Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 Prosjektopplegg-A3 for: IHR lokalopptak Eier: Universitetsdirektøren Dato: 21.9.11 Dette er et felt med høyt frustrasjonsnivå både blant ansatte og studenter.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 Prosjektopplegg-A3 for: IHR lokalopptak Eier: Universitetsdirektøren Dato: 21.9.11 Dette er et felt med høyt frustrasjonsnivå både blant ansatte og studenter."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Prosjektopplegg-A3 for: IHR lokalopptak Eier: Universitetsdirektøren Dato: Dette er et felt med høyt frustrasjonsnivå både blant ansatte og studenter. Feltet har ingen overordnet prosesseier, noe som gir en utydelig rolle- og ansvarsfordeling. De fleste lokalopptak foretas på enhetene. Det fører til en varierende grad av koordinering av prosesser, og saksbehandlingsrutiner og –tid varierer mellom enhetene. Det finnes ingen enhetlig praksis for gjennomføring av arbeidet. Mangel på koordinering av prosesser fører også til at saker behandles flere ganger og flere steder. For mange medarbeidere utgjør opptak kun en liten del av stillingen. Arbeidet utføres en (i noen tilfeller to) gang i året, og oppgaven tildeles ofte nytilsatte medarbeidere. Samtidig er dette et felt med høy kompleksitet som krever erfaringsbasert kompetanse, mens systemer for opplæring ikke finnes i tilstrekkelig grad. Dette fører til at det er vanskelig å opprettholde tilstrekkelig kompetanse og kvalitet i oppgaveutføringen. Arbeidet foregår også i perioder med stort tidspress på enhetene, mange sammenfallende oppgaver. Ca 9500 personer søker om opptak til masterprogram ved UiO hvert år søknader. Det er xx antall ulike opptak, med til sammen xx søknadsalternativer. Noen av disse er forbeholdt spesielle søkergrupper, fx selvfinansierende master og kvoteprogrammet. Det er flere søkere enn studieplasser. De fleste lokalopptakene ved UiO har søknadsfrist 15.4, med studiestart i august. Tilbud om studieplass sendes for de fleste programmene ut i første halvdel av juli. Søkerne må potensielt forholde seg til mange ulike instanser ved UiO, og kan ha inntil 4 kontaktpunkter (på fakultet, institutt, program og i Studieavdelingen) i samme søknadsprosess. Papirflyt. Potensialet for flere elektroniske løsninger i FS utnyttes i varierende grad, da kjennskapen til relevante moduler ikke er god nok. Skyggebaser i f.eks Excel brukes i mangel på kunnskap om bedre alternativer. Ufullstendig regelverkskompetanse utgjør en risiko for feil i saksbehandlingen samt feilinformasjon til søkere. Dette gjelder særlig forhold som har med vurdering av fullstendig opptaksgrunnlag (oppnådd BA-grad, generell studiekompetanse, faglig fordypning). Aktiv saksbehandlingstid varierer ut fra sakens kompleksitet (jf kartlegging av enkle vs komplekse saker), og avhenger også av hvor mange saksbehandlere som involveres på de ulike nivåene. Potensielt 13 ledd involvert i saksbehandlingen. Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Se milepælsplan på baksiden. Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead Handlingsplan – implementering Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsning Økt standardisering av prosesser ved etablering av ”beste praksis” Redusere antall lokale praksiser bedre utnyttelse av IS-systemer Økt kompetanse og kvalitet Mer stabil kompetanse/økt kontinuitet på feltet Redusere aktiv saksbehandlingstid per sak Økt tilfredshet blant medarbeidere og studenter Mer forutsigbar prosess for søkerne antall kontaktpunkter reduseres informasjon forbedres likebehandling Mål – formål/suksesskriterier forts.

2 2 Aktører/roller (instanser) Universitetsstyret Universitetsdirektør Direktørnettverket Studiedirektøren Studiekomiteen Studiadministrative fora fakultetene Plangruppeleder Plangruppe Arbeidsgruppeleder Arbeidsgruppene Referansegruppe: Administrative studieledere Ekstern konsulent IHR-sekretariatet/referansegruppen R e s u l t a t l ø p Milepælsbeskrivelse Planlagt ferdig dato Mile- pælnr Milepælen er oppnådd : når oppstartseminaret på Leangkollen er avholdt U når første workshop er avholdt IIUU når arbeidsgruppens mandat, milepælplan og A3 er sendt plangruppeleder B U når kartlegging av arbeidsflyt er sendt plangruppeleder UI når møter er avholdt med opptaksmedarbeidere på UV og SV (HF/MN?) IIUI Når møte med lokalopptaksmedarbeidere i SSO er avholdtIIU når andre workshop er avholdt IIUU Når tredje workshop er avholdt Når møte med Knutepunktet er avholdtIIU Når har deltatt på workshop med opptaksmedarbeidere på MN Når felles workshop for arbeidsgruppene er avholdt II U når møter er avholdt med opptaksmedarbeidere i STA IIUI når fjerde workshop er avholdt II U når redesign er sendt plangruppeleder BIUU UBbaARIrUBbaARIr Utfører arbeidet Hovedbeslutning Delbeslutning Framdriftsansvar Kompetanseoverføring Må rådspørres Må informeres Kan tilkalles for diskusjon Prosjektnavn : IHR-studier - fase 2, H11 Prosjektleder : Jenny Nornes Versjon nr: 1 Sist endret dato: av CH Godkjent dato: UTKAST Godkjent av:

3 3 Måltall -Antall kontaktpunkter for søker: 4 i dag -Aktiv saksbehandlingstid: varierer enkle og kompliserte saker -Antall ledd i prosessen: opptil 13 i dag -Økt medarbeidertilfredshet -Redusert ressursbruk


Laste ned ppt "1 Prosjektopplegg-A3 for: IHR lokalopptak Eier: Universitetsdirektøren Dato: 21.9.11 Dette er et felt med høyt frustrasjonsnivå både blant ansatte og studenter."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google