Innkjøpsprosedyrer – SUS/Helse Stavanger HF som case ”Hvordan få mer helseproduksjon ut av de tilgjengelige økonomiske ressurser? Flere og bedre konkurranser,

Presentasjon om: "Innkjøpsprosedyrer – SUS/Helse Stavanger HF som case ”Hvordan få mer helseproduksjon ut av de tilgjengelige økonomiske ressurser? Flere og bedre konkurranser,"— Utskrift av presentasjonen:

1 Innkjøpsprosedyrer – SUS/Helse Stavanger HF som case ”Hvordan få mer helseproduksjon ut av de tilgjengelige økonomiske ressurser? Flere og bedre konkurranser, bedre kontrakter og forvaltning av disse, samt effektive innkjøpsløsninger innkjøp- og kontraktsjef Kjell Hauge, SUS/Helse Stavanger HF Siden jeg er relativ nyansatt (1 ½ år, samt at dette er mine første saker til styret ønsker jeg å presentere meg) Kjell Hauge, ansatt 3 november 2003 (1 ½ år) 37 år, Cand. Jur UiB m/ Masterprogram innkjøp- og forsyningsledelse, Juridisk rådgiver innen anskaffelser i FLO (både operativt og strategisk), Statskjøp og DepKjøp (hhv statens sentrale kompetansesenter for anskaffelser og departentenes anskaffelsesenhet). Regelverksrådgivning, gjennomføring av komplekse anskaffelser, opplæring/foredragsvirksomhet, og utarbeidelse av forsvarets regelelverk for anskaffelser – veiledningshefte ”Best praksis offentlige anskaffelser” NHD. Innkjøpsvirksomheten i foretaket følger ”beste praksis”

2 Innkjøpsprosedyrer – Agenda
Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet Oversikt over innkjøpsprosessen Innkjøpsstrategi Hva vi gjør for å lykkes i anskaffelses og innkjøpsprosessen Resultater Gjennomføring av anskaffelsesprosessen Kvalifikasjon- og tildelingskriterier, herunder nye krav til vekting Avvisningsreglene Evaluering, tildeling av kontrakt og krav til begrunnelse og dokumentasjon Rammeavtaler, herunder inngåelse og bruk av parallelle rammeavtaler Får se hvor langt vi kommer

3 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet i foretaket og i regionen
All spesialisthelsetjeneste i Sør-Rogaland - somatisk og psykiatrisk: Lokalisert i Stavanger (Våland) og Egersund samt ambulansestasjoner og DPS er over hele sørfylke Årlig anskaffelsesbudsjett litt over 1000 mill, ca 5200 ansatte Ca 2600 leverandører aktive pr. år 50 leverandører som leverer for over 5 mill. pr. år - ca 400 over pr. år Inngår ca 110 kontrakter årlig, og har i drift ca 250 rammeavtaler i drift Antallet anskaffelser er ca 100 i året, og HFet deltar i innkjøpssamarbeid i ca anskaffelser i året Antall registrerte bestillinger; ca pr. år. Alle bestillinger fra HS skal ha bestillingsnummer Mottar mellom faktura pr. år 1000 mil for eksempel har vi nettopp kjørt en anskaffelse av matvarer til helsergion vest der kontraktene har en vedri på ca 400 millioner kroner.

4 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet
Insentiver til rasjonelle anskaffelser både for kjøper og leverandører Til forskjell fra en privat bedrift styres ikke offentlig virksomhet av bunnlinjen, men av tildelte budsjetter. Konsekvensene ved uhensiktsmessig organisering med dårlige og dyre anskaffelser som resultat er ikke særlig problematisk for virksomhetens eksistens Gjennom formalkrav til prosedyre, innhold samt håndheving og kontroll i lov og forskrift ”motiveres” offentlige oppdragsgivere til ”profesjonalisering” av anskaffelsesvirksomheten hhv organisering og kompetanse i organisasjonen jfr. Loa § 1 ”Forretningsmessighet” Nøkkelen er altså kunnskap om produktene samt innkjøpsfag og regelverket - fokuserer på regelverkets MULIGHETER ikke begrensninger og krav Lover og forskrift KOFA / Myndighetsmisbruk Interne føringer, kontraktuelle forpliktelser Fritt innkjøpsfaglig skjønn, herunder teknisk og merkantilt skjønn Ved overforbruk får en kanskje neste år økte budsjetter dvs insitamenter for å gjøre dårlige innkjøp Leverandørene er utstyrt gjennom regelverket med omfattende rettigheter som kan prøves av KOFA, ESA, domstol eller Sivilombudsmannen. Sanksjon mot brudd er erstatning eller midlertidig forføyning der oppdragsgiver får forbud mot å inngå kontrakt. Rot på dette området gir betydelig risiko for dårlig omdømme - Dagens næringsliv

5 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Gjennomgående prosess
Anskaffelses og innkjøpsprosessen er gjennomgående i ALLE organisasjoner, ikke bare det offentlige I Helse Stavanger har 1150 personer en permanent rolle i innkjøpsorganisasjonens ”expediting” del. Ytterligere ukjent antall mennesker på alle nivåer er ad hoc tilknyttet anskaffelsesprosessen

6 Anskaffelses- og kontraktsadministrasjonsprosessen
Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Innkjøpsprosessen er to delprosesser Anskaffelses- og kontraktsadministrasjonsprosessen Behov / Finansiering Konkurranse Kontrakt Kontrakts- forvaltning Erfaringsoverføring eProdukt- katalog web- bestilling Lager vare- mottak faktura betaling statistikk Leverandør Delprosess 1 - Investeringer, rammeavtaler, kjøp over ,- Delprosess 2 - Gjennomføringen av leveransen, bruk av rammeavtale for driftskjøp Prosess og rutinebeskrivelser i QLM tilgjengelig for alle ansatte via Intranett for begge prosedyrer. Systemstøtte 1 - CMA Contiki ECM - anskaffelsesprosessen og kontraktsadministrasjon (endring og tilleggsavtaler) Systemstøtte 2 - Visma Unique E-handel ca 90% elektronisk registrering i innkjøpssystemet Intern behovsmelding Innkjøpsprosessen - Bruk av kontrakten – expediting

7 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Innkjøpsstrategi
”fra ensidig fokus på bestillingseffektuering (”Expediting”) til fokus også på anskaffelser som virkemiddel for foretaket til å nå kravet om overholdelse av regelverket, og derigjennom nå målsetninger om kostnadsbesparelser for foretaket.” Økt fokus på anskaffelsesprosessen iht regelverket dvs ved bruk av konkurranse på alle anskaffelser Alle innkjøp/kontrakter på over 100 tusen skal inngås etter konkurranse iht. lov om offentlige anskaffelser (Loa). Innkjøp utenfor regelverket kalles ulovlige direkteanskaffelser, og kan påklages til Klagenemnda (KOFA) Helseministeren har innført ”nulltoleranse” for ulovlige direkteanskaffelser som er grove brudd på anskaffelsesregelverket Loa er meget effektivt verktøy for kostnadsbesparelser og sikrer effektive og kvalitativt gode innkjøp Analyser viser at bedre organisering, samarbeid, kompetanse og rutiner og systemer er nøkkelen til lavere innkjøpskostnader estimert 30% besparelser Formålet er å få mer helsetjenester ut av hver budsjettkrone undersøkelser fra EU viser at 70% av vinnerne av konkurransene er SMB Anskaffelsesstrategi for Helse Stavanger HF for perioden vedtatt av styret i foretaket (vår 2005) Etiske retningslinjer for alle ansatte i foretaket vedtatt av styret i foretaket (Vår 2005) - Forskrift om helsepersonell s adgang til å motta gaver - avtaler med leverandørindustrien - QLM rutiner. Beregning av anskaffelsesverdien for dekning av løpende behov er månedsverdi *48 måneder - Ekstremt vanskelig å foreta en slik beregning.

8 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet - Innkjøpsstrategi
Sentralisering av kontraktsforvaltningen til innkjøp- og kontraktavdeling og desentralisering av bestillinger via Webbutikk Ansvar for ALLE kontrakter i foretaket - vare, tjeneste og bygge- og anleggskontrakter Klare oppgaver og rolle i foretaket Hovedoppgave: Ansvar for merkantile og juridiske sider ved anskaffelse av varer, tjenester og bygge- og anleggskontrakter, ved gjennomføring av konkurranse og utarbeide kontrakter, samt forvalte disse. Utvikling av rutiner og ansvarsområdet Gjennomføring av effektive konkurranser Kontraktsforhandlinger og kontraktsetablering Kontraktsforvaltning herunder desentralisering av ”expediting” funksjonen via nettbutikk (Visma ”E-handel” gir gevinst i form av reduserte transaksjonskostnad og økt avtalelojalitet) Opplæring og kunnskapsformidling innenfor fagfeltet Kulepunkt 2 Hva skal vi oppnå med det ? På sikt få en komplett elektronisk avtaledatabase over foretakets samlede kontraktsforpliktelser Overholdelse av regelverket – ALLE anskaffelser via innkjøp- og kontraktavdelingen blir foretatt iht. regelverket og konkurranse som igjen gir besparelser Siker kostnadseffektiv og forutberegnelig innkjøpsprosess for alle berørte parter inkl. leverandørene. Forbedre kvaliteten og effektiviteten i alle deler av kontraktsarbeidet, herunder i anskaffelsessammenheng og kontraktsadministrasjonen. Kulepunkt 3 Spisskompetanse på konkurransegjennomføring, valg av forhandlingsform for effektiv måloppnåelse, kontrakter, og kontraktsforvaltning IKKE teknisk ansakffelseskompetanse – vi har hundrevis av produktkompetente medarbeider i SUS for øvrig. I alle anskaffelser er det inne teknisk ansakffelseskompetanse.

9 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet - Noen suksessfaktorer
Utvikling av innkjøpsområdet er solid ledelses- og organisasjonsforankret i HF, samt RHF og er felles i alle foretak i Helseregion vest – Felles strategi på innkjøpsområdet Alle anskaffelser skal så lang som mulig konkurranseeksponeres Etiske retningslinjer er utarbeidet og implementeres fortløpende Kompetanse - fokus på tverfaglig prosess og at kunnskap om det å legge til rette for effektiv konkurranse også er viktig ikke bare kunnskap om produktenes beskaffenhet Markedskunnskap God faglig organisering av det regionale og lokale innkjøpsarbeidet Standardisering av prosesser og begreper (felles nomenklatur) Rapportering og ledelsesinformasjon Elektronisk handel Mål for kostnads og prosessgevinster Grensen for kunngjøring heves til ,-. Det innføres samtidig krav om konkurranse over ,- kombinert med protokollplikt. Doffin kommer til å tilby en forenklet kunngjøringsordning under 500 tusen. Vi skal IKKE tilbake til "tusen blomster" politikken der det for leverandørene finnes like mange innganger til sykehusets budsjetter som det finnes ansatte. Inngangen er og skal være enkel og strukturert, og skal skje etter konkurranse. Det tar selvsagt tid å snu avtaleporteføljen så intill da er det nok en periode som leverandørene må være oppmerksom på kan fremstå som "rotete".

10 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Suksessfaktorer i selve anskaffelsesprosessen Målet er å nytte foretakets samlede anskaffelseskompetanse på en optimal måte både teknisk og funksjonell produktkompetanse og klinisk kompetanse. Alle anskaffelser (med få unntak) genereres fra linjeorganisasjonen som også har budsjettene Alle anskaffelser involverer brukere/klinikere, budsjettansvarlig og andre produktspesialister - Ansvar for å utarbeide anskaffelsesstrategi, kravspesifikasjon, kvalifikasjon- og tildelingskriterier, samt deltar i evaluering og tildeling, samt deltar i evaluering av anskaffelsen (besparelser). Innkjøp- og kontrakt leder anskaffelsen ved å etablere fora for gruppen, framskaffe maler og eksempler, erfaringsoverføring fra tidligere anskaffelser, påser at formalia knyttet til regelverket overholdes, fremdriftsansvar, utarbeider det endelige konkurransegrunnlag inkl. kontrakter, kunngjøring og påser at nødvendig dokumentasjon mht. de valg som gjøres dokumenteres i anskaffelsesprotokoll. Alle kontrakter signeres av innkjøp- og kontraktsjef eller Adm. Dir. for å være juridisk bindende for foretaket.

11 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – - effektiv aktivering av leverandører
Aktivering av konkurransedyktige leverandører

12 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – - Effektiv konkurranse

13 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – effektiv konkurranse

14 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Effektiv konkurranser

15 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Noen resultat av konkurranser
Noen direkte pris- og kostnadsreduksjoner gjennom økt fokus på anskaffelsesprosessen. Prisbesparelser for 2005 gjennom kontrakter inngått av innkjøp- og kontraktsavdelingen er på 13,7 millioner kroner. Prisbesparelser for 2004 var på 9,9 millioner kroner totalt over to år på 23,6 millioner kroner. Kostnadsreduksjoner i kontraktsperioden på kontrakter inngått i 2005 er på 40,8 millioner kroner. Direkte og indirekte transaksjonsbesparelser: Reduserte transaksjonskostnader i forbindelse med gjennomføring av innkjøp pga nettbutikk og Efaktura med ca 12 millioner kroner. For å beregne de reduserte transaksjonskostnadene er metodikk fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet benyttet.

16 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Eksempler på konkurranseeffekt
Eksempel 1 Kontoravtalen reduserte vi antallet leverandører fra ca 4 -5 til 1 i løpet av 2005. Besparelsen i 2005 er på ,-, og den årlige besparelse er på ,- og ,- i løpet av kontraktens gyldighetsperiode. Identisk Postitblokk som vi i alle år har betalt 11,55,- pr.stk, betaler vi nå 1,56,- pr stk gir en besparelse på over ,- i kontraktsperioden. Nå har foretaket en lovlig avtale. Eksempel 2 Driftsprodukter til røntgenavdelingen fikk i tillegg til lovlige anskaffelser en besparelse på ,- kroner pr. år, totalt ,- kroner spart over to år. Beregningene av besparelsene er POTENSIELLE besparelser - Hva gjenstår ? Bruk av avtalen! Avtalelojalitet. Du kan inngå den beste avtalen i verden - hva er poenget dersom den ikke brukes! Avtalelojalitet realiserer besparelsespotensialet. Det får vi i Helse Stavanger ved å legge til rette for bruk av avtalene gjennom SUS Webbutikk. På den måten finner innkjøpsorganisasjonen på 1150 bruker frem på en enkel og grei måte til den gule lappen til 1,56 og ikke den til 11,55. Eksempel - nå skal jeg kjøpe denne post it blokken.

17 Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Kontraktsbruk og avtalelojalitet gjennom SUS Webbutikk

18

19

20

21

22 Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag på grunnlag av prosedyrekrav i regelverket Konkurransegrunnlag er sentralt i alle konkurranser som gjennomføres i foretaket (Beste praksis off. anskaffelser) Det skilles mellom anskaffelser som gjennomføres i ett trinn eller om det skal kvalifiseres før konkurranse gjennomføres (to trinn). Konkurransedokumentene i Helse Stavanger HF Del 1 Administrative bestemmelser for selve konkurransen herunder kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Del 2 som består av kontraktuelle vilkår som skal benyttes som grunnlag for beregning av tilbud. Her finnes kontraktsvilkårene som skal benyttes samt beskrivelse av kontraktens gjenstand (kravspec) Hjelpemiddel til å oppnå den optimale anskaffelsen Riktig behovstilfredstillelse til lavest mulig kostnad Målene må avveies mot hverandre og oppgaven er å finne den riktige balanse mellom de relative egenskapene ved tilbudene.

23 Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilkår - Kvalifikasjonskriterier Kvalifikasjonskriterier gjelder forhold ved leverandøren som er går på organisatorisk, økonomisk / finansiell eller tekniskfaglige egnethet - ikke- diskriminerende objektive og dokumenterbare Alle kriterier som skal evalueres skal være angitt Må fremgå av kunngjøring Noen krav er obligatoriske for eksempel skatteattester og HMS-egenærklæring ved tjenestekjøp, mens andre er fakultativ. Risiko for mislighold av kontrakten. Proporsjonalitetsprinsippet gjelder dvs ikke for høye krav i forholdt til risikoen ved anskaffelsen se veileder kap 4. Vi praktiserer lavest mulig kvalifikasjon- og tilhørende dokumentasjonskrav. Egnethet for å gjennomføre kontrakten og skal stå i fohold til ytelsen som skal leveres. 1) Enten er leverandøren kvalifisert iht. de oppstilte krav eller så er han det ikke 2) eller ved begrenset eller konkurranse med forhandlinger så skal den best kvalifiserte leverandør identifiseres. Eksempler på kvalifikasjonskrav er: - Soliditet angår egenskaper ved leverandøren oger ikke egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Skal derfor vurderes i kvalifikasjonsomgangen jfr. dom av 18. desember 1998 Hålogaland lagmannsrett + Haug med KOFA avgjørelser. Dette er uproblematisk. Tekniske kvalifikasjoner kan være kompetanse hos feks teknisk personell som skal benyttes under utførelse av kontrakten feks autorisasjon o.l Leveranørens erfaring og referanser (egne og andres) må bygge på objektive forhold. Arbeidsstyrke og utstyr som skal nyttes ved utførelse av kontrakten. Kvaliteten på utstyret som skulle anvendes kan nyttes som et tildelingskriterium. eller kredittverdighet.

24 Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilkår Kvalifikasjonskriterier Kvalifikasjonskriteriene gjelder ikke tilbudets innhold. Sammenblanding av kvalifikasjon og tildelingskriterier medfører regelmessig feil i tildelingen av kontrakten. Vurdering av hvorvidt leverandøren er kvalifisert til å delta i konkurransen må skilles fra vurderingen om hvem som skal tildeles oppdraget. Av dette ser en at evaluering av leverandøren skjer FØR en vurderer selve tilbudene og tildelingskriteriene. Følger av regelverkets system, og av enkeltbestemmelser for eksempel § 15-2. Dersom det er begrensinger mht. deltakelse utarbeides en vektingsmatrise for kvalifisering, og kriteriene utformes slik at de er graderbare. Dersom vektingen er klar på forhånd skal den oppgis i kunngjøring eller kvalifikasjonsgrunnlaget eller konkurransegrunnlaget jf C-470/99 (Universale Bau)

25 Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilkår - Tildelingskriterier Tildelingskriteriene gjelder egenskaper ved selve tilbudet som er innlevert som besvarelse på konkurranse fra de kvalifiserte leverandørene (fase 2) og med nødvendig dokumentasjon. Forhandlingsforbudet ved åpen og begrenset anbudskonkurranse §§ 9-1 og 16-1. To måter å tildele kontrakt på: Laveste pris alene eller økonomisk mest fordelaktig - uansett færrest mulig kriterier pga kompleksiteten i beslutningen. Tildelingskriteriene er alltid graderbare til forskjell fra kravspesifikasjonen (enten oppfylt vs. ikke oppfylt, og kun unntaksvis er graderbare). Tildelingskriteriene blir til kontraktsvilkår enten direkte ifølge tilbudet eller så skal de fremforhandles (tildelingskriteriene er det eneste tema for konkurranse med forhandlinger). De øvrige kontraktsvilkårene er regelmessig ikke tema for forhandlinger. §9-1 følger av alminnelig anbudsrett Er absolutt, og ivaretar kravet til likebehandling, reel konkurranse og gjennomsiktighet. Totalforbud mot endringer i tilbud Rt 1994 s gjelder også konkurranser iht. NS 3400. KOFA 2004/79 en leverandør fikk i et møte anledning til å legge frem en presisering av tilbudet slik at prisen ble redusert- i strid med forbudet. (912 tildelingskriterier) Kontakt skal kun være av avklarende karakater. En reduksjon av oppdragets omfang kan foretas dersom dette kan skje ut fra opplysninger gitt i tilbudet. Det beste er å be leverandørene prise opsjoner som oppdragsgiver på et senere tidspunkt kan tas ut dersom prisen blir for høy

26 Vidt innkjøpsfaglig skjønn
Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilkår - Tildelingskriterier Vidt innkjøpsfaglig skjønn Kriteriene MÅ angå et forhold som er av økonomisk verdi for foretaket Knyttet til kontraktens gjenstand og kontraktens verdi Må ikke lede til ubetinget fritt valg (klarhet dvs at alle rimelig opplyste og normalt påpasselige leverandører vil tolke kriteriet likt). Må ikke være i strid med de grunnleggende kravene i Loa § 5 og må ikke utformes slik at enkelte leverandører får en fordel samt objektive kriterier dvs er saklige, relevant og ha betydning for formålet med anskaffelsen Alle kriteriene MÅ være angitt i konkurransegrunnlaget eller kunngjøringen Tildelingskriteriene må være knyttet opp mot opplysninger som er gitt i tilbudet. Er det inntatt et ulovlig kriterium er konsekvensen at anskaffelsesprosessen må stoppes. Unntaksvis kan det ulovlige kriterium tas ut av vurderingen dersom en kan anta at det ikke er egnet til å påvirke leverandørens utforming av tilbudet jfr. KOFA 2004/180 og 67. Dersom det medfører at det ikke finnes tildelingskriterier skal laveste pris benyttes. Tildelingskriterier, pris, leveringstid, teknisk ytelse, funksjonalitet m.m må sees i sammenheng med beskrivelsen i kravspecen og utkast til kontrakt. Kontraktens gjenstand- tildelingkriteriet må knytte seg til den ytelse som skal anskaffes og stå i naturlig sammenheng med det behov som skal dekkes. Økonomisk verdi er alle kostnader oppdragsgiver vil få ifbm anskaffelsen. Ikke uten unntak feks vil estetiske egenskaper kunne benyttes. Kvalitet må gjelde varen ikke produksjonsmåte med mindre den har betydning for varens kvalitet. ofte må begrepet presiseres i den enkelte anskaffelse Referanser (utgpkt et kvalifikasjonskriterium men kan brukes dersom det er forskjellige opplysninger som etterspørres) )kan ha betydning for tildeling dersom den har direkte betydning for den konkrete gjennomføring av oppdraget. Feks kan referanser si noe om dokumentasjon på hvorvidt andre tildelingskriterier er oppfylt (feks samarbeidsevne)- må gjelde gjelde gjennomføring av oppdrag feks punktlighet, antall reklamasjone m.m Feks vil kriteriet "kompetanse/referanse firma" ulovlig ved anskaffelse av prosjekteringstjenester, men lovlig ved anskaffelse av arkitekttjenester (2003/59) - Betydningen av personlige egenskaper (intelektuelle tjenester) for gjennomføringen av oppdraget. Gjennomføringeevne må presiseres slik at det er gjennomføring av det konkrete oppdraget som vurderes feks som "plan" eller/og "stategi" Samarbeidsevne (kontraktsmodell "samspillmodellen" dvs leverandøren kommer tidlig inn i prosessen og kontrakten deles inn i to samspillsfaser; en samspillsfase og en produksjonsfase. I Forsvaret ble dette kalt TISAM kontrakter. "Samspillevne" - skjønnsmessig og kunne være vanskelig å vurdere objektivt akseptert i 2003/201

27 Plikt for oppdragsgiver å angi vektingen av de ulike kriteriene
Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilkår - Tildelingskriterier Plikt for oppdragsgiver å angi vektingen av de ulike kriteriene Vektingen kan angis ved fastsettelse av en ramme med et passende maksimalt utslag Ikke like påkrevd under terskelverdien (1,8 mill), men uhensiktsmessig å operere med to standarder. Tildelingskriterier, pris, leveringstid, teknisk ytelse, funksjonalitet m.m må sees i sammenheng med beskrivelsen i kravspecen og utkast til kontrakt. Kontraktens gjenstand- tildelingkriteriet må knytte seg til den ytelse som skal anskaffes og stå i naturlig sammenheng med det behov som skal dekkes. Økonomisk verdi er alle kostnader oppdragsgiver vil få ifbm anskaffelsen. Ikke uten unntak feks vil estetiske egenskaper kunne benyttes. Kvalitet må gjelde varen ikke produksjonsmåte med mindre den har betydning for varens kvalitet. ofte må begrepet presiseres i den enkelte anskaffelse Referanser (utgpkt et kvalifikasjonskriterium men kan brukes dersom det er forskjellige opplysninger som etterspørres) )kan ha betydning for tildeling dersom den har direkte betydning for den konkrete gjennomføring av oppdraget. Feks kan referanser si noe om dokumentasjon på hvorvidt andre tildelingskriterier er oppfylt (feks samarbeidsevne)- må gjelde gjelde gjennomføring av oppdrag feks punktlighet, antall reklamasjone m.m Feks vil kriteriet "kompetanse/referanse firma" ulovlig ved anskaffelse av prosjekteringstjenester, men lovlig ved anskaffelse av arkitekttjenester (2003/59) - Betydningen av personlige egenskaper (intelektuelle tjenester) for gjennomføringen av oppdraget. Gjennomføringeevne må presiseres slik at det er gjennomføring av det konkrete oppdraget som vurderes feks som "plan" eller/og "stategi" Samarbeidsevne (kontraktsmodell "samspillmodellen" dvs leverandøren kommer tidlig inn i prosessen og kontrakten deles inn i to samspillsfaser; en samspillsfase og en produksjonsfase. I Forsvaret ble dette kalt TISAM kontrakter. "Samspillevne" - skjønnsmessig og kunne være vanskelig å vurdere objektivt akseptert i 2003/201

28 Helse Stavanger HF - Offentlig kunngjøring DOFFIN og/eller TED
Alle anskaffelser over ,- kunngjøres på DOFFIN og ved anskaffelser over 1,8 mill på DOFFIN og TED ( Grense på ,- for kunngjøring og inngåelse av kontrakt iht prosedyrereglene. Alle anskaffelser skal skje etter konkurranse og med hensyn til likebehandling. Doffin kommer ikke til å legge til rette for kunngjøring også under ,-. Protokollplikt, skatteattest og HMS fra ,-. overtredelsesgebyr på inntil 15% av kontraktsverdi ved ulovlige direkteanskaffelser. Enhver får adgang til å påklage ulovlige direkteanskaffelser til KOFA. Alle konkurransegrunnlag som gjelder anskaffelser til Helse Stavanger HF er tilgjengelig i tilbudsperioden 24 timer i døgnet 365 dager i året på uten passord. Leverandørene må selv holde seg oppdatert mht. evt. spørsmål og svar som publiseres samme sted fortløpende dvs endringer er tillatt før tilbudsfristen utløper. Historikk Eneleverandørtilfeller – over terskelverdi er det en meget liten adgang til å anskaffe etter forhandling uten kunngjøring § 4-3, Under terskelverdien litt videre men er meget liten. Kravet er ikke oppfylt ved at det rent faktisk kun eksisterer en leverandør. Kravet er at det eksisterer et rettslig monopol. Eksempel der dette har ledet til faktisk monopoltilstander. Følger av alminnelige anbudsrettslige prinsipper / EU følger de av praksis fra EF- domstolen Avvisning pga forhold ved leverandøren § 8-12 (15-12)

29 Helse Stavanger HF - Rutiner for avvisning
Hva er avvisning og når skal avvisning skje? Avvisning foreligger når tilbudet ekskluderes fra å delta i den videre konkurranse. Avvisning skal skje så snart som mulig §§ 8-13 og Informasjonsplikt jfr. § 3-8 (1) dvs skriftlig kort begrunnelse for hvorfor tilbudet avvises. Skillet mellom ”Skal” og ”Kan” avvises. ”Skal” er absolutt dvs. oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbudet (1) ved pliktbrudd foreligger det brudd på kravet til likebehandling av leverandørene- noe som kan gi grunnlag for erstatning både for den positive og negative kontraktsinteresse for øvrige leverandører. ”Kan” betyr at oppdragsgiver velger om han skal avvise eller ikke dvs. oppdragsgiver har en rett men ikke plikt til å avvise tilbudet (2). Krav likebehandling og saklig samt rimelighet. Avvisning kan skje etter innlvering av tilbud, ved kvalifisering, ved tildeling, og ved klagebehandling. Eks der en leverandør klaget på tildeling der det ved fornyet behandling viste seg å være alvorlige feil ved klagers tilbud noe som medførte avvisning på dette tidspunktet. KOFA avvsiste klagebehandlingen- noe som kan tolkes som en aksept for en slik adgang i noen tilfeller dvs unntaksvis.

30 Helse Stavanger HF - Rutiner for avvisning
Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet §§ 8-10 og 15-10 (1) bokstav a. Overholdelse av innleveringsfristen for tilbud innleveringsfristen er absolutt dvs kommer tilbudet for sent frem til oppdragsgiver skal tilbudet avvises av hensyn til likebehandling av leverandørene. Mangler i tilbudet kan rettes i en viss utstrekning ved at det gis en kort tilleggsfrist noe som medfører en forsinkelse i prosessen da evaluering ikke kan starte før mangelen er rettet opp. Tilbudets utforming §§ 8-5 og 15-5 er absolutt mht. avvisning Manglende dokumentasjon kan rettes opp gjennom tilleggsfrist dersom oppdragsgiver ikke har satt opp annet Sammenlignbarhet

31 Helse Stavanger HF - Evaluering, tildeling av kontrakt og krav til begrunnelse og dokumentasjon
Protokollføring (anskaffelsesprotokoll) skal føres av HS. Skal være egnet til å rekonstruere anskaffelsen i ettertid (KOFA eller evt. erstatningskrav). ”alle vestentlige forhold og beslutninger gjennom anskaffelsesprosessen”. Minimum: ”begrunnelse for valg av tilbudets verdi og relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene” dvs angi den relative vekt av tildelingkritene slik de er vurdert (vektingsmatrise skal være utarbeidet innen tilbudsfristen), samt hvordan det enkelte tilbudet oppfylte det enkelte kriterium.

32 Begrunnelse i to trinn:
Helse Stavanger HF - Evaluering, tildeling av kontrakt og krav til begrunnelse og dokumentasjon Begrunnelse i to trinn: først en kort begrunnelse mht. det valgte tilbudet så en utdypende individuell begrunnelse etter anmodning. Karensfrist - min. 10 dager fra tildelingsbeslutning er meddelt leverandørene (samtidig) før skriftlig kontrakt kan inngås - klage KOFA i inntill 6 mnd (evt. midlertidig forføyning). Mao. omfattende dokumentasjonsplikt.

33 Inngåelse skjer som ved tildeling av andre kontrakter
Helse Stavanger HF - Rutiner for inngåelse av rammeavtaler, herunder inngåelse og bruk av parallelle rammeavtaler Definisjon: ”En avtale som inngås mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har som formål å fastsette vilkårene for de kontrakter (bestillinger) som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder”. Oversettelse av nytt EU direktiv i utkast til nytt regelverk Inngåelse skjer som ved tildeling av andre kontrakter Bruk av rammeavtalen kan kun skje mellom de parter som var omhandlet i konkurransen Omfanget i avtalen kan ikke utvides i særlig grad (vesentlige endringer) Tidsbegrensning maksimalt 4 år, eller det som er angitt i kontrakten - tidsubegrensede kontrakter er ulovlige Med kontrakt menes bestilling

34 Krav: Avropsmekanisme (forutberegnelighet og etterprøvbarhet)
Helse Stavanger HF - Rammeavtaler herunder inngåelse og bruk av parallelle rammeavtaler Rammeavtale med flere leverandører om leveranser av tilsvarende/overlappende produkter kalles parallelle rammeavtaler. Krav: Avropsmekanisme (forutberegnelighet og etterprøvbarhet) Tidligere var det anledning med flere former for avropsmekanismer nå: Minst 3 leverandører (om mulig) og konkurransen gjenåpnes.

35 Kommer du i en slik situasjon så vil jeg at du tenker på innkjøp- og kontraktsavdelingen