INITIATIV FOR ETISK HANDEL Profileringsartikler: Hvordan dokumentere etiske krav som kvalifikasjonskrav? INITIATIV FOR ETISK HANDEL Ressurssenter for bærekraftige leverandørkjeder Stine Foss Seniorrådgiver 14.12.2015

Presentasjon i Navn? Virksomhet og stilling?

Agenda Tid Emne 09.30 – 11.30 Velkommen og introduksjon v/Espen Haavardsholm UiS Kort om Initiativ for etisk handel (IEH) og vår rolle i anskaffelsen v/Stine Foss, seniorrådgiver Initiativ for etisk handel Kontraktskrav og kvalifikasjonskrav – hva innebærer det? Gjennomgang av krav til dokumentasjon. Spørsmål og diskusjon Kort om oppfølging i kontraktsfasen Oppsummering

Initiativ for etisk handel (IEH) VISJON Samarbeid om handel som fremmer menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø. ORGANISERING Etablert i 2000 som et flerpartsinitiativ Medlemsorganisasjon Årsmøte øverste organ MÅL Styrke oppslutningen om etisk handel Styrke medlemmenes arbeid med etisk handel Næringsliv Sivilsamfunn HM IEH er relevant for norske bedrifter - gjør dere i stand til å oppfylle forventinger til respekt for mr i egne leverandørkjeder Landets (Nordens) fremste ressurs på etisk handel! 1. Anerkjent multi-stakeholder for operasjonalisering av UNGC/ILO/FN i globale leverandørkjeder 2. IEH-nettverk - nasjonalt og internasjonalt, utvikles og styrkes (ETI+Nordisk+LRN) – mange samarbeidspartnere 3. IEH- medlemsprogram –rådgivere – kurs, verktøy/ressurser/maler – tydelige programmer/verktøy/støtte til medlemmene - aktiviteter i nettverk (IEH:forum – mat/tekstiler/kjemikalier/dyrevelferd/mm) 4. IEH-medlemmer (153) – aktive medlemmer (inaktive melder seg ut/aktiviseres) – større medlemmer – flere bransjer – offentlig sektor/leverandører – voksende nettverk med erfaringsutveksling Mål = pådriver og ressurssenter FINANSIERING Medlemskontingent Prosjektmidler fra Norad Prosjektmidler andre Arbeidstaker Arbeidsgiver 4 © 2013 Initiativ for Etisk Handel

Medlemmer Bedrifter - 117 Offentlig virksomheter - 19 IEHs rolle: Veileder i konkurransegjennomføringen – spørsmål og svar gjøres tilgjengelig på Doffin Se alle IEH-medlemmer - http://etiskhandel.no/Medlem/IEH_medlemsoversikt/ Bedrifter - 117 Offentlig virksomheter - 19 Organisasjoner - 25 © 2013 Initiativ for Etisk Handel

Veiledning, verktøy og maler Det finnes mye gratis informasjon , verktøy og ressurser © 2013 Initiativ for Etisk Handel

Nettverk- og kompetansebygging IEH:Kurs IEH:Workshops IEH:Forum Etisk handel faglig innføring Innføring i etisk handel Kommunikasjon Innkjøpspraksis Oppfølging av etiske kontraktsvilkår i offentlige anskaffelser Arbeid med virksomhetsspesifikke utfordringer Risikokartlegging og forbedring Rapportering og målsetting Hvordan levere på etiske krav i offentlige anskaffelser? RAID – praktisk innføring i databasen Mindre nettverk med fokus på sektorspesifikke tema Tekstil/sport/sko Råvare Organisasjoner Offentlige virksomheter Leverandører til offentlig sektor Temaforum IEH tilbyr kapasitetsbygging – sentralt for å håndtere utfordringer. IEH setter medlemmer og deres leverandører i stand til å arbeide med etisk handel Må gjøres både hjemme og ute. Gjelder også korrupsjon. Handler om både å forstå hvilke utfordringer som finnes, hvordan kartlegge disse og hvordan håndtere utfordringene. Metoden skal vi komme tilbake til senere, kjernen i det vi driver med. Nå oversikt over tilbudet Medlemmer: Anerkjent metode Verktøy og maler Kurs og forum Årlig rapportering og benchmarking Erfaringsutveksling Nettverk og samarbeid Individuell oppfølging © 2013 Initiativ for Etisk Handel

Anerkjent ressurssenter HM IEH utvikler veiledere for etisk handel, finansiert av norske myndigheter. Norske myndigheter har de siste årene gitt en kraftig økning i bevilgningene til IEHs arbeid. Norske myndigheter støtter seg i økende grad på IEHs kompetanse: Regjeringens konsultasjonsorgan KOMpakt NHDs Kompetanseforum.

Hva snakker vi om? At offentlige virksomheter skal kreve av sine leverandører at varer (og tjenester) som leveres skal være produsert under lovlige og anstendig forhold og på en måte som ikke skader miljøet.

Hva betyr det? Krav til etterlevelse av ILOs åtte kjernekonvensjoner … Barnearbeid; Tvangsarbeid; Diskriminering; Fagforeningsfrihet; Retten til kollektive forhandlinger … og nasjonal lovgivning i kontraktsfasen Lønns- og arbeidstidsbestemmelser; HMS; Regulære ansettelser; Brutal behandling; Lovfestede forsikringer og sosiale ordninger

Etiske krav i denne anskaffelsen Se utdelte kopier – kort gjennomgang

Krav til dokumentasjon – følg med! 4.1 System for sporbarhet i leverandørkjeden 4.2 Retningslinjer for etisk handel/Code of conduct (CoC) 4.3 Formidling av CoC i leverandørkjeden 4.4 System for oppfølging av CoC i lev.kjeden

4.1 System for sporbarhet i leverandørkjeden Påstand Hvis ikke leverandør vet hvor varen er produsert, så vet han heller ikke noe om forholdene i produksjonen Krav til dokumentasjon Beskrivelse av leverandørkjeden, for eksempel leverandørkjedekart (se fig.) Ett skjema per produkt / deltilbud Fra og med tilbyder til og med det ledd der produksjonen av den ferdige varen finner sted (som et minimum) Nødvendige opplysninger for hvert ledd SPORBARHET – LES DELKRAV OG KRAV TIL DOKUMENTASJON Spørsmål / Dilemma: Jeg får ikke informasjonen fra underleverandør. Det gjør dere! En rekke bedrifter, inkl. IEH-medlemmer, kjenner sin leverandørkjede. Kvalitet, leveringssikkerhet, etc. Stadig flere åpner leverandørlistene, eks HH, Stormberg, HM, REMA Dokumentere direkte til oppdragsgiver Er det enkelt å oppfylle kravet?

4.2 Retningslinjer for etiske handel Code of Conduct / CoC / Supplier Code of Conduct Påstand Hvis ikke tilbyder (evt. morselskap / underlev.) fremsetter etiske krav, tilsvarende oppdragsgivers etiske krav, til sine underleverandører, så vet ikke tilbyder om kravene etterleves hos produsent. Krav til dokumentasjon: Vedta Code of Conduct (CoC), som minst inneholder samme elementer, som oppdragsgivers krav CoC skal gjelde for tilbyders leverandørkjede Dersom tilbyder baserer seg på morselskap / underleverandørs CoC , husk forpliktelseserklæring og gyldig signatur RETNINGSLINJER FOR ETISK HANDEL (CODE OF CONDUCT – LES KRAVET OG KRAV TIL DOKUMENTASJON Spørsmål / Dilemma: Hva om CoC er formidlet for flere år siden? Det er ok. Vi ser på innholdet i CoC CoC bør være på engelsk eller enda bedre: lokalt språk Mer om morselskap og underleverandør og deres CoC Er det enkelt å oppfylle kravet?

Vedta CoC: Se mal for CoC i veileder Sjekk innholdet opp mot innholdet i kontraktskravet til Statsbygg. NB! IEH har revidert CoC etter 2012.

4.3 Formidling av Code of Conduct i leverandørkjeden Påstand Hvis ikke tilbyder har formidlet CoC skriftlig til aktørene i leverandørkjeden (som et minimum til og med produsent) så kan han ikke vite om oppdragsgivers etiske krav etterleves Krav til dokumentasjon Formidle CoC skriftlig til produsent Dokumentere at det er gjort, for eksempel Kopi av e-post eller akseptbrev (se eks.) Dersom tilbyder baserer seg på morselskapets / underleverandørs CoC, fremskaffe tilsvarende dokumentasjon SKRIFTLIG FORMIDLING AV COC – LES KRAVET OG KRAV TIL DOKUMENTASJON Spørsmål / Dilemma / Tips: Hva om CoC er formidlet for ett / flere år siden? Det er ok Formidle CoC på en måte som ikke ødelegger Fremheve forretningsmessighet, langsiktighet (du bør også forplikte deg – se på underlev. Som partnere), tillit og samarbeid. Er det enkelt å oppfylle kravet?

4.4 System for oppfølging av CoC i leverandørkjeden Påstand Hvis ikke tilbyder (evt. morselskap / underlev.) følger opp CoC i leverandørkjeden, så vet ikke tilbyder om CoC etterleves. Følgelig kan han ikke vite om oppdragsgivers etiske krav oppfylles Krav til dokumentasjon Beskrive system for oppfølging av CoC i leverandørkjeden Hvem hos tilbyder er ansvarlig for oppfølging av CoC, evt. for oppfølging av morselskap / underleverandør dersom deres CoC legges til grunn? Hvilke konkrete tiltak planlegge tilbyder, og når? Hvem vil gjennomføre tiltakene? Hvordan håndterer systemet avvik fra CoC, være seg tilbyders CoC eller morselskapets / underleverandørs CoC? SYSTEM FOR OPPFØLGING AV CODE OF CONDUCT – LES KRAVET OG KRAV TIL DOKUMENTASJON Tegne en handlingsplan Er det enkelt å oppfylle kravet?

Kvalifikasjonskrav - oppsummert Leverandørkjedekart – ett per PRODUKT / deltilbud Som et minimum til og med det ledd der varene produseres Vedta CoC på samme nivå som oppdragsgivers etiske krav Formidle denne skriftlig til underleverandører (evt. få bekreftet at CoC til morselskap / underleverandør er formidlet Beskrive system for oppfølging av CoC

Oppfølging i kontraktsfasen: Hvordan virker leverandørens ”system”, jfr. delkrav 4.4 Status på tiltaksplan (jfr. delkrav 4) Ytterligere rapportering, for eks. egenrapp. hos produsent Innhente «andres» revisjonsrapporter Vurdere revisjon / stedlig kontroll Ved brudd vil oppdragsgiver kreve retting. Ved manglende oppfølging kan oppdragsgiver heve kontrakten Jeg verken kan eller vil spekulerer i oppfølgingen, men her er noe dere bør ha beredskap på

Oppsummering Flere spørsmål Lykke til Husk IEHs rolle i konkurranse-gjennomføringen