PM ADMIN I en effektiv innkjøpsfunksjon SUHS Konferansen

Systemadminstrasjon for innkjøpsfunksjonen Hva kan man gjøre med rapportene I PM? Hvilket bidrag kan du som systemadministrator tilføre disse 5 oppgavene? Spørsmål & svar SUHS Konferansen Kilde: Professor Luitzen de Boer 12:30 14:50 2

Systemadministrasjon for innkjøpsfunksjonen SUHS Konferansen Innkjøpsprosesser (bidrag til de primære prosessene) (1) Koordinering av innkjøp på tvers av de primære prosessene (2) Innkjøpsledelse ”her og nå” (fordeling av ressurser, prioriteringer, styring av primære prosessene som helhet) (3) Innkjøpsvisjon ”Der og da” (Analyse av nye markeder, leverandører, behov etc.) (4) Innkjøpsstrategi (5) (Sørger for balanse mellom (3) og (4)) Kontroll og godkjenning Planer Analyse av innkjøpsdata System administrasjon Krav til interne prosesser Krav til leverandørene GAP, støtter systemene våre fremtidige behov? Tiltak Katalog eller fritekst? Kontrakter Roller og autorisasjoner GAP, utnytter vi potensialet i systemene? Tiltak

Vi vil utnytte data fra PM! Regelmessig Effektivt Makrofunksjonen i Excel Pivot-tabell 1.Kjør rapport fra PM og lagre den på et fast filområde som en CSV fil med et fast navn 2.Lag deg en excelfil hvor makroene dine skal registreres. Husk kå lagre filen som ”Excel Macro enabled file.XLM”. Dette valget finner du i rullgardinen for filtype når du skal lagre. 3.Still deg i celle A1. Du er nå klar til å spille inn alle grepene du gjør heretter slik at du neste gang kun trenger å starte makroen så skjer alle disse tingene av seg selv på ett sekund. Det er hele poenget. 4.Fra menyen VIS (View) finner du nå makroer. Klikke på makro og ”Start innspilling av makro” 5.Sett et navn på makroen som beskriver hva makroen gjør. NB_du_må_lage_makronavnet _i_ett_ord. Du kan altså ikke ha mellomrom. Angi gjerne en hurtigtast for makroen. Da kan du senere kjøre den ved å bruke denne huirtigtasten 6. Velg Data menyen og importer eksterne data. Velg menypunktet ”data fra tekst”. 7.Du browser nå etter rapportfilen du lagret fra PM (Den heter report.csv om du ikke endret navnet). Excel ber deg nå om å angi feltskilletegn. Du skal velge semikolon og fjerne avkryssingen ifor TAB om den er krysset. Klikk deg gjennom veiviseren men sannsynligvis er det ikke andre valg her før du uer ferdig. Du sitter nå med ”Ark 1” som har fått importert hele rapporten. 8.Nå må du gjerne markere og slette alle kolonner som du aldri har bruk for i dine rapporter. Dette er lurt for å få ned datamengden. Sett også overskrifter p åde kolonnen e som du synes har dårlige overskrifter. Det letter jobben med tallene senere 9.Marker hele ark 1 ved å klikke øverst i venstre hjørne. 10.Vi skal nå lage en pivottabell. Fra ”Sett inn” menyen velger du Pivottabell, bruk valgene at den skal settes inn i nytt ark. Fullfør. 11.Vi skal nå fortelle systemet hvilke data som skal være mulige filtre, hvilke felter som vi skal telle antall avv, hvike felt vi ønsker sum og delsum fra og ikke minst hvilke informasjon vi ønsker å vite antall eller sum for, som f.eks hvor mange ganger har vi kjøp kontorrekvesita og hvor mye utgjør kjøpene i penger. 12.Dra f.eks bruttosum til sumfeltet. Det vil da foreslås at det skal vises antall og ikke sum, men du kan ta opp rullgardinen på feltet der det ligger og velge settinger fra menyen. Du kan nå si at du skal summere på sum og ikke på antall. Du kan også definere tallformatet slik at du får på Kr og får bort alt etter komma da vi ikke opererer med komma i våre analyser. 13.Til slutt kan du stille deg i det første feltet som viser en sum. Høyreklikk og få opp en meny hvor du kan velge sortering. Velg å sortere fra størst til minst. Nå har du en liste over alle varelinjene fra PM sortert på det som utgjør størst verdi øverst og så synker det. 14.Hit er ofte jobben lik hver gang man tar ut en rapport fra PM. Vi velger derfor å stoppe makroen på dette tidspunkt. Gå til VIS og klikk på Stopp innspilling. 15.Lagre regnearket. 16.Vi må nå rydde opp i makroarket vårt slik at neste gang dette åpnes så ligger det ikke masse tjafs der, men det er rent og pent og klart for å kjøre makroen 1.Du skal nå slette hele det nye arket som nettopp ble generert, dvs ark 4. 2.Du skal videre gå til Ark 1 og slette alle rådataene som er lest inn der. Du markerer hele arket som i punkt 9 og trykker slett. Nå overlever arket, men det er helt blankt.. 17.Lagre filen og du er klar fo rneste rapport. 18.BRUK av makroen senere: 1.Du kjører rapport fra PM og lagrer på samme plass med samme navn som dengang du spilte inn makroarket. 2.Du åpner Makroarket og kjører makroen fra Vis-menyen, eller fra hurtigtast CTRL+ettellerannet som du selv definerte.. 19.Lykke til, og husk å lagre resultatet til en ny fil så du ikke forsøpler det rene pene makroarket ditt SUHS Konferansen

Systemadministrasjon Brukeradministrasjon Opprette en bruker Rolle vs Bruker Overføring av oppgaver Roller –De 3 områdene –”Meg selv” SUHS Konferansen

Systemadministrasjon Konfigurasjon Kun for Uninett/Basware Mye felles oppsett for alle/Noe spesiellt per Høgskole Skjermbilder Terminologi Epostinnstillinger SUHS Konferansen

Systemadministrasjon Datavedlikehold Adresser Kjøpergrupper Fridager SUHS Konferansen

Systemadministrasjon Produkter/Tjenester Produkt, mengdeangivelse Vedlegg og bilde Søke på produktgrupper Opplegg av std konto SUHS Konferansen

Systemadministrasjon Katalog Legge til, endre og slette Koble til kontrakt Mangler i katalogen? Produktdetaljer og differanser Godkjenne katalog Automatisk innlesning av ny katalog? SUHS Konferansen

Systemadministrasjon Maler Sentralt stryrt vs Lokale maler Rollestyrt Administrator Inngår produktet i noen maler SUHS Konferansen

Systemadministrasjon Leverandører Kontrakter Bestillingsmåte Ekstern katalog (Punchout/Roundtrip) SUHS Konferansen

Systemadministrasjon Innkjøpsrutiner Linker eller dokumenter SUHS Konferansen

Spørsmål og svar SUHS Konferansen

TAKK FOR MEG SUHS Konferansen