Rammeavtaler 7 september 2010, kl 17:10 – 17:55 Trygve Olavson Laake

Presentasjon om: "Rammeavtaler 7 september 2010, kl 17:10 – 17:55 Trygve Olavson Laake"— Utskrift av presentasjonen:

1 Rammeavtaler 7 september 2010, kl 17:10 – 17:55 Trygve Olavson Laake
Reiseseminar for statlig og offentlig virksomhet 7-9 september 2010, Oslo - Kiel Rammeavtaler 7 september 2010, kl 17:10 – 17:55 Trygve Olavson Laake

2 Rammeavtaler – norsk implementering
Ikke hjemmel for rammeavtaler i tidligere regelverk, men likevel utbredt i praksis; anerkjent av KOFA 2003/30, 2003/38, 2003/70 Direktiv 2004/18/EF av 31 mars 2004 – anskaffelsesdirektivet Artikkel 32 Rammeavtaler 1. Medlemsstatene kan gi offentlige oppdragsgivere mulighet til å inngå rammeavtaler. Kommisjonens Explanatory Note - Framework agreements Forskrift om offentlige anskaffelser nr 402, 7 april 2006 (FOA), ikrtr Del III Over EØS-terskelverdi Kapittel 15, §§ Del II Under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester Kapittel 6, §§

3 Rammeavtaler Definisjon (FOA § 4-2.f) Rammeavtale:
avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder, for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode Rammeavtalen definerer den type leveranse som oppdragsgiver kan avrope/bestille (tildele kontrakt for), og de betingelser/ kontraktsvilkår (f.eks mht pris, leveringstid, ansvar mv) som i så fall skal gjelde, evt hvordan disse skal fastsettes ifm avropet, f.eks ved minikonkurranse.

4 Rammeavtaler Kan benyttes på alle typer anskaffelser
vareleveranser (møbler, mat, PC, rekvisita), Tjenesteytelser, inklusive intellektuelle konsulenttjenester, (renhold, reisebyråtjenester, IT-konsulent, juridisk rådgivning) bygg- og anleggskontrakter (oppføring av ensartede bygg mv) Forutsatt at rammeavtalen er inngått iht forskriftens prosedyrer kan oppdragsgiver foreta bestilling/avrop (tildele kontrakt) på den type leveranse og de betingelser rammeavtalen fastsetter uten å måtte vurdere på nytt om denne anskaffelsen skal gjøres til gjenstand for (ny) kunngjøring og konkurranse iht forskriftens prosedyrer - gir mulighet for å oppnå fleksibilitet i innkjøpsprosessen og for å redusere administrative byrder Gjelder for en bestemt tidsperiode.

5 Rammeavtaler Tildeling/inngåelse av rammeavtale

6 Tildeling/inngåelse av rammeavtalen
FOA §6-1(1)/ §15-1(1) - iht anskaffelsesforskriftens prosedyrer del III: åpen/begrenset anbudskonkurranse, øvrige prosedyrer (f.eks forhandling) hvis vilkårene oppfylt del II: fritt valg av prosedyre terskelverdi – FOA §2-3(15): legge til grunn den høyest anslåtte verdi ekskl mva av alle forventede kontrakter i hele RAs løpetid FADs fortolkningsuttalelse til Vest-Agder fk: Hvis en enhet koordinerer kjøp for flere andre enheter, f.eks felles RA, må verdien av alle planlagte innkjøp ses i sammenheng valg av leverandør iht tildelingskriterier i FOA §13-2/§22-2 kunngjøring av tildelt rammeavtale innen 48 dager gjelder ikke tildeling av etterfølgende kontrakt

7 Rammeavtalen – kun for de opprinnelige parter
en eller flere oppdragsgivere – en eller flere leverandører FOA §6-1(3)/§15-1(3) - kontrakter innenfor en rammeavtale kan bare inngås mellom de opprinnelige parter i rammeavtalen ikke adgang til å slutte seg til eksisterende RA et lukket system, ingen nye aktører kan slippe inn oppdragsgiverne må identifiseres i kunngjøring/konkgrl eller referanser som umiddelbart identifiserer oppdragsgiverne, f.eks alle kommunene i fylket ikke nye leverandører Offentlige innkjøpssentralers rammeavtaler oppdragsgiver må være tilmeldt/abonnent hos innkjøpssentral på tidspunktet for kunngjøring av rammeavtalen listene må angi dato oppdragsgiver fikk rett til bruk

8 Tildeling av rammeavtaler - én eller flere
Tildeling av rammeavtale til kun én leverandør den leverandør som har levert det beste tilbud Tildeling av rammeavtaler til flere leverandører – FOA §15-3(1) forutsetter parallelle RA – substituerbare leveranser minst 3 (FOA del II: ikke minimum), forutsatt tilstrekkelig antall egnede leverandører (dvs oppfyller kvalifikasjonskriteriene) og tilbud (dvs oppfyller kravspek og tildelingskriterier) krav om effektiv konkurranse ved minikonkurranser ikke maksimum/tak antall leverandører - konkret vurdering Klfu 27 april 2006: 10 leverandører akseptert pga ”det økonomiske omfang, den tekniske beskaffenhed og den geografiske spredning af indkøb som forventes gennemført Klfu 2 juli 1998: samtlige 15 tilbydere, for mange

9 Rammeavtale med én leverandør Avrop/Tildeling av kontrakt
Rammeavtaler Rammeavtale med én leverandør Avrop/Tildeling av kontrakt

10 RA med én leverandør - tildeling av kontrakt
FOA § 6-2/ § Rammeavtale med én leverandør (1) Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtale med en leverandør på grunnlag av vilkårene fastsatt i rammeavtalen. fordeler: direkte avrop ift fastsatte vilkår - raskt, enkelt, reduserte administrative byrder i avtaleperioden ulemper: statisk, ikke ny konkurranse i avtaleperioden (2) Oppdragsgiver kan ifm inngåelsen av kontrakten skriftlig konsultere leverandøren og be om at tilbudet utfylles. supplere tilbudet, f.eks avklare tilbudet mht konkrete forhold ved den aktuelle leveranse, f.eks leveringssted, leveringstidspunkt, transport, osv, men ikke adgang til forbedring av tilbudet Forbud mot vesentlig endring – ”særlig ikke” her, jf Art 32(2) (kommer tilbake til dette).

11 Rammeavtale med flere leverandører Avrop/Tildeling av kontrakt
Rammeavtaler Rammeavtale med flere leverandører Avrop/Tildeling av kontrakt

12 RA med flere leverandører - tildeling av kontrakt
FOA § 6-3 / §15-3 Rammeavtale med flere leverandører Hvor alle vilkår er fastsatt – uten ny konkurranse Hvor ikke alle vilkår er fastsatt – ny konkurranse FADs Veileder 2006: Én og samme rammeavtale kan ha faste vilkår for bestemte kontrakter under rammeavtalen, og ikke faste vilkår for andre kontrakter under rammeavtalen. Eksempel: Parallelle rammeavtaler for PC’er. Stykkpris på PC legges til grunn ved innkjøp av en enkelt PC Ved kjøp av mer enn 30 PC’er gjennomføres minikonkurranse

13 RA med flere leverandører - tildeling av kontrakt
FOA § 6-3 / §15-3 Rammeavtale med flere leverandører (forts) FOA § 6-3(1) / §15-3(2) – tildeling på fastsatte vilkår på grunnlag av vilkårene i rammeavtalen, uten ny konkurranse. direkte avrop – valg av leverandør ikke regulert i FOA. KOFA 2005/40 (FLO), jf 2003/38 og 2003/70: ved parallelle rammeavtaler må det fastsettes en mekanisme for fordeling av bestillingene mellom leverandørene, må fastsettes i rammeavtalens konkurransegrunnlag, jf forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet manglende fordelingsmekanisme - en ”uferdig” konkurranse, der det i realiteten ikke er tatt en endelig beslutning om hvilket tilbud som er det beste basert på tildelingskriteriene

14 RA med flere leverandører - tildeling av kontrakt
direkte avrop/tildeling på fastsatte vilkår - valg av leverandør - uten ny konkurranse (forts) Rotasjon ??? Fossefall? Explanatory Note: Først den med best tilbud, så nr2 eller andre objektive, gjennomsiktige, ikke-diskriminerende, forutsigbare, etterprøvbare kriterier – ikke fritt valg; Eksempel: Rammeavtaler for service på kopimaskiner, inngått med ekspertise på ulike modeller. Service på Xerox avropes hos Xerox-service selv om Canon-service rangert først. Medisinsk utstyr – proteser - valg på medisinsk faglig grunnlag. KS(DK)19.juli 2004: SKIs rammeavtaler for personbiler. - konkret vurdering av behov. Ikke fritt valg.

15 RA med flere leverandører - tildeling av kontrakt
direkte avrop/tildeling på fastsatte vilkår - valg av leverandør (forts) den leverandør som har det beste tilbud på aktuelt avrop kan være nødvendig å vurdere ift det konkrete avrop hvilken leverandør som har det beste tilbud Eksempel: volumrabatter: B kan ha beste pris på lavt antall, mens A har beste pris på høyt antall. Også her behov for å kunne supplere tilbudet, ift det konkrete avrop, f.eks: kortere transport for B enn A ved levering på X, uten at det endrer foreliggende tilbud A B 100 200 (0%) 220 (10%) = 198 200 400 (20%) = 320 440 (15%) = 374 3 kr/km 3x60=180 3x30=90 oppdragsgiver A Mottak X B

16 Rammeavtale med flere leverandører
Rammeavtaler Rammeavtale med flere leverandører Minikonkurranse

17 RA med flere leverandører – minikonkurranse
FOA §6-3 / §15-3 Rammeavtale med flere leverandører FOA §6-3(2) / §15-3(3) - tildeling hvor ikke alle vilkår er fastsatt tildeling av kontrakt etter ny konkurranse mellom partene, gjenåpning av konkurransen – minikonkurranse, fordel: større fleksibilitet, ny konkurransesituasjon ulempe: ikke umiddelbart avrop, tar tid, krever ressurser Ressursbruken forbundet med minikonkurranse kan reduseres Minikonk også mulig for tidsintervaller, f.eks valg av leverandør for avrop i løpet av neste halvår. Minikonk med ren priskonkurranse Minikonk ved elektronisk auksjon

18 RA med flere leverandører - minikonkurranse (forts)
Tildeling på grunnlag av vilkårene brukt for å tildele rammeavtalen. om nødvendig kan vilkårene presiseres. - f.eks kan man tillegge leveringstiden større vekt på andre vilkår, må være oppgitt i konkurransegrunnlaget for rammeavtalen. Konkurransegrunnlaget må angi tildelingskriteriene, vekt/prioritet som skal gjelde både ved tildeling av rammeavtalen og ved tildeling av kontrakter etter minikonkurranse Erfaring: bør ha konkurranse på pris/kostnad unngå statisk situasjon med samme leverandør hver gang – de andre leverandørene mister interessen

19 RA med flere leverandører - minikonkurranse (forts)
Eksempel: Rammeavtale med 3 firmaer om rengjøringsytelser Kvalitetsstandard for rengjøring fastsatt Timepris tilbudt Minikonk på et nærmere spesifisert lokale (antall rom, m2) Tilbud på antall timer (= pris) Eksempel (Explanatory Note): Rammeavtale for PC og printere tildelingskriteriet økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert på grunnlag av pris, teknisk verdi og driftskostnad. Minikonk på kontrakt på printere, med presisering at teknisk verdi vurdert ift sider pr minutt, driftskostnad vurdert ift energiforbruk, blekkpatroners levetid og pris

20 RA med flere leverandører - minikonkurranse (forts)
FOA §6-3(2)/ §15-3(3) - Minikonkurranse - enkel prosedyre: konsultere skriftlig leverandører i stand til å gjennomføre RA kan f.eks omfatte ulike typer IKT konsulenttjenester; leverandører som ikke er relevante konsulteres ikke tilstrekkelig frist - fastsettes skjønnsmessig av oppdragsgiver ift kontraktsgjenstandens kompleksitet og den tid som medgår til å utarbeide tilbud, ved elektronisk auksjon gjelder fristene i §13-4 / §22-4 skriftlige tilbud - fortrolig ut tilbudsfristen d. tildeling av kontrakt til tilbyder med beste tilbud iht tildelings-kriterier fastsatt i konkurransegrunnlaget for RA. suppleres av de alminnelige prinsipper i LOA §5 og FOA §3-1 KOFA 2009/148 ”

21 RA med flere leverandører - minikonkurranse (forts)
Tilbudsinnhenting i minikonkurranse – elektronisk innlevering KOFA 2009/148 (Sharp Electronics Norge/Hof kommune)        parallell rammeavtale - minikonkurranse for kontrakt om levering av kopimaskiner og multifunksjonelle kopimaskiner Oppdragsgiver opplyste at tilbud kunne leveres pr e-post FOA § 16-3 gjelder helt frem til kontrakt er inngått etter en minikonkurranse - også for elektronisk innlevering av tilbud tilbud i minikonkurranse kan ikke leveres på e-post hvis ikke systemer oppfyller krav i FOA §16-3 til elektroniske systemer for levering av tilbud. innholdet av tilbudene skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfrist, FOA § 15-3(3) vanlig e-post oppfyller ikke disse kravene.

22 Rammeavtaler Forbud mot vesentlig endring

23 Rammeavtaler – forbud mot vesentlig endring
Endringer i en avtale kan utgjøre ”indgåelse af en ny aftale” FOA §6-1(3)/ §15-1(3) Kontrakter .. kan bare inngås .. uten at det gjøres vesentlige endringer i de opprinnelige avtalevilkår Risiko: ulovlig direkte anskaffelse: overtredelsesgebyr inntil 15% Art 32(2) ”særlig ikke” i rammeavtaler med kun én leverandør antakelig noe større spillerom ved rammeavtaler med flere Vesentlige endringer kan utløse plikt til ny kunngjøring KOFA 2005/40 (Forsvarets logistikkorganisasjon) endringer i sortiment og pris (reduksjon) godtatt bl.a. pga ”rimelig kommersiell og funksjonsmessig sammenheng med den først inngåtte avtale” ”endringer som følge av den teknologiske utviklingen på punkter som er av marginal betydning” ”innklagede har søkt å redusere tilgjengelig sortiment vesentlig ved å konsentrere innkjøp om færre produkter/ leverandører/ produsenter .. endringen innenfor avtalens ordlyd.”

24 Rammeavtaler – forbud mot vesentlig endring
C-454/06 Pressetext - Endringer i en avtale utgjør 34 ... indgåelse af en ny aftale ... når de [endringene] er afgørende forskellige fra bestemmelserne i den oprindelige aftale, og derfor viser, at det var parternes vilje at genforhandle aftalens grundlæggende elementer. 35 .. væsentlig, såfremt den indfører betingelser, der, hvis de havde fremgået af den oprindelige procedure for indgåelse af en aftale, ville have gjort det muligt for andre tilbudsgivere end de oprindeligt antagne at deltage, eller ville have gjort det muligt at acceptere et andet bud end det, som oprindeligt blev antaget. 36 ..væsentlig, såfremt den i betydeligt omfang udvider aftalen til at omfatte tjenesteydelser, der ikke oprindeligt var fastsat heri. 37 .. væsentlig, når den ændrer aftalens økonomiske balance til fordel for tilslagsmodtageren i forbindelse med udbuddet på en måde, som ikke var fastsat i de oprindelige udbudsbetingelser. Bekreftet i C-91/08 (Wall AG); premiss

25 Rammeavtaler – forbud mot vesentlig endring
C-454/06 Pressetext - Endring i avtalepart - fra APA til APA-OTS 40 I almindelighed skal udskiftningen med en ny medkontrahent ..., betragtes som en ændring i de væsentlige bestemmelser ..., medmindre der var truffet bestemmelse herom i de oprindelige kontraktbestemmelser, f.eks. som en underentreprise. C-91/08 (Wall AG) - Bytte av underleverandør (39) Udskiftning af en underleverandør, selv når muligheden ... er fastsat i kontrakten, kan i særlige tilfælde udgøre en sådan ændring af et af de grundlæggende elementer i ... kontrakten, når anvendelsen af én underleverandør i stedet for en anden ... har været et afgørende element for indgåelsen af kontrakten. 44 ... at APA-OTS er et 100% ejet datterselskab af APA, ... har en ledelsesbeføjelse over APA-OTS, ... hæftede solidarisk, at der ikke ville ske ændringer af den eksisterende samlede ydelse. 45 en intern omstrukturering ..., der ikke i væsentlig grad ændrer de oprindelige kontraktbestemmelser

26 Rammeavtaler – forbud mot vesentlig endring
KOFA 2010/68 (Bekkevold/Drammen k): Kontrakt om driftspatrulje for veinett hvor kommunen bestilte hvert enkelt oppdrag. Varighet 4,5 år. Avtalen endret etter 3 år til funksjonskontrakt. (24)”[Pressetext 34] viser at reforhandling av løpende avtale på vesentlige punkter lett kan anses som endring som ikke kan gjennomføres uten ny konkurranse ved kunngjøring” – ”kan åpne for markedsrespons fra leverandører som valgte i første omgang ikke å delta i den tidligere konkurranse” (25) Endringen … gjaldt ikke arbeidets fysiske karakter, men funksjonsdeling og oppgjørsmåte. Endringen i tråd med endringsadgangen i opprinnelig kontrakt formålet å prøve ut funksjonsmodell foran ny konkurranse ikke vesentlig økonomisk forskyvning i favør av noen avtalepart (utgiftene økte fra ca 300’ til ca 350’) (28) Under tvil: endringen ikke ulovlig direkte anskaffelse

27 Rammeavtaler - endring - ny versjon av ytelsen
Ny versjon av tilbudt ytelse Problematisk hvor kontrakt tildeles på fastsatte vilkår, men også hvor minikonk ikke omfatter selve ytelsen KOFA 2005/40 (FLO) tillatt med ”endringer som følge av den teknologiske utviklingen på punkter av marginal betydning” KS(DK) antakelig mulig å supplere tilbudet ift ikke vesentlige vilkår, f.eks ny versjon/oppgradering av software og hardware Explanatory Note: rammeavtale for levering av PC’er tekniske spesifikasjoner må angis som minimumskrav til ytelse og funksjon slik at tilbud i minikonkurranse i hvert tilfelle kan baseres på siste modell OBS! Dynamisk innkjøpsordning - et mulig alternativ til RA

28 Ikke regulerte forhold
Rammeavtaler Varighet Ikke regulerte forhold Klagebehandling

29 Rammeavtalers varighet
FOA §§ 6-1(4)/§15-1(4) - kan inngås for ikke mer enn fire år, med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut fra rammeavtalens gjenstand lengre varighet krever begrunnelse i det enkelte tilfelle spesialprodukter som krever en utviklingsinnsats gi leverandøren mulighet til å forrente større investeringer Klfu 27.april 2006 (Unicomputer/SKI): tidsubegrensede rammeavtaler i strid med anskaffelsesreglene varighet for avrop/tildelte kontrakter (Explanatory Note) - tilsvarende - innenfor rammen av RA – max 4 år

30 Rammeavtalers varighet
Rammeavtaler kan anvendes frem til avtaleperiodens utløp. avrop kan skje frem til avtalens utløp; ingen betingelse at kontrakter som tildeles iht rammeavtalen må sluttføres innen avtaleperiodens utløp leveransen iht avropet kan skje etter avtalens utløp Eksempel: Treårig rammeavtale om levering av kopipapir. Tillatt å be om tilbud i minikonkurranse to uker før rammeavtalens utløp selv om leveransen vil skje to uker etter avtalens utløp Eksempel: Toårig rammeavtale om levering av kopimaskiner, inkl service og vedlikehold. Tillatt å avrope/kjøpe før avtalens utløp selv om leveransen vil skje etterpå og selv om vedlikeholdsytelsen vil fortsette etter avtalens utløp.

31 Rammeavtaler - forbud mot misbruk
FOA §6-1(5)/ §15-1(5) – må ikke misbrukes eller anvendes på en måte som forhindrer, begrenser eller vrir konkurransen. KOFA 2004/16 (Helsebygg Midt-Norge) langvarige kontrakter risiker å begrense konkurransen – 8 år svært omfattende rammeavtaler kan avskjære SMB fra å delta relevant problemstilling også for større innkjøpssamarbeid Klfu 27.april 2006 (Unicomputer/SKI) krav til beskrivelsen av leveransen - et minimum av presisjon meget brede og åpne formuleringer aksepteres ikke, f.eks ”alle rådgivningsoppgaver for oppdragsgiver de neste 4 år”

32 Rammeavtaler - forhold som FOA ikke regulerer
Hvorvidt oppdragsgiver plikter å benytte rammeavtalen beror på en konkret fortolkning Rammeavtalens anvendelse bør angis presist – ikke stå helt fritt ikke minimumskjøp, men avrop ved behov som dekkes av RA positiv avgrensing: enkeltkjøp av mindre antall PC’er negativ avgrensing: ikke ved kjøp av større antall/fornyelse av PC-parken (ny kunngjøring og konkurranse) - gir leverandøren bedre grunnlag for beregning av tilbud plikt til levering ved avrop - fossefall? kan leverandør avstå? plikt til å inngi tilbud i minikonk? hvordan sikre at oppdragsgivers organisasjon benytter RA plikt/rett for leverandør å informere om RA hos oppdragsgiver plikt for øvrige tilbydere å respektere utfallet av konkurransen Innkjøpssamarbeid

33 Rammeavtaler og klagebehandling
Tildeling av rammeavtale - kan være gjenstand for klage Tildeling av kontrakt / avrop KOFA 2009/148 (Sharp Electronics Norge/Hof kommune) avrop ved minikonkurranse på parallell rammeavtale de alminnelige prinsipper i LOA§5 og FOA§3-1 får anvendelse et slikt avrop kan klages inn for KOFA selv om mer enn 6 måneder siden rammeavtalen ble inngått (30) … Når avrop på rammeavtalene gjennomføres ved minikonkurranser, må fristen for å klage til klagenemnda beregnes ut fra inngåelse av hver enkelt kontrakt under rammeavtalene, ikke inngåelsen av selve rammeavtalen.

34 Takk for oppmerksomheten!
Debatt Spørsmål? Synspunkt! Takk for oppmerksomheten!

35