UTSTYRSREGISTERING OG AKTIVERING PLANER FOR ENDRING AV RUTINE I 2006

Presentasjon om: "UTSTYRSREGISTERING OG AKTIVERING PLANER FOR ENDRING AV RUTINE I 2006"— Utskrift av presentasjonen:

1 UTSTYRSREGISTERING OG AKTIVERING PLANER FOR ENDRING AV RUTINE I 2006

2 Formål: Utstyrsregistreringsrutinene fungerer ikke
Utstyrsregisteret er ikke fullstendig. Balanseregnskapet til UiB viser gal verdi på eiendelene. I 2006 skal det offisielle regnskapet til UiB presenteres etter periodiseringsprinsippet. Derfor må vi være ajour hver måned i 2006. Forenkling av rutinene Formålet med kurset: Informere om konsekvensene av den nye rutinen. Diskutere og avklare ulike vurderinger som må foretas ved anleggsregistrering av anlegg og utstyr.

3 Hvorfor utstyrsregistrering og aktivering?
Krav om fullstendig utstyrsregister Økonomireglementer (30.000,-) Eiendeler skal være registrert i et utstyrsregister. Registrere endringer, flytting, salg, kassasjon. Periodiseringsprosjektet Endring i regnskapsprinsipp. Det har blitt utarbeidet åpningsbalanse pr 1/ Investeringer foretatt i 2005 har blitt aktivert.

4 Innføre rutiner for aktivering og avskrivning fom 1/1-2005
Startet opp med å aktivere alle aktiva fom 1/1.2005 Problemstilling Rutinen har vært tungvint og lite rasjonell. Kassasjonsrutinene har ikke fungert Utstyrsregisteret er ikke fullstendig, mangler opplysninger om plassering, tellekort nr. etc. på en del utstyr. Opplæringen har ikke vært god nok. Regnskapet etter periodiseringsprinsippet har ikke vært ajour hver måned/hvert tertial

5 Planer for 2006 (2007) I 2006 skal vi rapportere etter periodiseringsprinsippet hver måned. Dette innebærer at utstyrsmodulen må lukkes ca. 8. i påfølgende måned. Endringer i rutinene i 2006. Utstyrsregistreringsskjemaet 5,31 blir erstattet med nye felter i Basware Dette innebærer endring i attestasjonsrutinene i Basware Fortsatt manuell rutine (skjema) for: Salg av utstyr Kassasjon Flytting av utstyr Omposteringer Endring av rutiner (Baswareløsning) skjer i uke 12.

6 Disposisjon for kurset
Hva går ny rutine ut på. Baswareløsning Definisjoner Gjennomgang av veiledningstabell for vurdering av aktivering/utgiftsføring Praktiske problemstillinger 2007

7 Fakturamottak for innskanning
Gammelt flytskjema Bestiller Leverandør Vareleveranse Faktura Fakturamottak for innskanning Konterer Utstyresregistrator Anviser Utstyrsregistrering Betaler

8 Nytt flytskjema Bestiller Leverandør INFO OM:
Bestilling / ordrebekreftelse Plassering av utstyr Hvem er mottaker av utstyret på UiB. Fakturamottak for innskanning Utstyrsregistrator / Konterer Anviser Betaler

9 Registrering i BasWare
Alle faktura som føres i 4000 serien i Basware skal også utstyrsregistreres i BasWare. 5 (7) nye felter på konteringslinjen FA-Utstyrsgruppenavn FA-Gruppenummer FA-Utstyrsgruppe FA-Beskrivelse FA-Tellekortnummer FA-Serienummer FA-Eiersted Disse nye feltene i Basware erstatter det gamle utstyrsregistreringsskjemaet 5.31

10 Nye felter på konteringslinjen
xdj5y2 Obligatorisk for art: 4721, 4722, 4732. Skal også fylles ut hvis krav/mulig for andre artskonti Obligatorisk for alle arter i 4000 serien

11 Aktivanøkkel FA-Utstyrsgruppenavn
Obligatorisk for alle føringer på arter i 4000 serien Henter opp navn på utstyr vha. plukkliste Gruppenummer og utstyrsgruppe kommer automatisk

12 Beskrivelse FA-beskrivelse
Obligatorisk for alle føringer på arter i 4xxx serien Informasjon om plassering av utstyret

13 Tellekortnummer FA-Tellekortnummer
Benyttes kun for utstyr som skal tyverimerkes Obligatorisk for følgende artskonti: 4721, 4722, 4732 Settes lik nummer på merkelapp for tyverimerking. Feltet krever sju - 7- siffer. I eksempelet her

14 Serienummer FA-Serienummer Benyttes for utstyr som har serienummer.
Obligatorisk for følgende artskonti: 4721, 4722, 4732 Settes lik serienummer på utstyret. Skal også fylles ut om andre artskonto blir brukt og det er serienummer på utstyret.

15 Kontroll Ved lagring blir konteringslinjen rød om man ikke har fylt ut alle felter som er obligatoriske for den enkelte art

16 Kontroll 2 Ved å føre pekeren over det røde feltet får man opp en forklaring som forteller hva som mangler ved konteringen I dette tilfellet mangler Tellekortnummer og Serienummer siden art 4721 (Datautstyr, kjøp) er brukt

17 Ulike definisjoner Definisjoner: Anleggsmidler:
Er eiendeler som er anskaffet til varig eie eller bruk i virksomheten. Avskrivning: Men avskrivning mener vi en systematisk periodisering av et anleggsmiddel som følge av at normalt forbruk reduserer anleggsmidlets fremtidige inntjeningsevne. Anskaffelseskost: Som hovedregel skal alle utgifter som påløper for at anleggsmidlet skal kunne tas i bruk, aktiveres. Slike utgifter kan være, tinglysingsgebyr, dokumentavgift, frakt- og monteringskostnader. Disse skal aktiveres og avskrives sammen med kjøpesummen Husk også å aktiver momsfaktura på import. Hvis momsfradrag skal nettobeløp føres.

18 Ulike definisjoner forts
Utstyrets levetid: Vurderes ut fra utstyrets levetid hvis normalt vedlikehold gjennomføres på utstyret. Standardheving: Ved påkostning som fører til varige forbedringer/standardheving skal ma foreta en vurdering av om utstyret vil få vesentlig forlenget levetid, hvis ja skal dette aktiveres.

19 Eks. avskrivning av anlegg/utstyr Periodiseringsprinsipp/direkte kostnadsføring
Eksempelet viser kostnadsføring etter periodiseringsprinsippet: Traktor kjøpt til kr ,- i år 0. Traktor har i dette eksempelet en avskrivning på 5 år. Hvert år vil da avskrivningene være kr ,-, noe som tilsvarer verditap. I regnskapet vil det vise en kostnad på kr ,- pr år inntil traktoren er avskrevet etter 5 år. Restverdi Utstyrets alder Avskrivning (pr år) Anskaffelseskost Ved direkte kostnadsføring vil hele kostnaden ved kjøp av traktor komme i anskaffelsesåret. I resten av traktorens levetid vil kostnaden være lik kr 0,-

20 Tyverimerking Tellekortnummer.
Ved registrering av tellekortnr i Basware skal det registreres inn sju siffer. Her blir det da Anskaffelsesår = året kostnaden har kommet Eiersted Perforering for merkepasta For utstyr der det ikke er plass til tellekortsjablong, bruk vannfast tusj og skriv tellekortnummeret direkte på utstyret.

21 Tyverimerking For lett omsettelig utstyr som det ikke er krav om tellekortnummer skal eg likevel benytte tellekortsjablong. Husk her å strek over tellekortnummeret, dette for å vise at utstyret ikke er registrert i anleggsmodulen. Det samme gjøres med utstyr som er fra 2004 eller tidligere og ikke allerede er merket.

22 Type anleggsmiddel Maskiner og verktøy Skip
Biler og andre transportmidler Inventar Teknisk vitenskaplig utstyr Kontormaskiner IKT/audiovisuelt utstyr Kunst Bøker Dataprogrammer/lisenser

23 Maskiner/verktøy Aktivering ved:
Innkjøpspris over kr ,- for en maskin eller utstyr. Integrert del av et annet produkt eller maskinparken og disse sammen utgjør en helhet. Delfaktura Påkostning / vedlikehold hvis varig forbedringer eller standardheving i forhold til anskaffelsestidspunkt. Konteres på artskonto 4731 eller 4734 hvis aktivering. Levetid på 5 år hvis kontering på 4734 Levetid på 10 år hvis kontering på 4731 Utstyrsregistrering: Alt som regnskapsføres på 4731 og 4734

24 Maskiner/verktøy forts.
Hovedregel for direkte kostnadsføring: Innkjøpspris under kr ,- for en maskin eller verktøy. Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold 6624 Service / vedlikehold, maskiner / verktøy 6502 Maskiner / verktøy, kjøp Tyverimerking: Alt som regnskapsføres på 4731 og 4734 merkes med tellekortsjablonger, påført stedskode og årstall. Lett omsettelige maskiner / verktøy som ikke er ført på 4731 eller 4734 skal likevel merkes med sjablonger uten tellekort (stryk over nr). Disse skal ikke utstyrsregistreres i anleggsmodulen.

25 Biler og andre transportmidler
Aktivering ved: Innkjøpspris vil normalt overstige kr ,- og investeringer i nye transportmidler skal derfor aktiveres og utstyrsregistreres. Dersom det er snakk om varige forbedringer og bilen som følge av påkostningen får en standardheving i forhold til anskaffelsestidspunktet skal kostnaden aktiveres og utstyrsregistreres. Konteres på artskonto 4742 Levetid på 7 år. Utstyrsregistrering: Alt som regnskapsføres på 4742.

26 Biler og andre transportmidler forts.
Påkostninger/vedlikehold: Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold 6629 Service / vedlikehold, anleggsmidler Normalt vil alle påkostninger / vedlikehold på slike transportmidler utgiftsføres. Kjøp av ekstrautstyr, eks. nytt lasteplan på lastebil, vil kunne være en påkostning, men her må en vesentlighetsvurdering foretas.

27 Inventar Aktivering ved: Konteres på artskonto 4733 Levetid på 10 år.
Innkjøp av inventar for over kr ,- i et enkeltinnkjøp. Delfaktura / restfaktura på innkjøp av inventar på under kr ,- skal likevel aktiveres. Eks: kjøp av inventar for kr ,-. Første faktura kr ,-. Andre faktura kr ,- Disse skal begge konteres på 4733 og utstyrsregistreres, dette da totalprisen er over kr ,- Konteres på artskonto 4733 Levetid på 10 år. Utstyrsregistrering: Alt som regnskapsføres på 4733

28 Inventar forts. Påkostninger/vedlikehold:
Påkostninger / vedlikehold av kontorinnredninger og andre innredninger vil normalt utgiftsføres. Dette skal konteres på artskonto: 6540 Inventar, kjøp 6628 Service/vedlikehold, inventar MEN: Påkostninger / vedlikehold av f.eks. laboratorieinnredning som fører til en standardheving ift anskaffelsestidspunktet, eller gir laboratoriet lenger levetid enn ved daglig vedlikehold, skal aktiveres og utstyrsregistreres. Tyverimerking: Inventar skal som hovedregel ikke tyverimerkes

29 Teknisk / vitenskaplig utstyr
Aktivering ved: Innkjøpspris over kr ,- for et utstyr. Integrert del av et annet produkt eller samling av apparat og disse sammen utgjør en helhet . F. eks hvis hele eller større deler av poolen av en type utstyr fornyes på samme tid. Delfaktura Påkostning / vedlikehold hvis varig forbedringer eller standardheving i forhold til anskaffelstidspunkt. Konteres på artskonto 4711, 4712 eller 4713 hvis aktivering. Levetid på 4 år hvis kontering på 4712 Levetid på 8 år hvis kontering på 4711 Levetid på 12 år hvis kontering på 4713 Utstyrsregistrering: Alt som regnskapsføres på 4711, 4712 og 4713.

30 Teknisk / vitenskaplig utstyr forts.
Hovedregel for direkte kostnadsføring: Innkjøpspris under kr ,- for et utstyr. Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold 6500 Tekn./vitensk. Utstyr, kjøp 6501 Tekn./vitensk utstyr til utgravning/feltarbeid (6630) Serviceavtaler, tekn./vitensk. utstyr 6631 Øvrig vedlikehold, tekn./vitensk. Utstyr Tyverimerking: Alt som regnskapsførest på 4711, 4712 og 4713 merkes med tellekortsjablonger, påført stedskode og årstall. Lett omsettelige maskiner / verktøy som ikke er ført på 4711, 4712 eller 4713 skal likevel merkes med sjablonger uten tellekort (stryk over nr). Disse skal ikke utstyrsregistreres i anleggsmodulen.

31 Kontormaskiner Aktivering ved:
Innkjøpspris over kr ,- for en kontormaskin. Integrert del av et annet produkt eller samling av apparat og disse sammen utgjør en helhet . Delfaktura Påkostning / vedlikehold hvis varig forbedringer eller standardheving i forhold til anskaffelsestidspunkt. Konteres på artskonto 4732 hvis aktivering. Levetid på 3 år. Utstyrsregistrering: Alt som regnskapsføres på 4732.

32 Kontormaskiner forts. Hovedregel for direkte kostnadsføring:
Innkjøpspris under kr ,- for en kontormaskin. Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold 6541 Kjøp kontormaskiner 6625 Serviceavtaler, kontormaskiner 6626 Øvrig vedlikehold, kontormaskiner Tyverimerking: Alt som regnskapsføres på 4732 merkes med tellekortsjablonger, påført stedskode og årstall. Lett omsettelige maskiner / verktøy som ikke er ført på 4732 skal likevel merkes med sjablonger uten tellekort (stryk over nr). Disse skal ikke utstyrsregistreres i anleggsmodulen.

33 IKT / audiovisuelt utstyr
Aktivering ved: IKT/audiovisuelt utstyr skal i hovedregel vurderes som en gruppe og aktiveres uansett beløp. Konteres på artskonto: Art 4721 Datautstyr, kjøp Art 4722 Audiovisuelt utstyr, kjøp Art 4724 Tele- og annet komm. utstyr, kjøp Eksempel på IKT/audiovisuelt utstyr som alltid skal aktiveres: PC Dataskjerm Server Printer Skanner Kommunikasjonsutstyr Kamera Telefonsentral

34 IKT / audiovisuelt utstyr forts I
Levetid: 4721 Datautstyr, kjøp 3 år 4722 Audiovisuelt utstyr, kjøp 3 år 4724 Tele- og annet komm. utstyr, kjøp 5 år Utstyrsregistrering: Alt som regnskapsføres på 4721, 4722 og 4724 Tyverimerking: Alt som regnskapsføres på 4721 og 4722 merkes med tellekortsjablonger, påført stedskode og årstall. Ved bruk av 4724 skal utstyret merkes hvis mulig.

35 IKT / audiovisuelt utstyr forts. II
Hovedregel for direkte kostnadsføring: Ved mindre kjøp som kabler, mus, tastatur, annet datatilbehør, mobiltelefoner eller tilbehør til audiovisuelt utstyr skal dette ikke aktiveres. 6800 Kontorrekvisita 6802 Datarekvisita 6803 Audiovisuelt rekvisita 6900 Telefon/telefax 6901 Mobiltelefon MEN: Dersom slik tilbehør kjøpes inn sammen med IKT/audiovisuelt utstyr, skal dette ikke skilles ut som egen post, men aktiveres sammen med utstyret. Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold (6621) Serviceavtaler, datautstyr og programvarer/lisenser 6622 Øvrig vedlikehold, datautstyr og programvarer/lisenser 6623 Service/vedlikehold, audiovisuelt utstyr

36 Kunst Aktivering ved: Hovedregel for direkte kostnadsføring:
Kunst som koster mer enn kr ,- pr stk. Gaver. Hvordan vurdere gavers verdi er under behandling. Hovedregel for direkte kostnadsføring: Kunst som koster mindre enn kr ,- pr stk. Utstyrsregistrering: Alt som regnskapsføres på 6585. Kunst vil ikke generere avskrivninger. Registrering av kunst vil komme fram som en balansepost og kan ut fra balanseposten vise UiBs samlede verdier. Tyverimerking: Det må opprettes egne regler for tyverimerking av kunst.

37 Bøker Aktivering ved: Alle bøker/faglitteratur som er anskaffet med tanke på å ha i biblioteksform skal konteres og regnskapsføres på artskonto: 6580 Tidsskrifter, biblioteksformål 6582 Bøker, biblioteksformål 6583 Elektroniske bøker, biblioteksformål Bøker/faglitteratur blir ikke overført til anleggsmodulen for avskrivning.

38 Bøker forts. Påkostninger/vedlikehold:
Andre bøker og faglitteratur som kjøpes sporadisk ved institutter og avdelinger, utgiftsføres som vanlig på: 6840 Aviser, tidsskrifter 6844 Bøker 6846 Elektroniske bøker Tyverimerking: UB’s regler

39 Dataprogrammer/lisenser
Aktivering ved: Programvare (herunder bruksrettigheter til programvarer/lisenser, dersom innkjøpspris inkl. eksterne konsulenttjenester for en enkel programvare/lisens koster mer enn kr ,- . Med programvare forstås alle administrative systemer, herunder økonomisystem, personalsystem, tekniske systemer, fagsystemer m.m. Hovedregelen sier at kun eksternt anskaffet programvare med eventuelle tilhørende eksterne konsulenttjenester tilknyttet implementering skal balanseføres. Evt. kostnader ifm egenutviklet programvare, balanseføres som regel ikke. Sjekk veiledningstabell hvis det er snakk om større prosjekt/tiltak i egen regi. Konteres på artskonto 4723 hvis aktivering. Levetid på 5 år.

40 Dataprogrammer/lisenser forts. I
Hovedregel for direkte kostnadsføring: Innkjøpspris under kr ,- for en programvare/lisens. Årlige service- og vedlikeholdsavtaler og bruksrettigheter. Årlige lisenser/bruksrettigheter skal ikke aktiveres, da dette er kostnader som er tidsbegrenset over en periode. Disse kostnadsføres direkte, og blir følgt opp sentralt. Øvrig vedlikehold. Oppgradering av programvare skal i hovedregel behandles som vedlikehold. Kostnadsføres på: 7600 Dataprogrammer/lisenser, kjøp 6621 Serviceavtaler, datautstyr og programvare/lisenser 6622 Øvrig vedlikehold, datautstyr og programvarer/lisenser

41 Dataprogrammer/lisenser forts. II
Utstyrsregistrering: Alt som regnskapsføres på 4723 Tyverimerking: Ingen tyverimerking

42 Avskrivningstid Pr dags dato følger avskrivningstid de ulike kategoriene. Maskiner og verktøy 5, 10 el. 15 år Biler og andre transportmidler 7 år Inventar år Teknisk vitenskaplig utstyr 4, 8 el. 12 år Kontormaskiner 3 år Datautstyr år Audiovisuelt utstyr 3 år Tele- og annet kommunikasjonsutstyr 5 år Dataprogrammer/lisenser 5 år Det er ikke mulighet for å avvike fra disse avskrivningstidene.

43 Ved kontering Et utstyr pr konteringslinje der det er krav om dette.
Er dette tilleggsutstyr som må regnes som en del av utstyret? Hvis JA: konter hele fakturaen på 4xxx-serien, en linje. Hvis NEI: konter det som ikke er en del av utstyret på 6xxx-serien. Som hovedregel skal alle kostnader som påløper for at et utstyr skal kunne tas i bruk, kostnadsføres. I dette tilfellet er kabler nødvendig for å kunne ta i bruk utstyret. Et utstyr pr konteringslinje der det er krav om dette. Bruk beløp inkl. mva. Netto beløp hvis mva-fradrag.

44 Konteringsrutiner mva og toll
Ved kontering av mva og toll skal de ulike enhetene benytte samme art som ved kontering av utstyret. Når det gjelder utstyr som skal utstyrsregistreres skal en benytte samme 4xxx art på merverdiavgiften som på utstyret. Dette skal utstyrsregistreres som alt annet utstyr, men i beskrivelsesfeltet brukes følgende kommentar: Mva + fakturanummer (fakturanummer mva gjelder). Ved momsføring på 4xxx serien er det manuelle hovedboksføringer som blir foretatt, husk å levere inn ”gammalt” 5.31 registreringsskjema. For avgiftspliktig virksomhet, les ”Rutiner for bruk av Universitetes tollkreditt hos tollvesenet ved innførsel av varer fra utlandet” Se på intranett under: Administrasjon Økonomi Regnskap Bilagshåndtering Tollregning

45 Ikke plassert, artskonto 4799
Det er opprettet en artskonto, artskonto 4799 ikke plassert utstyr. Denne artskontoen skal kun benyttes unntaksvis. Denne er ment brukt ved innkjøp av store kvanta utstyr, hvor en ser at det ikke er mulig å innhente nødvendig informasjon før kontering må gjennomføres. Det er konterer selv som har ansvar å følge opp føringer som blir gjort på denne artskonto. Føringer som blir gjort på 4799 SKAL omposteres omgående når nødvendig informasjon er innhentet. Skal være ”ren” pr tertial. I beskrivelsesfeltet på konteringslinjen henvises til arten utstyret skulle ha vært ført på. Utstyrsregistrering som gjelder føringer på 4799 skal leveres inn på ”gammelt” skjema, 5.31 Registreringsskjema. Prøveprosjekt: Fungerer ikke rutinene omkring bruk av artskonto 4799 vil denne bli lukket.

46 DISCOVERER Utstyrsregisteret skal til enhver tid være oppdatert.
Ved endringer som påvirker utstyrsregisteret er det viktig å henvise til aktivanummer. Endring: Salg Flytting Ompostering Kassasjon

47 A61 - DISCOVERER Ved bruk av endringsskjema er det viktig å henvise til aktivanummer på utstyret som flyttes. Aktivanummeret finner man i Discoverer rapporten: A61 – Anleggsmodulen(Utstyr)

48 UTSTYR REGISTRERT PÅ STEDKODE
Velg stedkode fra – til og man ender opp med en rapport som viser alt av utstyr som er registrert i utstyrsregisteret på denne stedkoden. Ved å flytte forskjellige kolonner opp til feltet sideelementer kan man enkelt søke seg fram til aktuelt fakturanummer/tellekortnummer og derfra finne riktig aktivanummer.

49 FAKTURANUMMER Ved å velge aktuelt fakturanummer fra listen får man opp de registreringene som er gjort på den valgte kombinasjonen sted/fakturanummer

50 TELLEKORTNUMMER Ved å velge aktuelt tellekortnummer fra listen får man opp de registreringene som er gjort på den valgte kombinasjonen sted/tellekortnummer

51 AKTIVANUMMER I rapporten finner man nå frem til aktuelt aktivanummer som skal registreres på endringsskjemaet

52 Føringer på 4xxx som ikke går gjennom Basware
Hovedboksføringer på 4xxx, dvs. føringer som ikke blir gjort i Basware, skal det fortsatt leveres ”gammelt” registreringsskjema på, dvs skjema 5.31 Registreringsskjema. Slik føringer blir som oftest gjort ved en ompostering. Omposteringen sendes som vanlig via Issue Tracker Omposteringen sendes i tillegg i underskrevet format til regnskapskontoret. I tillegg sendes skjema 5.31 Registreringsskjema via Issue Tracker.

53 Endringer på føringer i 4xxx-serien.
Endringer som blir gjort på allerede eksisterende føringer i 4xxx-serien. Dette være seg korrigeringer ”innad” i 4xxx-serien. F.eks. endringer på stedskode eller utstyr som blir korrigert fra 4xxx-serien til annen artskonto, f.eks. 6xxx-serien Her skal man sende ompostering via Issue-Tracker Det skal og sendes inn endringsskjema 5.32 via Issue-Tracker På omposteringsskjemaet skal det i tekstfeltet også merkes hvilket aktivanummer utstyret gjelder.

54 Endringsskjema 5.32

55 Deling av faktura Utstyr der flere stedskoder skal ta kostnaden, deling av faktura, skal konteres som følger: Traktor kr ,- Stedskode: skal ta kr ,- av kostnaden skal ta kr ,- av kostnaden Konteres i Basware på to linjer. I beskrivelsesfeltet på begge føringene skrives følgende: Delt faktura, Traktor uteseksjonen På de resterende feltene blir konteringen like på begge linjene, med unntak av stedskoden.

56 Eksempel på kontering Kontering av faktura NB!!! Husk MVA
Ved fordeling av kostnadene på de ulike utstyrene, ta hensyn til frakt og mva Fakturasum må stemme overens med kontering. Nr Gruppe nr Navn Noruf Serienummer Art Tellekort YBBS043413 4721 YBBS043414 YBCX003638 YEGH170404 YBBS043415 BÆRBAR PC 10522 512 PC DATASKJERM 10188 512 10243

57 Sporbarhet av anlegg/utstyr
Alt utstyr skal kunne spores Med dette menes at man kan kunne gå inn i anleggsmodulen og finne fram et utstyr, ved hjelp av opplysninger som er registrert der skal man kunne finne hvor dette utstyret befinner seg. Man skal også kunne følge et fysisk utstyr fra der det befinner seg og finne dette igjen i anleggsmodulen. Dette skal kunne gjøres gjennom opplysninger som: Beskrivelse Tellekort Serienummer Ulike krav: Det stilles ulike krav om hvilken opplysninger man skal ha med under kontering på de ulike artene. Viser til veiledningsdokumentet for utfyllende informasjon om dette.

58 Bruk bruttosum VED REGISTRERING AV UTSTYR BRUK BRUTTOSUM PÅ FAKTURA
Evt nettosum hvis kostnaden skal kostnadsføres et eksternt finansiert oppdragsprosjekt.

59 Utlån av utstyr (utover 30 dager)
Ved utlån av utstyr utover 30 dager skal det leveres inn låneerklæringsskjema. Gjelder kun utstyr som er registrert i utstyrsregisteret Husk å fylle ut UIB-reg. nr. Reg.nr finner du i rapport A61 i Discover. Aktivanr. Skal leveres inn vist utlånet forårsaker endringer i beskrivelsesfeltet i utstyrsregisteret.

60 Kassasjon/utrangering av utstyr
Utrangering er beslutning om at brukbart materiell/utstyr skal gå ut av bruk fordi de ikke lenger er egnet til sitt opprinnelige formål eller fordi behov ikke lenger er tilstede. Kassasjon er beslutning om at materiell/utstyr som er nedslitt eller skadet og ikke lar seg reparere uten uforholdsvis store påkostninger, skal tas ut av bruk. Fak./inst./avd. har ansvar for å føre fortløpende liste over utrangert/kassert utstyr. Instituttstyrer eller fullmaktshaver skal godkjenne kassasjon/salg/utrangering iht retningslinjer for dette. EIA har avtale med BIR om EL-retur. For kassasjon av datautstyr skal dette skje i en dialog med IT-personell. HUSK at harddisk skal formateres før utrangering/kassasjon. Fak./inst./avd.

61 Skriv kort begrunnelse for utrangering/kassasjon
Utrangering/kassasjon av utstyr Fyll ut nødvendig kontaktinformasjon Tilstandskode: K: Kassabelt U: Utrangerbart, ikke lenger egnet Disponeringskode: G: Gave K: Kassert O: Overføres til andre brukere S: Solgt for eksternt bruk Anskaffelsesår = år utstyret er kostnadsført. Dette skal stå på tellekortsjablongen. Fyll ut type/modell. Evt hvor utstyret er plasert Skriv kort begrunnelse for utrangering/kassasjon Husk å fylle ut UIB-reg. nr. Reg.nr finner du i rapport A61 i Discover. Aktivanr.

62 Kassasjon/utrangering av utstyr forts.
Som et minimumskrav kreves det at fakt./inst./avd. sender inn liste over utrangert utstyr tre ganger i året: Dette innen: 15. mars 15. juli 15. november Ved liste 15. november skal det leveres inn bekreftelse (fysisk liste) på utstyr som ligger i anleggsmodulen A61.

63 Salg av gammelt utstyr Utstyr som blir solgt skal vurderes for gevinst/tap Ved salg av gammelt utstyr skal man ta hensyn til tap/gevinst ved salget. Eks: Kjøp av traktor for kr ,- i 2000. Denne er solgt i 2005 for kr ,-. Maskiner/verktøy har en levetid på 10 år, dvs avskrivning over 10 år. Avskrevet over 6 år, dvs kr ,- Restverdi er kr ,- Gevinst ved salget er kr ,- HUSK: Salget (salgssum) blir ført på konto: 3810 Salg av eiendom 3811 Salg av andre eiendeler GEVINST/TAP BLIR BEREGNET SENTRALT, DERFOR MÅ SALGSSKJEMA SENDES INN. (Brukes som grunnlag for beregning av gevinst/tap)

64 Salg av gammelt utstyr forts.
Ved innbytte av gammelt utstyr der innbytteprisen kommer som et kreditbeløp på fakturaen for det nye utstyret, skal denne innbytteprisen føres mot konto 3811 Salg av andre eiendeler. Kjøp av ny gressklipper: kr ,- Føres mot konto 4731 Innbytte av gammel traktor: kr ,- Føres mot konto 3891 Fakturabeløp: kr , Husk å levere salgsskjema på den gamle traktoren. Ved kontering av faktura vil den totale konteringssummen bli kr ,-.

65 Salg av gammelt utstyr forts. II
Aktivanr fylles ut. Dette for å kunne ta utstyret ut av anleggsregisteret.

66 Utstyr som er kjøpt av UIB er UiB’s eiendel
Eks: Stipendiatmidler, Forskningsmidler, Personlig annum Dette utstyret eies av UIB, ikke den ansatte. Dersom den ansatte slutter må utstyret selges til den ansatte, eller tilbakeføres til instituttet. Se egen salgsrutine Det samme gjelder for utstyr som er innkjøpt til hjemmekontor. Fakultetet/instituttet har ansvar for å få tilbake utrangert utstyr.

67 Gaver, hvordan føre: Eksempelet viser hvordan man skal føre verdien av en gave man har mottatt. Gavens verdi er kr ,- som i sin helhet blir betalt av Kreftforeningen. Videre vises et eksempel der vi har mottatt en mva-faktura på det aktuelle utstyret. Denne skal UiB betale. Siden vi ikke har momsfradrag, skal denne summen legges til utstyrets verdi som er kr ,-. Varen får da en bokført verdi på kr ,-. Mva fakturaen føres som en manuelt bilag i hovedbok, og det må dermed leveres inn manuelt utstyrsregistreringsskjema for mva delen. HUSK her å noter i beskrivelsesfeltet hvilken aktivanummer dette gjeld. Evt. Skriv MVA og fakturanummer. 3797

68 Innkjøp av utstyr for viderefakturering
Innkjøp av utstyr der det er kunnskap om at utstyret skal viderefaktureres, evt der andre skal være med å dekke deler av kostnaden. Der denne kunnskap er kjent skal man føre det beløpet som skal viderefaktureres på artskonto i 6xxx-serien.

69 Føring av kreditnota i Basware
Føring av kreditnota i Basware skal gjennomføres på samme måte som for faktura. Føring på de ulike artskontoene krever samme informasjon som ved kontering av faktura. HUSK: I beskrivelsesfeltet må det noteres hvilket aktivanummer kreditnotaen gjeld. Evt fakturanummer.

70 Økonomiske konsekvenser
De offisielle regnskapene til UiB blir rapportert med aktivering og avskrivinger for 2006, men fakultet/institutt/avdelinger vil rapporterer uten. I 2007 vil Fakultet/institutt/avdelinger rapportere med aktivering og avskrivinger. Dette fører til at ved budsjetteringen for 2007 må det taes hensyn til aktivering og avskriving. Det vil det blir mer informasjon om i budsjettrutinene.