Årsmøte og styremøte NIFs Idrettsrådskonferanse april 2015 Idrettsrådet i Trondheim v/leder Anne-Lise Bratsberg Trondheim kommune - en av våre støttespillere

”I Trondheim skal idrett være tilgjengelig for alle innbyggere”. Visjon ”I Trondheim skal idrett være tilgjengelig for alle innbyggere”. Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Årsmøte - grunnlag NIFs basislovnorm Det enkelte idrettsråds vedtekter/lov NIFs basislovnorm er grunnlaget som sikrer minimumsløsninger for alle idrettsråd. Her defineres en rekke frister som skal danne grunnlag for å sikre medvirkning og demokrati fra lag til idrettsrådets styre. De enkelte idrettsråd må på bakgrunn av basislovnormen lage egne vedtekter/lover. Her er det mulig å gjøre endringer som er praktiske for det enkelte idrettsråd så lenge basiskravene er fulgt. Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Trondheim kommune - en av våre støttespillere Årsmøte - prosess STY 12 STY 1 STY 2 STY 3 Årsmøte Prosessen tar 3 mnd for IRT. Viktig med tidlig oppstart. Noen saker kan faktisk være resultat av arbeid utført siste år. Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Årsmøte – detaljprosess STY 12 Aktiviteter forberedelse: Valgkomite Dirigent Lokale Invitere ordfører Info til klubbene Idrettsrådet i Trondheim har 12 styremøter i året, ett i mnd. Aktiviteter forberedelse – før jul: Valgkomite – varsles og settes i gang Dirigent - avtale Lokale - avtale Invitere ordfører Info til klubbene – forhåndsvarsel så tidlig som mulig om høsten. Valgkomiteens oppgave er svært viktig. Grundig og godt arbeid legger grunnlaget for et godt styre Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Årsmøte – detaljprosess STY 1 Aktiviteter fordele ansvar saker: Budsjett Regnskap Årsmelding Handlingsplan Saker til behandling Invitere politikere Invitere kommune adm Invitere IK/særkretser Avklare innlegg Avklare underholdning Avklare valgkomite Avklare styrerep bedrift Aktiviteter fordele ansvar saker – første styremøte på nyåret: Budsjett Regnskap Årsmelding Handlingsplan Saker til behandling – saker som ønskes forankra ned lagene – eksempler fra 2015 LAM Prioritetsliste Hallstrategi - 2015 Ski-VM 2021 Idrettstinget Innlegg i forkant for å engasjere. Kan gjerne bygge opp under saker som skal behandles på årsmøtet. NB! Kvelden må ikke bli for lang! Administrative oppgaver: Invitere politikere Avklare innlegg – møtet i forkant av årsmøtet Avklare underholdning Avklare valgkomite – hvem fortsetter? Avklare styrerep bedrift Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Årsmøte – detaljprosess STY 2 Aktiviteter oppfølging: Beslutte agenda Forslag saksframlegg Sende regnskap til revisjon Innkalling Kunngjøring Frist innkomne saker Aktiviteter oppfølging – utkast saksframlegg skal foreligge til styremøtet: Beslutte agenda – Særlig delen i forkant av årsmøtet. Forslag saksframlegg – gå gjennom saksframlegg og beslutte endringer Administrativt: Sende regnskap til revisjon Innkalling sendes ut til lagene og bedriftsidetten Kunngjøring - lokalpresse Frist innkomne saker – 14 dager før årsmøtet Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Årsmøte – detaljprosess STY 3 Beslutte saksliste – ca. 2 uker før: Saksframlegg besluttes Innkomnes saker behandles Valgkomiteens innstilling Forslag ny valgkomite Innmelding repr. Beslutte saksliste – ca. 2 uker før: Saksframlegg besluttes - Innkomnes saker behandles og besluttes Valgkomiteens innstilling skal foreligge Forslag ny valgkomite fra styret. Svært viktig oppgave. Representasjonsliste fra lagene – utsette frist evt. Senest en uke før: Sakspapirer offentliggjort på nett. E-post til klubber og alle inviterte, gjester. Elektronisk holder ved varsel om dette ved innkalling Administrativt: Pressemelding Bevertning og detaljer til møtelokalet Blomster til dirigent og avtroppende styremedlemmer Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Årsmøte – detaljprosess Siste forberedelse med dirigent: - Gjennomgang av kjøreplan Hvem gjør hva? Forberede dirigent slik at dirigent veit når det kommer innlegg og hvem som kommer med de. I utgangspunktet er det den som har jobba med saken som presenterer. Engasjere/involvere flere i styret – hver sin sak. Protokoll signert er siste aktivitet. Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Trondheim kommune - en av våre støttespillere Årsmøte - sjekkliste Frist (dato) Hva Ansvar Status Merknader STY 12 STY 1 STY 2 STY 3 Årsmøte Protokoll Skisse sjekkliste – hvert enkelt idrettsråd anbefales å lage en tilsvarende for å hjelpe seg sjøl. Dette er en viktig del av kvalitetssikring av arbeidet i forkant av årsmøtet. Vis sjekklista for Trondheim på hyperlenke. Hyperlenke eksempel Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Styremøte - grunnlag Handlingsplan Årshjul Avtale med kommunen - Handlingsplanen er årsmøtets bestilling til styret. Oppgavene som er definert der skal man jobbe med. - Avtalen med kommunen gir føringer til samarbeidet/frister leveranser til kommunen. Kommunens «årshjul», spesielt budsjettarbeidet. - Oppgavene er spredt utover året – lurt å lage et årshjul. Det er noe som må tilpasses den enkelte kommune ut fra leveranser IR skal gjøre fast mot kommunen. Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Styremøte - Årshjul Legge inn Bjørn Her ser dere eksempel på årshjul for IRT. Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Styremøte - planlegging Møteplan fram til neste årsmøte Strategimøte(r) Dialogmøter viktige samarbeidspartnere I en travel hverdag er det viktig på første styremøte å få låst en møteplan slik at styremedlemmene veit når det er styremøter, og kan planlegge andre aktiviteter rundt styremøtene. Særlig jobb….. Er vanskelig å få det til å klaffe for alle til enhver tid. Strategimøter. Dialogmøter med viktige samarbeidspartnere kommune og IK. Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Styremøte – organisering av møtet God innkalling til styremøte Sakspapirer følger innkallingen, sendes ut i forkant Rekkefølge saker - viktig I den ideelle verden er innkalling og sakspapirer sendt ut en uke i forvegen for avtalt styremøte. Det klarer vi ikke, men sakspapirer skal foreligge så tidlig at alle som skal på styremøtet rekker å lese gjennom før møtet. Dvs. at kl 2400 kvelden i forvegen er for seint. Kan ikke forvente at styremedlemmene har anledning til å bruke arbeidstid til å forberede seg. Rekkefølge saker: Kommunen – info og diskusjon – saksbehandler kan gå i etterkant. Beslutningssaker Oppfølgingssaker/informasjonssaker Referatsaker – info om møter Reduserer risikoen dersom noen må gå tidlig. Fast saksliste: Godkjenne forrige referat. Kommunale saker. Kommunal representant tilstede. Saker for behandling (antall varierer gjennom året og skal avspeile årshjulet) Oppfølging (saker som ikke er avslutta) Fra administrasjon Eventuelt Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Styremøte – «styrekurs» Ha et styrekurs for nye styremedlemmer. Noe finnes i NIF-regi. Å komme ny inn i IR er ikke lett. Vi har egen sjargong, slik som alle andre. LAM, PIF, kommunale midler, NIF, STIK, TFK, osv…. Dette medfører at de fleste vil ha behov for noe opplæring for å klare og bli operative. NIF har noen kurs. Men IRT har ikke brukt disse. Vi har noe i egenregi, men her kan vi klart bli flinkere. Viktig med opplæring i arealplanprosesser og andre kommunale planprosesser fordi disse faktisk er viktige for det arbeidet som skal gjøres. Opplæring i politisk påvirkningsarbeid. I alle fall forstå din egen kommune. Legge vekk «klubbhatten» og ta fram «IR-hatten». Politikk – prinsipper, strategier. Trondheim kommune - en av våre støttespillere

Møte med politikere Budsjettmøter med partiene om høsten Innen 14 dager etter at kommunens budsjett bør det avholdes møter med politikerne dersom det er ønskelig å påvirke budsjettet som rådmann har lagt fram. Slike møter må avtales i god tid, dvs. i august. Trondheim kommune - en av våre støttespillere