Dokumenthåndtering i fylkeskommunen Oppstartsmøte Bevare eller kaste? Dokumenthåndtering i fylkeskommunen Oppstartsmøte

Agenda Innledning og presentasjon Om prosjektet v/Torgrim Formål, gevinster, organisering Metodikk for gjennomføring Om bevaring- og kassasjon v/Hanne Starte kartlegging: Gjennomgå «Forkartleggingsskjema v0.1» og fortsette utfylling Neste arbeidsmøte og veien videre

«Bevarings- og kassasjonsplan for fylkeskommuner» Prosjektet er finansiert av Riksarkivet Grunnlag for «Trøndelagsarkivet»: «Føre var» for hele fylkeskommunen Gylden anledning til å skape «orden i eget hus» Forskrift fra Riksarkivaren per 1.2.2014 (nye regler for bevaring av dokumentasjon) Samfunnsoppdraget •       Riksarkivet har bevilget kr 400.000,- til prosjektet. Krav: samarbeid med flere (eksterne), synliggjøring, tilgjengeliggjøring, gjenbruksverdi. Prosjektet vil ha stor gjenbruksverdi og være foregangsgivende for ALLE fylkeskommuner. •       Fordi vi er i sammenslåingsprosess med Nord-Trøndelag, er det behov for å kartlegge ulikheter/likheter både mtp oppgaveløsning og dokumenthåndtering. Denne kartlegginga blir et fint grunnlag å ha med seg i sammenslåingsprosessen •       Kartlegginga som gjøres i regi av Trøndelagsarkivet, kommer hele Trøndelag fylkeskommune til gode – man får «det store bildet», ved å være tilstede hos alle enheter og foreta en helhetlig kartlegging. Enkeltkartlegging hos enheter vil ta utgangspunkt kun i egen enhet.

Formål… Utarbeide en bevaring- og kassasjonsplan som kan: gjenbrukes i alle fylkeskommuner lette arbeidet med bevarings- og kassasjonsvurdering av eksisterende og fremtidige arkiver benyttes ved kravstilling og utvikling av digitale løsninger Legge til rette for implementering av nye bevarings- og kassasjonsrutiner Utarbeide rutiner for vedlikehold av bevaring- og kassasjonsplan Bidra til å skape større bevissthet rundt dokumenthåndtering og arkivering (kvalitetsforbedring i arkivdanningen) Prosjektets formål Prosjektets formål er å utarbeide en BK-plan som kan gjenbrukes i alle fylkeskommuner, og som skal lette arbeidet med bevarings- og kassasjonsvurdering av eksisterende og fremtidige arkiver. For å utarbeide BK-planen skal prosjektet kartlegge alle funksjonsområder med tilhørende funksjoner som fylkeskommunene er ansvarlig for.   BK-planen skal kunne benyttes ved kravstilling og utvikling av digitale løsninger for behandling av informasjon og dokumentasjon. Prosjektet skal resultere i nye retningslinjer for håndtering av dokumentasjon som sikrer bevaring av viktig historisk og kulturelt kildemateriale, og samtidig sikrer en forsvarlig og økonomisk håndtering av dokumentasjon uten bevaringsverdi i fylkeskommunen. Prosjektet skal etablere og legge til rette for implementering av nye bevarings- og kassasjonsrutiner for alt arkivmateriale uansett lagringsmedium. For å sikre at BK-plan forblir funksjonell og nyttig i fremtiden, skal prosjektet utarbeide og etablere rutiner for vedlikehold av BK-planen. Det er per dags dato ikke gjort mye innenfor BK-vurderinger for fylkeskommunale funksjoner. Prosjektet skal derfor bidra til å skape større bevissthet rundt dokumenthåndtering og arkivering, for å heve kvaliteten i arkivdanningen til fylkeskommunen.

Gevinster for innbyggere/organisasjoner styrket rettssikkerhet og mer likebehandling ved at innbygger sitt dokumentasjonsbehov blir bedre ivaretatt enklere innsyn i saker og dokumenter som skal bevares for ettertiden

Gevinster for fylkeskommunen mer effektiv og ressursbesparende arkivdanning korrekt kassasjon av arkivmateriale og/eller arkiver uten bevaringsverdi korrekt arkivbegrensning korrekt bevaring av arkivmateriale for ettertiden som f.eks. bidrar til å bevare fylkeskommunen sin historie enklere å finne frem i og vedlikeholde arkiver som skal bevares for ettertiden enklere å ivareta fylkeskommunen sitt dokumentasjonsbehov redusert ressursbruk ved gjenbruk i andre fylkeskommuner (overføringsverdi) o   Vi gjør en mer effektiv og ressursbesparende jobb o   Vi bevarer bare det som har verdi for ettertiden o   Vi tør å kassere informasjon som kun er av praktisk karakter og som har kort levetid som informasjonskilde o   Vi kaster det som ikke har betydning som dokumentasjon  eller er relevant for å forså saksbehandlingen

Gevinster for ansatte i fylkeskommunen forenkle arbeidet gjennom felles rutiner og retningslinjer for bevaring- og kassasjon økt bevissthet og kunnskap om arkiv og betydningen av riktig dokumenthåndtering enklere å deponere fremtidige arkiver ved at informasjon blir journalført og arkivert fortløpende og korrekt første gang

Gevinster for «digitaliseringsprosjekter» bidra til å sikre at «Arkivloven» med forskrifter blir ivaretatt ved spesifisering, anskaffelse og utvikling av nye digitale løsninger bidra til å forenkle digitalisering av dokumentasjon som skapes av fylkeskommunen sine funksjoner og arbeidsprosesser

Organisering IKA-Trøndelag FOT og andre arkivledere som referansegruppe/høringsinstans Involvere andre fylkeskommuner i arbeidet/arbeidsgrupper f.eks. Østfold og Vestfold

Fremdriftsplan… Ferdig i god tid før 1.1.2018, med følgende hovedmilepæler: M1 Styringsdokument og prosjektplan godkjent 1.12.2016 M2 Forkartlegging ferdig 31.12.2016 M3 Hovedkartlegging ferdig 15.5.2017 M4 Høring ferdig (eksternt) 19.6.2017 M5 Bevarings- og kassasjonsplan kan implementeres 30.9.2017

Hva hvis vi avdekker avvik…? Prosjektet driver ikke med tilsyn, men alvorlige avvik som oppdages vil påpekes og meldes i avvikssystemet

Metodikk for gjennomføring (se mal kartleggingsskjema)

Spørsmål så langt…?