Å bygge en ny kommune erfaringer fra SAS Statsetatsjefsmøte Vestfold 8. april 2016 Gudrun Haabeth Grindaker Prosjektleder/ny rådmann

Målene med reformen Styrke lokaldemokratiet Gode og likeverdige tjenester Økonomisk bærekraftige og robuste kommuner Helhetlig og samordnet utviklingsperspektiv

Oppdraget Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor De beste tjenestene får vi ved å hente og utnytte det beste fra hver kommune 1. januar 2017 legges Sandefjord, Andebu og Stokke kommune ned. En helt ny kommune etableres, med et velkjent navn – Sandefjord.

Målene Hverdagen enklere Nærhet til tjenester Effektivitet og gevinster Regional konkurransekraft Samfunns- og tettstedsutvikling Arbeidsplasser Aktivt lokaldemokrati Næringsliv Kapasitet Kompetanse Medvirkning Lokal identitet

Nye Sandefjord før 1.januar 2017 Fellesnemnd frem til konst. kommunestyre Arbeidsutvalg, Ansettelsesutvalg, Partssammensatt utvalg og fire temakomiteer (reglement, kommunevåpen, bli kjent, nærdemokrati) Fellesnemnda – hjemlet i inndelingsloven Sammensatt av kommunestyrerepresentanter Andebu 3, Stokke 5, Sandefjord 9 Kommunestyret i nye Sandefjord fra til Kommunal autonomi

Nye Sandefjord etter 1.januar 2017 Konstituerende kommunestyre Tar beslutninger på den nye kommunens vegne før , blant annet budsjett og reglementer Nytt kommunestyre, 57 representanter: Andebu 7, Stokke 11, Sandefjord 39 Ordinært kommunevalg kommunestyrerepresentanter i neste valgperiode

Aktivitet Rekruttering ledergruppe IKT – operativt og strategisk HR/personal –operativt og strategisk Økonomi – mye forberedelser både mht drift og for forsvarlig kommuneøkonomi Helhetlig styring, betryggende kontroll, beredskap Bygninger, lokasjoner Samarbeid og avtaler Avtaler, interkommunale, leverandører, Samarbeidsavtaler, partnerskap Eierskap INFORMASJON Folkevalgte Innbyggere Ansatte DEN STORE JOBBEN Organisering og ledelse Tjenester og brukere Medarbeiderinvolvering FOLKEVALGTE FN, PSU AU, ANS Temakomiteer

Status april 2016 Kommunalområdene – i gang Besluttet organisasjonsstruktur to kommunalområder Prosesser på å beslutte mål, organisering og innplassering/tilsetting av ledere Stor etterspørsel; andre kommuner Forskere studenter mm

Prosess Nytt organisasjonskart 5: Igangsette delprosjekt MandatFremdriftDeltakere 4: Innplassering nye ledere Struktur fra hovedprosjekt benyttesStillingsprofiler 3: Beslutning organisasjonskart 2: Forslag organisasjonskart InvolvereVurdere 1: Mål for kommunalområdet Sammenfatte eksisterende målUtarbeide en målstruktur 1.feb 31.mars Kommunalområde Oppvekst og kunnskap

Vedtatt organisasjonsstruktur HSO (Helse, sosial og omsorg) PHR – psykisk helse og rus

Vedtatt organisasjonsstruktur OK (Oppvekst og kunnskap)

Viktige oppmerksomhetsområder Kritiske faktorer Valg av IKT-løsninger. Viktig med liten risiko for nedetid og negative konsekvenser for tjenester. Avtaler og IKT. Utfordring at lov om off anskaffelser betinger anbudsprosess som tar lang tid. Dette øker risiko for at my kommune ikke rekker å anskaffe og implementere før Forsvarlige tjenester og gode overganger fra dagens kommuner til ny kommune. Prioritering

Ansvarsdeling mellom dagens og ny kommune Hva er prosjektets mandat Roller og ansvar Prosjektet styrer ikke personell eller prioriteringer i de nåværende kommunene Vedtak mai 2015 om å holde stillinger ubesatt ved vakans, særlig «rådhusoppgaver» Politiske bestillinger, utredninger, tidsbruk, og retningsvalg Er det mulig å gjøre mindre av noe i prosjektperioden?

Nye Sandefjord Grunnlag for endring og forbedring Krav om effektiviserings- gevinst Det beste fra de tre

Fremdrifts-/ prosjektplan

Utfordringer Den formelle myndigheten overføres ikke før De «gamle» kommunene gjør egne vedtak ut 2016 Saker med konsekvenser for den nye kommunen, særlig saker med økonomisk betydning skal forelegges Fellesnemnda Noe må behandles i hver kommune, deretter i Fellesnemnda Noe vedtas i kommunene med forbehold om tilslutning i Fellesnemnda Noe behandles kun i nye Sandefjord

Klare roller og ansvar Mellom prosjektleder og dagens rådmenn Mellom administrativt og folkevalgt nivå Mellom dagens ledere og nye ledere Mellom ledelse og tillitsvalgte Faste møter prosjektleder – hovedtillitsvalgte Faste møter prosjektleder – rådmenn

Informasjon og kommunikasjon Utarbeidet kommunikasjonsstrategi Klart budskap Ikke bare «kommunikasjonsfaglig», men også prosjektleders/ny rådmann sin kanal! Oppslutning og tillitt til prosessen Entusiasme og felles identitet Målsettinger, prosesser, konsekvenser og resultater Ulike målgrupper: Innbyggere, ansatte og folkevalgte Ulike plattformer: Nettsider, Facebook, Nyhetsbrev

… når vi tar beslutninger og valg… Bevissthet på at det er noe som legges ned – og noe nytt som skal pakkes opp Fristille fra det gamle Ikke videreføre noe du er glad i eller har bygget opp Stor-liten Ulike driftsformer og løsninger i utgangspunktet Hensiktsmessighet fremover tilsier at løsninger fra stor ofte må velges

Fremad – i alle retninger Organisering, ledelse og praksis vil skape engasjement – og støy – underveis Planlegge og håndtere slik at uro og utrygghet ikke forsinker eller forsurer unødvendig

Kompleksiteten og volumet En kommune er en svært kompleks organisasjon! Alt henger sammen med alt… NAV IKT-løsninger Beredskap Prostier Seilingstider Organisering Fjernarkiv Ledergruppe Matrikkel Brukere Eldreråd Nytt budsjett Gevinster Pluss 157 avtaler unntatt IKT Pluss ansatte som skal ha nye arbeidsavtaler Kl § 23 nr 2

Det går ikke an å ikke rekke det! Tydelige mål Klare ambisjoner Vilje og engasjement Tørre å gå videre selv om vi ikke har alle fakta Ta beslutninger selv om beslutningsgrunnlaget kan være mangelfullt Rom for å gjøre feil og revurdere Bevissthet og risikovurderinger

Fremdriftsplan «Det haster» Involvering Medvirkning Prosesser Legitimitet Oppslutning Resultat Nye Sandefjord kommune

Dilemmaene Benytte anledningen til å «tenke nytt» i tjenestene Må balanseres mot tidsperspektivet Være modig - men samtidig bevisst på risikoene Ikke bare risiko liv og helse, men også energilekkasjer, motkrefter og tidsspille «Det beste fra de tre» Hva betyr det egentlig? Rom for faglig utvikling Hva skal vi oppnå? Bevissthet på mål og ønsket effekt som premisser for organisering og utforming Organisasjon og ledelse Lederstrukturer Organisasjonsstruktur Organisasjonskultur skal også etableres, eksemplifiseres og internaliseres! Mange ledere og nøkkelmedarbeidere føler lojalitet både til gammel og ny Usikkerhet? Respekt og åpenhet i prosessen avgjørende! Informasjon! Få på plass prosjektledergruppen så raskt som mulig Viktig å ha en prosjektorganisasjon med dedikerte ressurser (både faglig og merkantilt) Fristill kapasitet Reduser aktiviteten i "gammel" kommune mtp større saker

Oppsummert Ha det formelle på plass mht tilsettinger og innplassering Ryddighet og klarhet mht roller og ansvar Forutsigbare prosesser Passe mye planlegging, og tilstrekkelig fleksibilitet Åpenhet og redelighet – eks reell medvirkning Forholdet mellom dagens kommuner og ny kommune Tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i prosjektet

Vi gleder oss!