Innføring i helelektronisk bilagslønnsystem (Saksbehandlere) Høsten 2015/våren 2016

Program for dagen KlokkeslettTema 09:00-09:15Velkommen og pålogging Roller og ansvar 09:15-09:30Regelverk tilknyttet valg av kontraktstype 09:30-10:001) Søke etter person og registrere 10:00-10:15Pause 10:15-11:30Rutiner tilknyttet kontrakter 2) Registrere kontrakter 11:30-12:15Lunsj 12:15-13:00Rutiner tilknyttet timelister og arkivering 3) Behandle utbetalinger E-poster og lenkefunksjonalitet Eksterne som ønsker å signere manuelt 13:00-13:15Pause 13:15-ca.14:15Registrere nye personer Oppgaver Oversikter og rapporter, tips og triks Sjekkliste 2

Sjekkpunkter ved kursets slutt Endring av personopplysninger fører til endringer i SAP Endringer loggføres Personer med 100 % stilling ved UiO kan ikke benyttes Ansvar for at all informasjon i kontraktene blir riktig Dokumentasjon av timer/oppdrag Feilaktige godkjenninger fører til feilaktige lønnsutbetalinger Spørsmål rettes min superbruker 3

Pålogging 1) Åpne en nettleser 2) Gå til hr-qa.uio.no/irj/portal 3) Logg på med ditt UiO-brukernavn og UiO-passordhr-qa.uio.no/irj/portal 4) Skru av skjermen (vi ikke skal bruke systemet helt enda) OBS! Rekk opp hånda hvis du får problemer! 4

Roller og ansvar RolleBeskrivelse Studiekonsulent (attestant) Følge opp arbeidstagers rettigheter og plikter Kontering (stedkode, org.enhet, tiltak, prosjekt) Kontrollør/ superbruker Kvalitetssikrer valg av Kontrakttype Kontering Besørger informasjon, opplæring og oppfølging av egne brukere BDM (anviser) Økonomisk oversikt og oppfølging i henhold til budsjett Følge opp arbeidstagers rettigheter og plikter ArkivarOversikt og oppfølging av kontrakter i henhold til arkivloven og offentlighetsloven LønnsmedarbeiderKvalitetskontroll på utbetalinger i henhold til attesterte kontrakter (Stikkprøver) 5

Kontraktstyper og kontraktsvarianter Timekontrakt 1Generell og eksamensvakter 2Undervisningsaktiviteter 3Alderspensjonist Oppdragskontrakt 1Generell 2Sensur/retting/veiledning 3Bedømmelse, disputas 4Bedømmelse, kompetanseopprykk 5Bedømmelse, søker stilling 6Deltagelse i forskningsforsøk 6

Regelverk og valg av kontrakt Regelverk: personalarbeid/timeansatte-oppdragstakere/oversikt.html 7

Sykdom – et eksempel Linda Halvorsen, foreleser høsten 2014 og våren Hun har sammenhengende kontrakter hele tiden. -I mai 2015 skal hun holde en to-timers forelesning. Hun blir syk. Spørsmål: 1) Har hun rett på å få lønn for timene, eller må hun ta igjen timene senere/miste lønn for timene? 2) Må hun i så fall levere legeerklæring for å få lønn for timene? 8 Svar: 1) Hun har krav på lønn for timene uten å måtte ta dem igjen. Hvis hun tar igjen timene skal hun få ekstra lønn for dette. 2) Egenerklæring er tilstrekkelig når vedkommende har hatt sammenhengende kontrakter i 2 måneder eller mer. (Ved barns sykdom kan egenmelding benyttes etter 4 uker).

Hele bilagslønnsprosessen vil skje elektronisk Elektronisk innhenting av personopplysninger Elektronisk oppretting av kontrakter Elektronisk godkjenning av kontrakter Elektronisk godkjenning av utbetalinger 9

10 Saksbehandler søker etter person Ekstern registrerer/bekrefter personopplysninger Saksbehandler oppretter kontrakt Kontrollør dobbeltsjekker kontrakt BDM godkjenner kontrakt Ekstern godkjenner kontrakt Saksbehandler behandler utbetaling Forenklet saksflyt Arbeidet utføres =Må gjøres FØR arbeidet finner sted

Demonstrasjon av bilagslønnssystemet Ulike måter å søke etter en person i SAP 11

Saksbehandler ber den eksterne bekrefte sine personopplysninger (med invitasjon) Ekstern er registrert i SAP 12

Saksbehandler bekrefter personopplysninger på vegne av den eksterne (uten invitasjon) Ekstern er registrert i SAP Ekstern har verifisert personopplysningene sine i løpet av de siste 6 månedene 13

Oppgave 1 Søke etter person og starte to arbeidsprosesser OBS! I forbindelse med kurs må du legge inn din UiO- e-postadresse når du sender invitasjon. Dette for at du skal få mulighet til å svare på vegne av den eksterne. 14

PAUSE (15 min) 15

Rutiner - Kontrakter Kontrakter skal alltid opprettes frem i tid Så langt det lar seg gjøre bør en mai-kontrakt opprettes før en juni-kontrakt Kontraktsperiode: fra den datoen når arbeidet starter til siste dato for når arbeidet utføres. Hvis den eksterne skal få dekket reiseutgifter MÅ kontraktsperioden omfatte de aktuelle reisedagene. Spesielt behov: tillatt å opprette en kontrakt hvor fra- dato er opp til 3 måneder tilbake i tid. Da MÅ til-datoen settes til siste dag i inneværende måned eller senere. (Kontrakter som har en fra-dato lenger tilbake i tid enn 3 måneder må opprettes utenfor bilagslønnssystemet). 16

Rutiner - Kontrakter «Utføres månedlig» MÅ være huket av dersom arbeidet utføres månedlig! «Utføres i utlandet» Skal kun hukes av dersom arbeidet utføres i den eksternes bostedsland og dette landet ikke er Norge. Det skal ikke hukes av hvis en som er bosatt i Norge utfører arbeidet i et annet land enn Norge. Eksemplifisering: John McDonald bor i USA og utfører jobben i USA: JA (huk av) Hans Hansen bor i Norge og utfører jobben i Polen: NEI (ikke huk av) 17

Rutiner – Alderspensjonister (timelønn) Alle alderspensjonister (67+) som skal gjøre arbeid som timelønnet får alderspensjonistkontrakt (hvis ikke annet er opplyst). Hvis en person eksplisitt ikke ønsker å motta lønn etter pensjonistsats, må saksbehandler informere den eksterne om hvilke følger det gir. Videre må saksbehandler sette inn følgende tekst i kommentarfeltet i kontrakten: «Ekstern avtalepart ønsker ikke å motta lønn etter pensjonistsats selv om dette kan medføre: 1) Tilbakebetalingskrav av pensjon 2) Livsvarig reduksjon av pensjon pga. reberegning 3) At feriepengene betales ut i juni påfølgende år» 18

Alderspensjonister (oppdrag) Alderspensjonister (67+) som skal utføre sensur, veiledning og andre arbeidsoppgaver som faller inn under oppdragskontrakt = skal behandles som alle andre oppdragstakere (m.a.o. ikke få pensjonistsats for dette arbeidet) 19

Demonstrasjon av bilagslønnssystemet Opprettelse av kontrakt Valg av stillingskode og lønnstrinn: ansatte/ansettelsesforhold/utbetalinger/lonnstabeller- satser/undervisning-veiledning.html 20

Oppgave 2 Opprettelse av kontrakt 21

Lunsj (40 min) 22 Tåler du ikke rundstykkene som serveres? -Ta kontakt med støtteinstruktør!

Rutiner - Timelister Så langt det er mulig hentes timeoversikter ut av eksisterende systemer (som oppbevares i minimum 10 år).  Eksempler på dette kan være sensur (dokumentert i FS), undervisning (dokumentert i FS/TP/Vortex), veiledning (dokumentert i FS), bedømmelse av disputas (dokumentert i ePhorte) Det må føres timelister i tilfeller hvor man ikke kan dokumentere grunnlaget for kontrakten 23

Rutiner -arkivering av timelister og papirkontrakter TimekontrakterOppdragskontrakter Arkivering av timelister: Eventuelle timelister arkiveres lokalt hos saksbehandler. Timelistene tilknyttet en kontrakt påføres kontraktsnummeret tildelt i SAP. Avvik: Arkivering av papirkontrakt (ca. 10% av volumet) Papiroriginalen legges i ePhorte i samarbeid med lokalt arkiv Avvik: Arkivering av oppdragskontrakt i papirformat (liten andel av volumet) Papiroriginalen arkiveres lokalt hos saksbehandler 24

Rutiner - Utbetalinger Skal gjøres fortløpende etter hver som arbeidet utføres (månedlige utbetalinger) Husk å sjekke «Godkjenning av utbetalinger» ofte Kun tillatt å gjøre mindre justeringer Før dere behandler utbetalingene må dere sjekke grunnlaget (FS, Vortex, ePhorte, timeliste etc). Hvis det har skjedd endringer må dere endre utbetalingen før dere behandler den 25

Små justeringer – I de ulike kontraktsvariantene er følgende mulig: 26 KontraktsvariantAntallSatsMulig å endre Timekontrakt - Generell og eksamensvakter janeiøke/redusere Timekontrakt - Undervisningsaktiviteter janeiøke/redusere Timekontrakt - Alderspensjonist janeiøke/redusere Oppdragskontrakt - Generell neijakun redusere Oppdragskontrakt - Sensur/retting/veiledning janeikun redusere

Oppgave 3 Behandle utbetalinger 27

Lenker i e-poster og eksterne som har utfordringer med bilagslønnssystemet En lenke er gyldig kun midlertidig. Hvis ekstern forsøker å åpne utgått lenke vil ny e- post automatisk sendes ut Eksterne som har problemer med å registrere personopplysninger/ikke har e-post Eksterne som har problemer med å svare på tilsendt kontrakt/ikke har e-post Opprette kontrakt som skal signeres manuelt 28

Pause (15 min) 29

Ulike oversikter og rapporter 30

Tips og triks Bruke tidligere kontrakt som mal Se status Historikk Kontraktsnummer 31

Veiledninger på nett Veiledning for saksbehandlere portalen/saksbehandler/ Veiledning for eksterne (både norsk og engelsk) ansatte/ansettelsesforhold/lonn_utbetal/timeansatte-oppdragstakere/ 32

Spørsmål i forbindelse med utrulling Alle spørsmål skal rettes enhetens superbruker Spørsmål superbruker ikke kan svare på rettes Caroline Hals (Faglig ansvarlig, bilagslønn/studie) Spørsmål skal ikke rettes økonomikonsulent, personalkonsulent eller andre 33

Faglig forvaltning UiO (Studie) 160 studiekonsulenter/forskningskonsulenter 30 superbrukere 1 fagrepresentant (Studie) 1 Personal konsulent Brukere på fakultetene -Faglig saksbehandling - Endringsforslag Superbrukere -Support av brukere -Oppsamling av endringsforslag Kjerneteam med fagrepresentanter - Opplæring i faglig saksbehandling -Support av superbrukere -Oppsamling av endringsforslag Bilagslønnskoordinator -Informasjon og opplæring av saksbehandlere -Opplæring i regelverk/rettigheter og plikter -RT kø -Oversikt endringsforslag Oppdatert regelverk Endrings- forslag 34

Ta i bruk bilagslønnsystemet (i produksjon) 35 Fredag 11. mars!

Oversikt over nyttige nettsider HR-portalen: hr-portalen.uio.no/hr-portalen.uio.no/ Regelverk: personalarbeid/timeansatte-oppdragstakere/oversikt.htmlhttp:// personalarbeid/timeansatte-oppdragstakere/oversikt.html Stillingskoder og lønnstrinn satser/undervisning-veiledning.html Veiledning for saksbehandlere Veiledning for eksterne oppdragstakere/ 36

«Sjekk for nyansettelse» Forhindre at en person blir registrert to ganger 37

Oppgaver Sjekk for nyansettelse (oppgave 4) Kontrakt som skal signeres manuelt (oppgave 5) 38

Sjekkliste ALLE må fylle ut og levere til støtteinstruktør før de går! 39