IT-ledernettverket 18. april 2018 Prosjekt IT drift

Styrevedtak IT drift Det er bred enighet om at det er nødvendig å gjennomgå IT-driften ved UiO med tanke på forbedring og effektivisering. Overordnet mål er å standardisere og effektivisere IT-driften. Eksempler på foreslåtte områder er innkjøp av utstyr, organisering av brukerstøtte for studenter og ansatte, klientdrift og nettverksdrift. Arbeidet må ses i sammenheng med Masterplan for IT (se D-sak 3). I organiseringen av IT-driftsprosjektet og prioritering av delprosjekter må koblingen mellom prosjektet og masterplanarbeidet ivaretas. Utviklingen av nye tjenester må ta hensyn til brukernes opplevelse av tjenestene (studenter, vitenskapelig ansatte og teknisk/administrativt ansatte). Dette innebærer at enhetene involveres i å definere, prioritere og sette mål for delprosjektene, og at brukerne involveres både i utforming og gjennomføring. 18. april 2018

Programstruktur: Administrativ forbedring og digitalisering Programeier Universitetsdirektør Programstyre GJENNOMGÅENDE PROSESSER Dekan-møtet/ Direktør-nettverk Programleder Styringsgruppe Styringsgruppe Styringsgruppe Styringsgruppe Prosjekt Sak/arkiv Prosjekt ERP Felles-løsninger Prosjekt IT-drift 1 2 3 Medvirkning og medbestemmelse: Tjenestemannsorganisasjoner, vernelinje, medarbeiderinvolvering, referansegrupper Lokale forbedrings-prosjekter Programkontor: Felles rammeverk og metodikk for administrativt forbedringsarbeid (prosjektmodell, prosessverktøy, erfaringsutveksling, ressursteam, gevinstrealisering risikoanalyser, administrativ støtte for programmet, mm) 18. april 2018

IT-kostnader IT-kostnader (tall i tusen) UiO NTNU UiB UiS UiT HiOA IT sentralt 169 843 216 241 150 319 69 156 142 193 75 304 Sentraladministrasjon 87 045 122 677 51 352 22 550 47 101 7 119 Fakulteter 173 654 224 638 60 497 21 144 44 999 11 430 Uspesifisert 534 -623 Totale IT-kostnader 430 542 563 555 262 701 112 850 234 293 93 230 Andel IT av totalbudsjett 5,4 % 6,7 % 6,1 % 7,0 % 6,4 % 3,7 % Inntekter fra IT-tjenester til andre org. 62 829 13 532 19 885 14 797 18. april 2018

IT-ansatte per fakultet Årsverkallokering Lokal IT 2016 Kategorier HF Jus MN MedFak OD SV TF UV KHM NHM UB Sum Infrastruktur 1,0 0,0 3,9 1,1 1,8 1,5 0,1 0,4 0,2 11,1 Infrastruktur HPC 4,6   5,7 Arbeidsstasjoner 0,7 6,4 2,9 2,0 0,3 0,6 18,7 Print 0,5 1,3 5,2 Brukerstøtte 7,9 2,5 10,7 8,7 3,4 7,5 2,7 48,0 Lokalnett Trådløst nettverk Led./adm/info 2,1 1,6 10,0 Administrative systemer 0,8 6,8 AV 2,2 1,9 0,9 13,4 Annet 4,5 16,3 Totalt 18,0 8,4 39,5 26,9 9,5 17,2 1,2 8,5 7,8 140,9 18. april 2018

Prosjektet Hovedprosjekt Delprosjekter enkelttjenester Organisering og samhandling lokal og sentral IT Gevinstrealisering? Delprosjekter enkelttjenester Valg, kostnader fokus, effektivitet Fokus på hele prosessen Hele prosessen, 18. april 2018

Mulige delprosjekter Klientdrift Prosess fra bestilling, installasjon, drift, brukerstøtte til nedleggelse Utskrift Klient-software SAM-prosjektet inkludert Nettverk AV Helpdesk: 0-linje, 1-linje og 2-linje organisering 18. april 2018

Delprosjekt Beskrive dagens prosess Kostnader, inkludert ÅV lokalt og sentralt Beskrive alternativer med kostnader Dagens løsning Alternativer Beslutning Implementering 18. april 2018

Avgrensinger IT i utdanning og IT i forskning – Masterplan for IT Administrativ IT – SKAIT og BOTT:HR og økonomi og BOTT:SA Tjenester kun USIT leverer Eks e-post 18. april 2018

Alternative gjennomføring Pilotere noen delprosjekter? Forhold mellom delprosjekter og hovedprosjekt? Diskutere, noen dilemmaer, gå først løs på delprosjekter, så konsekvenser for organisering lokal – sentral, 18. april 2018

Videre arbeid Neste møtet i programstyret 24. mai: Forslag til prosjektmandat Forslag til styringsgruppe Forslag til prosjektleder 18. april 2018