Kurs i rapportering Årsmelding og likepersonsarbeid i ett

Presentasjon om: "Kurs i rapportering Årsmelding og likepersonsarbeid i ett"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kurs i rapportering Årsmelding og likepersonsarbeid i ett
Det har skjedd nye endringer i regelverket til Bufdir, som gjør at vi nå igjen må endre måten vi rapporterer på. Vi synes det er vanskelig å forholde oss til endringene som skjer hvert år, og går ut i fra at dere også begynner å bli lei av å få en ny mal for årsrapport hvert år –så det kan vi ikke annet enn å beklage. Men nå har altså regelverket endret seg igjen, og en ny mal for årsmelding er på plass, som nå tar høyde for at dere skal rapportere inn alle opplysningene vi trenger på enklest mulig måte. Endringene har både fordeler og ulemper for oss, men den største fordelen, og intensjonen til Bufdir med endringene er at det skal bli enklere. Vi har dermed benyttet anledningen til å lage en mal for årsmelding som gjør at dere kan rapportere alle aktiviteter i avdelingen og likepersonsaktiviteter i en og samme årsmelding –og det er ikke lenger nødvendig å dobbeltrapportere alle likepersonsaktiviteter. VI håper at dere også synes det blir enklere å rapportere til de nye retningslinjene.

2 Nytt regelverk fra Bufdir - DEFINISJONER
Likepersonsaktiviteter a) Likepersonsaktiviteter er en tidsavgrenset temabasert aktivitet og som ikke utelukkende har et rekreasjonelt formål. Det er en forutsetning at aktiviteten ledes av en likeperson, med unntak av opplæringskurs for likepersoner. Likepersonsaktiviteter er f.eks. samtalegrupper, oppsøkende aktivitet, kurs og aktivitetsgrupper. Det gis poeng for pr. dag aktiviteten gjennomføres. b) En likeperson er en person den enkelte organisasjon selv har definert til å ha en særskilt rolle i organisasjonens likepersonsarbeid. En likeperson må være tilgjengelig for organisasjonens medlemmer. Organisasjonen må ha rutiner for kvalitetssikring av sine likepersoner. Tidligere definisjon: Likepersonsaktiviteter Med likepersonskurs menes en tidsavgrenset aktivitet med pedagogisk innhold. Det gis poeng per dag kurset gjennomføres, jfr. pkt En kursdag må ha en varighet på minst to ganger 45 minutter med minimum fem deltakere inklusive kursleder. Med samtalegruppe og aktivitetsgruppe menes en tidsavgrenset og temabasert samling ledet av en likeperson. Det gis poeng pr. dag samtalegruppen møtes og aktiviteten gjennomføres. Med besøkstjeneste menes en tidsavgrenset oppsøkende aktivitet foretatt av en likeperson. Det gis poeng for antall besøk som gjennomføres, og det kan gjennomføres flere besøk pr. dag. Med en likeperson menes en person den enkelte organisasjon selv har definert til å ha en særskilt rolle i utøvelsen og/eller ledelsen av organisasjonens likepersonsarbeid. Med likepersonstelefon eller kontakttjeneste menes en etablert tjeneste for en-til-en kontakt mellom en likeperson og en person som vil benytte seg av tjenesten. Tjenesten må være gjort kjent for målgruppen og være åpen for alle som ønsker å benytte seg av den.

3 Nytt regelverk fra Bufdir - DOKUMENTASJON
5.4. Dokumentasjon av likepersoner og likepersonsaktiviteter Som dokumentasjon av likepersonsaktiviteter, jfr. pkt d), kreves program og/eller beskrivelse av aktiviteten slik den ble gjennomført. Det må stå dato for aktivitetene, og oversikten må ha navn og kontaktinformasjon på den personen som har ledet den enkelte aktiviteten. Som dokumentasjon av likepersoner, jfr. pkt e), kreves en oversikt med navn og adresse på hver enkelt likeperson i grunnlagsåret. Oversikten må dateres og signeres av styreleder eller daglig leder i organisasjonen, eller en annen person som styret har gitt fullmakt til å signere. Tidligere krav til dokumentasjon 5.4. Dokumentasjon av likepersoner, likepersonsaktiviteter og -besøkstjenester Som dokumentasjon av likepersonsaktiviteter, jfr. pkt d) og e), kreves program og/eller beskrivelse av aktiviteten slik den ble gjennomført. Det må foreligge navn og adresse på den personen som har ledet den enkelte aktiviteten. Som dokumentasjon av likepersonsbesøkstjenester, jfr. pkt f), kreves en oversikt over antall besøk kreves en oversikt over antall besøk likepersonene har gjennomført. Det skal fremgå dato for besøkene. Oversikten må fylles ut, dateres og signeres av den likepersonen som har foretatt besøkene. Som dokumentasjon av likepersoner, jfr. pkt g), kreves en oversikt med navn og adresse på hver enkelt likeperson i grunnlagsåret. Oversikten må dateres og signeres av styreleder eller daglig leder i organisasjonen, eller en annen person som styret har gitt fullmakt til å signere.

4 Hvilke endringer er i det nye regelverket?
Arbeidsrettet likepersonsaktivitet Ordinær likepersonsaktivitet Samtalegruppe/aktivitetsgruppe Likepersonskurs Besøkstjeneste ALLE disse dokumenteres på samme måte, og det gis poeng per dag. likepersonsaktivitet I det nye regelverket er altså alle de forskjellige kategoriene av likepersonsarbeid tatt under ett, og kalles likepersonsaktivitet. Så lenge aktiviteten er tidsavgrenset, temabasert og ledet av en likeperson, så regnes det nå som en likepersonsaktivitet, uansett om det er under 5 deltakere, mindre enn 2x45 minutter, ikke har pedagogisk innhold, eller alle de andre avgrensningene som fantes i det gamle regelverket. Likepersonstelefonen gir ikke lenger de 500 poengene den ga før, og vi får ikke lenger poeng for hvert enkelt besøk, det gis kun poeng per dag besøkene er blitt gjennomført av samme likeperson. Krav om signatur fra den enkelte likeperson er fjernet –og dette gjør ting VELDIG mye lettere for oss hvis vi vil se på muligheten for elektroniske løsninger å rapportere inn enkeltsamtaler på i fremtiden. Likepersonstelefon

5 Rapportering -> tilskudd
DA rapporterer til sentralleddet Sentralleddet rapporterer til Bufdir Bufdir gir tilskudd til sentralleddet Sentralleddet gir tilskudd til DA Rapportering Vi kan velge selv hva DA rapporterer inn til sentralleddet, men regelverket fra Bufdir er et minimumskrav til hva vi trenger av dokumentasjon for å få offentlig støtte for alt vi gjør. I tillegg kan vi velge å la DA rapportere inn mer informasjon, ut i fra hva vi faktisk er interessert i å vite om, for eksempel telefonsamtaler, Facebookhenvendelser og tema som blir tatt opp på medlemsmøtene deres. På denne måten kan vi lettere få en helhetlig forståelse av hvor mye arbeid våre lokale frivillige gjør, og hva medlemmene har behov for av tilbud lokalt. Tilskudd For Bufdir handler det om å gi oss støtte for de tingene de tror at er kostbare for oss, men for NORILCO handler det mer om å gi støtte for de tingene vi synes er viktige, som vi vil oppfordre distriktsavdelingene til å gjøre mer av. Derfor fordeler vi vårt tilskudd mellom avdelingene ut i fra en lignende, men ikke helt lik modell som Bufdir. Vi legger flere faktorer inn i fordelingsnøkkelen både fordi vi ønsker informasjonen om hvor mye våre frivillige gjør, og ikke minst ønsker vi at dere skal få belønning for å gjøre de tingene vi mener er viktige, selv om de ikke gir oss direkte avkastning i støtte fra Bufdir.

6 Årsmelding og likepersonsrapportering i ett
Finnes i 2 versjoner: Håndskrift digital utfylling Malen er ikke obligatorisk (ennå) å følge, og er kun ment som et utgangspunkt. - Leveringsfrist 15. april Malene for årsmelding kan lastes ned fra NORILCOs hjemmesider, og finnes her: Man kan legge til ytterligere overskrifter dersom dette er hensiktsmessig, eller fjerne de som ikke er aktuelle for sin avdeling. Vi ser for oss at malene skal bli obligatoriske å følge etter hvert, men foreløpig kan dere gjerne følge andre maler dersom det er ønskelig. Det som er viktig i så tilfelle er at årsmeldingen likevel inneholder all informasjon som kreves i tilskuddsordningene, så avklar det gjerne med oss i sekretariatet på forhånd.

7 ÅRSMELDINGEN - Styrearbeid
De første to sidene beskriver styrearbeidet i perioden. Her kan dere gjerne utdype med oppsummeringer fra styrereferat, eller viktige tema styret har hatt fokus på. Har styret deres hatt et ekstra fokus i året som har vært? For eksempel på ungdomsarbeid, likepersonstjeneste, medlemsrekruttering eller synlighet lokalt?

8 ÅRSMELDINGEN - Representasjon
Neste side beskriver de stedene styret, eller noen fra avdelingen har vært representert, for eksempel brukerutvalg, samarbeidsmøter med andre organisasjoner eller leverandører –kort sagt hvilke lokale fora der noen fra DA har vært representert. Eksempler på representasjon: FFOs årsmøte NORILCOs representantskapsmøte Likepersonsutvalget på sykehuset Samarbeidsmøte med Kreftforeningen Arendalsuka Møte med leverandører og bandagister Bemanning av brukerkontoret

9 ÅRSMELDINGEN - Aktivitet
Disse to sidene er kanskje de vanskeligste å skille fra hverandre –her beskrives likepersonsaktivitet og annen aktivitet (informasjonsarbeid og profilering) hver for seg. Likepersonsaktiviteter Til venstre ser vi der likepersonsaktiviteter skal rapporteres, altså arrangementer i distriktsavdelingene som er ledet av en likeperson, og som retter seg mot medlemmene, eller målgruppa vår, der de får muligheten til å utveksle erfaringer med hverandre. For eksempel: Julebord Overnattingsturer Temamøter for medlemmer Foredrag for medlemmer Turgrupper Motivasjonssamlinger og kurs for likepersoner Årsmøte (hvis det er noe sosialt for deltakerne etterpå) Andre aktiviteter Til høyre skal alt annet fylles inn, for eksempel profileringsarbeid eller informasjonsarbeid, eller evt. medlemsmøter som IKKE er ledet av en likeperson (men prøv helst å få en likeperson til å stå som ansvarlig på medlemsmøter, slik at vi kan rapportere det inn som likepersonsaktivitet) Foredrag til helsepersonell Foredrag til skoler Undervisning Møter med leverandører Stå på stand Årsmøtet (hvis det ikke er noe sosialt etterpå)

10 ÅRSMELDINGEN – gjentakende aktivitet
Gjentakende aktiviteter, for eksempel månedlige turgrupper, informasjonsmøter på skoler eller ukentlige vakter på sykehuset kan føres opp på en egen side. Dersom noen av disse aktivitetene er likepersonsaktiviteter er i så fall viktig at det kommer frem at ansvarlig for aktiviteten er likeperson, og hvor lenge aktiviteten varte. Her kan både likepersonsaktiviter og informasjons/profileringsaktiviteter føres opp.

11 ÅRSMELDINGEN – (aktivitet) Profilering
Eksempler på annet profileringsarbeid dere har gjort kan beskrives under egne overskrifter. Vi har ført opp «medieomtale» og «opptrykket materiell» fordi det er det vi er mest interessert i å vite om, men dere kan også lage overskrifter om andre ting. Dere kan fjerne overskrifter som ikke er aktuelle for dere –hvis ingen fra deres avdeling har vært omtalt i mediene er det heller ikke interessant å ha med overskriften, men dersom dere har vært omtalt i mediene vil vi i sentralleddet gjerne vite om det, på samme måte som vi gjerne vil vite om dere har trykket opp noe lokalt materiell i løpet av året. Dere kan også legge til andre overskrifter som er mer aktuelle for dere, for eksempel om Sosiale medier, nettsider eller andre ting dere har hatt fokus på.

12 ÅRSMELDINGEN – Økonomi
Denne siden er ment å gi en kort oppsummering av hvordan det står til med økonomien i avdelingen. Regnskapet skal jo legges ved årsmeldingen, men her har dere muligheten til å forklare enkelte poster i regnskapet, kanskje noen har gått veldig over/under budsjett? Hvorfor det? Har dere noen kommentarer til arbeidet med økonomien? Innspill til neste års arbeid? Eksempler på ting som kan kommenteres her: «På grunn av få påmeldte har flere arrangementer blitt avlyst, derfor har vi lavere kostnader enn opprinnelig budsjettert. Til neste år bør vi markedsføre arrangementene våre bedre, og se på måter for å gjøre tilbudene mer attraktive, slik at medlemmer får lyst til å møte opp.» «Vi har hatt fokus på profilering i år, derfor har vi økt kostnaden på materiell betraktelig fra tidligere år. Vi håper at vi neste år vil se resultatene av det på medlemstallet.» «På grunn av mye sykdom i styret har det vært lite aktivitet, og derfor mindre kostnader enn antatt.» «Økonomien vår har vært stabil i flere år, og vi har gode rutiner for budsjettering og aktivitet i vår avdeling. Derfor er resultatet også i år tilsvarende det vi budsjetterte med.»

13 ÅRSMELDINGEN – Innspill
Dette er en valgfri side der dere har mulighet til å kommentere til hovedstyret eller sekretariatet dersom dere har noen forslag til forbedringer som kan gjøre deres arbeid enklere, eller om dere har noe spesielt av ris eller ros dere ønsker å trekke frem –som en slags evaluering av hvordan vi jobber sammen.

14 Valgfrie tillegg Besøkstjeneste Antall besøk Antall sykehusvakter
Antall telefonsamtaler Antall Facebookhenvendelser Antall likepersoner Alt dette har vi lister på og de teller vi sammen i administrasjonen, men hvis dere selv ønsker å gjøre en oppsummering i årsmeldingen er det bare fint 

15 Hvordan rapporterer vi inn besøk?
På samme måte som før  Hver likeperson skriver ned dato for besøk, antall besøk, og beskrivelse av hvor det var. Men signatur fra hver enkelt likeperson er ikke lenger nødvendig. Dere trenger ikke lenger å oppsummere hvor mange besøk dere har hvert år, det teller vi i administrasjonen.

16 Fylles ut av hver enkelt likeperson MÅ HA SIGNATUR
Besøk kan registreres både som personlige besøk, vakter på vardesenteret, eller en- til-en samtaler og samtalegrupper under aktiviteter og medlemsmøter Sykehusvakter uten besøk kan registreres som ordninær likepersonsaktivitet l facebook chat l besøk hjemme Sykehus Ikke lenger nødvendig Husker dere dette eksempelet fra likepersonsledersamlingen? Her har jeg gjort noen korrigeringer til dagens regelverk. Vi kan fremdeles bruke disse opplysningene for å registrere besøk, og i NORILCO vil vi gi hvert DA tilskudd ut ifra hvor mange enkeltbesøk dere har gjort, mens Bufdir vil regne alle besøk på samme dag som kun 1 aktivitetsdag.

17 Eksempeloppgaver –hvor rapporterer vi hva?
Nevn eksempler på ting dere pleier å arrangere i DA Hvor i årsmeldingen er det naturlig å putte dette? Diskuter ulike eksempler i plenum.

18 Spør hvis dere lurer på noe!
Har du innspill til hvordan årsmeldingen kan forbedres? Er du usikker på hvor noe skal føres? KONTAKT OSS!  Tlf – åpningstider: – 15.00