Strategier for kommunikasjon Lokallag i Finnmark

Begreps- avklaring  I det norske språket brukes ofte begrepene informasjon og kommunikasjon om hverandre. En enkel måte å skille begrepene på er å si at kommunikasjon betegner prosessen, og at informasjon er produktet eller budskapet. Informasjon er dermed det som blir formidlet i en kommunikasjonsprosess.  Begrepet kommunikasjon er i denne sammenheng brukt som gjensidig utveksling av informasjon mellom to eller flere parter.  Begrepet informasjon betyr her en ensidig formidling av et budskap.  Denne innledningen vil omhandle kommunikasjon.

Kommunikasjon - utveksling av informasjon  mellom hovedorganisasjon og fagorganisasjon  mellom sentralledd og fylkeslag  mellom hovedorganisasjon/sentralleddet og lokallag (i enkelte tilfeller)  mellom fylkeslag og lokallag  mellom fylkeslag og enkeltmedlemmer  mellom fylkeslag og kontaktfora  mellom lokallag og arbeidsplasstillitsvalgte  mellom lokallag og medlem  mellom lokallag og klubber  Mellom arbeidsplasstillitsvalgt og medlem  mellom klubb og medlem  mellom medlem og medlem

Illustrasjon Utdanningsforbundet Finnmark informasjon kommunikasjon e-post mail brev telefon Utdanningsforbundet Finnmark kommunikasjon Utdanningsforbundet Finnmark informasjon kommunikasjon e-post mail brev telefon Utdanningsforbundet Finnmark kommunikasjon informasjon kommunikasjon informasjon Utdanningsforbundet Finnmark informasjon kommunikasjon e-post mail brev telefon Utdanningsforbundet Finnmark kommunikasjon informasjon kommunikasjon informasjon kommunikasjon informasjon kommunikasjon informasjon e-post e-post informasjon kommunikasjon e-post brev elektronisk post mobiltelefon mobil transport lokallag Utdanningsforbundet Finnmark lokallag klubber tillitsvalgt lokallagsleder leder lokallag lokallagsleder e-post klubber tillitsvalgt lokallagsleder tillitsvalgt e-post brev Alta Sør-Varanger Lebesby Loppa mobil e-post

Utfordringer:  å ha systemer som virker, og som er solid og stabil  å nå alle som skal ha informasjon til rett tid  å få alle som skal ha informasjon, til å lese/gjennomføre/formidle dette videre  Å vite når man kan kontakte hvem

Verktøy for kommunikasjon  intranett, innad i fylkeslaget  e-post – vårt viktigste verktøy  internett, åpen og generell  «Min side»  telefon  møter og kurs  trykksaker, nyhetsbrev m.m.

E-post  Utdanningsforbundets lokallag benytter i dag en sentralisert epostløsning basert på Exchange 2003, levert av IQ Data.  Som følge av problemer knyttet til nye typer nettlesere, der man må aktivere kompatibilitetsmodus for at Outlook Web Access skal fungere i Internet Explorer versjon 10, innføres det nå en oppgradering til Exchange  Størrelsen på den enkelte postboks vil samtidig settes til 1000 MB mot dagens 200 MB.  Iverksettelse NÅ!

E-post  Fylkeslag og andre vil ha 1 e-postadresse pr. lokallag å forholde seg til. Gjør denne kjent blant medlemmer.  Sentralleddet vil også ha en e-postadresse å forholde seg til, for utsendelse av aktuelle og viktige e-poster.  Mottaker skal være lokallagsleder, og lokallagsleder fordeler innkommende post til rette vedkommende.  Lokallag kan vedta andre rutiner, men e-postadressen skal være fast.

Utfordringer:  IGJEN, dette for;  å ha systemer som virker, og som er solid og stabil  å nå alle som skal ha informasjon til rett tid  å få alle som skal ha informasjon, til å lese/gjennomføre/formidle dette videre

E-postadresser                  

Adresse:  - dette blir nå adressen til e-posten for alle lokallag i Finnmark.  Brukernavn er passord får dere enkeltvis av  Alle lokallagsledere vil nå få utdelt en lapp med følgende:  Følg deretter utlevert brukerveiledning.  Lokallagsleder har ansvar å påse at e-posten ikke «går full», altså slette hvis det nærmer seg fullt. (selv om plassen er femdoblet, er det viktig å ha rutiner for dette).  Er e-posten full, får man ikke sendt/mottatt e-post.  Sette opp e-posten på lokallagsleders mobiltelefon, kommer snart. Alta E-postadresse og brukernavn: Passord: xxxxxxxx

Verktøy for kommunikasjon  intranett, innad i fylkeslaget  e-post – vårt viktigste verktøy  internett, åpen og generell  «min side»  telefon  sosiale medier  trykksaker, nyhetsbrev m.m.

Nettsidene  To valg/muligheter for lokallag; ikke aktiv aktiv

Aktiv/ikke- aktiv nettside  Lokallagene velger selv om de vil ha aktiv eller ikke aktiv nettside  Ikke-aktiv: henter kontaktinfo på lokallagsstyret slik det er registrert i medlemsregisteret. Ikke-aktiv side krever ingen annen oppfølgning annet enn å påse at registreringen er riktig  Aktiv nettside: krever fortløpende oppfølgning  Lokallagene tar denne avgjørelsen.

Utdannings- forbundets nettsider  Sentralleddets nettside  Fylkeslagets nettside

Retnings- linjene

«Min side»  Min side

«Min side»

Telefon….  Fylkeslaget Stort sett hele fylkesstyret er satt opp med kontortelefon og mobiltelefon. fylkeslaget/  Lokallag De fleste lokallag har en eller flere mobiltelefoner av type smarttelefon. Kan være fornuftig å sette opp e-posten på mobiltelefon for rask informasjon, videresending, iverksetting

Sosiale medier  Sosiale medier, fungerer stort sett som informasjonsformidler   I tillegg har Utdanningsforbundet etablert både Flickr, Twitter, YouTube, meldingsboka m.m.

Publikasjoner  Trykksaker  Nyhetsbrev  Publikasjoner  (Spesifiser hvilke trykksaker det gjelder, og oppgi adressen de skal sendes til).

Oppsummering  begrepet kommunikasjon brukes som gjensidig utveksling av informasjon mellom to eller flere parter.  e-post HELT sentralt i dagens informasjonsutveksling  ta i bruk og gjør kjent e-postadressen  lag rutiner, svar på henvendelser, videresend til rette vedkommende  hent ut lister og oppdatér registreringen av lokallagsstyret i medlemsregisteret  Ta en kontordag på fylkeskontoret Invitér deg selv som lokallagsleder til fylkeslagskontoret (lokallaget betaler reise og opphold), gjennomgang av e-post, medlemslister, nettside, regnskap m.m. Avtal på forhånd!