Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef Noark-5 Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Hvorfor er bevaring av elektronisk arkiv vanskelig? Elektronisk informasjon er flyktig Teknologien endres raskt Digital informasjon er kodet (i 1-tall og 0-er) og uleselig for folk flest Informasjonen er flyktig – skriver man noe på papir så blir det der, digital informasjon er mer forgjengelig Teknologien endrer seg raskt – programvare, operativsystemer, filformater endres over tid Et papirdokument er leselig for ”alle” – de som kan lese og kan språket dokumentet er skrevet på. Digital informasjon er ”kodet” i 0-er og 1-ere. Man må enten kunne lese dette eller ha programvare som kan dekode Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Hvordan blir bevaring av elektronisk arkiv lettere? Løsninger som er maksimalt uavhengig av, og flyttbart mellom teknologiplattformer Ta vare på data, ikke systemer Fremdeles stor grad av manuelt arbeid Vi trenger: -Uavhengige løsninger som ikke er bundet til èn leverandør, ett system eller annet -Vi tar vare på DATAENE – men selve systemene er det omtrent umulig å ta vare på -Selv om vi har uavhengige løsninger og formater så er det en manuell jobb å ta vare på dataene og migrere dem til andre format enn de ble laget i Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Hva er et godt arkivformat? (Arkivverket) åpent og komplett dokumentert etablert i markedet og i utbredt bruk filene skal kunne leses og analyseres på en enkel måte selvdokumenterende uavhengig av maskinvare og programvare ikke være patentbeskyttet ikke ha krypteringer robust og effektivt Åpne formater som er komplett dokumentert Viktig at de ikke bare er åpne men også faktisk er i bruk, etablerte standarder -Filene skal kunne lese og analyseres på en enkel måte -Selvdokumenterende -Uavhengige -Ikke være patentbeskyttet -Ikke ha krypteringer -Robust Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Hvilke arkivformater er gyldige? (Arkivverket) Saksdokumenter (brev): PDF-A Skannet tekst og bilder: TIFF E-post: ren tekst TXT Fotografier: TIFF eller JPEG Kart: TIFF eller SOSI Video: MPEG-2 Lydfiler: MP3, PCM eller PCM-basert Wave Formater som dere sikkert har vært borti PDF er litt spesielt – ikke åpent per se, siden det er utviklet av Adobe. Likevel åpent nok. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Beskrivelse av Noark 5 ”Noark 5 er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.” (Riksarkivet) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Generelt Noark5 er å regne som Moreq2 chapter zero MoReq - Model Requirements for the management of electronic records er en EU-standard for arkivdanning MoReq er basert på ISO 15489 som er en internasjonal standard Moreq2 har et såkalt ”chapter zero” som åpner for nasjonale tilpasninger - Noark 5 er laget som dette Totalt sett følger altså Noark 5 internasjonale standarder Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Hva er nytt? Uttrekksmodul er på plass fra dag en. diskuter utfordringene man har hatt med dette i N4.  Ny arkivstruktur - mappe i mappe. Grensesnitt - altså standardisert integrasjon. I N4 så har integrasjon mellom fagsystem og N4 system vært vanskelig. 1:1 integrasjon, dvs bytter du fagsystem, så må du også gjøre en ny og kostbar jobb knyttet til fagsystemet.  Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Utfordringer To hovedtyper av systemer Sakarkiv-systemer Noark-standard Fagsystemer Ingen standard Stort spekter Noark -3 – ikke fullelektronisk Noark -4 – fullelektronisk, iallfall mulighet for dette Noark -5 – fullelektronisk – også for fagsystemer Ingen standard for fagsystemer før Noark-5 Dette gir et STORT spekter av systemer med tilhørende utfordringer Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Løsningen for fagsystemer ”Fagsystemer som tilfredsstiller Noark 5 har per definisjon mekanismer for å produsere uttrekk av bevaringsverdige dokumenter og metadata på en standardisert måte for deponering eller avlevering til Arkivverket. ” ”Disse mekanismene er en forutsetning for å få godkjent et fagsystem som et Noark 5-system.” (Arkivverket) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Kort om Noark-5 Noark er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystem i offentlig forvaltning. Basert på EU-standarden Moreq2 (Model Requirements for the management of electronic records) Bakoverkompatibel med Noark-4.1 Nytt i versjon 5 er at standarden også kan benyttes på fagsystemer Kan også brukes i det private Noark-5 definerer en såkalt kjerne der data lagres 2 systemer har allerede fått midlertidig godkjenning fra Riksarkivet: dette er kun kjerner, som må integreres med ett eller flere systemer for å gi mening Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Noark-5 orverordnet  Noark 5 setter setter krav til: systemenes informasjonsinnhold systemenes datastruktur systemenes funksjonalitet systemenes brukergrensesnitt Noark 5 setter setter krav til: systemenes informasjonsinnhold (Hvilke opplysninger som skal registreres og gjenfinnes) systemenes datastruktur (utforming av data og deres relasjon) systemenes funksjonalitet (hvilke funksjoner systemene skal støtte) systemenes brukergrensesnitt (hvordan systemet kommuniserer med brukerne) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Noark 5: Konsekvenser for leverandører (Riksarkivet) Noark 4-systemer skal kunne oppgraderes til Noark 5 Vil ha større frihet til å utvikle sine egne løsninger Mer konkurranse, flere systemer på markedet Større forskjell mellom ulike løsninger enn i dag Må lytte mer til brukernes behov Skal ikke kunne bruke Noark-standarden som en unnskylding for ikke å lage gode løsninger Leverandører av fagsystemer (med saksdokumenter) må være klar over at Noark kjerne må kunne bygges inn eller integreres i løsningen Funksjonalitet for avlevering må vektlegges sterkere Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Noark 5: Konsekvenser for brukerne (Riksarkivet) Det vil fremdeles finnes systemer på markedet med funksjonalitet som i dagens Noark 4 Noark 5 er bakoverkompatibel med Noark 4 Data skal kunne konverteres til ny løsning Ved nyanskaffelse må de stille de relevante kravene, ikke "alle krav i Noark 5" Selv vurdere hva som vil være den mest effektive løsningen Noark-standarden skal ikke være en tvangstrøye Også kreve at fagsystemer har en arkivkomponent Avleveringer skal bli enklere å håndtere Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Kjerne og grensesnitt Flere ulike systemer kan dele på samme kjerne Fagsystemer kan ”kobles på” kjernen Problem – grensesnitt for sammenkobling er IKKE ferdig Man risikerer godkjente systemer som ikke enkelt lar seg integrere Mulig løsning: Det jobbes med å lage en Noark-5 kjerne som åpen kildekode Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Integrasjon Noark 5 i 3 nivåer Indre kjerne inneholder krav til grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Ytre kjerne definerer kjernens krav til eksterne, valgfrie moduler/systemer. Komplett Noark 5 spesifiserer krav og anbefalinger til noen av de valgfrie fag- og adm.systemer som vil inngå i en ”komplett” Noark 5-løsning Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Noark 4-godkjenning Egenerklæring! Leverandører ”skryter på seg” Uttrekksfunksjonalitet mangler Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Noark 5-godkjenning Egenerklæring fra leverandør Demonstrasjon for Riksarkivet Produksjon av dokumenter Produsksjon av uttrekk Test av uttrekk (utføres av Riksarkivet) Endelig godkjenning Gis når systemet har vært i drift i 6 måneder Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens status Ingen endelig godkjente systemer! Midlertidig godkjente løsninger Public 360 Versjon 4.0 SP5 Acos Websak Documentum (kun kjerne) W3D3 (kun kjerne) Visma ”skal lage…” Åpen kildekode-løsning? Pr. 13. april hadde RA godkjent 2 fullstendige løsninger Public 360 og Acos Websak 2 kjerner godkjent – Documentum og W3D3 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Konvertering til Noark-5 Ingen generelt krav om periodisering ved skifte av Noark-versjon eller leverandør – men: Noark-5 er SVÆRT forskjellig fra Noark-4 Noark-5 har ikke noen metode for oppgradering Hovedsakelig leverandører som promoterer oppgradering Riksarkivet: Det er ikke krav om periodisering ved skifte av Noark-versjon eller leverandør, men det anbefales allikevel at denne typen større endringer foretas i forbindelse med et periodeskille. Vi kan vel anta at NOARK5-systemetmå bli mer komplisert hvis vi skal ”konvertere” N4arkivet uten periodeskille og sikre at alle de opplsysningene skal sikres? Da må det nye systemet sikre/ha felt/plass til opplysningene produsert i ”gamle strukturer” i N4-systemet. Fleksibiliteten ved kjøp av N5 forsvinner… mener jeg. Hvorfor ikke stopp/skarpt skille og avlevere/lage uttrekk ved hjelp av leverandør? Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Konvertering til Noark-5 Software Innovations Noark 4-løsning svært lik Noark-5 Riksarkivet har godkjent konvertering Ingen risiko for tap av data Om konvertering lar seg gjøre i praksis er en sak mellom leverandøren og Riksarkivet SI’s løsning innebærer ingen egentlig ”konvertering” ved overgant til Noark-5 Konklusjon: Noark-5 er på et forholdsvis tidlig stadie Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Forskjellige Noark 5-løsninger (Riksarkivet) Sakarkivsystem Fagsystem Felles arkiv Kjerne Sakarkiv Fag-system Kjerne Generell saksbehandling Kjerne Spesialisert saksbehandling 3 modeller Generell saksbehandling sammen med en noark-kjerne Spesialisert saksbehandling sammen med en noark-kjerne – det skal vi se et eksempel på Litt mer sammensatt løsning – Felles arkivkjerne, med sakarkiv og 2 fagsystemer på en og samme kjerne. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Bruk av Noark-5 Skipsregistrene (http://www.nis-nor.no/) Skreddersydd fagsystem Noark 5-kjerne Ikke laget for integrasjon Midlertidig godkjent 12.05.10 Vi har klart å finne ett eneste eksempel på bruk av Noark 5 i praksis – Skipsregistrene (NIR – Norsk Internasjonalt Register og NOR – Norsk Ordinært Register) De har lagd et skreddersydd fagystem med en Noark 5-kjerne. Systemet er ikke laget for integrasjon med andre systemer – lukka løsning, enkel men funksjonell Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Skipsregistrene - Infrastruktur I fagsystemet vil dokumenter bli skannet inn med PixEdit fra Techsoft. Dokumentene vil bli påført strekkoder, som muliggjør effektiv import til systemet. To skannere fra Canon (DR-9050C), som er dimensjonert for innskanningen av hele arkivet. Litt om det tekniske Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Skipsregistrene Skipsregistrene vil ha ett sentralt saksbehandlingsverktøy basert på Noark 5. Innskanning av historisk arkiv Ikke en stor generell saksbehandlingsløsning, men arkivfunksjonalitet i fagapplikasjonen Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Skjermbilde 1 Dette bildet viser systemet i bruk – informasjon for arkivledere? Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Skjermbilde 2 Bilde fra XML-uttrekk fra systemet Litt for spesielt interesserte, men det viser hvordan systemet vil bli lagret i fremtiden Sånn vil dataene fra systemet se ut når de blir deponert – en trestruktur med verdier og metadata Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Spørsmål? Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)