IKT-konsulent Anne Mette Havaas 13. desember 2011 Gevinstrealisering ”Lyngdalsmodellen” IKT-konsulent Anne Mette Havaas 13. desember 2011

Gevinstrealisering Utprøving av metodikk fra KSeF – eGevinst i videreutviklingssammenheng og i prosjektsammenheng. Høykom prosjekt: Kommunale tjenester på nett Oppgradering av Agresso (lønn/personal og økonomisystem) Dette arbeidet lagt grunnlaget for ”Lyngdalsmodellen” – metodisk arbeid med eGevinst i både store og små prosjekter.

Gevinst og strategi Vår måte å se på gevinster og strategi En gevinst er et positivt resultat av en endring Et positivt resultat bidrar til måloppnåelse i forhold til virksomhetsstrategien 3

Endring og gevinst Organisasjonsutvikling gjennom endringer i Styringsform Arbeidsprosesser Kompetanse En strukturert organisasjonsutvikling kan resultere i Økt Kvalitet Styrket effektivisering 4

5

Endringsledelse Ledelsens håndtering av potensialet som ligger i økt kvalitet og styrket effektivisering fører til at gevinstene blir realisert i forhold til virksomhetsstrategiens måloppnåelse Endring → potensiell gevinst → håndtering → strategisk måloppnåelse 6

Gevinstrealisering Gevinstrealisering i Lyngdal kommune 1 Skape et potensial for gevinster gjennom strukturerte endringer 2 Håndtere potensialet fra gevinster ved å fordele resursene som gevinstene representerer i henhold til virksomhetsstrategiens målsetninger 7

LYNGDALSMODELLEN eGevinst 8

Barnehageopptak og SFO Fra analysearbeidet i 2008 og til d.d.

Veien til elektronisk opptak Workshop Prosessmodell før og nå IKT konsulent fasilitator Deltakere: Barnehagerådgiver, medarbeider, servicekontor, arkivpersonell 10

Interesse i dette prosjektet Holdning til prosjektet (++,+,-,--) Interessentanalyse Interessent Interesse i dette prosjektet Innflytelse (H,M,L) Holdning til prosjektet (++,+,-,--) Viktighet Tiltak Før Under Etter Administrativ ledelse Korrekt og best mulig tjenestetilbud innenfor budsjett H ++ A C B Forankring gjennom politisk prosess og prosjektinformasjon Barnehagekonsulent Styrke kapasitet for samordnet opptak Involvere gjennom planlegging og fordeling av ansvar i og analyse av prosesser Enhetsledere barnehage Lettere oppfølging av opptak og vedtak. Raskere opptak M + Involvere i analyse av prosesser og valg som direkte påvirker hovedoppgaver Ledere private barnehager Oversiktlig og raskt opptak L Informasjon om påvirkning av tjenesten IKT ansvarlig Innføre aktuelle tekn. hj. midler innen budsjett Gi handlekraft innen budsjett, og informasjon/kontroll over prosjekt prosess 12

Hva skal til for at gevinsten blir realisert? Målanalyse Mål Indikator (KPI) Målemetode Hva skal til for at gevinsten blir realisert? Interessenter Dato for gevinst Godkjente og gode arkiveringsrutiner Grad av oppfylte krav til arkivering, evt. antall avvik Interngodkjenning og kontroll Vurdering av fagsystem sett opp mot papirarkiv og elektronisk sak/arkivsystem Barnehagekonsulent Arkiv Fagsystem-leverandør Høst 2007 Raskere registrering av innkomne søknader Syklustid per søknad Rapport fra fagsys. Innkommen vs registrert Bruk av dialogbasert skjema for opptak integrert med fagystem Servicekontoret IKT ansvarlig IT drift Skjemamotorl-everandør Vår 2008 Bedre oversikt over innkomne søknader Antall henvendelser etter søknadsfrist. Internrapportering Kompetanse navigasjon og søk 13

Avhengighetsanalyse 14

Elektronisk opptak Søknadene direkte inn i fagsystemet Forvaltningsmelding automatisk per epost Rask oversikt over antall søknader og lister til styrerne Samle styrerne og gjennomfører opptaket på 1 dag Rapport til rådmann om venteliste Behov for nye barnehageplasser til politikerne 16

Veien videre i barnehagen Få på plass integrasjon med ePhorte – elektronisk arkiv (noark 5 utfordringer) Videre opplæring i de kommunale barnehagene Tilgang til fagsystemet for private styrere via smartklient Videreutvikling av hjemmesidene til den enkelte barnehage (fri programvare) IKT til barna – utvikle dette videre. 18

Rutine oppfølging Rutine for Oppfølging av gevinstmuligheter skal resultere i godkjent organisasjonsutviklingsplan (oppfølgingsplan) for endringer i arbeidsprosessen 19

Feide – SAS system Nye business case som spinnes videre fra tidligere analyser. 20

En sentral prosess i skoleadministrasjonen: Innskriving av 1 En sentral prosess i skoleadministrasjonen: Innskriving av 1. klassinger: AS IS

TO BE:

Basisfunksjoner Integrasjoner Analyse i forkant av anskaffelsen Bred deltakelse fra kommunene Erfaringer fra barnehage – SFO prosessen Interkommunalt samarbeid IKAVA

God kommunal styring Forprosjekt (pågår) Hovedprosjekt - Implementere elektronisk styringssystem som en del av prosjektet Good Governance 24

Tjenestebasert vurdering «Utvikling» Nasjonal vurdering «Kontroll» Tjenestebasert vurdering «Utvikling» Eksterne målinger Intern kvalitetssikring Kommunalt styringssystem

Visjon og strategiske målsetninger Perspektiver Strategi sett gjennom fire perspektiver Utviklings-perspektivet Tjenestemottaker-perspektivet Interne perspektivet Økonomiperspektivet Kritiske suksessfaktorer Hvordan når vi målsetningene? 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 Måleindikatorer Hvordan vet vi om vi har lykkes? 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 Porteføljestyring Hvordan henger tiltakene fra de forskjellige perspektivene sammen? Hva må prioriteres først? Porteføljestyring som gir prioriterte prosjekter /tiltak

Styrekort

Lyngdal kommune Våre verdier: Løsningsorientert og handlekraftig Utviklingsorientert og nyskapende Forutsigbare og kvalitetsbevisste Åpne og samspillsorienterte 29 29