© 2015 Deloitte AS Kommunereformarbeid Kommunikasjonsplan som del av en god prosess 1

© 2015 Deloitte AS Agenda Arbeidsgiverpolitiske perspektiver på kommunesammenslåingsprosesser Kort om åpenhet vs. lukking Presentasjon og utvikling av en kortfattet kommunikasjonsplan Veien videre 2

© 2015 Deloitte AS Suksessfaktorer for en god prosess Arbeidsgiverpolitiske perspektiver Ambisiøs og tydelig ledelse De om leder arbeidet med kommunesammenslåingen må være tydelige på hva mål og ambisjoner for den nye kommunen er Det er nødvendig med en tydelige visjon for hva man skal oppnå som ny kommune – og hvordan Tydelige roller og mandater til involverte aktører Klart definerte mandater og fullmakter kan bidra til at rollene er tydelige, og at de rette organene får mulighet til å foreta nødvendige beslutninger. Bevissthet rundt sammensetning på tvers av kommuner og nivåer Nytenkning og raushet En kommunesammenslåing oppleves som en betydelig endring. Vil være en nødvendighet å kunne «tenke nytt» Vise raushet i prosessen, særlig i drøftinger mellom store og små kommuner Bred involvering og åpen tilnærming Bred involvering av tillitsvalgte oppgis gjennomgående som en suksessfaktor fra informantene. Dette er et grep som har bidratt til at endringene overordnet sett er blitt godt mottatt og forankret blant både ledere og ansatte 3

© 2015 Deloitte AS En overordnet tidslinje Arbeidsgiverpolitiske perspektiver 4

© 2015 Deloitte AS Hovedregelen er full åpenhet Åpenhet vs. lukking Hovedregelen for møteoffentlighet finner vi i kommuneloven § 31, om møteoffentlighet Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer I kommuneloven § 30 er det videre nedfelt at Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter. Unntak fra regelen om møteoffentlighet følger fire forholdsvis strenge regler i kommuneloven § 31 Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument 5

© 2015 Deloitte AS Forslag til struktur Kommunikasjonsplanen Formål og bakgrunn Policy og føringer for kommunikasjonsarbeidet Målgrupper for kommunikasjonsplanen Kanaler for informasjon og medvirkning Tidslinje Handlingsplan med milepæler/frister 6

© 2015 Deloitte AS Formål og bakgrunn Kommunikasjonsplanen Formål Å sørge for at alle relevante parter er godt informert gjennom hele prosessen og at det gis rom for involvering og medvirkning Bakgrunn for kommunikasjonsarbeidet Viktig å være tydelig på fordeler og ulemper Oppnå balanse mellom nok informasjon og «for mye» Få frem i lyset relevant fakta og kunnskap Opprettholde likeverdighet i prosessen Sikre at det settes av ressurser og tid til informasjon og medvirkning 7

© 2015 Deloitte AS Kommunikasjonspolicy og føringer for arbeidet Kommunikasjonsplanen Kommunikasjonen bør i størst mulig grad følge prinsippene for statlig kommunikasjonspolitikk: Åpenhet. I sin kommunikasjon med innbyggeren være åpen, tydelig og tilgjengelig Medvirkning. Ta berørte innbyggere med på råd og involvere dem i utforming av politikk og tjenester Nå alle. Sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte Aktiv. Aktivt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter Helhet. Kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet Føringer for kommunikasjonsarbeidet Det bør informeres kontinuerlig gjennom hele prosessen Informasjonen bør være åpen og tilgjengelig Prosessen må være inkluderende og åpen for medvirkning fra innbyggere, ansatte og andre Vi må være tydelige på mål og resultater som vi ønsker å oppnå i og etter prosessen 8

© 2015 Deloitte AS Målgrupper og kanaler Kommunikasjonsplanen 9 MålgrupperKanaler Innbyggerne, ev. velge ut deler f eks. unge Spørreundersøkelse. Folkemøter. Hjemmesider. Sosiale medier/Facebook. Media (pressemeldinger og -konferanser). Egne ansatte og ledereInterninformasjon. Intranett. Møter. Epost og sms. Bruk av tjenesteledere som videreformidlere og «ambassadører». NæringslivFolkemøter. Hjemmesider. Sosiale medier/Facebook. Media (pressemeldinger og -konferanser). Frivillig sektorFolkemøter. Hjemmesider. Sosiale medier/Facebook. Media (pressemeldinger og -konferanser). MediaFolkemøter. Hjemmesider. Sosiale medier/Facebook. Media (pressemeldinger og -konferanser).

© 2015 Deloitte AS Tidslinje og milepæler Kommunikasjonsplanen Tidslinjen bør synliggjøre prosessen fra i dag og frem til avsluttet prosess/ev. fase Handlingsplanen kan inneholde følgende: Andre målgrupper vil kunne ha behov for kommunespesifikk kommunikasjon 10 MålgruppeBudskapKanal/aktivitetFristAnsvarlig Egne ansatte og tillitsvalgte Innbyggere Næringsliv

© 2015 Deloitte AS Regjeringens løp Kommunikasjonsplanen 11

© 2015 Deloitte AS Innspill til videre kommunikasjonsarbeid Veien videre Behov for å opprette en kommunikasjonsgruppe (informasjons- og kommunikasjonsfaglige personer fra den enkelte kommune)? Utpeke en medieansvarlig/kontaktperson for prosessen? Hva skal til for å skape engasjement for prosessen? Behov for å tydeliggjøre mål for hva kommunene ønsker å oppnå i prosessen? Hva bør kommuniseres til hvem i den første fasen? Hvordan sikre sammenheng mellom kommunikasjon og pågående prosesser og endringsledelse? 12

© 2015 Deloitte AS Innspill og avklaringer Oppsummert Kommunikasjonsplanen skal i første omgang gjelde for perioden frem til januar 2016, da det skal fattes vedtak om hvilke(t) alternativ kommunen(e) skal gå for. I den første fasen vil det være mest relevant å informere om avveininger i den pågående prosessen. Å skape engasjement blant folk vil være en viktigere målsetting i den neste fasen etter januar. Det vurderes å etablere en kommunikasjonsgruppe som kan bistå prosjektleder i kommunikasjonsarbeid utover i prosessen. Det er naturlig at ordførere har et ansvar for å kommunisere rundt politiske spørsmål, mens spørsmål fra media rundt prosess og fremdrift kan rettes til prosjektleder. Det legges opp til at ordførere snakker sammen om hva som er hovedbudskap mot slutten av arrangerte samlinger i prosessen, og at de koordinerer seg imellom fortløpende ved behov. 13

© 2015 Deloitte AS Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. This communication contains general information only, and neither Deloitte AS nor Deloitte Advokatfirma AS is, by means of this publication, rendering professional advice or services and shall not be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.