© NASJONALMUSEET Hvorfor blir det så dyrt? Erfaringer knyttet til ulike typer utstillingsprosjekter i forhold til pakking, transport, forsikring, oppbevaring og sikkerhet Seminar Gjenstandshåndtering i kunst- og kulturhistoriske museer,

© NASJONALMUSEET © NASJONALMUSEET Hvorfor blir det så dyrt?  Eivind Johansenseksjonsleder logistikk Nasjonalmuseet fra august 2006 bakgrunn som speditør, jobbet innen shipping og med integrerte logistikkløsninger for norske import og eksport bedrifter  vært ansvarlig for gjennomføring av museets utlånsvirksomhet, gjennomføring av innkjøp og innlån til utstillinger, logistikk knyttet til vandreutstillinger i Norge og utlandet, museets flytte- og magasinkonsolideringsprosjekter, utvikling av IT verktøy for museums logistikk  sett utfordringer knyttet til planlegging og gjennomføring av ulike utstillingsprosjekter  utstillinger som ikke ble noe av pga at fraktkostnadene ble for høye  utstillinger som ble gjennomført, men hvor fraktkostnadene utgjorde en vesentlig av kostnadene  utstillinger som ble gjennomført, men som har vært svært (uventet) krevende i forhold til organisering og inn logistikk  sett problemstillinger både som låntaker (innlån) og långiver (utlån) / ulike behov og ønsker Hva skal jeg snakke om: Nasjonalmuseets flytteprosjekter (hvor er vi) Innlånsbaserte utstillinger (sentrale og kostnadsdrivende elementer) Noen tiltak for å redusere kostnader Konkurranseutsetting av Nasjonalmuseets behov for frakttjenester

Fra 2010 til 2017 Nasjonalmuseet planlegger flytting av museets samlinger til et nytt integrert museum i Med integrert museum menes en bygning som skal romme alle museets funksjoner. Å reise et bygg med mange ulike funksjoner under samme tak er krevende i seg selv. Nasjonalmuseet forvalter samtidig en stor og variert samling, både i antall og fysisk omfang. Et vellykket flytteprosjekt vil være en kritisk suksessfaktor for det nye museet. Dette er et flytteprosjekt som i kraft av sin størrelse og kompleksitet vil få betydelig oppmerksomhet, både nasjonalt og internasjonalt. Tidsaspektet (2017) innebærer at Nasjonalmuseet også i mange år framover vil ha en krevende intern logistikk og vanskelig infrastruktur, med hyppige forflytninger av verk og gjenstander mellom et antall bygg med ulike funksjoner. (ca 5000 forflytninger per år)

Sentrale elementer i innlånsprosessen Krav til kunsttransport...etter internasjonal standard.. klimastyrt lasterom, ekstra avdemping i lasterom, og luftfjæring, alarm (strømbryter/overbelastings bryter), stropper til å feste kasser til vegg, mykt underlag og myke vegger, GSM telefon, system for satellittsporing, løftelem, 2 sjåfører, ekstrasete for kurer, godkjent forsikringsavtale Krav til forsikring Låntaker skal for egen regning fullverdiforsikre Verket hos et forsikringsselskap eller annen institusjon som Museet forhåndsgodkjenner, for den verdi Museet spesifiserer. Forsikringen skal gjelde fra ”vegg til vegg” i hele Låneperioden, og Museet skal angis som medforsikret. Museet kan i særlige tilfeller kreve å få forsikre Verket gjennom en forsikringsforbindelse Museet velger, for Låntakers regning. Kopi av forsikringsavtalen sendes Museet i god tid før transport skal finne sted. Museet forbeholder seg retten til å tilbakeholde eller tilbakekalle Verket dersom Museet finner at forsikringen ikke er tilfredsstillende Oppbevaring og sikkerhet (facility report) Låntaker skal i hele låneperioden sørge for at Verket er tilfredsstilende beskyttet mot brann, tyveri, kjemiske og biologiske inngrep, berøring, og andre forhold som kan være egnet til å skade Verket. Med mindre annet er avtalt med Museet skal utstillingslokalene ha sikkerhetssystemer som er i drift 24 timer i døgnet, 7 dager i uken, og i nødvendig grad være bevoktet av sikkerhetsvakter. Verket skal være videoovervåket til enhver tid på utstillingsstedet, og alle alarmer skal være direkte tilkoblet politi, brannvesen eller annen alarmsentral som er forhåndsgodkjent av Museet i anledning lånet. Museet kan kreve at Låntaker gir en detaljert og skriftlig beskrivelse av utstillingslokalene og de sikkerhetstiltak Låntaker vil iverksette i Låneperioden. Lys-, temperatur og fuktighetsgrenser som Verket blir utsatt for skal i Låneperioden aldri overtre de grenseverdier som Museet spesifiserer. Transport (ansvar ved utlån) Museet besørger klargjøring for transport for Låntakers regning. Låntaker besørger og bekoster transport av Verket Museet kan spesifisere transportmetode, herunder valg av speditør. All transport av Verket skal forhåndsgodkjennes av Museet Transport skal skje på mest hensiktsmessige måte mellom avsenderadresse og mottakeradresse, og med et transportmiddel som er hensiktsmessig for å transportere Verket på en betryggende måte. Midlertidig stans i transporten eller oppbevaring av Verket på andre steder enn på det avtalte utstillingsstedet er ikke tillatt uten Museets forhåndssamtykke. Museet forbeholder seg på ethvert tidspunkt retten til å kreve at Verket ledsages av en kurér som Museet selv velger. Låntaker er ansvarlig for alle kostnader som påløper i denne forbindelse.

Kostnadsdrivende elementer © NASJONALMUSEET Tidsakse (endring over tid) kostnadsøking Nye krav til pakking, kasser, transport og sikkerhet Utlånsprosessen •Kontroll av rammemål •Bestilling og produksjon av kasser •Framfinning av verk / transport •Konservering (tilstandsrapportering) •Fotografering •Mottak av kasser •Pakking av utlån sammen med konservator og kurer •Utlevering (sikkerhetstiltak ved utlevering og transport) •Transport med eller uten kurer •Utlevering til låntaker – kurer tilstede / klimatisering •Kurerrapport •Returtransport med eller uten kurer •Mottak og klimatisering •Utpakking •Konservering (tilstandsvurdering) •Intern transport og magasinering  Långivers krav til pakking, transport, kurer, håndtering, klima, lokaler, sikkerhet  Utlånsprosessen er kostnadsdrivende i seg selv (komplisert verdikjede)  Ulike typer långivere (museum, institusjon, galleri, samler, kunstner)  Begrensede muligheter for koordinering, styres av lokale behov  Liten grad av gjenbruk (kasser produseres ofte på nytt fra gang til gang)  Forsikringer verdi, krav til selskap  Komplekse transporter med økende krav til sikkerhet  Få tilbydere, liten konkurranse (spesialisering innen kunsttransport)  Kompetanse, personrelatert, tillitt (du vet hva du får)  Skreddersøm  Norge er et vanskelig land for kostnadseffektiv transport og frakt  landets størrelse  retningsbalanse  lav kvalitet på transporttjenester generelt  lokale helter / begrenset med nasjonale nettverk  spesialløsninger for medisiner, bildeler men i liten grad kunst  Trafikal dimensjonering (museer er i liten grad tilrettelagt for inn og ut logistikk  Avhengig av 3.parter (eksterne samarbeidspartnere)

Museer er ofte ikke tilrettelagt for hensiktsmessig, sikker og kostnadseffektiv inn og ut logistikk. Museer trenger tekniske og operative løsninger som gir effektivitet og sikkerhet ved mottak og utlevering, på samme måte som andre virksomheter Kasser med en snittvekt på 150 kg Tungt og best egnet for ”maskinell” håndtering bæres manuelt i trappen Risiko i forhold til skade på medarbeidere og innholdet i kassene ved uhell Ansvarlighet og tilfredsstiller håndteringen vilkår i en statsgaranti og låneavtalen? Mottak og håndtering gjøres her med en stor grad av dyktighet og innlånt kran.

© NASJONALMUSEET Hvorfor blir det så dyrt..hva kan gjøres  Flere aktører, stimulere til økt konkurranse  Bedre planlegging, organisering og styring  Sette krav og betingelser (kan man det?)  Konsolidering, større grad av samarbeidsprosjekter  Standardisering i forhold til pakking og transport (internasjonalt)  Standardisering av rutiner og prosesser (nasjonalt?)  Trafikal dimensjonering og infrastruktur  skal/kan Nasjonalmuseet ha en rolle i denne sammenhengen?  Konkurranseutsetting

Konkurranseutsetting av Nasjonalmuseets behov for frakttjenester © NASJONALMUSEET Generell beskrivelse av behov  Nasjonalmuseet er en betydelig kjøper av frakttjenester og relaterte tjenester.  Nasjonalmuseet stiller særlige krav til håndtering av gjenstander.  Nasjonalmuseet kan være en krevende kunde ved at planleggingshorisonten ofte kan være kort, og at det er behov for fleksibilitet. Oppdrag for Nasjonalmuseet kan omfatte; Kasseproduksjon, pakking og emballering Lasting/lossing, bærehjelp Frakt Dokumenthåndtering Lagring Prosjektledelse, koordinering, kontakt med visningssteder Nasjonalmuseet benytter et bredt spekter av frakttjenester og relaterte tjenester. Det geografiske området som skal dekkes er lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Nasjonalmuseet ønsker å inngå parallelle rammeavtaler med et tilstrekkelig antall leverandører for å sikre konkurranse på alle typer oppdrag. Tilbydere kan tilby tjenester på en eller flere av disse kategoriene;  lokale oppdrag  nasjonale oppdrag  internasjonale oppdrag Kjøp av frakttjenester er en betydelig kostnad for Nasjonalmuseet I 2011 konkurranseutsatte vi vårt behov for frakttjenester

Konkurranseutsetting av Nasjonalmuseets behov for frakttjenester © NASJONALMUSEET Type oppdrag  Lokale tjenester i Oslo området Nasjonalmuseet har tidvis behov for tjenester i forbindelse med flytting av gjenstander mellom bygg og magasiner i Oslo. Tjenester kan være pakking, lasting/lossing/bærehjelp og flytting av gjenstander mellom lokasjoner. Lagerleie  Landsdekkende program Vandreutstillinger i Norge gjennom nettverk skole og nettverk galleri. Typiske transportoppdrag vil innebære transport av hele utstillinger fra Oslo, til og mellom utstillingssteder og retur til Oslo, tilrettelegging og kontakt med lokale visningssteder  Frakt av enkeltverk og utstillinger Nasjonalmuseet kjøper frakttjenester i forbindelse med innkjøp av kunstverk, innlån av enkeltverk og ele utstillinger.  Internasjonale vandreutstillinger Nasjonalmuseet gjennomfører årlig et antall vandreutstillinger i utlandet Tildeling av oppdrag/minikonkurranse Rammeavtalen i seg selv gir ikke tildeling av oppdrag, men innebærer at rammeavtale leverandør er en av et begrenset antall foretrukne leverandører. Tildeling av kontrakter/spesifikke oppdrag under rammeavtalene vil foregå etter en minikonkurranse blant de rammeleverandører det er tegnet rammeavtale med og som kan tilby tilfredsstillende tjenester for det konkrete oppdraget. Tildelingskrav Utstyr og fasiliteter; bilpark, sikkerhetsutstyr, GPS, sporing lagringsfasiliteter, kasseproduksjon og emballering Kompetanse, nettverk og kvalitet; kontaktpersoners kompetanse og erfaring transportpersonells relevante kompetanse og erfaring Nettverk og samarbeidspartnere, underleverandører Kvalitetssikringsrutiner: Pris; Bæremannskap per time, bil med sjåfør per time lagerleie pris m3 pr måned kunsttransport med bil, pris pr km Mobiliseringstid; Fleksibilitet