Arkivkurs praktiske arkivrutiner Postmottak, Journalføring, Arkivering Nettverkssamling for privatarkiv 31 mai 2012, Vadsø

Daglige post og arkivrutiner arkivforskriften kapittel III, A. Postmottak og fordeling Stempling og journalføring Saksfordeling og oppfølging Utekspedering, arkivering og kontroll Utlån

POSTBEHANDLING Posten skal leveres til arkivtjenesten Post er post. Det spiller ingen rolle hvordan posten leveres eller i hvilken form den kommer

Ulike typer post og saksdokumenter Personlig adressert post Kopier og rundskriv mottatt fra andre Møteinnkallinger fra andre Post til egen administrasjon, fagsaker Regninger, fakturaer, innbetalingsgiroer Personalsaker Verdipost Telefax E-post Hastesaker

Mottak og åpning av post Skill ut personlig adressert post eller sendinger som etter åpningen viser seg å være feil adressert. Post adressert til kontoret, eller med kontorets navn påført fremfor personnavn åpnes av arkivpersonalet og legges i omslag. Kontroller innholdet, er alle vedlegg med? Skill ut alt som etter åpningen viser seg å være arkivuverdig materiale Rundskriv kan registreres i en egen rundskrivsliste

Telefaks og e-post Telefax og e-post som på grunn av innholdet må regnes som saksdokumenter skal arkivmessig sett behandles på samme måte som vanlig post. Organet (kommunen) skal ha et sentralt e-postmottak Det sentrale e-postmottaket skal ligge i arkivtjenesten, og det er dennes oppgave å åpne og vurdere e-post

POSTBEHANDLING All post som kommer inn til organet skal håndteres i henhold til innholdets karakter Ordinær post adressert til organet Åpnes av arkivtjenesten

POSTBEHANDLING Personlig adressert post Adressaten står alltid øverst i adressefeltet. Slik post skal, dersom arkivtjenesten ikke har fått fullmakt til å åpne, leveres uåpnet til adressaten Inneholder brevet sakspost, skal denne leveres arkivtjenesten for vanlig postbehandling

ARKIVBEGRENSING Arkivforskriftens § 3-18 og 3-19 inneholder bestemmelser for arkivbegrensning i offentlige organer og virksomheter Retningslinjene og gjennomføringen av arkiv-begrensningen er et felles ansvar for både ledere, saksbehandlere og arkivtjenesten

STEMPLING Arkivverdige dokumenter stemples med et journalstempel for å knytte dem til journalen, og for å kunne identifisere dokumentene senere. Organets navn, hvilken avdeling/kontor saken sorterer under, saksansvarlig og saksbehandler, saks- og dokument-nummer, journalføringsdato og arkivkode

KLASSERING Arkivverdige dokumenter skal klasseres, det vil si påføres arkivkode etter innhold. Klasseringen foretas vanligvis i arkivtjenesten, og det skjer i forbindelse med postbehandlingen. Man skal alltid klassere i henhold til den arkivnøkkelen som virksomheten bruker.

Stempling- datering- klassering. Alle dokumenter som skal registreres skal stemples Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller registreres. Stemplet bør ha en enhetlig standard innad i kommunens administrasjon. Stempelet skal identifisere dokumentene; Dersom omslag brukes må man likevel stemple selve dokumentet. Et rødt (el. blått) stempel skiller originaldokumenter fra kopier.

Journal - journalføring Et fortløpende register over inn- og utgående brev. Restansekontroll og oppfølging av saksbehandler For å se sammenheng i arkivet og for framfinning av dokumenter Identifisere dokumenter for innsyn Dokumentasjon Viser hvilke brev som er mottatt, hvor de er i arkivet og hvordan de er fulgt opp

Hvilke dokumenter skal journalføres? 1. SAKSDOKUMENT Det er journalføringsplikt for alle inn- og utgående dokumenter som etter Offentlighetslovens §§2 og 3 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. 2. SAKSFREMLEGG MED VEDLEGG TIL KOMMUNALT FOLKEVALGT ORGAN

Hvilke dokumenter kan Journalføres? 1. ORGANINTERNE DOKUMENT: kladder, interne beskjeder, meldinger og rapporter, arb.notater, dokument som er produsert i organet til bruk, registreres så langt organet finner det tjenlig. Merk: Forskjell mellom Arkivforsk §2-6 og Jf.offl. § 5-1 def. av “Interne dokument”. 2. STORE ENSTYPESAKER: lånesaker, søknad om tilskudd, bilag

Hvilke dokumenter skal ikke Journalføres? Dokumenter som kommer inn under bestemmelsene om arkivbegrensing i arkivforskr.§ 3-19, skal ikke journalføres og de skal heller ikke arkiveres: - Trykksaker, rundskriv, interne notater som ikke inngår i saksbehandling og som ikke inngår som dokumentasjon

Arkiveringsplikten går lenger enn journalføringsplikten Alle dokument som kommer inn under arkivlovens definisjon av arkiv i § 2 og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning etter arkivforskr. §§ 3-18 og 3-19, skal arkiveres. Dette gjelder også organinterne dokumenter, enten de journalføres eller ikke.

Hvilke opplysninger skal registreres om det enkelte dokument? Journalopplysninger når dokumentet registreres inn: 1. Journalføringsdato 2. Saks - og dokumentnummer 3. Avsender og/eller mottaker 4. Opplysninger om sak, innhold eller emne, dvs dokumenttittel eller annen innholdsbeskrivelse. 5. Dokumentets datering 6. Arkivkode i henhold til arkivnøkkelen Ved arkivlegging registreres også: 7. Ekspedisjons- eller avskrivningsdato 8. Avskrivningsmåte

Viktig å passe på ved journalføring Viktig å passe på at arkivarene bruker samme språk og forkortelser hver gang de registrerer dokumenter i journalsystemet. (SKRIVEREGLER) For å få til god registrering som sikrer gjenfinning, må virksomheten lage regler for hvordan de forskjellige feltene i registreringsbildet skal fylles ut. Arkivkode; ved tvil om den er riktig, kontakt arkivtjenesten Virksomheten må også utarbeide regler for hva som defineres som en sak, slik at alle dokumentene i samme sak får samme saksnr.

Formål med disse funksjonene Gi dokumentene en sikker og entydig identifikasjon Knytte de enkelte dokumentene til den saken de tilhører Finne tilbake til sakene Hindre uhjemlet innsyn Plassere dokumentene i organets system for oversikt gjenfinning, gjenfinning, gjenfinning!

POSTLISTE / JOURNAL Fortløpende liste over alle journalførte dokumenter. Postlista følger dokumentene til den enkelte saksbehandlers enhet. Postlista gjennomgås med tanke på arkivkode, saksbehandler og unntak fra offentlighet, returneres til arkivtjenesten, som fører eventuelle rettelser i offentlig journal

AVSKRIVING Journalen skal etter avskriving vise: Om et inngående dokument er behandlet Hvordan dokumentet er behandlet Når dokumentet ble avskrevet Hvem som var saksansvarlig

KOPIBOK ”Organet skal normalt lage kopibok som inneheld kopi av alle utgåande dokument.” Kopiboka ordnes kronologisk Et organ kan gjerne ha to kopibøker slik at man kan skille ut de dokumentene som er unntatt offentlighet Kopibøkene er ikke kassable, og skal bindes inn senest ved bortsetting

SLUTTBEHANDLING Når en sak er ferdigbehandlet fra saksbehandler skal arkivtjenesten: Avskrive eventuelle uavskrevne dokumenter Kontrollere at alle utgående dokumenter er korrekt journalført Kontrollere at alle registrerte dokumenter finnes i den fysiske mappa Kontrollere at mappa er ryddig og ikke inneholder metall, plast og lignende Avslutte saken i sak-/arkivsystemet

ARKIVLEGGING Ferdigbehandlede, avsluttede saker legges på rett plass i arkivet Primærkoden saken er registrert under viser hvor i arkivet saken skal ligge.

OFFENTLIG JOURNAL Trenger kun å inneholde de obligatoriske opplysningene. Alle dokument som er registrert i en journal skal tas med på offentlig journal!! Konfidensielle opplysninger skal skjermes fra offentligheten. Nøytrale betegnelser som ikke røper opplysninger som skal skjermer : Hele journalen er offentlig Man kan registrere opplysningene som ikke skal være offentlige,og stryke disse ut i den kopien som legge ut for offentligheten: Man får en offentlig og en fullstendig journal, A- og B-journal

UTLÅN FRA ARKIVET Opprett regler for utlån av saksmapper Bruk utlånskort Kontroll på utlån sikrer : -bevaring av arkivene -rettsikkerhet for kommunen og individ -sparer tid på å leite hos saksbehandlere -hindrer ”personlige arkiv”