Astrid Øksenvåg Rådgiver eKoR AS Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad? Noark-5 og fri programvare Astrid Øksenvåg Rådgiver eKoR AS

Dagens/Fremtidens saksbehandlingssystemer Nye oppgaver og roller Leder – Saksbehandler – Arkivar Hvordan ser det ut i dag lover og forskrifter integrasjoner for å støtte regelverket Hvordan er arbeidsprosessene i dag dobbeltarbeid, flere systemer, kopiarkiv mv Økonomiske forhold rundt dette tekniske integrasjoner programvarekrav (MsOffice (Word, Outlook)) organisatoriske forhold (skjulte kostnader) systemdrevet organisering (systemtvang) Noark 4 -> Noark 5 fra rigiditet til lego-mulighet

Dagens situasjon - papir arkiv / elektroniske arkiv Dagens papirarkiv: Saksarkiv Personalarkiv Eiendomsarkiv Barnehage Skole / Elevmapper Kart og tegninger Regnskap ….… Dagens elektroniske arkiv: Saksarkiv Personalarkiv Elevmapper Eiendomsarkiv ………

Noark 4 skisse

Virksomhet - helhet Virksomhetslogikk Data inn Data ut Slik kan man beskrive tidligere mastodont-systemer

Flere, uavhengige systemer Epost Virksomhetslogikk Portal Eksterne Skjema Sak-/arkiv Chat Tekonologisk utvikling gir oss dette behovet Adm.system Støtte- system Fagsystem

Integrasjon - hvorfor … Overholde journalplikt, arkivplikt mv. Overholde sikkerhetskrav unngå lagring utenfor interne eller sikrede soner Samle informasjon på (færre) steder Gjøre informasjon tilgjengelig i andre verktøy fag-/støttesystemer rapporteringssystemer …

Dagens situasjon -fagsystemer Datafangst og dokument-produksjon i fagsystemer Journal- og arkivplikt Fagsystemene må ha tilgang arkivering iht. arkivloven kun en delmengde er arkivpliktig arkivutfordringen løses ved oversending/integrasjon mot eksisterende, Noark-godkjent sak-/arkivløsning Noark-5 skiller ut arkivkjernen som en egen del Offentlig virksomhet Fagsystem Fagsystem Fagsystem Fagsystem Fagsystem Sak-/arkivsystem A Finn 3 feil!

Dagens/Fremtidens saksbehandlingssystemer Nye oppgaver og roller leder – saksbehandler – arkivar Hvordan ser det ut i dag lover og forskrifter integrasjoner for å støtte regelverket hvordan er arbeidsprosessene i dag dobbeltarbeid, flere systemer, kopiarkiv mv Økonomiske forhold rundt dette tekniske integrasjoner programvarekrav (MsOffice (Word, Outlook)) organisatoriske forhold (skjulte kostnader) systemdrevet organisering (systemtvang) Noark 4 -> Noark 5 fra rigiditet til lego-mulighet

Noark 5 åpner for skreddersøm mulighet: arbeidsprosess + arkiv-legoklosser + andre legoklosser = skreddersydd løsning papirkurv-ikon…hvorfor ikke arkiv-ikon (dra og slipp) hvorfor får jeg ikke arkivet som valg når jeg trykker ”Skriv ut”? vi har et system – hvordan skal vi organisere oss rundt det (systemfokus) vi har en arbeidsprosess/saksfelt – hvordan må løsningen fungere (fagfokus/prosessfokus) økonomiske forhold rundt dette status: uhensiksmessig organisering -> feil/dårlig utnyttelse av ressurser mv ønske: mest service for pengene i kommune-Norge

Noark Noark; den norske standarden for elektronisk journalføring og arkivering (1984) Akronym av NOrsk ARKivsystem Noark-4 (1999) Noark 5 (2008) ikke lenger en kravspesifikasjon, men et rammeverk til hjelp ved kravspesifisering endret akronymet til å stå for NOrsk ARKivstandard ”…Med Noark 5-standarden vil Riksarkivaren sikre seg at offentlig digitalt skapt arkivmateriale forblir intakt som dokumentasjon for berørte parter i vår tid og for forskere og historikere i all framtid. Det handler ikke bare om å kunne lese innholdet over tid. Dokumentet må også kunne finnes igjen blant alle andre filer på stadig større harddisker. Det må beskyttes mot endringer etter at det ble laget. Og – ikke minst – det må flyttes over på nye lagringsmedier etter hvert som teknologien utvikler seg. Noark 5 viderefører grunnpilarene i Noark-4; den er fleksibel og åpen, og tillater at Noark 5-baserte løsninger samspiller med omliggende system. Noark 5-standarden må stadig ajourholdes for å leve, derfor er det planlagt halvårlige versjoneringer for å sikre at standarden hele tida er i tråd med lov- og regelverk, den teknologiske utviklingen og brukernes krav og forventninger…” Brev fra Riksarkivaren av 3/3-09 Noark 5 er en videreføring av den norske standarden for elektronisk journalføring og arkivering, Noark-standarden, som første gang ble introdusert i 1984 og som siden har kommet i flere nye versjoner, senest Noark-4 i 1999. Noark sto opprinnelig for NOrsk ARKivsystem, ettersom Noark 1−4 spesifiserte komplette system. Noark 5 er ikke en kravspesifikasjon, men et rammeverk som forvaltningen skal ta utgangspunkt i ved utarbeidelse av sine egne kravspesifikasjoner. Derfor har vi endret akronymet til å stå for NOrsk ARKivstandard. Med Noark 5-standarden vil Riksarkivaren sikre seg at offentlig digitalt skapt arkivmateriale forblir intakt som dokumentasjon for berørte parter i vår tid og for forskere og historikere i all framtid. Det handler ikke bare om å kunne lese innholdet over tid. Dokumentet må også kunne finnes igjen blant alle andre filer på stadig større harddisker. Det må beskyttes mot endringer etter at det ble laget. Og – ikke minst – det må flyttes over på nye lagringsmedier etter hvert som teknologien utvikler seg. Noark 5 viderefører grunnpilarene i Noark-4; den er fleksibel og åpen, og tillater at Noark 5-baserte løsninger samspiller med omliggende system. Noark 5-standarden må stadig ajourholdes for å leve, derfor er det planlagt halvårlige versjoneringer for å sikre at standarden hele tida er i tråd med lov- og regelverk, den teknologiske utviklingen og brukernes krav og forventninger. -- En ny versjon av standarden vil bli publisert før påske i år. Det blir versjon 2.0. En endringslogg vil følge med. Publiseringen blir på Arkivverkets hjemmesider.

Stiller ikke krav til hvordan det faktisk skal løses Noark 5 Stiller krav til Arkivstruktur Metadata Funksjonalitet Stiller ikke krav til hvordan det faktisk skal løses Legger til rette for ulike løsninger

Så…enklere – hvordan da? Ingen (mer) spesifiserte grensesnitt Tydelig lag-/komponentdeling Klarere skiller mellom arkiv, administrasjon og saksbehandling Konseptuelt bedre rigget for fremtiden - tjenesteorientert

Arkivkjernen - egen komponent i fagsystem Utviklere av fagsystemer kan bruke arkivkjernen som del av sitt produkt ivaretar kravene til arkivering Arkivkjernen definerte grensesnitt frittstående i forhold til arkitektur Offentlig virksomhet Fagsystem Arkiv Arkivkjerne (Noark)

Sentrale føringer – arkitektur -Felleskomponenter i kommunal sektor

Noark 5 åpner for skreddersøm Mulighet: arbeidsprosess + arkiv-legoklosser + andre legoklosser = skreddersydd løsning papirkurv-ikon…hvorfor ikke arkiv-ikon (dra og slipp) hvorfor får jeg ikke arkivet som valg når jeg trykker ”Skriv ut”? vi har et system – hvordan skal vi organisere oss rundt det (systemfokus) vi har en arbeidsprosess/saksfelt – hvordan må løsningen fungere (fagfokus/prosessfokus) Økonomiske forhold rundt dette status: uhensiksmessig organisering -> feil/dårlig utnyttelse av ressurser mv ønske: mest service for pengene i kommune-Norge

Flere, uavhengige systemer Epost Virksomhetslogikk Portal Eksterne Noark 5- godkjent arkiv Skjema Chat Adm.systm Saks- system Fagsystem

Flere, uavhengige systemer Epost Virksomhetslogikk Portal Eksterne Noark 5- godkjent arkiv Skjema eDialog24 Bedre- kommune Saks- system Fagsystem

Lav kostnad? eller ”endret kostnad”? Ja/nei/vet ikke….tiden vil vel vise

Lav kostnad? eller ”endret kostnad”? ja / nei / vet ikke …...tiden vil vel vise det kommer an på dere……

Noark 5 Forvaltningsorgan som skal utvikle eller ta i bruk nye løsninger hvor det inngår elektroniske dokumenter, skal basere journal- og arkivfunksjonaliteten på kravene i Noark 5 Tilsvarende skal leverandører i forbindelse med nyutvikling eller videreutvikling av system hvor det inngår elektroniske dokumenter basere utviklingen på kravene i Noark 5. Hvordan stemmer dette overens med de som har Noark 4?