Opplæring: Telefoni Anropsbehandling DatoVersjonForfatterGodkjent avEndringer utført André S. MathiesenTore Jo NilsenOpprettet André S. MathiesenTore Jo NilsenMindre endringer i tekst André S. MathiesenTore Jo NilsenOppdatert

2 Hvorfor anropsbehandling? •Anropsbehandling vil minimere tiden brukt i telefonen •Sekretærer vil kunne behandle anrop, både før og etter anropet er besvart •Sekretæren og lederen vil sammen kunne koordinere og fordele anropspågangen på en mer effektiv måte •Dette dokumentet er dedikert sekretærbruken av programmet. Men det begynner med å gi et kort overblikk over hvordan lederen møter funksjonaliteten for anropsbehandling på sin telefon

3 Hva finner jeg i dokumentet 1.Hvorfor anropsbehandling?Hvorfor anropsbehandling? 2.Hva er sammenhengen?Hva er sammenhengen? 3.Som leder, hva ser jeg på fasttelefonen?Som leder, hva ser jeg på fasttelefonen? 4.Hvordan kommer jeg i gang?Hvordan kommer jeg i gang? 5.Jeg har startet programmet, hva ser jeg?Jeg har startet programmet, hva ser jeg? 6.Anropsbehandling, hvordan gjør jeg dette?Anropsbehandling, hvordan gjør jeg dette? 7.Hvordan endres lederens telefonfunksjoner?Hvordan endres lederens telefonfunksjoner? 8.Hvordan definerer jeg lederens anropsfilter?Hvordan definerer jeg lederens anropsfilter? 9.Hvordan legger jeg til ett kortnummer?Hvordan legger jeg til ett kortnummer? 10.Hvordan søke i telefonkatalogen?Hvordan søke i telefonkatalogen? 11.Hvor finner jeg mer informasjon?Hvor finner jeg mer informasjon? MERK: De anvendte bildene/figurene vil kunne fravike det som vises på de ulike IKT-komponentene

4 Hva er sammenhengen? Sekretær Leder Trådløs telefon Konferansetelefon Trådfast telefon MDAPasientterminal Anrop kan gå direkte til lederen hvis sekretærfunksjonen er utilgjengelig, eller på bakgrunn av filtreringskriterier Innkommende anrop*Anrop behandles og filtreres *Her menes samtlige anrop både fra interne og eksterne telefonapparater

5 Som leder, hva ser jeg på fasttelefonen? (1/2) Som leder vil man se den aktiviserte funksjonaliteten på telefonskjermens statusvindu, samt at man vil bruke telefonskjermens funksjonsvalg for å behandle anrop AssistentovervåkningIndikerer om Assistentovervåkning er aktivisert. Assistentovervåkning er en funksjonalitet som tillater lederen å se sekretærens anrop og samtaler, samt samtalevarighet. Dermed kan lederen velge om han ønsker å ta over samtalen eller ikke. For å aktivisere overvåkning må man velge funksjonsvalget OverPå 2Symboler Angir om overvåkningsfunksjonalitet er slått på. Hvis dette ikke er tilfellet vises dette symbolet Angir om anropsfiltrering er slått på. Hvis dette er tilfellet vil dette symbolet vises Angir om ringelyd er slått på. Hvis dette ikke er tilfellet vil dette symbolet vises Angir om viderekopling er slått på. Hvis alle anrop er viderekoplet vil dette symbolet vises For å endre på aktivisert funksjonalitet, vil sekretæren gjøre dette 3FunksjonsvalgIndikerer hvilke funksjonsvalg som er tilgjengelig ved trykk på de tilhørende funksjonstastene på telefonen Ved å trykk på funksjonstasten for mer vil det komme flere funksjonsvalg Statusvindu Telefonskjerm

6 Ved vanlig pålogget tilstand GjentaVed å trykke funksjonstasten for dette valget vil siste slåtte nummer bli oppringt RingVed å trykke funksjonstasten vil summetone høres OvertaHvis et anrop går til sekretæren, vil dette vises på telefonskjermen. Forutsatt at assistentovervåkning er aktivisert, se Assistentovervåkning over. Lederen kan da velge å ta anropet for sekretæren ved å trykke på funksjonstasten MerVed å trykke på funksjonstasten vil flere funksjonsvalg vises IkkeForDenne slår av ringelyden, anrop vil nå kun indikeres ved telefonskjermvisning VidAlleDenne aktiviserer viderekobling til sekretæren VidAlleDenne muliggjør viderekobling til et angitt telefonnummer. Trykk på funksjonstasten for å kunne angi et telefonnummer og velg Bekreft OvervPåDenne slår på eller av overvåkningsfunksjonaliteten som gjør at du kan se hvilke anrop sekretæren behandler. Dermed kan lederen velge om du vil overta samtalen Ved et innkommende anrop SvarVed å trykke på funksjonstasten besvares et anrop OverfTpVed å trykke på funksjonstasten vil anropet bli overført direkte til talepost-funksjonen Ved en pågående samtale VentVed en pågående samtale, vil tast på denne funksjonstasten sette samtalen på vent LeggPåVed trykk på funksjonstasten vil samtalen bli avsluttet OverførVed å trykke på funksjonstasten vil du kunne angi ett nummer du kan overføre nummeret til Funksjonsvalgene på lederens telefonskjerm Som leder, hva ser jeg på fasttelefonen? (2/2)

7 Hvordan kommer jeg i gang? 1.Logg på den trådfaste telefonen ( se opplæringsmateriell: Telefoni) 2.Logg deg på PC’en (se opplæringsmateriell: Pålogging) 3.For å starte samtalebehandlingsprogrammet, klikk på ikonet på PC’en •I dialogboksen, skriv inn ditt brukernavn i Bruker-ID-feltet •Skriv deretter inn din personlige PIN-kode i Passord-feltet •Trykk OK

8 Jeg har startet programmet, hva ser jeg? Sekretæren vil behandle egne og lederens anrop ved bruk av programmet for anropsbehandling. Sekretærens trådfaste telefon vil ha normal telefonskjermvisning, se eget opplæringsmateriell Menylinje: tilgjengeliggjør ulike funksjoner4Kortnummer: muliggjør oppretting av telefonlister for anropsbehandling 2Samtalestyringspanel: tilgjengeliggjør knapper for anropsbehandling5Katalog: muliggjør søk for evt. anropsbehandling 3Mine samtaler: Oversikt over samtaler klare for anropsbehandling6Mine ledere: gir oversikt over samtaleaktivitet og tilgjengeligjør aktivering/ deaktivering av telefonfunksjoner for lederen

9 Anropsbehandling, hvordan gjør jeg dette? •Dette foregår via knappene på samtalestyringspanelet: Denne knappen vises når man er logget på som sekretær og kan behandle egne og lederens anrop. Knappen endres til når man ikke er logget på. Trykk på denne for å logge på 7Denne er som overføring, men etter at man har angitt et telefonnummer og trykket OK, vil samtalen settes opp slik at man har muligheten til å konsultere med den oppringte før overføring gjennomføres 2Ved trykk på knappen åpnes et nytt vindu for å foreta et anrop ved å taste inn ett nummer og klikke OK 8Denne vises ved en pågående samtale. Ved trykk på knappen vil samtalen settes over til en annen samtale som evt. også allerede er pågående 3Ved mottakelse av et anrop, vil trykk på denne knappen besvare anropet 9Denne brukes for å sette opp en konferanse. Ved trykk på denne kan man angi et nummer for å lage en konferanse. Etter at det er koblet til en deltaker, kan man ringe opp flere for å legge disse til 4Ved pågående samtale vil trykk på denne knappen avslutte denne 10Denne knappen vises ved pågående anrop. Her vil trykk gjøre at flere aktive samtaler kan slåes sammen for å lage en konferanse 5Ved en aktiv samtale, vil trykk på denne knappen sette samtalen på vent. Etter å bli satt på vent til knappen endres til som ved trykk vil gjenoppta samtalen 11Denne knappen vises ved anrop, aktiv samtale, og når en samtale er satt på vent. Ved trykk på denne knappen, viderekoples samtalen til lederen. 6Ved en aktiv samtale, vil trykk på denne knappen åpne ett nytt vindu for å overføre anropet, etter å ha angitt ett telefonnummer og trykket OK 12Denne knappen vises ved anrop, aktiv samtale, og når en samtale er satt på vent. Ved trykk på denne knappen vil samtalen overføres til taleposten til sekretæren eller lederen, avhengig av anropers oppringing Samtalepanelet over vises når en sekretær er pålogget og ingen anrop er mottatt eller valgt

10 Hvordan endres lederens telefonfunksjoner? Dette gjøres ved å huke av for den telefonfunksjonen man ønsker å aktivisere Leder: navnet vises. Når det er to grønne piler helt til venstre for lederens navn, betyr dette at lederen ønsker at sekretæren skal behandle samtaler. Hvis det vises et lite konvolutt ikon, betyr dette at lederen har mottatt en beskjed i talepost 5Asst.overv: Denne funksjonen gjør at lederens telefonskjerm viser hvilke anrop sekretæren behandler og en evt. pågående samtales varighet 2Intercom: Denne funksjonen er ikke tilgjengelig6Filtrer anrop: Filteret vil enten viderekople anrop til sekretæren fra lederen, eller omvendt, basert på innringers nummer og Filtermodus. 3IkkeFor: Denne slår kun av og på ringelyden på lederens telefon. Lederen vil fortsatt motta anropene. Ved klikk på boksen slik at denne avhukes, vil denne funksjonen aktiviseres. Du deaktiviserer denne ved å trykke på boksen igjen 7Filtermodus: •Med Telefonnumre oppført i Med-filterlisten, sendes til lederen ved anrop. De øvrige går direkte til sekretæren •Uten Telefonnumre oppført i Uten-filterlisten, sendes til sekretæren ved anrop. De øvrige numre går direkte til lederen Ved klikk på en av sirklene under Filtermodus, velges hvilket filter som er gjeldende 4Viderekoble alle: Denne funksjonen viderekobler lederens anrop til et annet nummer. 8Samtaleinformasjon:

11 Hvordan definerer jeg lederens anropsfilter? 1.Klikk på Leder i menylinjen 2.Velg Konfigurasjon 3.I den nye dialogboksen, klikk på ønsket filterliste, Med eller Uten 4.Klikk på Legg til 5.Skriv inn deler av eller hele telefonnummer 6.Klikk på Lagre 7.Hvis du vil legge til flere, repeter stegene 1 til 6 8.Når du er ferdig klikk Lagre og lukk

12 Hvordan legger jeg til ett kortnummer? 1.Klikk med høyre museknapp på arkfanen Kortnummer 2.I den nye menyen velg Legg til kortnummer 3.I vinduet for kortnummerinnleggelse, tast inn: navn, nummer og evt. merknader 4.Velg Lagre og lukk 1

13 Hvordan søke opp telefonnumre? 1.I søkefelt for Katalog, se Foil 8, skriv inn del av eller hele personens fornavn og/eller etternavn 2.Klikk på Søk Det lages en liste som samsvarer med inntastete søk 3.Hvis du vil gjøre et nytt søk, klikk på Fjern Da forsvinner inntastete søkekriteria og listen 4.Repeter steg 1 og 2

14 Hvor finner jeg mer informasjon? For ytterligere hjelp og informasjon om øvrig funksjonalitet konsulter: •Nettsidene på Kilden og St. Olavs hjemmeside –Ofte Stilte Spørsmål (OSS) –Brukermanual –Kontakt superbruker og/eller brukerstøtte