Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

BIK 6500 PROSJEKTSTYRING/OPPFØLGING  Prinsipper for styring og oppfølging  Metoder for prosjektstyring  Prosjektstyring på forskjellige nivåer  Avslutningen.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "BIK 6500 PROSJEKTSTYRING/OPPFØLGING  Prinsipper for styring og oppfølging  Metoder for prosjektstyring  Prosjektstyring på forskjellige nivåer  Avslutningen."— Utskrift av presentasjonen:

1 BIK 6500 PROSJEKTSTYRING/OPPFØLGING  Prinsipper for styring og oppfølging  Metoder for prosjektstyring  Prosjektstyring på forskjellige nivåer  Avslutningen av prosjektet Pensum: AGH 8, SAJ 4

2 BIK 6500 PROSJEKTSTYRING OG -OPPFØLGING Prosjektstyring omfatter alle deler av prosjekt- arbeidet. Oppfølging ligger i gjennom- føringen Skapes Nytt initieres Nytt initieres Startes Gjennom- føres Gjennom- føres Omplan- legges Kon- trolleres Av- sluttes Evalueres Planlegges og organiseres Planlegges og organiseres

3 BIK 6500 Styringssløyfen (Westhagen)

4 BIK 6500 Oppfølging •Rapportere •Sammenlikne plan - situasjon og konstatere eventuelle avvik •Analysere avvik •Beslutte om tiltak •Handle (iverksette tiltak) NB! Bruk av betegnelsene ”styring” og ”oppfølging” er ikke konsekvent.

5 BIK Prosjektoppfølging Planleggingen var feilfri - det var gjennomføringen som sviktet! Tidligere norsk samferdselsminister om Romeriksporten

6 BIK 6500 Vi følger opp prosjektet for å •måle fremgang og effektivitet, slik at oppsatte mål kan nås •beholde oversikten, slik at vi ser når endringer er nødvendige •motivere deltakerne, slik at de står på for å nå resultater •få erfaringer for planlegging og gjennomføring av fremtidige prosjekter •….

7 BIK 6500 OPPFØLGINGSPRINSIPPER •Ikke byråkratisk og ulystbetont rapportering •Oppfølgingskriteriene skal være definert på forhånd •Rapportering på plandokumentet •Fast periodisert/mønster i rapporteringen

8 BIK 6500 OPPFØLGING PÅ FORSKJELLIGE NIVÅER På milepælsnivå På aktivitetsnivå Ved beslutningspunkter

9 BIK 6500 Prosjektmodell LEDELSESMODELLEN ARBEIDSMODELLEN BESLUTNINGSPUNKT MILEPÆL

10 BIK 6500 Beslutningspunktet

11 BIK 6500 To hovedgrunner til at prosjekter avsluttes (SAJ) 1.Prosjektet avsluttes fordi målet er nådd 2.Prosjektet avsluttes uten at målet er nådd

12 BIK Oppfølging på milepælsnivå

13 BIK 6500 Milepæler brukes til å •forenkle oppfølging •synliggjøre viktige resultater •klargjøre viktige grensesnitt •gi økt trykk og produktivitet •bidra til et helhetssyn •sørge for stimuli og utfordring •bekrefte fremgang

14 BIK 6500 RAPPORT PÅ MILEPÆLSNIVÅ Ferdig- tidspunkt Plan MilepælerRapport

15 BIK 6500 Oppfølging på milepæler Ferdig Fullføringsgrad Tidsavvik Sannsynlig forsinkelse Mållinje Fremdriftslinje T (Oppfølgingstidspunkt)

16 BIK 6500 Oppfølging på milepæler, alternativ metode

17 BIK 6500 OPPFØLGINGSBESLUTNINGER F lytte milepæler i tid S enke ambisjonsnivået T ilføre ytterligere ressurser O mfordele arbeidet

18 BIK Oppfølging på aktivitetsnivå

19 BIK 6500 Oppfølging på aktivitetsnivå VI MÅLER: Tidsforbruket Pengeforbruket Bruken av menneskelige ressurser Bruken av materiell og andre fysiske ressurser Hva har vi fått for det vi har puttet inn ? ?

20 BIK 6500 Innhenting av informasjon •Sørg for skriftlig kommunikasjon for å redusere muligheter for misforståelse (Husk: Misforståelse er en vanlig form for forståelse) •Vær oppmerksom på tendensen til overoptimistisk informasjon Fra Roger Burke: Project Management - Planning & Control Techniques

21 BIK 6500 OPPFØLGINGSKRITERIER PÅ AKTIVITETSNIVÅ Holder tidsplanen JA NEI Ingen problemer Diskuter: - konsekvensen - årsaken Diskuter: - estimeringen - planleggingen Diskuter: - alle spørsmål Holder ressurs estimatet JA NEI Ressurs- og tidsrapportering

22 BIK 6500 Oppfølging av aktiviteter i Gantt-skjema Oppfølgingstidspunkt

23 BIK 6500 RESSURSER OG KOSTNADER KR TID Oppgave Grunnlinje estimat Brukt til dato Kostnad Å fullføre Revidert prognose Under (Over) Sum

24 BIK 6500 Enkel økonomisk framdriftsrapport for hverdagsprosjekter (SAJ)

25 BIK 6500 Virkelig/planlagt kostnad kontra fremdrift Fremdrift Kostnad Budsjett Virkelige kostnader

26 BIK 6500 Eksempel på tabell for multippel progresjonsanalyse (SAJ)

27 BIK 6500 Edderkoppdiagram for multippel progresjonsanalyse (SAJ)

28 BIK 6500 ÅRSAKER TIL AVVIK Planlegging Styring Teknologi Organisering Sosialt Risikovurdering Kontrakt FEIL I :

29 BIK 6500 Endringer 1.Fange opp endringsforslag 2.Utrede forslagene - finne konsekvenser 3.Beslutte formelt 4.Oppdatere planer og kommunisere beslutning 5.Sørge for at endringen gjennomføres Endringshåndtering hører til prosjektets kvalitetssystem

30 BIK 6500 Fallgruver i prosjektoppfølging •Planen egner seg ikke til oppfølging •Prosjektet er lite synlig og vanskelig å følge opp •Dårlige resultater rapporteres ikke eller rapporteres for sent •Vi håper og tror at ting skal bedre seg •Prosjektledelsen er ikke tilstedeværende •For mye vekt på det som er lett å måle •For mye fokus på korttidsresultater •Vi overser det som ikke kan kontrolleres •Vi ignorerer endringer i omgivelsene

31 BIK Møter

32 BIK 6500 OPPFØLGINGSMØTER •Styringsgruppemøter –Hyppighet, Varighet, Deltakelse, Temaer •Prosjektgruppemøter –Hyppighet, Varighet, Deltakelse, Temaer

33 BIK 6500 Prosjektmøter •Oppgavebehandling •Prosjektstyring •Fellesskap og engasjement •Informasjon og høring •Forhandling •….. Formål med møtet:

34 BIK 6500 Prosjektmøter Oppgavebehandling: •Ide- og problemløsning •Bestemte emner •Viktig å bli ferdig, ingen stram tidsplan •Ad hoc •Deltagere velges avhengig av emne

35 BIK 6500 Prosjektmøter Prosjektstyring: •Informere om status •Beslutte grunnlag for videre arbeid •Avholdes regelmessig •Ofte faste deltagere

36 BIK 6500 Gode møteregler for hverdagsprosjekter (SAJ)

37 BIK Rapportering, informasjon, kommunikasjon

38 BIK 6500 PROSJEKTRAPPORT H vor er du, sammenlignet med hvor du burde være? H va ligger forut og hvordan kan det påvirke deg? H vor kommer du til å ende, sammenlignet med hvor du sa du ville ende?

39 BIK 6500 Prosjektrapport 1.Leveransestatus 2.Tidsplan- og budsjettavvik 3.Konsekvenser av avvik uten korrigerende tiltak 4.Usikkerhet 5.Tiltak som er/vil bli gjennomført av prosjektledelsen 6.Forslag til tiltak for godkjenning av prosjekteier/styrings- gruppe Diverse

40 BIK 6500 SE FRAMOVER Minimal risiko Moderat risiko Moderat risiko Høy risiko MAKSIMAL RISIKO Sannsynlighet Konsekvens

41 BIK 6500 KRAV TIL ”OPPFØLGINGSSYSTEMER” S systemet må være lesbart T total prosjektet i fokus Y ytelse må kunne måles R rapportering må skje regelmessig I ingenting må overlates til tilfeldighetene N negative utfall må oppdages raskt G glade meldinger må få sin plass

42 BIK 6500 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Valg av programvare Når du velger, glem ikke å se framover: K ostnad mot funksjonalitet K apasitet mot enkelhet K ompatibilitet med andre systemer D okumentasjon, støtte i startfase, støtte i gjennomføring

43 BIK 6500 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Å bruke verktøy uten å forstå prosjektledelse, setter deg bare i stand til å lage dårlige rapporter raskere. HER ER NOE PROGRAMVARE IKKE KAN GJØRE: Finne feil Ta beslutninger Samle inn data Løse de kritiske problemene Noen av de største problemer har med mennesker å gjøre, her er programvaren til liten hjelp TENK SELV

44 BIK 6500 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Nødvendig mengde: ”hva mottaker vil og bør vite” – ”hva som forventes at mottaker allerede vet” = hva informasjonen bør inneholde.

45 BIK 6500 How does your project feel ? (Move the yellow ball on the line) Bad Good Very good Fra IPM Status report, if Skadeforsikring Magefølelse er ikke dumt

46 BIK Prosjektavslutning

47 BIK 6500 Hva med overleveringen? •Hvem er mottaker internt? •Er det noen ekstern mottaker? •Har overleveringen vært planlagt? •Begin with the end in mind!

48 BIK 6500 LÆRING GJENNOM PROSJEKTARBEID •Erfaringsoverføring innenfor prosjektet •Erfaringsoverføring mellom prosjekter •Bevisste læringsaktiviteter Hva kan du som prosjektleder gjøre med det ?


Laste ned ppt "BIK 6500 PROSJEKTSTYRING/OPPFØLGING  Prinsipper for styring og oppfølging  Metoder for prosjektstyring  Prosjektstyring på forskjellige nivåer  Avslutningen."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google