PAPIRLØST BYRÅD Pressekonferanse 23. september 2008 Christine B. Meyer Byråd for finans, konkurranse og omstilling

Papirløst Byråd Bergen kommune startet januar 2008 prosjekt ”Papirløst byråd”, med mandat fra byrådet Målsettingen er å aktivt ta i bruk eksisterende IT- løsninger for å redusere Byrådets papirforbruk med 90 % innen utgangen av 2008 Byrådet vil være en pilot for det papirløse bystyre

Hvordan endre 20 år gamle arbeidsprosesser og introdusere ukjent teknologi til byrådet på under seks måneder?

IKT-Forretningsutvikling – prosjektansvarlig PricewaterhouseCoopers – prosjektledelse Software Innovation - utvikling Microsoft – produktstøtte Fokusområder Helt sentralt med tilgjengelige nøkkelressurser Saksgang/ prosess BrukerinvolveringInfrastrukturIntegrasjon

Referanseturer Kristiansand Papirløs behandling av saker i bystyret vedtatt desember 2006 Prosjektet er forankret i kostnadsbesparelser, men gir pr. i dag økte utgifter i hovedsak grunnet høye driftskostnader Prosjektet er preget av at det er IT-drevet, lite brukerorientering mtp å se papirløs behandling fra brukers (politikers) ståsted Porto, Portugal Innførte sommeren 2007 et system for møtehåndtering og e-dokumenter med formål om å spare miljø (trær) Politikerne er tilsynelatende svært fornøyd med løsningen som gjør arbeidet med møteadministrasjon mye enklere. Porto har ikke gjort endringer i saksbehandlingsprosessen eller på andre måter tilrettelagt dokumenter for lesing på skjerm.

Gevinstrealisering - byrådet Store miljø- og kostnadsbesparelser Årlig forbruk av A4-ark. Årlig kostnad på kr. Byrådsmøter ark Byrådskonferanser ark Sum ark Innkjøp A4-ark kr Kopiering kr Arbeidskraft kr Sum kr For å produsere A4 sider går det med 70 trær, liter vann og 36 tonn CO2-ekvivalenter. Kostnadene forbundet med innkjøp av papir, kopiering og arbeidskraft er estimert som:

Mulig gevinstrealisering bystyret Store miljø- og kostnadsbesparelser Årlig forbruk av A4-ark. Årlig kostnad på kr. Innkjøp A4-ark kr Kopiering kr Arbeidskraft kr Sum kr For å produsere A4 sider går det med 400 trær, liter vann og 210 tonn CO2-ekvivalenter. Kostnadene forbundet med innkjøp av papir, kopiering og arbeidskraft er estimert som:

Sentrale momenter Løsningen er utviklet: – med et sterkt brukerfokus, det skal være enkelt å bruke – med tett brukerinvolvering fra første stund – ved å sette sammen standardløsninger på en innovativ måte

Løsning

Tablet-PC Mobilt bredbånd Webkamera Penn Trykksensitiv skjerm Kryptering MS Vista MS Office 2007 Ny teknologi er innført, med tilhørende brukerstøtte

Løsning for papirløs behandling IntranettSak-arkivsystem Saksbehandler Synkronisering med intranett Brukerdomenet (Sharepoint) levert av Microsoft er en nettleserbasert plattform for samarbeid og dokumenthåndtering. Distribuerer saksdokumentene til den enkelte bruker. Et individuell brukerdomene pr. bruker og tilpasset Bergen kommune. Når saksdokumentene er tilgjengelige informeres brukeren om dette via e-post. Tablet pc’en synkroniseres mot brukerdomene Lesetavle

Demonstrasjon 13

Utfordringer for bystyret Logistikk – PC distribusjon Ekstern nedlasting av dokumenter – Sikkerhet Opplæring – Ulik IT-kompetanse Brukerstøtte utenom kontortid

Veien videre Byrådet presenterte for Forretningsutvalget i går Forslag om å etablere et prosjekt for Papirløst bystyre Målsetning om papirløs behandling i Bergen kommunes politiske organer

16 Takk for oppmerksomheten...  Before printing, think about the environment.