Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Kontraksmodulen i 360° Katrine Holm - Rådgiver Espen Nergaard - Selger 10.09.2014.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Kontraksmodulen i 360° Katrine Holm - Rådgiver Espen Nergaard - Selger 10.09.2014."— Utskrift av presentasjonen:

1 Kontraksmodulen i 360° Katrine Holm - Rådgiver Espen Nergaard - Selger

2 Introduksjon av oss og Public 360 Datamodellen Brukerflater Kort introduksjon av kontraktsmodulen Hva får man i modulen? Demo av modulen Sakstyper Kontrakter og avtaler Søk og gjenfinning: web-parts Konklusjon Gevinster Hvordan implementere modulen? Agenda

3 PROSJEKT DOKUMENT EIENDOM AKTIVITET KONTAKT SAK Informasjonshåndtering i kjente brukergrensesnitt

4 Demo Kort gjennomgang av brukerflater Outlook Office Webgrensesnitt Mobile enheter

5 Kontraktsoppfølging - Hva er dagens utfordringer? Oversikt? Oppfølging? Tilgangskontroll? Versjons- og revisjonskontroll? Endringshåndtering og tillegg til kontrakten? Maler og prosesser?

6 Overordnet – hva får man i modulen? Et felles arkiv for alle typer kontrakter Ha oversikt over leverandører, kunder og kontaktpersoner hos disse Ta vare på historikk og all korrespondanse knyttet til kontraktens livssyklus Skanne og arkivere signerte kontrakter Bli varslet om forfall når kontraktsperioden nærmer seg utløp Godkjenne dokumenter Tilgang til riktig og gyldig versjon/revisjon av kontrakter Behandle endringer og tillegg Mulighet for felles maler for dokumenter

7 Kontraktsshåndtering – Information Management Anskaffelser Leieavtaler Saker Prosjekter Samhandling Ansatte Saksparter Avs./mottakere Leietakere Prosjektdeltakere Avtaler Korrespondanse E-post Tegninger Prosedyrer Rapporter Eiendommer Møter Henvendelser Postmottak Skanning

8 360° Kontraktshåndtering – hva ligger i modulen? Saksmappe for Anskaffelse og Leveranse Dokument for kontrakter med felter for oppfølgning «WEB Deler» gir enkel oversikt og kontroll for kontraktoppfølgning

9 Foranledningen til en kontrakt vil gjerne være en anskaffelse/forhandlings prosess som fører fram til en avtale. Deretter går man over i en leveranse og overvåkingsfase før man gjerne skal endre eller fornye avtalen 360° kan håndtere all informasjon i kontraktens livsløp AnskaffelseForhandlingOvervåkingFornyelse KGV360° Kontraktsmodul

10 Kontrakter i et systemperspektiv Kontrakter som skal forvaltes Ansettelses – Leverandør / kunde – Partner /samarbeids – Forhandler – Service og vedlikeholds – Pris / rabatt – Andre- Konkurranse- gjennomføring/ Anskaffelse Anskaffelse, Leveranse og Forvaltning Agresso/Økonomi Gjennomføre anskaffelsen Bestilling Intranett (publisering)

11 Demo Demonstrasjon av kontraktsmodulen

12 Justere / konfigurere felt og kodeverdier Definere regler for tilgangskontroll Importere/registrere eksisterende kontrakter Etablere rutiner for registrering /skanning Praktisk implementering – noe å tenke på Kontroll med 360° Kontraktshåndtering

13 Frister – utløp, milepæler Korrespondansen rundt Kontraktene Mine kontrakter / min avdelings kontrakter Revisjon av Kontrakter Frister – utløp, milepæler Korrespondansen rundt Kontraktene Mine kontrakter / min avdelings kontrakter Revisjon av Kontrakter Et felles elektronisk kontraktsarkiv Tilgangskontroll Historikk Et felles elektronisk kontraktsarkiv Tilgangskontroll Historikk Ta vare på Kontraktene Forvalte Kontrakter Samhandling Tilgjengelig for alle ansatte Tilgjengelig for alle ansatte Informasjonsdeling med ekstern kontraktspart Informasjonsdeling med ekstern kontraktspart Kontroll med 360° Kontraktshåndtering Avrop Omsetning Hente info. fra Økonomisystem Avrop Omsetning Hente info. fra Økonomisystem Gevinster TENK STORT, MEN START MED DET GRUNNLEGGENDE

14 Lisenskostnad: kr inkl. mva Oppsett/konfigurasjon: 1 dag arbeidsmøte 6 t konfigurasjon 1 dag opplæring/kurs Send en bestilling/epost til Jorunn Næss: innovation.com eller ring Espen på innovation.com Katrine/rådgiver vil kontakte dere for å avtale tidspunkt for implementering Hvordan implementerer man modulen?

15 Software Innovation | N-1364 Fornebu Norway | |

16 360° Kontrakts håndtering er et prosesstøtte verktøy som gjør at brukerne kan dokumentere relevant informasjon under hele kontraktens livssyklus. Komplette saksmapper på anskaffelsen og leveransen Alle dokumenter i saken : Korrespondanse, epost, kontrakt, merknader Dokumenterer møter og andre aktiviteter Fremdriftsplaner gir informasjon om prosessen og milepæler Endringshåndtering i leveransen Ett felles kontrakts arkiv Ferdige WEB Parts til rollebaserte skrivebord for oppfølgning Tilgang til siste gyldige kontrakt inkl. rettighetsstyring Effektiv oppfølgning av kontraktene: Utløpstid, kontraktsparter, Internt ansvarlige, historikk Revisjonshåndtering dersom man har egne kontraktsmaler Oppsummering av 360° Kontraktshåndtering

17 En sakstype Et dokumentbibliotek med flere metadata Bruk av webparts ut på skrivebord Bruk av søk Bruk av forløpsmal /progress plan Bruk av sjekklister Kontraktsmodulen i 360°

18 Metadata på ny den nye sakstypen Fase Utredning/spesifikasjon Forespørsel sendt Evaluering Forhandlinger Kontrakt undertegnet Ferdig Sakstype Anskaffelse / Leveranse Sakskategori Innkjøp Leveranse Innkjøpsnivå Under – – Over terskelverdi

19 Dokument bibliotek (Contract) – dokument typer Kontrakt Rammeavtale Support og vedlikeholdsavtale Leieavtale Driftsavtale Innkjøpsavtale Assistanseavtale Oppdragsavtale Intensjonsavtale Oppdragsbeskrivelse

20 Tilleggsfelt Neste revisjon Utløpsdato Fagansvarlig Avtaletype Generell avtale Produksjonsavtale Lisensavtale Leasingavtale Revisjonsperiode Kvartalsvis Halvårlig Årlig Manuelt

21 Tilgengelige web-deler for kontraktsoppfølging Mine åpne anskaffelsesaker Åpne anskaffelsesaker i min avdeling Kontrakter i min avdeling Mine kontrakter Mine kontrakter som fagansvarlig Mine kontrakter til oppfølging Utløpsdato eller revisjonsdato innen neste 30 dager

22 Sjekklister – eksempel på forløpsmal på anskaffelse Fase 3 Send forespørsel til leverandører Alle forespørsler mottatt Fase 4 Velg leverandør Bestill varer Fase 1 Sjekk innhold i alle kontor Sett opp inventarliste Fase 2 Send ut ønske/forespørsel til alle ansatte Motta og sammenfatt alle ønsker/krav

23 Hvilke typer kontrakter har dere? ( f.eks vedlikeholdsavtale, rammeavtale, innkjøpsavtale Hvor arkiveres kontraktene i dag? (papirarkiv, filserver) Hvor dokumenteres prosessen for en anskaffelse frem til signert kontrakt? Er det etablert rutiner for anskaffelser og arkivering av kontrakter / avtaler? Er dagens kontrakter åpent tilgjengelig for alle internt? Har dere egne konktraktsmaler? Avklaringspunkter

24 Hvilke avtaletyper er det behov for?Se neste slide Skal sakstypen Anskaffelser benyttes, eller skal kontraktdokumenter knyttes til sak? Kontrakter skal opprettes på vanlig sak. Skal revisjonshåndtering benyttes?Ja Hvilke statuskoder skal benyttes?Ikke avklart Skal det settes opp eget skrivebord for oppfølging av kontrakter? Ja, håndteres av HIOA Hvor mange dager i forveien skal kontrakter komme opp på listen «Mine kontrakter under oppfølging? Standard er 30 dager Ikke avklar Avklaringspunkter

25 Bidrags-og oppdragsavtale Innkjøpsavtale Interne avtaler Leieavtale Samarbeidsavtale Avtaletyper opprettet i WS

26 Er det behov for tilgangsstyring (tilgangsgrupper) i kontraktsarkivet? Tilgangsgruppe opprettes av HIOA Er det aktuelt å definere dokumentmaler i kontraktsarkivet? Ikke avklart Nummerering av kontrakter: standard eller tilpasset nummermaske (tilpasset ca. 4 t). Standard Det bør lages en rutine som dokumenterer hvordan en anskaffelsesprosess skal dokumenteres i 360° frem til signert kontrakt. Avklaringspunkter

27 Software Innovation | N-1364 Fornebu Norway | |


Laste ned ppt "Kontraksmodulen i 360° Katrine Holm - Rådgiver Espen Nergaard - Selger 10.09.2014."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google