Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Brukerforum vår 2005 Kirsti Aarøen/Linda Sanden Sven-Egil Bøe Berit Solsvik/Irene Hjelmaas Ellen Marit Ribland Juni 2005.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Brukerforum vår 2005 Kirsti Aarøen/Linda Sanden Sven-Egil Bøe Berit Solsvik/Irene Hjelmaas Ellen Marit Ribland Juni 2005."— Utskrift av presentasjonen:

1 Brukerforum vår 2005 Kirsti Aarøen/Linda Sanden Sven-Egil Bøe Berit Solsvik/Irene Hjelmaas Ellen Marit Ribland Juni 2005

2 2 Agenda Innledning Budsjettering av eksternfinansiert virksomhet Lønn - rutiner Pause Aktivering Økonomireglementet - faktura/utbetalinger, krav til dokumentasjon - purrerutiner Status scanning + prosjektmodulen

3 Brukerforum Eksternt finansiert virksomhet Krav til budsjettering

4 4 Tema -Økonomistyring generelt -Prosjektmodellene – forholdet til Unifob -Krav til budsjettering av EFV -Hvordan gjør vi det – teori og praksis -Andre forhold med betydning for EFV-budsjettering

5 5 Økonomistyring generelt Behov –Ha sikkerhet for at midlene brukes effektivt og at ressursbruken bidrar til å nå institusjonens mål –Ha sikkerhet for at BFV-budsjettet holdes –Ha sikkerhet for at EFV-budsjettet nås –Ha sikkerhet for at likviditeten holdes Metode –Planlegging (dvs budsjettering) –Oppfølging (dvs avviksrapportering) –Analyser (dvs prognoser og vurderinger)

6 6 Metode: Periodisering av budsjett og regnskap -> avviksrapportering des Jan. plan status kroner rapport Rapport rapport rapport rapport rapport rapport

7 7 Økonomimodell UiB EFV – Oppdrag til Unifob AS BFA- bevilgnings- finansierte annuum BFP – Bevilgningsfinansierte øremerkede avsetninger BFV- Bevilgningsfinansiert virksomhet EFV – rekrutterings- stillinger og annet EFV – eksternfin. virk Randsone Unifob AS Andre Andre firma De samme pengene

8 8 Prosjektmodeller EFV B - Rene UiB-prosjekter U1 - Samarbeidsprosjekt – prosjektleder UiB U2 – Samarbeidsprosjekt – prosjektleder Unifob U3 – Rene Unifobprosjekter U4 – UiB-prosjekter – prosjektleder UiB, utført i Unifob For B, U1, U2 og U4 er UiB kontraktspart og prosjektet regnskapsføres i eller via UiB. Alt som regnskapsføres via UiB skal også budsjetteres.

9 9 Prosjektmodell B

10 10 Prosjektmodell U1, U2 og U4

11 11 Prosjektmodell U3

12 12 Krav til EFV-budsjettering –Fastsette budsjett for enhetene –Dokumentere prosjektbudsjett i prosjektmappe –Fordele budsjettet i OF på minimum 24 arter og ellers alle enkeltavsetninger som er større enn 1 million –Periodisere med utgangspunkt i årets planer –Budsjettere indirekte kostnader (dekn.bidrag) –Budsjettere direkte henførbare kostnader –Budsjettere inntekter og egeninnsats

13 13 EFV-budsjettering - eksempel –Art 3xxx Inntekt fra eksterne kilder –Art 9051 Egeninnsats fra UiB/fak/inst = Finansiering –Art 5xxx Lønn –Art 4/6/7xxx Drift og utstyr –Art 9111 Dekningsbidrag til instituttet –Art 91xx Andre kostnader til instituttet = Ressursanvendelse

14 14 Dekningsbidragsmodellen Eksempel: DB Annet

15 15 Hvordan gjør vi det - teorien 3. Inntekter - Lik kostnadene 4. Investeringer - Etter antatt fakturadato, hvis ikke tidsavgrensning 5. Lønn - Etter opptjeningsmåned (normalt utbetalingsmåned) 6-7. Andre driftskostnader –Etter antatt fakturadato, hvis ikke tidsavgrensning 8-9 Internhandel/DB –Etter antatt fakturadato, dekningsbidrag etter lønn

16 16 Hvordan gjør vi det - teorien Unifobprosjekter U1, U2 og U4 – i 2005: ved tertialavslutning – dvs i april, august og desember

17 17 Hvordan gjør vi det – praksis Når skjer dette? –i mars, i vår, i høst, i november, jevnt over? Repeterbar aktivitet: Hvordan var det i fjor? –Kopiere fjoråret Ingen aning når det skjer! –Del på 12 Ikke bestemt/fordelt ennå! –Legges på prosjekt med1/12 på hver måned unntatt Unifobvolum som legges på april, august og desember

18 18 Hjelp:

19 19 Andre forhold med betydning for EFV- budsjettering Stipendiatavtalen med Unifob– skal reforhandles Husleieavtalen med Unifob – skal reforhandles Regnskapsprinsipper UiB – i utvikling Konsernregnskap UiB/Unifob – i utvikling Prosjektmodul – i implementering i Unifob

20 20 Oppsummering - krav Kravene til budsjettering er satt for at enhetene skal ha et godt hjelpemiddel i sin økonomistyring. Kravene til budsjettering er satt å sikre konsistent og aggregerbare størrelser i en stor og komplisert organisasjon. Alle må følge disse kravene for å sikre god styring både på enhetsnivå og institusjonsnivå. Eksternt finansiert virksomhet er i utvikling og vi må regne med at kravene endrer seg i tiden fremover.

21 21 Oppgavepliktige godtgjørelser/Grunnlag for utbetaling STIPEND Regelsamlingen pkt (Del 8 – Personalforvaltning) Trekkfrie – Utg.art Utdanningsstipend til studenter - Reisestipend til dekning av reiseutgifter Trekkpliktige: - Stipend til forskning og utdanning - Utg.art Arbeidsstipend/Forskningsstipend - Utdanningsstipend til personer som etter avsluttet eksamen ved universitet el. høyskole tar vitenskapelig grad el. gjennomfører forskningsarbeid - stipend tilknyttet arbeidsforhold - evt. overskudd av reisestipend i arbeidsforhold

22 22 Oppgavepliktige godtgjørelse/Grunnlag for utbetaling Trekkpliktige stipend forts..... Utg.art 5151 I stipend gitt i el. i tilknytning til arbeidsforhold gjøres det fradrag for påløpte utgifter som skal dekke stipendets formål - Fradrag må dokumenteres! f.eks. reiseutgifter, dobbel husholdning, kursavgifter, litteratur...

23 23 Oppgavepliktige godtgjørelser/Grunnlag for utbetaling HVILKE STIPEND ? Avklar hvilken anvendelse stipendet har! Informer mottaker om rutiner og dokumentasjonskrav! Utbetalingen anvises på eget skjema for stipendutbetaling

24 24 Oppgavepliktige godtgjørelse/Grunnlag for utbetaling SKJEMA Stipendutbetaling: Intranettet Lønnsadministrasjon, skjema og maler STUDENTSTIPEND – Ikke arbeidsforhold FORSKNINGS – UTDANNINGSSTIPEND i arbeidsforhold (a konto utbet.) Vedlegg: oversikt/anslag over forventede utgifter Oppgi kontostreng for utgiftsføring OPPGJØRSSKJEMA ved forsknings-og utdanningsstipend Vedlegg: kvitteringer som dokumentasjon for påløpte utgifter

25 25 Oppgavepliktige godtgjørelser /Grunnlag for utbetaling SELVSTENDIG NÆRINGSDRIVENDE Hovedregel: Avtalt honorar skal fremsettes på nummerert faktura Utg.art 67xx / Sendes direkte til Regnskapskontoret obs! Ansatte ved UiB vil ikke kunne få utbetalt godtgjørelse som selvstendig næringsdrivende for arbeid utført i tilknytning til sitt arbeidsforhold

26 26 SELVSTENDIG NÆRINGSDRIVENDE FORTS. Oppgaveplikt: Avtalt honorar er fremsatt på annen regning SJEKK OM PERSON ER LØNNSMOTTAKER EL. SELVSTENDIG NÆRINGSDRIVENDE Eget skjema ”Skjema for vurdering ved utbetaling av honorar lønnstaker eller næringsdrivende?” Utg.art 5511/Sendes direkte til Lønnskontoret Regelsamlingen punkt (Del 8 – Personalforvaltning)

27 27 Oppgavepliktige godtgjørelser/Grunnlag for utbetaling forts.. KREDITTKORT - Kredittkort innen Statens Rammeavtale SKAL benyttes - Årsavgift dekkes Anvises på reiseregning: Utgiftsart 7194 REISEFORSKUDD - Kan benyttes unntaksvis - Utbetales over lønnssystemet (se frister for innlevering av bilag som skal være med på ukekjøring, Lønnskontorets hjemmeside.) - Sjekk kan utbetales til utenlandske arbeidstakere som ikke har konto i norsk bank - Anvisende myndighet plikter å følge opp at oppgjør leveres iht. gjeldene frist, dvs. innen 1 måned

28 28 ATTESTASJONSANSVAR Riktige opplysninger i henhold til avtale Gjeldende lover og regler er ivaretatt

29 29 KURS I REISEREGNINGER TID : 15. SEPTEMBER 2005 KL STED: Christiesgt. 18 Målgruppe: Attestasjon/anvisningsansvarlig/stor reiseaktivitet Foreleser : Aarum fra Infotjenester

30 30 Nye rutiner for permanent bruk av arbeidsgivers mobiltelefon Nye rutiner fra 1. januar 2005 Regelsamlingen pkt (Del 8 - Personalforvaltning)

31 31 Hovedbestemmelser Ved sterkt tjenstlige behov Styrer/kontorsjef er ansvarlig for at dette overholdes Anskaffes av institutt/avdeling og dekkes over deres driftsmidler

32 32 1) Utlån av mobiltelefon –Permanent behov –Midlertidig behov 2) Privat mobiltelefon

33 33 Utlån av mobiltelefon Nytt abonnement bestilles av IT-avdelingen på eget skjema ”Rekvisisjon for anskaffelse av mobiltelefon” Godkjennes og signeres av styrer/kontorsjef Registreres i inst./avd. navn, oppgi bestillerkode (ansvarsted) Telefoner til fast utlån til en ansatt skal reg. med vedkommendes navn

34 34 Midlertidige behov Utlån av mobiltelefon ved henvendelse til Telefonsentralen, Christiesgt. 18 Utlånsskjema fylles ut Privat bruk skal trekkes i lønn, og anvises på ”Skjema for registrering av mobiltelefon”, og sendes Lønnskontoret Belastes utgiftsart mobiltelefon

35 35 Permanente behov Inst./avdeling er ”eiere” av mobiltelefonene Skal ha oversikt over hvem som til enhver tid har telefon til utlån Alle endringer meldes til og registreres av IT avdelingen

36 36 Permanente behov- anvisning Elektronisk fakturabehandling – faktura blir adressert direkte til Regnskapskontoret Ved flere abonnement pr. avdeling benyttes samlefaktura Ved kostnadsfordeling, f.eks på prosjekt, må utgiftsføring splittes ved kontering og attestasjon

37 37 Permanent behov- skatteplikt/oppgaveplikt Privat bruk av arbeidsgivers mobiltelefon er skattepliktig og oppgavepliktig Privat bruk > 1000,- oppgis som skattepliktig fordel og innberettes på den ansatte. < 1000,- skatteplikt fordel lik 0,- (statens satser) Rapportering etterskuddsvis på grunnlag av oversikt fra teleoperatør (1 gang pr. år). Unntak: Disposisjon av telefon kun i arbeidstiden = ingen skatteplikt/oppgaveplikt Melding om disse sendes Lønnskontoret

38 38 Privat mobiltelefon Kan innvilges i stedet for boligtelefon Dekkes etter samme regler som boligtelefon Utgifter refunderes ved utfylling av skjema”Refusjon oppgavepliktige ytelser” Belastes utgiftsart ”Refusjon mobiltelefon etter statens satser”.

39 Aktivering av eiendeler Kirsti Aarøen/Linda Sanden Brukerforum vår- 2005

40 40 AGENDA -Bakgrunn – innføre periodiseringsprinsipp i staten -Hva innebærer dette for UiB? -Praktisk gjennomgang av noen problemstillinger knyttet til aktivering av eiendeler. -Eksempler/presiseringer -Evt. spm.

41 41 Bakgrunn. -Regjeringen foreslo i statsbudsjettet for 2004 at periodiseringsprinsippet bør tas i bruk i staten. -Det ble vedtatt at periodiseringsprinsippet skulle prøves ut på ca. 10 enheter i UiB er en av tre institusjoner i U og H sektoren. -Skrittvis utprøving -Evaluering

42 42 Hva innebærer dette for UiB? Utarbeide åpningsbalanse pr. 1/ Innføre rutiner for aktivering og avskrivninger fom 1/ Implementere i intern økonomistyring- /budsjettoppfølging – fom 2006

43 43 Utarbeiding av åpningsbalanse Innebærer kartlegging og verdivurdering av bygg og andre aktiva Byggene Samarbeid med Eiendomsavdelingen Andre aktiva Involvere institutter og avdelinger Samle inn data/kartlegging fra enhetene Iht. planen skal åpningsbalansen være klar i løpet av første halvår

44 44 Innføre rutiner for aktivering og avskrivninger fom 1/ Starter opp med å aktivere alle aktiva for 1/1-05 –Bruker Oracle sin utstyrsmodul –30.000,- kr. grensen –Veiledning/rundskriv til alle inst./avd. –Aktivering/avskrivning kun på sentralt nivå i –Legger til rette for korrekt kostnadsføring av avskrivninger på instituttnivå fra 2006

45 45 Implementere i intern økonomistyring-/budsjettoppfølging Implementerer aktivering og avskrivning kun på sentralt nivå i Periodiseringsprosjektet vil ikke få økonomiske konsekvenser for institutter og avdelinger ved UiB i Legge til rette for en korrekt belastning av kostnader (bla. avskrivninger) fom Dette må tas hensyn til når budsjettprosessen for 2006 starter.

46 46 -Praktisk gjennomgang av noen problemstillinger knyttet til aktivering av eiendeler. - Eksempler -Evt. spm.

47 47 Utstyrsregistrering Som tidligere skal utstyr listeføres. –Fylle ut og sende inn skjema 5.31 –Nytt; kriteriene for hva som skal listeføres er endret –Nytt; listeføres i Oracle sin anleggsmodul –Nytt; listeføringen er grunnlaget for å kunne aktivere eiendelene og grunnlaget for beregning av avskrivninger –Nytt; skjema må sendes inn fortløpende

48 48 Veiledningstabellen Hjelpemiddel til å ta stilling til hva som skal listeføres eller ikke. Spesifiserer: –Type anleggsmiddel –Beskrivelse –Eksempler –Avgrensninger kriterier for utstyrsregistrering kriterier for tyverimerking –Artskonto –Levetid og avskrivningssats (nytt) –Artskonto for aktivering og avskrivning (nytt – ikke aktuelt i 2005)

49 49 Eks. Maskiner/verktøy - hva skal aktiveres? Dersom innkjøpspris er mer enn kr ,- for en maskin, skal dette aktiveres og utstyrsregistreres. Dette skal konteres på artskonto 4xxx. Maskinen skal også tyverimerkes. Dersom maskinkomponenten utgjør en integrert del av et annen maskin, og disse sammen utgjør en helhet, skal dette aktiveres og utstyrsregistreres. Dette skal konteres på artskonto 4xxx (eks. en komponent til en røntgenmaskin). Maskinen skal også tyverimerkes.

50 50 Eks. Maskiner/verktøy - hva skal aktiveres? (forts.) Dersom innkjøpspris er mindre enn kr ,- for en maskin/verktøy, skal dette utgiftsføres på artskonto 6xxx. Dette skal ikke utstyrsregistreres, men kan evt. tyverimerkes.

51 51 Presisering - Beløpsgrense - mva Beløpsgrensen på kr ,- er bruttobeløpet på fakturaen, inkl. mva, i tilfellene at utgiftene relaterer seg til virksomhetsområder som ikke gir fradrag for inngående merverdiavgift. Beløpsgrensen på kr ,- er nettobeløpet på fakturaen, ekskl. mva, tilfellene at utgiftene relaterer seg til virksomhetsområder som gir fradrag for inngående merverdiavgift.

52 52 Eks. IKT/audiovisuelt utstyr - hva skal aktiveres? IKT/audiovisuelt utstyr skal i hovedregelen vurderes som en gruppe og aktiveres uansett beløp – ”pool”. –Dette skal alltid konteres på artskonto 4721, 4722 eller 4724, utstyrsregistreres og tyverimerkes Eksempler på slikt IKT/audiovisuelt utstyr, som alltid skal aktiveres, er: PC Server Printer Skanner Telefonsentral

53 53 Eks. IKT/audiovisuelt utstyr – mindre datakjøp/rekvisita - hva skal aktiveres? Dersom det er mindre kjøp som kabler, mus eller annet datatilbehør, mobiltelefoner eller tilbehør til adiovisuelt utstyr skal dette ikke aktiveres eller utstyrsregistreres, men utgiftsføres på art 6811,6821 eller Slike produkter kan tyverimerkes. Dersom slikt tilbehør kjøpes inn sammen med IKT/Audiovisuelt utstyr, trenger dette ikke skilles ut som egen post, men kan aktiveres sammen med utstyret.

54 54 Eks. Inventar - Hva skal aktiveres? Enkeltkjøp (mindre enn kr ,-) Kjøp av inventar for mer enn kr ,- Utstyrsregistrering Tyverimerking

55 55 Andre driftsmidler Skip Biler Teknisk, vitenskapelig utstyr –Ulik levetid for utstyr i denne gruppen Kontormaskiner Kunst Bøker Dataprogrammer/lisenser –Skille mellom lisens/service- og vedlikeholdskostnader

56 56 Presisering - Påkostninger Påkostninger/vedlikehold skal aktiveres og utstyrsregistreres dersom det her er snakk om varige forbedringer og utstyret som følge av påkostningen settes i bedre stand (standardheving) enn det var på anskaffelsestidspunktet. Dette innbefatter bla. påkostninger som gir utstyret en forbedret yteevne i form av for eks. lenger levetid, høyere produksjonskapasitet, eller lavere fremtidige driftskostnader, enn det utstyret ville hatt ved normalt daglig vedlikehold. Slike påkostninger skal konteres på artskonto 4xxx.

57 57 Presisering - Vedlikehold Påkostninger/vedlikehold skal ikke aktiveres dersom det kun er snakk om nødvendig vedlikehold og dersom verdiøkningen er uvesentlig. Dette skal konteres på artskonto 6xxx.

58 58 Månedlig rutine Sende inn skjema 5.31 innen 5. i påfølgende måned

59 59 Endring i rutine Føre på avskrivningssats i skjema 5.31 Ny kolonne i Veiledningstabell Lagt opp til gj.sn. avskrivningssatser og gj.sn. levetid innen hver gruppe. Dersom avvik, må dere påføre det. Nytt; –Avskrivningssatser –Nytt skjema, spesifiserer ulike utgiftsarter

60 60

61 61 Økonomireglementet Hvilke typer utbetalingsbilag har vi? -Faktura -Refusjoner / personfaktura -Reisestøtte til studenter -Søknad om støtte til tiltak -Utbetalinger på andre grunnlag

62 62 Krav til dokumentasjon Faktura: Original. Unntaksvis kan kopi brukes, for eksempel ved purringer eller at originalen har kommet bort, men vær OBS på faren ved dobbelbetalinger her. Refusjoner/personfaktura: Kvitteringer på hele beløpet som kreves refundert må være med. Reisestøtte til studenter: Dokumentasjon som viser at reisestøtten er vedtatt av for eksempel instituttstyret eller lignende, hvem det gjelder og hva støtten dekker. Søknad om støtte til tiltak: Svar på søknad som viser at den er innvilget, tydelig understreket hvilke formål støtten dekker og beløp. Utbetalinger på andre grunnlag: Her må kopi av vedtak, brev eller kopi av avtale vedlegges, hvor det tydelig går frem hva som er grunnlaget for utbetalingen. NB! E-post som ensidig grunnlag godtas ikke!

63 63 Krav-purrerutiner-tilbakeføring av krav Et krav oppstår for eksempel når en kontrakt blir underskrevet, et salg blir foretatt eller en søknad om forskningsmidler blir innvilget  faktura sendes Purrerutiner: –Dersom kravet ikke blir betalt  1. purring (Regnskapskontoret). –Dersom dette ikke fører frem  inkassovarsel (Kreditorforeningen).

64 64 På hvilke måter kan et krav tilbakeføres? Kreditnota dersom kravet er feil eller det likevel ikke foreligger et krav, eks. feil beløp/kunde eller at kunden kan dokumentere at en vare/tjeneste er avbestilt i tide Stille innkrevingen i bero dersom det for tiden ikke er mulig å inndrive kravet eller dersom kostnadene ved innkreving overstiger forventet innbetaling. I slike tilfeller beholder vi oversikten over kravet, men kan utgiftsføre dem i regnskapet dersom sannsynligheten for tap er stor (tapsføre). Ettergi kravet. NB! Krever stortingsvedtak. Krav kan opphøre dersom de er foreldet, ettergitt eller ansvarssubjektet er falt bort  tapsføre Kilde: Økonomireglementet

65 65 Elektronisk bestillingssystem (E-handel) ved UiB UiB har startet en pilotinstallasjon for e-handel knyttet til den offentlige markedsplass (ehandel.no) Markedsplassen fungerer som en transaksjonsmotor som kobler bestillinger fra UiB videre til avtalte leverandører. Sluttbrukerapplikasjonen som testes er levert av firma IBX som også er leverandør av den offentlige markedsplass.

66 66 Pilotinstallasjonen ved UiB Pilotinstallasjonen er satt opp for: –Institutt for biologi –Institutt for biomedisin –Personal- og økonomiavdelingen Følgende leverandører er/eller blir aktivisert i disse dager: –Andvord –Norsk datasenter (NDS) –VWR –Sigma-Aldrich –Dell Ca. 40 brukere og godkjennere er opplært i bruken, men oppstarten går litt tregt. Det arbeides med å få flere leverandører aktivert.

67 67 Innføring av prosjektregnskapsmodul ved UiB Status Hvilken funksjonalitet har en prosjektregnskapsmodul – kort?

68 68 Status Oracle Project innføres for Unifob AS Fire prosjekter har kjørt i produksjon siden jan 05 Trinnvis utrulling fra 01.juni 05 (fordelt på på 01 og 16.juni) Modulen planlegges innført også for UiB Målsetning for UiB innføring er produksjonssetting av pilotenhet/prosjekt før nyttår (avhenger av status for Unifob innføring)

69 69 Hvilken funksjonalitet har en prosjektregnskapsmodul – (kort)? En prosjektregnskapsmodul vil ha funksjonalitet for: –Kalkulere prosjekt/budsjettere prosjekt –Prosjektkategorisering –Tidsregistrering (krav fra enkelte oppdragsgivere/bidragsytere). Slik Unifob AS har tatt ibruk modulen er ikke lønnskostnadene inne i prosjektregnskapet i det hele tatt –Vurdering av fremdriften/status for det enkelte prosjekt, danner grunnlag for korrekt inntektsføring i finansregnskapet –Å kunne se hele økonomien for et prosjekt, dvs. budsjett-regnskap hittil i prosjektet –Ulike rapporter, spørremuligheter (økonomi, kostnader, tidsbruk) – tilpasset ulike roller.


Laste ned ppt "Brukerforum vår 2005 Kirsti Aarøen/Linda Sanden Sven-Egil Bøe Berit Solsvik/Irene Hjelmaas Ellen Marit Ribland Juni 2005."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google