OT-MAPPE Hvordan skal den behandles? Telemark fylkeskommune v/Anke Regine Kise 14.05.2009

OT-MAPPER Journalføring og arkivering Høsten 2009 starter vi med OT-mapper. OT-mapper opprettes først når det er behov. Det vil si når det skjer noe vedrørende en ungdom som er verdt å dokumentere. All arkivering vedrørende en ungdom skal skje i OT-mappen. Lag eget omslag for det som er arkivuverdig og legg det i mappen. OT-mappene arkiveres etter fødsels- og personnummer.

OT-MAPPER Journalføring og arkivering forts. I aktivt arkiv skal det kun være mapper på de ungdommene som er omfattet av lovfestet rett til videregående opplæring. Mappene overføres bortsettingsarkivet når retten bortfaller. Alle OT-mapper skal bevares. Arkivbegrensning foretas etter arkivforskriften § 3-19 Alle virksomheter skal bruke EDB Sak og Arkiv/ESA som journal.

OT-MAPPER Utlån OT-mapper skal kun lånes ut til de som har tjenstlig behov. Alle ansatte skal ikke ha tilgang. §4-9 i arkivforskrift og §13 i forvaltningsloven Bruk utlånskort En OT-mappe og alle andre typer arkivsaker skal ALDRI føres ut av ”huset” (ta kopi hvis absolutt nødvendig og sørg for forsvarlig oppbevaring/makulering)

OT-MAPPER Flytting til annet fylke Kun kopi av dokumentasjon kan oversendes. Vi skal kunne dokumentere hvilke tilbud som er gitt ungdommen. Informasjon (kopi) som er viktig for videre oppfølging kan overføres. Ungdom/foresatte skal informeres og få mulighet til å uttale seg. Med skriftlig samtykke kan kopi av andre sensitive opplysninger overføres. Disiplinær saker skal ikke overføres dersom disse ikke er årsak til flytting eller er av pedagogisk betydning for ny skole

OT-MAPPER Innsyn Krav om innsyn behandles etter forvaltningslovens §§ 18-20 Som hovedregel har alle rett til innsyn i egen mappe. Her finnes unntaksregler. Dokumentliste kan utgis slik at det kan krysses av for hvilke dokumenter det ønskes innsyn i. Hvis ønskelig kan kopi utleveres. Innsynsbegjæringer skal skje skriftlig.

OT-MAPPER Eks. på registrering i ESA Saksnivå 1. linje i sakstittel skal det stå OT-mappe . 2. linje i sakstittel skal det stå ungdommens fornavn og etternavn. Fane 2 Arkiv Objektkode FNR Personnr. Arkivdel Opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt skal skjermes (rosa felt)

OT-MAPPER Eksempler på innhold Hovedprinsipp: Alt som har verdi som dokumentasjon Uttalelser om ungdommen som har betydning for rettigheter og plikter Sluttmelding Registreringsskjema Handlingsplan