1 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april Strategiprosjekt 5 BATs eksterne rolle og intern håndtering av økonomisk overskudd

2 Arbeidsgruppas sammensetning BM; Per Jostein GM; Knut Ragnar GT; Steinar MB; (Sveinung), Knut PA; Olav VT; Stein Adm; Jon Karsten, (Marion) Arbeidsgruppas leder; Asbjørn BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april Prinsipp - Representanter fra alle faggruppene samt administrasjonen - Helst ikke faggruppeledere

3 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april Mandat fra Instituttleder (1) Bakgrunnen for prosjektet er gruppearbeidet som ble presentert på Instituttets strategisamling på Røros i februar, se oppsummering av dette arbeidet. I tillegg har rektor i et styrevedtak antydet at vi skal redusere antall 69 konto samt IVTs styrevedtak om nedbygging av 69 reservene totalt sett. Rektor har også initiert et prosjekt som har i 2010 utredet økonomiske samarbeidsavtaler mellom NTNU og Sintef og det er innhentet data fra de ulike samarbeidsrelasjonene mellom fakultetets 10 institutter og de 5 Sintef avd som NTNU samarbeider med. Det er et mål at man skal få bort alle personlige rådgiver avtaler mellom NTNU og Sintef ansatte slik at alle Sintef samarbeidsavtaler og prosjekter skal være på instituttnivå og at honorarene går igjennom instituttet slik at den ansatte får eventuelt utbelt et honorar fra instituttet etter nærmere avtale.

4 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april Mandat fra Instituttleder (2) Målsettingen for dette prosjektet er å utarbeide retningslinjer for hvordan vi skal opptre i forhold til andre eksterne samarbeidspartnere (samt Sintef) og finne en løsning, forslag til økonomisk fordeling internt på hvordan vi ivaretar instituttets og fagmiljøets beste. Noen spm: Hvordan skal vi bygge ned 69-reservene? Trenger vi personlige 69 konto? Går det an å tenke seg at faggruppenes driftskonto økes? Jeg ønsker å stimulere til en felles og kollektiv forvaltning av våre faglige, økonomiske og person ressurser slik at vi kan fremstå som et inkluderende og raust fagmiljø slik vi har sagt i visjonen. Tidsfrist rapportering; 1. februar, presenteres på Instituttets strategisamling februar Økonomi; hvis behov

5 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april Arbeidsform 4 møter (16.11., 7.12., 2.2. og 14.2.) møter med instituttene Energi- og prosessteknikk og Konstruksjonsteknikk innhenting av informasjon fra faggruppene som har vært behandlet i ulike møter i arbeidsgruppa utkast til rapport fra arbeidsgruppa til høring internt i gruppa Lagt vekt på mandatets formulering om ”Jeg ønsker å stimulere til en felles og kollektiv forvaltning av våre faglige, økonomiske og person ressurser slik at vi kan fremstå som et inkluderende og raust fagmiljø slik vi har sagt i visjonen.” samt de føringer som er gitt i referat fra ulike Styremøter på institutt Har ikke sett på instituttets inntektsfordelingsmodell basert på budsjettet fra Fakultetet. Dette lå utenfor Arbeidsgruppas mandat

6 Styrebehandling på BAT Styremøte Sak 6. Budsjett prosjektene: –Fakultetet har pålagt instituttet å bygge ned saldo på samlete 69- prosjekt i forhold til instituttets langtidsbudsjett. I tillegg er det kommet et ønske at instituttet bygger ned antall 69-prosjekter. –Instituttleder foreslår å slå sammen instituttets 69-prosjekt på faggruppenivå slik at det blir en 69-konto pr faggruppe. Faggruppene bestemmer selv hvordan de bruker pengene innenfor rammene gitt av gjeldende regelverk og langtidsbudsjettet men gjennom dette vil alle bidra til fellesskapet og disponeres i fellesskap. BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april 2011.

7 Styrebehandling på BAT; Vedtak: Styret var enig om at det ikke bør fortsettes som før men å innføre delvise endringer og starte en prosess for å sikre god forankring og medvirkning i endringene Instituttlederen får fullmakt til å fjerne underskuddet ved 4 faggrupper og fellesverkstedet, og håndtere overskuddet ved faggruppene Geomatikk og Marin byggteknikk på en tilfredsstillende måte. Kostnadene på rammedrift fordeles og løftes til instituttets rammedrift som foreslått Bevilgning til faggruppene (rammedrift) baseres på 4 resultatkriterier: –Undervisningsemner som gitt i NTNUs inntektsfordeling modell 2010 –Publiseringspoeng 2008 –Gjennomsnitt ph.d.-produksjon –Antall faste ansatte per gruppe per 1. januar 2010 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april 2011.

8 Arbeidsgruppas innstilling Innstillingen tar opp følgende forhold Typer ekstern aktivitet som inngår i prosjektet Personlige rådgiveravtaler med SINTEF og eventuelle andre eksterne parter Eksterne timesatser Overhead på bidrags- og oppdragsprosjekter 69-prosjekter Pengestrøm ved bidrags- og oppdragsprosjekter

9 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april Personlige rådgiveravtaler med SINTEF og andre eksterne samarbeidspartnere alle personlige rådgiveravtaler mellom instituttansatte og SINTEF sies opp, og de erstattes av avtaler mellom vedkommende SINTEF-enhet og instituttet. I slike tilfeller må det inngås avtale mellom den ansatte og instituttet om hvilke oppgaver som skal ivaretas mot SINTEF samt honorering for slikt arbeid. samme praksis foreslås også der ansatte ved instituttet har tilsvarende avtaler som omtalt ovenfor med andre eksterne samarbeidspartnere.

10 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april Eksterne prosjekter der BAT er kontraktspartner mot ekstern oppdragsgiver Ved egne avtaler mellom NTNU, fakultet eller institutt og ekstern oppdragsgiver, brukes de timesatser som er avtalt prosjekter der samarbeidende SINTEF-enhet også kan ha tilsvarende prosjekter med samme oppdragsgiver, brukes samme timesatser som SINTEF-enheten prosjekter med andre oppdragsgivere, brukes de samme timesatser som for Norges forskningsråd EU-prosjekter brukes timesatser i henhold til avtale for prosjektet

11 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april Viderefakturering av BATs timer Der instituttets innsats viderefaktureres av ekstern samarbeidspartner (for eksempel SINTEF) –ansattes timeinnsats belastes ekstern samarbeidspartner (for eksempel SINTEF) med 80 % av utfakturert timesats for vitenskapelig personale og 75 % for ingeniører/administrativt personale. Samme praksis bør også legges til grunn der ekstern samarbeidspartner fakturerer Instituttet i prosjekter som Instituttet har.

12 69-kontoer; ønske om nedbygging av ”reserver” og antall kontoer Antall 69-kontoer BAT; 2 BM; 7 GM; 6 GT; 1 MB; 5 PA; 8 VT; 7 Sum 36 Økonomi; 69-kontoer ( ) Totalt har BAT 6.8 mill kr på 69-kontoer fordelt på –2.9 mill på Institutt –3.9 mill på Faggrupper/personlige kontoer –ca 3.3 mill på personlige kontoer Måltall ; 3.6 mill kr på 69-kontoer fordelt på –0.6 mill på Instituttet –3.0 mill på Faggrupper/personlige kontoer BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april 2011.

13 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april prosjekter (1) Alle 69-prosjekter er instituttprosjekter Instituttet må følge de retningslinjer som kommer fra NTNU sentralt og Fakultetet To hovedalternativ ble realitetsvurdert alle ”individuelle” 69-prosjekter avvikles innen (?), og blir erstattet av ett 69-prosjekt på hver faggruppe samt ett 69-prosjekt på instituttnivå. I denne fasen med avvikling av ”personlige 69-prosjekter”, er det viktig at tidligere forutsetninger knyttet til disponeringen av ”individuelle” 69-prosjekter blir i varetatt. prinsippet med ”individuelle 69-kontoer” videreføres som i dag. En mellomvariant ble også diskutert, dvs. en 69-prosjekt pr fagområde

14 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april prosjekter (3) Arbeidsgruppas innstilling Innspill 1 ”Arbeidsgruppa anbefaler at instituttet legger alternativ 1 til grunn for sitt videre arbeid” Hovedprinsipp Alt 1 ”alle ”individuelle” 69-prosjekter avvikles innen (?), og blir erstattet av ett 69-prosjekt på hver faggruppe samt ett 69-prosjekt på instituttnivå. I denne fasen med avvikling av ”personlige 69-prosjekter”, er det viktig at tidligere forutsetninger knyttet til disponeringen av ”individuelle” 69- prosjekter blir i varetatt” Videre påpekt : Ikke skyggeregnskap som viser hvem som har opparbeidet midlene Spesielle tilefelle kan det være aktuelt å opprette et fåtall 69-prosjekter Administrasjonen bes om utarbeide retningslinjer for bruk av 69-prosjektene

15 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april prosjekter (2) Arbeidsgruppas innstilling Innspill 2. ”Instituttet går inn for at hver faggruppe som en minimumsløsning har en felles 69- konto, der midlene kan anvendes til formål faggruppa finner tjenlige. Dette kan for eksempel være fellesformål for faggruppa, eller individuelt rettede tiltak for personer som har gjort stor innsats på områder det ikke er knyttet oppdragsinntekter til; f.eks spesiell innsats med undervisning, laboratorieaktiviteter eller administrativt arbeid. I tillegg gis faggruppa anledning til å anvende/opprette individuelle 69-konti eller tilsvarende konti for faggruppas fagområder, dersom dette finnes hensiktsmessig. Antall slike konti bør holdes lavest mulig. Det er uansett et mål (krav?) at en skal unngå en ordning som forutsetter at det føres ”skyggeregnskap” som viser hvem som har opparbeidet midlene. Arbeidsgruppa vil be administrasjonen om å utarbeide veiledende retningslinjer for bruken av midlene på 69-prosjektene; hva midlene kan brukes til”

16 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april prosjekter (3) Arbeidsgruppas innstilling Innspill 3. A. Hver faggruppe skal ha ett 69-prosjekt som brukes slik gruppa finner det tjenlig. B. Alternativt kan det opprettes individuelle konto som kan knyttes til personer eller fagområder innen faggruppa, der prosjektets ”eier” har råderett over bruken. (Altså: A uansett, mens B kan være tillegg hvis det er stor stemning for det.)

17 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april 2011.

18 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april Overhead all overhead ved både oppdrags- og bidragsprosjekter overføres automatisk til instituttets 69-prosjekt. Arbeidsgruppa forslag er at dette prinsipp beholdes. midler fra Instituttets 69-prosjekt kan overføres til faggruppene til styrking av deres driftskonto. Eventuelle overføringer til faggruppene må sees i sammenheng med hvilke utgifter som dekkes av institutt og faggruppe.

19 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april Overskudd – belastning på prosjekt – utbetaling av lønn fra 69-prosjekter I følge Fakultetet er det forutsatt at alle kostnader ved eksterne prosjekter skal belastes prosjektet. Dette innbefatter også uttak av personlig lønn. Dersom dette prinsippet legges til grunn, vil overføringen fra det eksterne prosjektet ved avslutning av prosjektet bestå av overhead til instituttets 69- prosjekt og overskudd til faggruppenes 59-prosjekt ved oppdragsprosjekter og til faggruppenes 69-prosjekter ved bidragsprosjekt.

20 BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april Pengestrøm ved Arbeidsgruppas forslag til fremtidige 69-prosjekter ved instituttet (1) ”Instituttet går inn for alternativ 1 uten at det skal føres et ”skyggeregnskap” som viser hvem som har opparbeidet midlene. Det kan i spesielle situasjoner være aktuelt å opprette et fåtall 69- prosjekter i tillegg til institutt- og faggruppeprosjektene”. Instituttleders formulering i mandatet Jeg ønsker å stimulere til en felles og kollektiv forvaltning av våre faglige, økonomiske og person ressurser slik at vi kan fremstå som et inkluderende og raust fagmiljø slik vi har sagt i visjonen.

21 Jeg vil be styret om å ta stilling til: Oppdrag og bidrag avtales mellom institutt og eksterne samarbeidspartner, i hht Sintef satser, honorar avtales mellom institutt og ansatt i hht retningslinjer Samarbeidsprosjekter hvor instituttet bidrar på Sintef prosjekter og motsatt viderefaktureres med 80 % av Sintef timesats. Tilsvarende gjelder for prosjekter som gjennomføres på instituttet hvor det kan være aktuelt å viderefakturere eksterne aktører i prosjektet, dvs. 80 % av timesats. Det skal utarbeides retningslinjer for pengestrømmen internt (forslag om 40 % OH på lønnskostnad, 50 % til lønn, - direkte kostnader, overskudd til faggruppa) Nedbygging av 69-konto: –All lønn skal taes ut på BOA prosjektet, OH til instituttet fra BOA prosjekter overføres instituttets 69- konto. Overskudd ev. underskudd dekkes av hhv 59- el. 69. konto –Alternativ 1: Opprettholde individuelle 69-konto, overskudd av bidrag overføres til faggruppens og individuell 69 konto –Alternativ 2: Individuelle 69-konti legges ned, men et 69-prosjekt pr fagområdet opprettholdes (disposisjonsrett av faggruppeleder + personer som jobber innen faggruppene) –Alternativ 3: Individuelle 69-konti legges ned og det opprettholdes et 69 prosjekt pr. faggruppe (styres og disponeres av fagruppeleder) BAT Styremøte - Sak 6 Ekstern honorering (SP5), 7. april 2011.