Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

REGELVERK FOR ANSKAFFELSER Fagforbundet – 13. juni 2007 Ingrid Bjerke Kolderup Byrådsavdeling for finans og utvikling Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "REGELVERK FOR ANSKAFFELSER Fagforbundet – 13. juni 2007 Ingrid Bjerke Kolderup Byrådsavdeling for finans og utvikling Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten."— Utskrift av presentasjonen:

1 REGELVERK FOR ANSKAFFELSER Fagforbundet – 13. juni 2007 Ingrid Bjerke Kolderup Byrådsavdeling for finans og utvikling Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten (Konserninnkjøp og effektivisering)

2 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser

3 Hvilke regler og hvorfor Disposisjon Terskelverdier Konkurranseform og frister Henvendelse til markedet Behandling av tilbud Avslutning av konkurransen KOFA Kunngjøring

4 Anskaffelsesregler i Oslo kommune •Lov og forskrift om offentlige anskaffelser •regler som vi er pliktige til å ha pga. EØS avtalen, foa. del I og III •ytterligere ”sær-regler” for Norge, foa. del I og II •Veiledere •Oslo kommunes regelverk for virksomhetens ansvar i anskaffelsesprosessen •Veileder

5 OK regelverk for anskaffelsesprosessen •Formål •Økt verdiskapning – effektiv ressursbruk •Forretningsmessighet og likebenandling •Stor integritet i anskaffelser •Sosiale og miljømessige konsekvenser skal vektlegges

6 OK regelverk for anskaffelsesprosessen •Definisjoner •Grunnleggende krav •Kvalitetssikring av anskaffelsesprosessen •I egen virksomhet •Av anskaffelseskomite pkt 5.2 •Oppgaver pkt – kun rådgivende

7 OK regelverk for anskaffelsesprosessen •Aktiviteter i anskaffelsesprosessen kap 6 •Planleggingsfasen pkt 6.1 •Behovsverifikasjon •Markedsundersøkelse •Spesifikasjon •Gjennomføringsfasen pkt 6.2 •Konkurransebetingelser •Leverandørvalg •Kontrakt bestilling •Oppfølgningsfasen pkt 6.3

8 Anskaffelsesprosessen i Oslo kommune PLANLEGGING AV ANSKAFFELSE BEHOVSVERIFIKASJON MARKEDSUNDERSØKELSE GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSE KONKURRANSEBETINGELSER KONTRAKT / BESTILLING OPPFØLGING AV ANSKAFFELSE KONTRAKTSOPPFØLGING PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING SPESIFIKASJON LEVERANDØRVALG

9 Eksterne regler •Lov om offentlige anskaffelser •Forskrift om offentlige anskaffelser

10 Grunnloven § 3 ”Alle” lover Oslo kommunes regel- verk om virksomhetens ansvar i anskaffelsesprosessen EØS-avtalen med direktiver Lov av 27/11-92 EØS-avtalen Forskrifter om offentlige anskaffelser Lov om offentlige anskaffelser

11 Planlegging Behovet Markedet Spesifikasjon Kontraktens verdi Konkurranse- form Gjennomføring av konkurransen Oppfølging Anskaffelsesprosessen i et nøtteskall Kunngjøring Konkurranse grunnlag Saksbehandling Kvalifikasjon- spørsmålet Tildelings- spørsmålet Valg av leverandør

12 §1 - Lovens formål •Effektivitetshensynet •Forretningsmessighet •Leverandørens rettsikkerhet •Kravet til likebehandling •Kravet til etisk adferd •Fundament for tolkning og anvendelse av anskaffelsesregelverket

13 § 2 - Oppdragsgivere •Alle kommunens virksomheter inkludert KF’er •Kommunens AS’er i den grad de er kontrollert av det offentlige og de tjener allmennhetens behov og ikke er av forretningsmessig karakter

14 § 4 - Rettighetshavere •Alle virksomheter som er opprettet i samsvar med lovgivningen i en EØS-stat og som har sitt sete, hovedadministrasjon eller hovedforetak •Interne leverandører (en annen virksomhet i Oslo kommune) har ikke rettigheter

15 § 5 - Grunnleggende krav •Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted noen forskjellsbehandling mellom leverandørene •Anskaffelsen skal så langt det mulig være basert på konkurranse •Oppdragsgiver skal sikre hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen

16 Kravet til konkurranse •Plikt til å sørge for at anskaffelser så langt det er mulig baseres på konkurranse •Gjelder fra kr 0! •Må ha særskilt hjemmel i foa for å gå bare til èn, har man ikke det – ulovlig direkte anskaffelse •Kravet til konkurranse ivaretas ved å la flere leverandører få delta •Sørge for effektiv og reell konkurranse i alle faser

17 Forutberegnelighet Kravet til forutberegnelighet ivaretas gjennom : •Hva skal anskaffes ( ytelsen / behovet ) •Ved å fortelle hva slags konkurranse - anbud eller forhandling ? •Hvordan anskaffelsesprosessen vil forløpe •Hvilke krav som stilles til leverandørene •Hvordan velge ut hvilke leverandører som skal inviteres •Hvilke krav som stilles til tilbudet og dets dokumentasjon •Hvordan selve tilbudene vil bli evaluert - bare pris eller også andre kriterier ?

18 Kravet til etterprøvbarhet/gjennomsiktighet Krav til etterprøvbarhet ivaretas ved : •Dokumentasjon av prosessen Alle aktiviteter, beslutninger og vurderinger, for eksempel krav om anskaffelsesprotokoll •Protokoll fra kr •Leverandøren har krav på en begrunnelse på hvorfor de ble avvist, eller ikke valgt mv •SKRIFTLIGHET!!!

19 § 6 - Ressurs- og miljøbevisste anskaffelser Oppdragsgiver skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen.

20 Foa. del I - alminnelige bestemmelser •Generelle regler for konkurransen - Formål - Grunnleggende krav (noe annerledes utformet enn i loven) - Krav til konkurranse uansett verdi på anskaffelsen •Offentlighet •Taushetsplikt •Habilitet •Bruk av rådgivere •Språkkrav •Opplysningsplikt/begrunnelsesplikt •Bruk av kontraktsstandarder

21 Del I - foa. § 3-1 Grunnleggende krav for alle anskaffelser, •Krav til konkurranse •Ikke diskriminere pga. nasjonalitet eller lokal tilhørighet •Likebehandling av leverandørene •Ikke dele opp en anskaffelse med hensikt å omgå regelverket •Proporsjonalitet: oppdragsgiver skal gjennomføre anskaffelsen på en måte som står i forhold til anskaffelsen •God anbuds- og forretningsskikk •Krav til dokumentasjon •Objektive og ikke diskriminerende kriterier •Livssykluskostnader, miljømessige konsekvenser, universell design / utforming

22 Del I - Offentlighet •Foa. § 3-2 tre sentrale dokumenter - Anskaffelsesprotokoll - Tilbud - Innstilling på kontraktstildeling •Hovedregel - offentlighet hvis ikke unntak - unntak i forskrift til offentlighetsloven 14.februar 1986 pkt V nr 12 for tilbud og anskaffelsesprotokoll - unntak for innstillingen i Offl. § 6nr 2b •Meroffentlighet skal vurderes - unntak taushetsbelagte opplysninger

23 Del I - Offentlighet, foa. § 3-5 O ppdragsgiver kan etter egen vurdering gi innsyn i disse dokumenter(såfremt dokumentene ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger), jf. Offl. § 5a, jf. Fvl. § 13 Nye regler vedtatt (ikke ikraft): Anskaffelsesprotokoll er offentlig fra det tidspunkt avgjørelsen om valg av leverandør er fattet, dvs ved meddelelsesbrevet om hvem oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med

24 Del I - Taushetsplikt, foa. § 3-6 •Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen gjelder. Konkret vurdering av hva som er forretningshemmelighet”. - total pris ? - enhetspris, delpriser ? - metodebeskrivelser ?

25 Del I - habilitet, foa. § 3-7 •Forvaltningslovens §§ 6 – 10 gjelder, Kommunelovens § 40 nr. 3 •Du er inhabil i prosessen dersom din deltagelse er egnet til å skape mistillit •Dersom din overordnete er inhabil, er også du det. •Formålet med regelen er å sikre at alle aktører har tillit til at alle beslutninger i anskaffelsesprosessen er basert på objektive og saklige hensyn •Habilitet må vurderes tidlig i prosessen

26 Del I - bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner, foa. §3-8 •Fullt lovlig å bruke innleide konsulenter / rådgivere i anskaffelsesprosessen, herunder bistand til spesifikasjon •Pass på at den innleide konsulenten ikke får en fordel i en eventuell senere konkurranse som kan utelukke konkurranse •Kan medføre plikt til å avvise leverandøren, foa. §§11-10 og 20-12f •Krav til likebehandling

27 forts. bruk av rådgivere •Ordlyd - utarbeidelse av spesifikasjonene - også rådgivning på andre felt kan stride mot likebehandlingsprinsippet •Må foreligge en reell fare for at konkurransen begrenses - en konkurransevridning av betydning •Gjennomgang av ”syretest” – 9 spørsmål

28 forts. bruk av rådgivere - 9 kontrollspørsmål 1.Hvilket omfang har rådgivningen hatt? 2.Har R. tilpasset spesifikasjonene til egen ytelse? 3.Har produktet av R. blitt stilt til disposisjon til de øvrige potensielle tilbydere? 4.Hvilken innflytelse har O. hatt på den endelige utformingen av spesifikasjonene? 5.Har R. kunnet tilegne seg kunnskap av betydning for konkurransen som ikke de øvrige har fått? 6.Har R. fått et tidsmessig forsprang når tilbudet skal utarbeides? 7.Er spesifikasjonene naturlige ut fra O’s behov? 8.Ville O. kunnet tilegne seg rådene fra andre enn R.? 9.Hvordan påvirker valget R’s mulighet til å vinne konkurransen ?

29 Del I - Språkkrav, foa. § 3-9 Juridisk: - Kun kunngjøringer etter kap 6 (EØS- kunngjøringer må oversettes til EU-språk - Alle øvrige dokumenter som omfatter konkurransegrunnaget kan utformes på norsk. Oppdragsgiver kan kreve at tilbudet skal utformes på norsk Anskaffelsesfaglig: Vurder!!

30 Anskaffelser er forretningsmessige avtaler, ikke enkeltvedtak Forvaltningsloven gjelder, unntatt del IV-VI som gjelder regler om begrunnelse, innsyn og klagerett, dvs. ikke partsinnsyn som etter fvl. Del II - Innsynsrett og krav på begrunnelse ved offentlige anskaffelser

31 forts. innsynsrett og krav på begrunnelse, §§ og Når skal det begrunnes? •Når man avviser en leverandør eller et tilbud •Når man forkaster et tilbud •Når en konkurranse avlyses •Når man har til hensikt å tildele kontrakt Innholdet i en begrunnelse / meddelelsen •Slik at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskrav

32 Innhold i begrunnelsen / meddelelsen •Hvem som skal tildeles kontrakt •Begrunnelsen for valget - Vinnerens relative fordeler -KOFA har uttalt i flere saker at henvisning til tildelingskriteriene ikke er nok! ”Begrunnelsen skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg av tilbud har vært saklig og forsvarlig, basert på korrekt faktisk grunnlag og i samsvar med angitte tildelingskriterier” •Angi klagefrist - konkret vurdering - avhengig av anskaffelsen kompleksitet - anbefalt 7-10 dager

33 Hvilke regler og hvorfor Disposisjon Terskelverdier Konkurranseform og frister Henvendelse til markedet Behandling av tilbud Avslutning av konkurransen KOFA Kunngjøring

34 forts. terskelverdier (beløpsgrenser) •Viktig å vite hvordan vi skal beregne størrelsen på kontrakter for å vite om det er plikt til å kunngjøre og i tilfelle hvor - nasjonalt eller EØS? •dvs. beregning av kontraktens verdi har kun betydning for OM og i tilfelle HVOR kontrakten skal kunngjøres og HVILKEN DEL av forskriften som gjelder

35 Ingen pliktig kunngjøring i Doffin Nasjonal kunngjøring i Doffin EØS-kunngjøring Kr 0,- Kr Kr 1,7/43,5 mill Loa og foa del I og del III Over EØS terskelverdi Loa og foa del I og del II under EØS terskelverdi og alle uprioriterte tjenester Loa og foa del I Alminnelige regler FORSKRIFT om offentlige anskaffelser - hvilken del regulerer hva ? TERSKELVERDIER:

36 Vedlegg 5 og 6 Prioriterte og uprioriterte tjenester •Prioriterte tjenester vedlegg 5 Listet opp – kontrakter som er vurdert egnet for konkurranse over landegrensene •Uprioriterte tjenester vedlegg 6 Listet opp – kontrakter som ikke er vurdert egnet for konkurranse over landegrensene – Ikke plikt til kunngjøring i hele EØS området og derfor mindre strenge saksbehandlingsregler

37 Hvilke regler og hvorfor Disposisjon Terskelverdier Konkurranseform og frister Henvendelse til markedet Behandling av tilbud Avslutning av konkurransen KOFA Kunngjøring

38 Hvilke regler gjelder for anskaffelser •Loven og forskriftens del I og III og •Oslo kommunes regelverk om virksomhetens ansvar i anskaffelsesprosessen •De grunnleggende prinsipper •Kunngjøringsplikt i Doffin/(TED) •Krav om skatteattester og HMS-erklæringHMS-erklæring •Protokollføringsplikt •Kunngjøringsplikt av konkurransen i Anskaffelsesportalen

39 Tillatte anskaffelsesprosedyrer § 4-2 •Anbudskonkurranse (åpen eller begrenset) – en prosedyre som ikke tillater forhandling •Konkurranse med forhandling - Konkurranse i ett trinn (alle leverandører kan levere inn tilbud ) - kun under EØS terskel og uprioriterte tjenester - Konkurranse i to trinn (begrenset konkurranse) •Konkurransepreget dialog konkurranse der oppdragsgiver fører en dialog med leverandører om alternative løsninger før det inngis konkurrerende tilbud •Anskaffelse etter forskriftens Del I En direkte henvendelse til flere leverandører (dvs. ikke pliktig kunngjøring av konkurransen)

40 forts. tillatte anskaffelsesprosedyrer Anbudskonkurranse (åpen eller begrenset) •Åpen anbudskonkurranse: prosedyre som tillater ale interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling •Begrenset anbudskonkurranse: prosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver til å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling

41 Tillatte anskaffelsesprosedyrer Konkurranse med forhandling Konkurranse der oppdragsgiver hvor oppdragsgiver har adgang til å forhandle med en eller flere leverandører •Konkurranse i ett trinn (alle leverandører kan levere inn tilbud ) - kun under EØS terskel og uprioriterte tjenester •Konkurranse i to trinn (begrenset konkurranse) prosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver til å gi tilbud,

42 KUNNGJØRINGKUNNGJØRING TILBUDSFRISTTILBUDSFRIST Åpen anbudskonkurranse (ett trinn) Frist for søknad om å delta Begrenset anbuds - konkurranse Konkurranse med forhandling. Når skjer vurderes hva? Konkurranse med forhandling (i ett trinn) II Tilbudsevaluering Tilbudsevaluering, II I kvalifikasjonsvurderingen kvalifikasjonsvurderingen tilbudsevalueringen Invita- sjon til kvalifis erte leveran dører

43 Anskaffelser under EØS-terskelverdi Valgfrihet: •Åpen anbudskonkurranse •Begrenset anbudskonkurranse •Konkurranse med forhandling (i ett trinn) •Konkurranse med forhandling (i to trinn) •(Konkurransepreget dialog)

44 Anbud eller forhandling under EØS? Anskaffelser etter forskriftens del II, dvs. under terskel eller for uprioriterte tjenester; •Valgfrihet – enten anbud eller forhandling •Anskaffelsesfaglig vurdering av hvilken prosedyre som skal velges - eks. ny teknologi? •Forhandling skal ikke velges fordi man ønsker å ”ta igjen unøyaktigheter” eller ”forhold man ikke har tatt seg bryet med å tenke på” under forhandlingene – Forhandling tar tid !!

45 Anskaffelser over EØS terskelverdi •Anskaffelser etter forskriftens del III, dvs. over terskel:* ANBUDSKONKURRANSE er den store hovedregel! (Åpen eller begrenset) •Positiv hjemmel for konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling

46 Åpen eller begrenset konkurranse? •Her velger oppdragsgiver ut fra anskaffelsesfaglig vurdering •Gjelder både for anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling •Momenter for vurdering : - Mange eller få leverandører som forventes å inngi tilbud? - Tidkrevende for leverandøren å utarbeide tilbud? - Tidkrevende for oppdragsgiver å evaluere tilbud? - Forhandlet konkurranse – mange leverandører? - Hvor lang tid til rådighet? Haster det? - Hva slags type anskaffelse? Vare/Tjeneste/Bygg- og anlegg?

47 Tid for gjennomføring over EØS terskelverdi- sammenligning Åpen anbudskonkurranse Begrenset konkurranse (anbud - forhandling) kunngjøring tilbudsfristklagefrist Minimum 45 dager Evaluering 7 10 dg =62 kunngjøring søknadsfrist Evaluering 5 tilbudsfrist klagefrist Minimum 30 dager Evaluering =90 40dg

48 Nye frister for mottak av tilbud Forskriften del II (under EØS terskelverdier) - Tilstrekkelig lang!! § 10-1

49 Prosedyre i ett trinn, men to vurderinger: I Utvelgelse II Tildeling II. Realitetsbehandling av tilbudet fra kvalifiserte leverandører FORKASTE/ INNSTILLE Tildelingskriterier - Det økonomisk mest fordelaktige tilbud - lavest pris Åpen anbudskonkurranse KunngjøringTilbudsfrist I. U tvelgelse - vurdere leverandørenes egnethet Avvise?

50 Tildeling av kontrakt skjer alltid i to trinn: I Utvelgelse II Tildeling Forespørsel om deltagelse med Innsendelse av etterspurt dokumentasjon Vurdering av leverandørenes kvalifikasjoner Avvisning av lev. som ikke er kvalifisert Realitetsbehandling av tilbudet FORKASTE/ INNSTILLE Tildelingskriterier - Det økonomisk mest fordelaktige tilbud - lavest pris Frist for forespørsel om deltagelse Begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling Kunngjøring Tilbudsfrist Invitasjon

51 Rammeavtaler – nye regler Rammeavtale § 4-2 f. - definisjon ” avtale mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder” •Øvrige regler i §§6-1 til 6-3 / 15-1 til 15-3.

52 forts. rammeavtaler •Rammeavtaler inngås som hovedregel etter anbudskonkurranse •Partene må være definert i avtalen og kontraktene innenfor rammeavtalen kan kun inngås mellom disse •Maksimal lengde på avtalen 4 år, m mindre særlig berettiget ut fra rammeavtalens lengde •Oppdragsgiver må ikke misbruke rammeavtaler eller anvende dem på en måte som hindrer konkurranse

53 forts. rammeavtaler – §§ 6-2 og 15-2 En leverandør og alle vilkår fastsatt på forhånd: 1. Først inngåelse av rammeavtalen som fastsetter alle vilkårene med leverandørene 2. Så tildeling av enkeltkontrakter innenfor rammeavtalen…på grunnlag av vilkårene fastsatt i rammeavtalen. Ikke ny konkurranse

54 forts. rammeavtaler – §§ 6-2 (2) og 15-2 (2) En leverandør og alle vilkår ikke fastsatt på forhånd Tilbudet kan suppleres eller presiseres Vilkår: det skal foregå skriftlig og partene må ikke foreta vesentlige endringer i avtalevilkårene

55 forts. rammeavtaler – flere leverandører foa. §§ 6-3 og 15-3 Flere leverandører og alle vilkår fastsatt på forhånd: 1. Først inngåelse av rammeavtalen:rammeavtalen •Del III Rammeavtalen fastsetter alle vilkårene med leverandørene, min 3 leverandører dersom ”tilstrekkelig egnede tilbud” - tildelingskriterier •Del II Ikke krav til 3 leverandører. Må foreta konkret vurdering. Tildelingskriterier

56 forts. rammeavtaler – flere leverandører foa. §§ 6-3 og Tildeling av enkeltkontrakter på grunnlag av vilkårene fastsatt i rammeavtalen •Må være en mekanisme for fordeling av de enkelte kontrakter mellom rammeavtaleleverandørene - eks: dersom 3 leverandører: Leverandør A kontaktes først, så leverandør B osv. Eller hver leverandør skal ha ca 30 % av volumet

57 forts. rammeavtaler – flere leverandører foa. §§ 6-3 og 15-3 Flere leverandører og alle vilkår er ikke fastsatt på forhånd: 1.Først tildeling av rammeavtalen med minimum 3 leverandører, tildelingskriterier 2. Etterfølgende MINIKONKURRANSE mellom rammeavtaleleverandøreneMINIKONKURRANSE

58 forts. rammeavtaler – flere leverandører foa. §§ 6-3 og 15-3 MINIKONKURRANSE •Kan presiseres hva som etterspørres – obs ”vesentlighetskravet” •Kan være andre tildelingskriterier enn ved tildeling av rammeavtalen, eller de kan presiseres - må fremgå av kunngjøring eller konkurransegrunnlag •Rammeavtaleleverandørene gis en viss frist for å utarbeide tilbudet - fortrolig

59 forts. rammeavtaler – FELLES •Hvem som er parter i rammeavtalen må fremgå av kunngjøringen •Ikke mulig å føye til nye leverandører til en inngått parallell rammeavtale •Meddelelse om tildeling av rammeavtale ihht. § 13-3 og § 22-3 (begrunnelsesplikt) •Meddelelse om tildeling av det enkelte kontrakt i minikonkurranse: god forvaltningsskikk tilsier at de enkelte leverandører får tilbakemelding

60 forts. rammeavtaler – FELLES Som hovedregel ikke lenger varighet enn 4 år, verken for rammeavtalen eller tildeling av enkeltkontrakten Kontraktsundertegning Bestilling Ferdig levering 4 år Hvor lang tid ( mnd. / år) ?

61 eksempel på rammeavtale med minikonkurranse •Konsulenttjenester – inngåelse av avtaler med flere leverandører innen et visst område •Tildelingskriterier for rammeavtalen Pris, oppdragsforståelse/metode, evne til å overføre kompetanse, leveransesikkerhet •Tildelingskriterier for den enkelte kontrakt Pris, leveringstid, tilbudt personell, løsningsforslag, oppdragsforståelse

62 Hvilke regler og hvorfor Disposisjon Terskelverdier Konkurranseform og frister Henvendelse til markedet Behandling av tilbud Avslutning av konkurransen KOFA Kunngjøring

63 Henvendelse til markedet Konkurransebetingelser: 1.Kunngjøring og tilbudsbestemmelser 2.Kvalifikasjonsgrunnlag og konkurransegrunnlag Kvalifikasjonsgrunnlag Hvilke kvalifikasjoner ønsker vi at leverandøren skal ha og hvordan skal han dokumentere disse? - obligatoriske: skatteattester og HMS - valgfrie

64 forts. tilbudsbestemmelser SKAL KRAV: •Hvordan konkurransen skal gjennomføres: - anskaffelsesprosedyre - frist for mottak av tilbud, eventuell merking - vedståelsesfrist - kriterier for tildeling av kontrakt (med mindre angitt i kunngjøring) - språk, henvisning til kunngjøring - dersom krav til oppfyllelse av tekniske spesifikasjoner, jf. § 17-3

65 forts. tilbudsbestemmelsene KAN-KRAV : •Dersom anledning til å innlevere tilbud på deler av anskaffelsen (deltilbud) •Dersom det er anledning til å innlevere alternative tilbud – da skal i tilfelle minstekravene angis •Til og sted for eventuell anbudsåpning •Eventuelle krav til faste ansette eller lærlinger •Eventuell tilbudsbefaring/ konferanse

66 Hvorfor konkurransegrunnlag? •Behov for å presisere hva vi ønsker å kjøpe •Behov for å gi potensielle tilbydere informasjon om hvordan vi vil opptre i tiden frem til kontraktsinngåelse, dvs. vilkårene for konkurransen

67 forts. konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget skal inneholde alle de nødvendige opplysninger til å utarbeide et fullverdig tilbud •Hva etterspørres (hva skal anskaffes og formålet)? •Hvem er brukerne, hvor lenge •Hvilke kontraktsbestemmelser gjelder? •Hva slags konkurranse (anbud eller forhandling)? •Stilles det krav til leverandørens kompetanse mv? •Når skal tilbudet innleveres? •Hvordan vil Oslo kommune evaluere tilbudene? •Hvor lenge skal de vedstå seg tilbudet sitt? •Det som fremgår av konkurransegrunnlaget må ikke stride imot det som er kunngjort!!

68 Supplerende opplysninger Foa. §§ 8-2 og §17-2 •Oppdragsgiver har adgang til å supplere, rette eller endre konkurransegrunnlaget •Dette må skje før tilbudsfristens utløp •De supplerende opplysninger må ikke endre konkurransegrunnlaget vesentlig •Dersom det skjer kort tid før fristens utløp, må fristen forlenges for at leverandørene skal kunne ta hensyn til dette •Alle leverandørene som har fått konkurransegrunnlaget skal få de supplerende opplysninger

69 Leverandørene kan be om opplysninger •Leverandørene kan be om opplysninger, presiseringer mv. •Svar på slike spørsmål skal sendes samtlige leverandører som har fått konkurransegrunnlaget. •forankret i likebehandlingsprinsippet! •Nytt verktøy/funksjon i både Doffin og Anskaffelsesportalen forenkler denne oppgaven.

70 Kvalifikasjonskrav vs. tildelingskriterier kvalifikasjonskrav tildelingskriterier Leverandørens egnethet Oppfylles kravene - over listen? Tilbudets godhet Hvilket tilbud oppfyller kriteriene best?

71 God soliditet, Eks. + 5 mill i egenkap. Avvises oppfyller ikke kravet F E B A D C likeverdige Kvalifikasjonsvurderingen – enten/eller vurdering

72 Kvalifikasjonsgrunnlaget Del av tilbudsbestemmelsene : •Regler for hvilke krav det stilles til leverandørene for deltakelse •Tydelige krav - får den informasjonen vi vil ha - sikrer gode leverandører -Forutberegnelighet •Kvalifikasjonskravene skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen - suppleres eller utdypes i kvalifikasjonsgrunnlaget

73 Krav til leverandøren, foa. §§ 8-4 og 17-4 •Hvorfor stille krav til leverandøren? For å sikre oss at han er egnet og har evne til å gjennomføre / oppfylle eventuelle kontraktsforpliktelse •Kravene som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres •Hva slags krav kan man stille til leverandøren? Konkret vurdering, men må ha betydning for den ytelse som skal leveres.

74 Kvalifikasjonskravenes formål •Sikre at leverandøren er egnet til å oppfylle den konkrete kontraktsforpliktelsen •Kvalifikasjonskravene m/tilhørende dok. krav må; •sammenheng med kontraktens gjenstand- forholdsmessighet, •være relevant, dvs ikke være av uvesentlig betydning for anskaffelsen relevans •ikke være diskriminerende •ikke begrense konkurransen unødvendig •Proporsjonalitet

75 Konsekvenser av uteblitt eller mangelfull leveranse? •Betydning for oppdragsgiver evne til å utføre primæroppgaver •Betydning for oppdragsgivers evne til å utføre øvrige oppgaver •Hvilke økonomiske tap kan oppstå? •Politiske sider •Tap av troverdighet Ved vurdering av konsekvens - tilstrekkelig at en av faktorene er aktuell

76 Obligatoriske dokumentasjonskrav •Skatteattester foa. § 5-15 og § 12-9 ( felles §3-3) •Skatteattest fra merverdiavgift - skattefogden •Skatteattest for skatt- kemneren •Alle norske leverandører •HMS- egenerklæring foa. § 5-15 og § 12-10(felles §3-4) •Gjelder for bygg – og anlegg og tjenestekjøp •For arbeid som skal utføres i Norge •Krav om gjengs lønn - Rundskriv 25/2006

77 Kvalifikasjonskrav etter forskriftens del II og III, foa. §§ 8-4 og 17-4 til 17-7 •Økonomiske, finansielle stilling •Tekniske kvalifikasjoner -faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet •Kravet skal sikre at leverandøren er egnet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene •Oppdragsgiver bestemmer selv nivået -Bergrensning = proporsjonalitetsprinsippet

78 Kvalifikasjons- vs. dokumentasjonskrav •Skille mellom kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav •Kvalifikasjonskrav - vilkår for deltakelse i konkurransen - økonomiske/finansielle og tekniske krav •Dokumentasjonskrav, foa. del III strenge krav - bevis for at kravene er oppfylt -dokumenter/papirer som viser at de krav vi har stilt er oppfylt •Dokumentasjonskrav, foa. del II - ikke angitt

79 eksempel Økonomisk og finansiell kapasitet; Krav: Det kreves god soliditet. Som bevis skal det fremlegges, eks (velg!!) -Komplett regnskap fra selskapets siste 3 regnskapsår -total omsetning -egenkapitalgrad -siste års årsberetning med revisor erklæring -Bankerklæring/morselskapsgaranti -evt. annen relevant informasjon

80 eksempel Tekniske og faglige kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet Krav: Erfaring fra tilsvarende oppdrag. Som bevis skal det fremlegges, eks. -oversikt over relevante oppdrag utført de siste fem år (b/a) -liste over viktigste leveranser/utførte tjenester de siste 3 år -referanser

81 eksempel Krav: God gjennomføringsevne. Som bevis skal det fremlegges eks. -Oversikt over samlede personalressurser -Beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over -Oversikt over total maskinpark/verktøy/materiell -Metoder for kvalitetssikring -Oversikt over leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke -Attester eller vitnesbyrd om utdannelse og yrkespraksis for leverandøren foretakets administrative ledelse med mer -Angivelse av relevante miljøledelsestiltak leverandøren vil anvende ved utførelsen av kontrakten

82 Referanser som kvalifikasjon •Kriterier som ”effektivitet” og ”pålitelighet” kan bla. dokumenteres gjennom referanser •Oppdragsgiver kan be leverandøren dokumentere kriteriene ved å vedlegge referanser fra leverandørens tidligere oppdrag •Forskriften forutsetter at referansene er skriftlige (kravet til etterprøvbarhet) •Referanser (attester) skal være utstedt eller bekreftet av vedkommende myndighet

83 Sjekkliste referanser •Ivareta de grunnleggende kravene: hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet •Dersom referanser angitt som kvalifikasjonskriterium, så må det vektlegges •Spesifiser hva det ønskes referanse på! •Be om skriftlige referanser •Nedtegn evt. muntlige referanser (referat/spørreskjema) •La leverandøren evt. få uttale seg om referansene •Angi i konkurransegrunnlaget dersom egne referanser skal vektlegges – ikke kun egne erfaringer! •Systematiser egne erfaringer skriftlig!

84 God soliditet, eks. + 5 mill i egenkap. Avvises oppfyller ikke kravet Utvelgelse blant overtallige kvalifiserte Min. 5 og maks. 7 - hvilke går videre? 10 kvalifiserte, 3 må ut!

85 Utvelgelse av deltagere §§ 8-6 og 17-6 •Hvordan velge ut hvilke leverandører som skal inviteres dersom ”overskudd” av kvalifiserte leverandører ? (forutsetter at det er kunngjort begrenset konkurranse) •Nye regler: ”Den nedre og øvre grense skal fremgå av kunngjøringen, sammen med de objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler oppdragsgiver vil benytte ved utvelgelsen av eventuell overtallige kvalifiserte leverandører.”

86 forts. utvelgelse av deltagere §§ 8-6 og 17-6 •Mulighet til å prioritere/vekte utvelgelseskriteriene •Dersom ikke prioritering – ulik rettspraksis i Norden •To retninger: - Beste kvalifikasjoner - Beste konkurranseprinsipp •En utvelgelse etter hvilken sammensetning av leverandører som antas å ville gi den beste konkurransen - ok •Forutberegnelighet!!

87 Evaluering Skillet mellom kvalifikasjonskrav tildelingskriterier Leverandørens egnethet Oppfylles kravene - over listen? Tilbudets godhet Hvilket tilbud oppfyller kriteriene best?

88 Tildelingskriterier foa. §§13-2 og 8-1, 22-2 og 17-1 •Laveste pris eller •Økonomisk mest fordelaktige tilbud

89 ”Det økonomisk mest fordelaktig tilbud” Foa. har en eksempelliste: pris, kvalitet, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstillelse.

90 Krav til tildelingskriteriene Utgangspunktet: (Concordia Bus Finland C-513/99, KOFA 2003/3) Kriteriet må være; - relevant i forhold til tilbudets verdi - knyttet til kontraktens gjenstand - utformet så presist at det ikke gir oppdragsgiver er ubetinget fritt skjønn - i overensstemmelse m/ grunnleggende krav i loa. § 5, herunder kravet til likebehandling

91 Krav til utforming av tildelingskriteriene •Kriteriene skal angis slik at det er mulig for alle rimelig opplyste normalt påpasselige tilbydere å fortolke dem på samme måte, (EF C-19/00) •Oppdragsgiver skal fastholde den samme fortolkning gjennom hele prosessen •Kriteriene skal være objektive og ensartede

92 Tildelingskriterier - ikke angitt ? Da er laveste pris tildelingskriterium - dette er det eneste objektive kriterium leverandøren har forventninger om (2003/3)

93 Evaluering av tilbud •Alle tildelingskriterier som er angitt i konkurransegrunnlaget må evalueres! •Det må være samstemmighet mellom kunngjøring og konkurransegrunnlag •Det må ikke trekkes inn nye evalueringskriterier! •Dersom det er angitt en vektingsmodell er det denne som skal anvendes •Evalueringen skal skriftliggjøres!!

94 Hvilke regler og hvorfor Disposisjon Terskelverdier Konkurranseform og frister Henvendelse til markedet Behandling av tilbud Avslutning av konkurransen KOFA Kunngjøring

95 Behandling av tilbud Innhold •Registrering og åpning •Anskaffelsesprotokoll •Evaluering av kvalifikasjonskrav •Eventuell utvelgelse overtallige kvalifiserte •Avvisning av leverandør •Evaluering av tilbudet •Avklaringer •Gjennomføring av forhandlinger •Forbehold •Avvisning av tilbud

96 Registrering og åpning •Tilbudene skal registreres etter hvert som de kommer inn, jf. foa. §§ 11-6 og 20-6registreres •Leverandøren har krav på kvitteringkvittering •Tilbudet skal åpnes på det sted til den tid som er nevnt i konkurransegrunnlaget, jf. foa. §§ 11-7 og 20-7åpnes

97 KUNNGJØRINGKUNNGJØRING TILBUDSFRISTTILBUDSFRIST Åpen anbudskonkurranse (ett trinn) Frist for søknad om å delta Begrenset anbuds - konkurranse Konkurranse med forhandling. Når skjer vurderes hva? Konkurranse med forhandling (i ett trinn) II Tilbudsevaluering Tilbudsevaluering, II I kvalifikasjonsvurderingen kvalifikasjonsvurderingen tilbudsevalueringen Invita- sjon til kvalifis erte leveran dører

98 AVVISNING TILBUDETLEVERANDØREN Obligatorisk §§ og SKAL Valgfri §§ 11-11,2 og 20-13,2 KAN Obligatorisk §§ og SKAL Valgfri §§ 11-10,2 og 20-12,2 KAN Absolutte: - Tidsfrister -Krav til alternative løsninger -Vesentlige forbehold Relative: - Forbehold

99 Hvordan avvise? – Snarest mulig ta stilling til spørsmålet foa. §§ og – Avviste leverandører skal informeres i samsvar med §§ og 21-16

100 AVVISNING LEVERANDØREN Obligatorisk §§ og SKAL Valgfri §§ 11-10,2 og 20-12,2 KAN

101 Avvisning av leverandør SKAL AVVISE : •Der leverandøren ikke oppfyller de krav som er satt for deltagelse i konkurransen (kvalifikasjonskrav) •Ikke har levert inn skatteattest eller HMS KAN AVVISE (bla.) •Leverandør som er konkurs, under gjeldsforhandling •Leverandør som ved rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel •Leverandør som har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller har unnlatt å gi opplysninger •Avvisningen kan her skje gjennom hele prosessen frem til kontrakt er inngått

102 Avvisning av leverandører §§ og Nye pliktig avvisningsregler: •Avvisning av leverandører som oppdragsgiver kjenner til er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell org. eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking •Avvisning av leverandør som har blitt benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner i strid med § 3-8 (bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjonen)

103 Tilleggsfrist for dokumentasjon §§ 12-3 og 21-3 •Mulig å gi tilleggsfrist for innlevering av skatteattester og HMS-erklæring •I tillegg også for annen offentlig tilgjengelig dokumentasjon

104 Supplerende opplysninger §§ 12-4 og Oppdragsgiver kan be leverandøren utdype eller supplere fremlagte attester og dokumenter - Kun dokumentasjonen vedr. leverandørens kvalifikasjoner

105 AVVISNING TILBUDET Obligatorisk §§ og SKAL Valgfri §§ 11-11,2 og 20-13,2 KAN Absolutte: * Tidsfrister *Krav til alternative løsninger *Vesentlige forbehold Relative: * Forbehold

106 Litt om nye avvisningsregler (tilbud) Foa. § 20-3 (over EØS), §11-11(under EØS) •Foretatt en opprydning/forsøk på forenkling •Alle avvisningsårsaker samlet i èn regel •Unntak for unormalt lavt tilbud (egen prosedyre) •Liten realitetsendring i de materielle reglene, men avvisningsretten går lengre enn avvisningsplikten

107 Avvisning av tilbud SKAL AVVISE : •Når tilbudet blir innlevert etter fristen •Når et tilbud blir innlevert av en leverandør som ikke er prekvalifisert •Når det blir innlevert et tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget uten at disse er spesifisert slik at oppdragiver ikke kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandøren (avvik = forbehold vedr jur. eller øk. forhold) •Når det er avgitt alternative tilbud (gjelder løsningen av ytelsen) uten at det er åpnet for det i konkurransen •Vesentlige forbehold KAN AVVISE : se § 11-11,2.

108 Avklaring av tilbud Foa. §§ 12-1og 21-1 •Avklaringsadgang ved både anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling •Kan være en plikt til å gjøre tilbudene klare •Avklaring: ”Hva er det du har ment med det du har skrevet?” (I motsetning til forhandling der man kan forhandle på forhold som ikke er omtalt i tilbudet)

109 Hvordan vurdere forbehold? •Avvik fra konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av leverandørens tilbud •Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, (avvisningsgrunn) foa. §§ 11-3 og 20-3, jf (1)d. Øvrige forbehold skal prises for å gjøre tilbudene sammenlignbare •Forbehold som ikke lar seg prise kan medføre avvisning; skal ved anbudskonkurranser og kan ved konkurranse med forhandling

110 Tidslinje avvisning – vanligste årsaker Tilbudsfrist/ søknadsfrist Ved åpning Plikt : - for sent - av andre enn inviterte - ikke lukket/merket konvolutt Avvisning av leverandør Plikt; - manglende skatteattester; HMS-egenerklæring - Oppfyller ikke kvalifikasjonskrav Kan - mangler annet dok? Avisning av tilbud Plikt : - avvik fra konkurransegrunnlag - forbehold (anbudskonkurranse) Kan; forbehold konkurranse med forhandling Unormalt lavt innstilling kvalifikasjonsvurderingen tilbudsevalueringen

111 Må forhandlinger gjennomføres? •Forhandlingsplikt - JA ! •Reelle forhandlinger •Kan forhandle på alle sider ved tilbudet •Ikke endre vesentlig!! •Formfrihet •Referater!

112 Gjennomføring av forhandlinger, nye regler foa. §§ 11-8 og Kan foregå på to måter: I. Forhandling i flere faser II. Forhandling med alle leverandører som har levert inn gyldige tilbud

113 Gjennomføring av forhandlinger, nye regler foa. §§ 11-8 og I. Forhandling i flere faser •Reduksjon av antall tilbud det skal forhandles med skal skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. •En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. •Det skal likevel være igjen et tilstrekkelig antall tilbud som sikrer reell konkurranse •Vilkår: Det må opplyses om fremgangsmåten i konkurransegrunnlaget

114 Gjennomføring av forhandlinger, nye regler foa. §§ 11-8 og II. Forhandling med alle leverandører som har levert inn gyldige tilbud Over terskelverdi : •Her må samtlige leverandører få anledning til å inngi revidert tilbud Under terskelverdi : •Bestemme etter mottak av tilbud. I praksis som før – dvs. reell mulighet til å bli tildelt kontrakt

115 Hva kan det forhandles om? •Endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudet -Pris -Forretningsmessige vilkår - Tekniske spesifikasjoner •Skranker / begrensninger -Ikke forhandle utenfor rammene av konkurransegrunnlaget

116 forts. forhandling •Presisere overfor leverandøren at det nå er et forhandlinger •Plikt til å påpeke overfor leverandøren hvor hans tilbud står svakt •Ikke plikt til å forhandle ved alle punkter ved ”svake tilbud” •Kan forhandle ved alle sider av tilbudet Begrensning: må ikke endre ytelsen vesentlig •Skriftlig referat!

117 Avlysning av konkurransen •Er det anledning til å avlyse konkurransen? Ja, dersom oppdragsgiver har saklig grunn, jf § 13-1 og § 22-1 •Hva er saklig grunn? Økonomi, politiske beslutninger…. •Det at oppdragsgiver har saklig grunn, kan likevel medføre at man kommer i erstatningsansvar overfor leverandørene

118 Hvilke regler og hvorfor Disposisjon Terskelverdier Konkurranseform og frister Henvendelse til markedet Behandling av tilbud Avslutning av konkurransen KOFA Kunngjøring

119 Foa. §§ 11-1 og 13-2, §§ 20-1 og 22-2 Etter at kvalifikasjonene til de leverandører som ikke er avvist er vurdert (kvalifikasjonskrav), skal kontrakt tildeles på grunnlag av kriterier fastlagt etter (tildelingskriterier) Valg av leverandør og tildeling av kontrakt

120 Hvordan meddele til leverandørene? •I rimelig tid før kontraktsunderskrift •Sendes skriftlig, likelydende •Sendes samtidig til deltakerne •Sendes samtlige deltakere

121 Konsekvenser av meddelelsen •Kontrakt kan ikke undertegnes før klagefristen er ute og eventuell klage er behandlet •Medfører IKKE at de øvrige deltakerne er ubundet av tilbudet •NB ! vedståelsesfristen

122 Hvem behandler klagen? Når klage til oppdragsgiver •Samme organ som tok beslutning om tildeling, ikke krav til to - instans, kfr. forvaltningsloven Øvrige klagemuligheter; •KOFA •ESA •Domstolen •Midlertidig forføyning •Erstatningssøksmål

123 Hvilke regler og hvorfor Disposisjon Terskelverdier Konkurranseform og frister Henvendelse til markedet Behandling av tilbud Avslutning av konkurransen KOFA Kunngjøring

124 Klageadgang •Innhold •Om klagenemnda for offentlige anskaffelser •Hvem kan klage til KOFA •Virkning av inngitt klage •Saksgangen for KOFA •Intern saksgang ved klager •Gebyr

125 Hjelpemidler •Maler for konkurransegrunnlag – finnes på UKEs hjemmeside •Kontraktsvilkår med veileder og konktraksdokumentmal på UKEs hjemmeside •Veileder til anskaffelsesprosessen (UKE) •Veileder for forskrift om offentlige anskaffelser (FAD) •Veileder til miljømessige anskaffelser


Laste ned ppt "REGELVERK FOR ANSKAFFELSER Fagforbundet – 13. juni 2007 Ingrid Bjerke Kolderup Byrådsavdeling for finans og utvikling Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google