versjon 7 Innføringskurs Litt informasjon om EndNote: Det er et referansehåndteringsverktøy som alle UiB-ansatte har adgang til. Det hjelper deg å holde styr på referansene dine. Det matematisk naturvitenskapelige fakultetsbibliotek Universitetet i Bergen

Innhold Hvordan legge inn referanser i EndNote biblioteket. Samspillet mellom Word og EndNote. Ulike referansestiler Hvordan få tilgang til programvaren. Spør om deltagerne ønsker å ta opp noe spesielt. Spør om deltagerne har brukt programmet forut. Demonstrer samspill mellom word og endnote, velg også stil. 2

Referansestil Harvard

Referansestil Vancouver

Åpne EndNote Start – Programmer – EndNote File – New (eller Open) Kall biblioteket ditt ”kurs.enl”, og lagre det på skrivebordet. Maksimer vinduet. 5

Hvordan legge inn referanser i EndNote-biblioteket ? Man kan søke etter referanser i baser, og deretter overføre dem direkte til EndNote Man kan skrive inn referansene manuelt 6

Søke og overføre referanser til EndNote Man søke i base og hente referansene direkte fra: Web of Science www.sciencedirect.com Man søke i base og hente referansene indirekte fra: BIBSYS ASFA Geological References (GeoRef) INSPEC Man kan gjøre direkte søk i baser via EndNote Her tar vi opp direkt og indirekte overføring samt søk og import i EN. Per i dag funker ikke eksport fra SP (som inspec og GeoRef) saken er meldt til Issue-tracker og ligger hos Erik. 7

Søk og merkering i Web of Science Fremgangsmåte: Utfør et søk. Hak av de referansene som skal eksporteres, og klikk på Submit-knappen (for hver treffliste/webside) - deretter Marked List-knappen. Fyll ut Marked Records skjermen, og klikk på Export to Reference Software-knappen. Følg deretter de anvisningene som gis, og angi hvilken EndNote-base referansene skal eksporteres til. Oppgave: Søk i ’Topic’ på ’displacement-length AND scaling’ og eksporter alle referansene (ca 10 treff). Skriv søkestrengen på tavlen og fortell litt om boolsk søk.

Eksport fra Web of Science Åpne ditt bibliotek ”kurs.enl” som du lagret på skrivebordet.

Søk og merking i sciencedirect

Eksport fra sciencedirect Åpne ditt bibliotek ”kurs.enl” som du lagret på skrivebordet.

Hvordan ser referansene ut i EndNote? databasevinduet forandre ”display fields” velg en stil ”preview” og skriv ut eksporter rtf format for Word-dokument txt format for å kunne brukes i BibTeX i LaTeX 12

Å skrive inn referanser manuelt Velg type referanse (bok, artikkel, nettdokument) Fyll inn feltene (author, date, title,...) Lister ”Term Lists” ”authors” ”journals” For å legge til forkortelser, velg Tools – Open Terms List – Journal Term list Finn forkortelser på http://www.online.issn.org/ ”keywords” ”labels” Termlistene bygges automatisk opp etter hvert som man legger inn referanser. Når en skriver inn en ny referanse vil EN foreslå ord fra termlisten. Vis dette ved å skrive inn ”fossen” som forfatter i en ny referanse. Term Lists: Alle nye EndNote-baser har 3 ordlister for forfattere, tidsskrifter og keywords. Disse listene oppdateres automatisk når du legger inn referanser i din base. 1) Suggest term as you type: Hvis valget Suggest term as you type er skrudd på - benyttes ordene i listene som forslag til termer når du registrerer forfatter, tidsskrift eller keyword. 2) Update lists when importing or pasting references: Ved å velge alternativet Update lists when importing or pasting references oppdateres listene automatisk når du importerer nye referanser. 3) Update lists during data entry Når alternativet Update lists during data entry er valgt blir listene automatisk oppdatert når du registrerer nye referanser. Hvis du skrur av dette valget, kan du allikevel oppdatere listene senere ved å velge Define Term Lists fra Tools-menyen – merke av en liste og klikke på Update List. 14

Legg inn referansen i EndNote: Oppgave Legg inn referansen i EndNote: Author: Schutz, R. A.; Fossen, H. Year: 2002 Title: Displacement-length scaling in three dimensions: the importance of aspect ratio and application to deformation bands Journal: Journal of Structural Geology Volume: 24 Issue: 9 Pages: 1389-1411 15

Oppgave Finn forkortelsen av ”Journal of Structural Geology” på http://www.online.issn.org/ For å legge til forkortelsen i EndNote, velg Tools – Open Term Lists – Journal Term list Avhengig av hvilken stil du velger vil basen enten velge full tittel eller forkortet tittel. 16

Direkte søk og import i EndNote Velg base: Tools – Connect UB-GeoRef (SP) BIBSYS (Norway) Klikk deg forbi x Søk på ”author” fossen-h* (GeoRef) fossen AND haakon (BIBSYS) Søkeformen eravhengig av hvilken base du er koblet opp til Kopier Her tar vi opp direkt og indirekte overføring samt søk og import i EN. Per i dag funker ikke eksport fra SP (som inspec og GeoRef) saken er meldt til Issue-tracker og ligger hos Erik. I EN Finn koblingen til databasen du vil søke i med Edit : Connection Files : Open Connection Manager. Merk av de aktuelle basene. Knytt deg til basene med Tools : Connect. Utfør et søk i valgte database. I trefflisten velges de referansene som skal kopieres til din EndNote-base. NB! Sjekk at referansene blir registrert riktig i din EndNote-database. Noen av de importerte referansene må ofte redigeres. OBS: begrensete søkemuligheter og usikker søkeresultat ved søk via EN! 17

Indirekte overføring BIBSYS Søk i BIBSYS på ”Statistics and data analysis in geology / John C. Davis. - 3rd ed.” Lagring – eksport fra BIBSYS: Velg RIS Import Format og klikk på Eksporter-knappen i BIBSYS. I menyvalget i nettleseren (Fil : Lagres som) lagres filen som en txt-fil. Import til EndNote - File : Import Import Data File: Finn txt-filen som du skal importere/har mellomlagret. Import Option: Benytt importfilteret: Reference Manager (RIS). Duplicates: Velg Discard Duplicates hvis du ikke ønsker å importere dubletter. Klikk på Import-knappen. Oppgave.... TY - BOOK T1 - Statistics and data analysis in geology A1 - Davis, John C. CY - New York PB - Wiley Y1 - c2002 SN - 0-471-17275-8 (ib.) KW - edb geologi statistikk data-analyse geology statistics computer systems geografi KW - Geologi - Statistiske metoder KW - Geologi - Databehandling 18

Samspill mellom Word og EndNote Åpne aktuell EndNote-bibliotek Åpne Word Aktiver verktøylinjen For å sette inn en sitering, bruk enten ”Find citation” eller ”Insert selected citation” Velg stil : Format Bibliography , og deretter ”instant formatering” for øyeblikkelig formatering

Verktøylinjen i Word Hvis EndNote’s verktøylinje ikke er synlig i Word, aktiveres denne med Vis : Verktøylinjer : EndNote. Sett inn referanser. Formaterer den automatisk? Stilene kommer vi tilbake til senere.

Ulike referansestiler 5 alternativer er lagt inn som standard på verktøylinjen for stilvalg i EndNote: Author-date: Setter inn referansene i teksten med forfatternavn og årstall. Referanselisten blir sortert alfabetisk. Numerisk: Setter inn referansene i teksten som nummer. Referanselisten blir dermed sortert numerisk. Annotated: Tar med abstrakten i referanselisten, er elles som author-date. Show all Select another stile: Disse alternativene lar deg velge hvilken som helst lagret stil. Si litt om stiler: annotated (med abstract), numerisk og auther-date, show all. select an other stile legges automatisk i favorittlisten. 21

Remove Field codes Før en sender fra seg et dokument er det viktig å slette koblingene mellom Word og EndNote. Husk at mottager ikke har tilgang til ditt bibliotek og ikke ser dataene hentet derfra. Lagre en versjon uten koblinger. Behold en versjon med koblinger. NB! Dersom man har koblinger mellom Word og EndNote og ønsker å sende fra seg et manuskript er det viktig at man lagrer en versjon av dokumentet som ikke inneholder disse koblingene. I motsatt fall vil ikke mottageren av dokumentet se de dataene som Word henter fra EndNote. Husk likevel på å ta vare på en versjon som har koblingene intakt da dette er nødvendig for å kunne endre stiler el. i etterkant dersom man skulle ha behov for det. 22

Man kan redigere eksisterende stiler: Velg Edit : Output Style : Open Style Manager for å bla igjennom de ulike stilene. Velg den stilen som ligner mest den ønskelige og klikk på Edit-knappen. Før endringer gjøres må man sørge for å lagre den stilen som skal redigeres under nytt navn: File : Save as. Du lagrer en fil som er en kopi av den valgte stilen, men med nytt filnavn i EndNote’s Styles-mappe

Sett inn referanser fra ditt bibliotek. Oppgave: Sett inn referanser fra ditt bibliotek. Velg stilen ”nature” først i EndNote, og deretter fra Word. Nedlast eventuelt nye stiler http://www.endnote.com/support/enstyles.asp 24

Rydd i biblioteket Sortering Fjerning av dubletter Legge til ”keywords” og ”label” Feltet ’Label’ kan brukes for å markere referansene etter forskningsprosjekt forskningsfelt referansetype (figur, tabell, likning Bruk dette feltet foroverføring av referanser til Latex. Legg inn et nummer e.l. (eks: Forfatter-2003-a) som er unikt for denne referansen. BibTeX vil ikke virke hvis ikke hver referanse har et slikt unikt kjennemerke. 25

Holde orden på figurer i et dokument ved hjelp av EndNote Henvisninger til figurer settes inn i Word med Find Figures. EndNote holder orden på hvilket nummer figuren har. Selve figuren med figurtekst (Caption) plasseres enten etter det avsnittet hvor man finner henvisningen eller til slutt i dokumentet. Plasseringen bestemmes i valgte Output Style. Flytter du om på figurene i dokumentet, bruk Generate Figure List til å oppdatere figur-nummerne. Figurlisten genereres ikke!!!!!!! Når jeg forandre på et bilde, vil det automatisk rettes opp i EndNote, lurer på om dett gjelder når man har laget en snarvei til bildet og hentet inn bildet via denne snarveien?

LaTeX og EndNote Se en kort veiledning på UB Oslos hjemmesider: http://www.ub.uio.no/umn/biol/endnote.html Bruke EndNote sammen med LaTeX og BibTeX BibTeX er et referanseprogram som følger med LaTeX. BibTeX har mange av de samme funksjonene som EndNote når det gjelder å sette siteringer inn i teksten og formatere en referanseliste. Men BibTeX har manglet de mulighetene for import av referanser fra litteraturdatabaser som EndNote gir. Til dette kan man bruke EndNote som et bindeledd. Importer referanser til EndNote som forklart ovenfor. Merk av de referansene du ønsker å eksportere, velg References > Show Selected References (hvis du vil eksportere hele innholdet i biblioteket ditt, velg References > Show all references). Så får du en liten jobb, for i feltet Label i hver referanse må du legge inn et nummer e.l. (eks: Forfatter-2003-a) som er unikt for denne referansen. BibTeX vil ikke virke hvis ikke hver referanse har et slikt unikt kjennemerke. Gjør det i et format som er lett å huske og kjenne igjen, så det blir lett å sitere referansene mens du skriver i LaTeX. Velg Edit > Output Styles > Open Style Manager, stilen heter BibTeX Export. Merk av denne. Velg denne stilen i Edit > Output Styles så den får en hake ved seg. Eksporter med File > Export. Velg filtype for filen som eksporteres. Den må være Text file (*.txt) for å kunne brukes i BibTeX. Gi eksportfilen et navn med '.bib' ending og lagre. Man trenger ikke la BibTeX fila hete det samme som LaTeX fila, men man må spesifisere filnavnet på BibTeX-fila i LaTeX-fila slik: \bibliography{filnavn} Merk at filnavnet gis uten .bib tag til slutt. 27

Tilgang til programvaren: Nedlasting av selve programmet: EndNote er fritt tilgjengelig for studenter og ansatte ved UiB. Klikk her for å laste ned programmet Alternativt kan man få låne en CD ved henvendelse til IT-avdelingens programvaregruppe. Ekstra filtre og oppkoblingsfiler: Oppkoblingsfiler anvendes for å bruke EndNote til å søke i eksterne baser som UB abonnerer på. Klikk her for å laste ned filtre og oppkoblingsfiler. 28

Brukerveiledninger Se UBs hjemmesider www.ub.uib.no, velg Kurs i informasjonskompetanse Se www.endnote.com, velg ’support’ For samspill mellom EndNote og LaTeX se http://www.ub.uio.no/umn/biol/endnote.html 29

Evaluering Fyll ut evalueringsskjemaet før du går. Hvis du vil ha tilsendt denne powerpoint-presentasjonen kan du sende oss en e-mail: susanne.mikki@ub.uib.no Evaluering Hva synes du var mest lærerik i dag? Hva synes du var unødvendig informasjon? Hva trenger du mer å vite om, fordypning i? Hva synes du om kurset i sin helhet? meget bra  bra  middels  dårlig  Tok du med en egen problemstilling som du jobbet med under kurset? ja  nei  Hvilket kurs på ditt institutt var kurset i EndNote forankret i? Hvem annonserte bibliotekopplæringen? Er dette kurset i EndNote noe du ville hatt behov for tideligere? ja  nei  Andre kommentarer: 30