboken Arbeidet startet opp januar 2008. Samarbeid mellom Udir, SSB og Vigo. Arbeidsgruppen bestod av representanter fra Udir, SSB, Vigo, Extens, SATS, TP og Vigo Voksen. Ble gjort kjent høsten 2009 i forbindelse med rundtur i alle fylkene. Første håndboken publisert i mai 2010. Nå ligger versjon 5 ute.

Registreringshåndboken forts. adresse: http://regbok.udir.no/

Grensesnitt Inneholder oversikt over de fleste variablene som er med på følgende filer: ssbResultat og ssbResulatfag Skoleresultater forrige skoleår ssbElev og ssbElevfag Elever pr 01.10 ssbKontrakt Kontrakter pr 01.10 ssbAvlagteProver Avlagte prøver forrige skoleår I tillegg leverer fagopplæring hver måned statistikk på Formidling (fom juli tom november) Kontrakter (alle måneder) Prøver (alle måneder)

Grensesnitt forts. SAS henviser til Grensesnitt mellom Vigo og de skoleadministrative systemene Rhb henviser til aktuell variabel i registreringshåndboken

Andre grensesnitt og brukerveiledninger Inndelingen her er ikke ferdig. Dokumenter kan derfor bli flyttet i løpet av november/desember.

Brukerveiledninger er hjelpedokumenter for registrering i de skoleadm. systemene og/eller Vigo opplasting av filer fra f.eks grunnskolen registrering i Vigo Opplæring (gjelder fagopplæring) registrering i Vigo Bedrift med mer…….. Dokumentdatabase inneholder grensesnitt mellom Vigo og andre systemer beregninger i Vigo (rett, omvalg, elevstatus mm) databasedokumentasjon

Rutiner for videreformidling av informasjon Viktig å videreformidle aktuelle brukerveiledninger til: saksbehandlere internt som jobber med inntak og formidling skoler som skal registrere data i SAS som skal eksporteres til Vigo bedrifter som skal registrere data i Vigo Bedrift Kun ved bruk av felles regelverk/rutiner blir kvaliteten på data fra Vigo sammenlignbare i sentral statistikk og elever/lærlinger blir likt behandlet i hele landet.

for Vigo Opplæring Årshjulet Inneholder bl.a frister for statistikklevering (frist for registrering i lokalbasen og leveringsdato) overføring av karakterer ved skoleslutt viktige datoer (eks. første dato for overføring fra søker til elev, første dato for sletting av inntak etc.)

Årshjulet forts.

Nye versjoner Tidsplan for nye versjoner året etter bestemmes på fellesmøte i Vigo IKS før jul. Legges ut på www.vigoiks.no Dato for møter i faggruppene Dato for nye versjoner Ca. 3 mnd. fra møte til ny versjon Varsle IKT-avdelingen lokalt for sitt årshjul i januar. Neste års kalender for faggruppemøter og nye versjoner skal bestemmes 27. november.

Møter i faggruppene Møter i henhold til tidsplan VU-lister over innsendte VU-ønsker vurderes av faggruppene og estimeres av IST Leveres i versjonen som er mest hensiktsmessig i tid VU-ønsker skal meldes på eget skjema – finnes på www.vigoiks.no Skjema sendes til leder av faggruppa og brukerstøtten på IST. VU-listene finner du på www.vigoiks.no Hva er fylkenes erfaring med VU-ønsker og oppfølging ?

Bestilling av VU punkter Skjema for videreutviklingspunkter Fylles ut og sendes til faggruppeleder og til brukerstøtten på IST vigo@ist.com Registreres av IST for oppfølging. Vurdering av fagguppen Tas opp på faggruppemøte for prioritering Vedtatte punkter estimeres av IST Forkastede punkter meldes tilbake til fylket

Bestilling av VU punkter forts. Ny vurdering av faggruppen Leveringstidspunkt / Foreløpig bestilling/ Tilbud Programmering og testing Programmering Testing av IST Testing av faggruppen Levering Ny versjon legges ut for nedlasting

Brukertest før levering av ny versjon Gruppeledere for inntak og fag gjennomfører test i henhold til kravspec./endringslogg Faggruppeleder for Vigo Inntak tester nytt i versjonen i forb. med Inntak sammen med IST Skjer hos IST i Nydalen IST har på forhånd lagt til rette for test Faggruppeleder for Vigo Fag tester nytt i versjonen i forb. med Fagopplæring Skjer i Vestfold Det gjøres en installasjon på ekstern server; mot testdatabase, for å teste evt. installasjonsfeil Feil og mangler som avdekkes meldes tilbake til IST for endring Faggruppelederne går god for det nye i versjonen  OBS ! Ikke mulig å teste om nye endringer/VU-punkt har skapt feil andre steder i programmet som ikke omfattes av disse nye endringene/VU-punktene

Installasjon lokalt i fylkene Det sendes ut melding fra IST til inntak/fag og IT om at nye versjon er klar. Informasjon legges ut på www.vigoiks.no Det forventes at fylkene installerer en av de påfølgende dagene etter at ny versjon er lagt ut ! Når varselet vises i Vigo haster det!!! Forsinket oppgradering i ett fylke kan påvirke de andre fylkene og sentralbasen! Det er viktig at det gjøres klare avtaler om installasjon av ny versjon med IKT eller andre med dette ansvaret. Hvordan håndteres nye versjoner i de forskjellige fylkene?

Nytt i versjonen Hva gjøres i fylkene ? IST utarbeider endringslogg (Inntak og fag) – kan være noe «teknisk» Under test av VIGO Inntak utarbeides det et mer omfattende vedlegg om hva som er nytt i versjonen. (Nytt fra 2013) Inneholder bla. dump av nye/ endrede skjermbilder og en mer beskrivende tekst av endringen/hva som er nytt. Bør formidles brukerne av Vigo. Hva gjøres i fylkene ?

Nytt i versjonen forts. Lokalt i Vestfold bearbeides endringsloggen slik at nytt i versjonen som gjelder fagopplæring merkes Denne distribueres til aktuelle brukere

Testbase - Kontroller ved pålogging Databasenavn Brukeren må oppgi korrekt databasenavn. Det er spesielt viktig å huske på hvilken base man arbeider mot, produksjon eller test.Meldingen kommer fra oracle og betyr at det oppgitte databasenavnet ikke finnes i oversikten over lovlige baser.   Løsning: skriv inn korrekt databasenavn

Testbase - Kontroller ved pålogging Databasen er nede Hvis brukeren oppgir korrekt databasenavn, men får denne meldingen, betyr det at den angitte basen er nede.   Løsning: kontakt lokal IT

Testbase - Kontroller ved pålogging Versjonskontroll lokalt Hvis databasen er på en annen versjon enn programfila: Forekommer om versjonen av programfila ikke er blitt byttet ut etter oppgradering eller basen ikke er oppgradert.   Løsning: kontakt lokalt IT

Testdatabase Hva kan testbasen brukes til? Hvordan få tilgang Oppgradering / oppdatering Versjon

Sentralbase - Kontroll ved pålogging lokalt Versjonskontroll lokalt Hvis lokal base ikke er blitt oppgradert innen rimelig tid   Løsning: purr lokalt IT

Sentralbase Oppbygging Hvem «eier» dataene? DSF Fylkesnr Skolenr 24499 og 24999 Privatskoledata Fagskoledata Hvilke fylker får andre fylkers data Elev2

Sentralbase forts. Synkronisering Når synkes data Nattsynk/ ekspressynk/manuell Logger

Sammenheng mellom web og Vigo Oppgradering og avhengighet Hvor befinner data seg Noe data ligger bare lokalt Internkoder Noe data ligger bare sentralt Viderefordeling av søkere opplæringskontor til medlemsbedrift Det aller meste synkes

Info til brukere av web applikasjoner? Å få brukere av de forskjellige web applikasjonene til å ta disse i bruk, ikke minst det som kommer som nytt er en særlig utfordring Dette gjelder brukere på skoler, i bedrifter, i opplæringskontorer, internt i fylkeskommuner…. Det jobbes med å benytte Vigo IKS sin hjemmeside til denne prosessen. Til dette vurderes en funksjon der man kan abonnere på aktuelt nytt for «meg». Nye brukerveiledninger, og endringer av eksisterende legges ut der. Foreløpig er ingen løsning på plass

SLUTT