Omstillingsprosjekt Organisering, mandat, arbeidsflyt

Organisering Prosjekteigar - kommunestyret Prosjektansvarleg - rådmann Styringsgruppe FS og hovudtillitsvalde Tenesteleiarmøte Prosjektgruppe Arbeidsgruppe Leia av tenesteleiar Arbeidsgruppe Leia av tenesteleiar Arbeidsgruppe Leia av tenesteleiar Arbeidsgruppe Leia av tenesteleiar Tverrfagleg arb gruppe 1 Tverrfagleg arb gruppe 2 Prosjektleiing PL – Jon T

AG TL AG TL AG TL SG PL Arbeidsflyt – ”rytme” Reorganisering tverrfagleg PL = Prosjektleiar TL =Tenesteleiarmøte AG = Arbeidsgruppe SG = Styringsgruppe AG

Mål og mandat - teneste MÅL: 1.Ein samla reduksjon av driftsnivået til Lærdal kommune på 9 millionar kroner fram til Ein reduksjon av netto driftsnivå på 1 millionar kroner i 2011, frå 135,1 til 134,1 millionar kroner 3.Ein vidare reduksjon av netto driftsnivå på 2 millionar kroner årleg i åra Med dette som bakgrunn skal det: Gjerast ein systematisk gjennomgang av tenesteområdet for å få fram tiltak som kan auke inntektene eller redusere utgiftene. Vurderast kva investeringar som kan gjerast for å kunne redusere utgiftsnivået og effektivisere drifta. Alle tiltak skal listast opp, talfestast i kroner og ha ei konsekvensvurdering på kort og lang sikt. Innafor kvart tenesteområde bør det listast opp tiltak på ei samla netto ramme på i samsvar med eigen oversikt på rekneark. Det må komme fram kva verknader dei enkelte tiltaka får for brukarane og kvaliteten på tenestene. Det er ein føresetnad at alle tiltak ligg innafor dei rammer som lover og reglar stiller til gjennomføring av kommunale tenester.

MÅL: 1.Ein samla reduksjon av driftsnivået til Lærdal kommune på 9 millionar kroner fram til Ein reduksjon av netto driftsnivå på 1 millionar kroner i 2011, frå 135,1 til 134,1 millionar kroner 3.Ein vidare reduksjon av netto driftsnivå på 2 millionar kroner årleg i åra Med dette som bakgrunn skal det vurderast strukturendringar i form av til dømes: – reduksjon av tal einingar – mellom einingane innan helse- og omsorgsområdet – mellom einingane innan helse- og omsorgsområdet og andre tenesteeiningar – mellom sentraladministrasjonen og einingane – interkommunalt samarbeid for å få fram tiltak som kan auke inntektene eller redusere utgiftene. Det skal også vurderast kva investeringar som kan gjerast for å kunne redusere utgiftsnivået og effektivisere drifta. Alle tiltak skal listast opp, talfestast i kroner og ha ei konsekvensvurdering på kort og lang sikt. Det bør det listast opp tiltak på ei samla netto ramme på 2,5 mill kroner. Det må komme fram kva verknader dei enkelte tiltaka får for brukarane og kvaliteten på tenestene. Det er ein føresetnad at alle tiltak ligg innafor dei rammer som lover og reglar stiller til gjennomføring av kommunale tenester. Mål og mandat - struktur

Arbeidsgrupper og innsparingskrav Ansvar og tenesteLeiarDeltakarar Krav til innsparing B-2011 %- andel Ansvar 100 Folkevalde organ ?? ,6 Ansvar 110 Rådmann Jon EPlasstillitsvald, relevante medarbeidarar ,8 Ansvar 120 Oppvekst Borgund TorfinnPlasstillitsvald, relevante medarbeidarar ,1 Ansvar 121 Oppvekst Ljøsne TorfinnPlasstillitsvald, relevante medarbeidarar ,9 Ansvar 122 Lærdalsøyri skule EvaPlasstillitsvald, relevante medarbeidarar ,7 Ansvar 123 Lærdalsøyri barnehage SisselPlasstillitsvald, relevante medarbeidarar ,1 Ansvar 131 Helse FrodePlasstillitsvald, relevante medarbeidarar ,8 Ansvar 132 Sosiale tenester EinarPlasstillitsvald, relevante medarbeidarar ,4 Ansvar 133 Pleie og omsorg GunnaPlasstillitsvald, relevante medarbeidarar ,3 Ansvar 134 Barnevern MariannePlasstillitsvald, relevante medarbeidarar ,5 Ansvar 151 Kultur AstridPlasstillitsvald, relevante medarbeidarar ,3 Ansvar 162 Teknisk drift Alf MagnePlasstillitsvald, relevante medarbeidarar ,5 Innsparingskrav: Samla innsparing Mva-kompensasjon, ufordelt Netto driftsbudsjett 2011, vedteke i kommunestyret Innsparingskrav ,2 % av innsparinga i 2011, 22,2 % av innsparinga etterfølgjande år

Rammer for gruppene sitt arbeid Tenesteleiar er leiar for gruppa De nemner sjølv opp kven som skal vere med Det vert sett ei tidsramme på 3 timar pr møte Det vert sett ei ramme på tre møte Det må gjerast arbeid i framkant av møte – kva vil eg ha fram i møtet? Det må gjerast arbeid i etterkant av møte – Det eg ikkje fekk fram i møtet – ta det før det forsvinn Det skal rapporterast på avvik i høve plan Vurderingar av tiltak – Starte med inntektssida deretter utgiftssida – Andre måtar å løyse oppgåvene på – Ta med idear i høve tverrfaglege løysingar for seinare bearbeiding anten i eigne grupper eller i tenesteleiarmøtet

Tidsplan arbeidsgrupper Milepålar - prosjektleiar AktivitetDelaktivitetFristFrist/Milep Prosjektplanlegging 17.des Mandatutforming17.des Tidfesting møte og fristar17.des Legge til rette grunnlagsmateriale 03.jan Oppstart arb grupperFellessamling/motivering 04.jan Formidle oppgåva Sjekke at oppgåva er forstått Sjekke at oppgåva er akseptert Sjekke at det vert jobba med oppgåva Kontrollere arbeid Justere kurs Møte arb gruppe teneste3 møte a 3 timar 5-7 jan26-27 jan9-11 feb. Sluttrapport frå kvar gruppe teneste 15.feb Rapportering til PA - rådmann 12.jan02.feb16.feb Samansying og samordning tiltak 18.feb Oppstart tverrfaglege grupperFellessamling/motivering 01.mar Formidle oppgåva Sjekke at oppgåva er forstått Sjekke at oppgåva er akseptert Sjekke at det vert jobba med oppgåva Kontrollere arbeid Justere kurs Møte arb gruppe tverrfagleg3 møte a 3 timar 3-4 mars mars 31 mars -1. Apr Sluttrapport frå kvar gruppe teneste 05.apr Rapportering til PA - rådmann 09.mar23.mar06.apr Samansying og samordning tiltak 08.apr Framlegging for PA hovedprosjekt 13.apr Effektmåling i slutten av 2011, 2012, 2013 og 2014 Avgjerdspunkt

Tiltaksliste – tilrettelagd rekneark - døme TiltakslisteStørre strukturelle tiltak TenesteTiltakBeløpLovpålagtMerknad Årstal iverksetting GenereltTilsettingsstopp Auke prisar utleigebustader Innskjerping vurdering av ekstraressursar bhg/sfo/skule PPT legg rammer - oppnå fleksibilitet for å få mest muleg Medlemsskap Sogn regionråd Oppseiingstid eitt år EldreomsorgBemanningsfaktor - red tenestevnivå Ja Kan definere eit lågare tenestenivå enn det me har i dag Gå over frå eigenlaga mat til leveranse av mat jfr GulenNeiMå reknast på Legge ned vakseri og kjøpe tenesteNeiMå reknast på Redusere tenestenivå heimehjelp Ja Kan definere eit lågare tenestenivå enn det me har i dag, må reknast på Auka brukarbetaling heimehjelp50 000Ja Rigide rammer for prisfastsetting på nokre tenester Auka brukarbetaling sjukeheimar Rigide rammer for prisfastsetting på nokre tenester SkuleReduksjon i rammetimetalet JaKan definere lågare nivå enn i dag, reknast på Reduksjon vakseopplæring JaMå reknast på SFOStenging om sommaren Nei Born overførast til barnehagane? Må reknast på - red betaling Ope i Øvre eller på Tangen 1 mnd kvarNeiHalvert beløp - redusert betaling Auka prisar Prisar som i Sogndal Få fram konsekvensar av tiltaka – meiningar om dei må de gjerne ha, men det er ikkje vår rolle å ta avgjerder om kva tiltak som skal setjast i verk

Utvikling i tal årsverk Årsverk Rådmannen11,4615,0620,7319, Reinhald12, Oppvekst Borgund11,9510,3311,4011,81 121Oppvekst Ljøsne10,6110,0610,4011, Lærdalsøyri skule27,5830,0329,0033, Lærdalsøyri barnehage26,9028,2029,4034, Helse10,1610,1111,6613, Sosiale tenester - NAV9,9110,666,716, Pleie og omsorg57,29 ?71,0074,975, Landbruk2,903,3 134 Barnevern2,751, Kultur og formidling8,277,877,188, Teknisk forvaltning2,1 162 Teknisk drift12,123,8027,8027,50 Sum Nye stillingar 2009: Landbrukssjef 0,9 årsverk (tidlegare Aurland) Lege/helsesjef 1,0 årsverk Sakshandsamar pleie og omsorg 1,0 årsverk Kulturbasert stadutvikling 1,0 årsverk Juridisk rådgjevar 0,8 årsverk Seniortiltak 0,6 årsverk

Utvikling i tal tilsette Tal tilsette KvinnerMenn Rådmannskontoret Oppvekst Borgund Oppvekst Ljøsne Lærdalsøyri skule Lærdalsøyri barnehage Helse NAV Pleie og omsorg Barnevern Kultur og formidling Teknisk drift Lærdal kommune320303* *Nedgang i tal tilsette skuldast rydding i systemet – timelønna og korte vikariat som er ute er avslutta og fjerna.

Leiing – kva er det? Å kunne formulere ei oppgåve Å formidle oppgåva til andre og gjere ho forstått Å syte for at oppgåva vert akseptert. I forhold til å få oppgåva løyst er dette ein grunnleggande og kritisk føresetnad Å sikre at det vert jobba med oppgåva Å kontrollere og evaluere

Tilpassing til reduserte økonomiske rammer Generelt krav om å tilpasse tenesteproduksjonen til reduserte økonomiske rammer Naudsynt for å få god økonomisk driftsstode Framlegg om reduksjon på 9 mill over 5 år Særskild bestilling frå politikken på skule Utgangspunkt – Kommunen og skulen si primæroppgåve er å levere best muleg undervisningstenester til elevane – Fokus på innhaldet og resultata når elevane går ut Kva veit me om utvikling i behov – elevtal fram til 2015

Elevar Lærdalsøyri skule 2010/112011/122012/132013/14 1.klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse Totalt Elevar Ljøsne skule 2010/112011/122012/132013/14 1.klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse104 6 Totalt Elevar Borgund skule 2010/112011/122012/132013/14 1.klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse5143 Totalt Utvikling i elevtal ved skulane Elevar skulane i Lærdal 2010/112011/122012/132013/14 1.klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse klasse Totalt

Skulen – tilpassing til reduserte økonomiske rammer Rådmannen levere eit best muleg grunnlag for avgjerder Oppdraget er å få fram alternative måtar å levere undervinsinga på innafor reduserte økonomiske rammer – Struktur som i dag med reduserte rammer – Endra organisering og eller struktur 3 – skular – endra administrasjon? 3 – skular – endra administrasjon og samling ungdomsskule? 2 – skular? Få fram konsekvensar av dei ulike alternativa – Vår evne til å levere best muleg undervisning til elevane i Lærdal – Elevar, elevar med særskilde behov, deira samla læringsmiljø, klassestorleik – Personale, kompetanse, fagmiljø, det samla lærings -og undervisningsmiljøet – Administrasjon – Skyss - kostnader, kor mange skal skyssast, når og kvar knytt til ulike alternativ – Plass, kvalitet på lokale, alternativ bruk Politikken – ta avgjerdene på bakgrunn av sakstilfang produsert av administrasjonen Rådmannen – gjennomføre vedtaket som vert gjort av politikken

Organisasjonskart Lærdal kommune Rådmann Alf Olsen jr Teknisk drift (A. M. Hjellum) Kultur og formidling Astrid M. Aarvik Helse F. Myklebust Pleie og omsorg G. Sigurdardottir Lærdalsøyri skule E H Solstad Lærdalsøyri barnehage S Aarethun Oppvekst Ljøsne T. Grøttebø Oppvekst Borgund T. Grøttebø NAV E Moen Barnevern M. Voldum Ass rådmann Jon Tamnes Personal- og organisasjonsleiar Inger Bakken Avdelingar Plan og byggesak (Asle Skalle) Servicesentral (Laila Kvigne) Interkommunalt Landbruk (M. Aspevik) Skatteoppkrevjar (Oddmund Bøe) Stab Økonomi (Reidar Johnsen Aurland) Juridisk rådgjevar (Lasse Sælthun) IKT rådgjevar (Arild Førde) Næringssjef Arvid Randen Leiargruppa