Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Gjennomgang og utvikling av de administrative funksjoner

ALLE ADMINISTRATIVT ANSATTE Andre ALLMØTE for ALLE ADMINISTRATIVT ANSATTE ved MN-fakultetet 04.04.05 Hva har skjedd? Hva skjer nå?

ADMINISTRATIVT UTVIKLINGSARBEID Definere en ønsket standard for GOD ADMINISTRASJON ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell

Hvor er vi? Kartlegging → Planutvikling →Implementering Utviklingsarbeidet er inndelt i tre faser; Kartlegging → Planutvikling →Implementering

Første fase: Våre fire undergrupper Studieadministrasjon Personaladministrasjon og generelle ekspedisjonstjenester Økonomi Forskningsadministrasjon

Alle undergrupper har levert RAPPORTER Inneholder: Gjennomgang av nåsituasjonen ”Kokebøker”: Dokumentasjon av alle eksisterende og nyutviklede rutinebeskrivelser innen de ulike felt Kommentarer vedrørende videre prosess Forslag til konkrete tiltak

Undergruppe for studieadministrasjon Anbefalinger: Etablering av et informasjonssenter ved fakultetet Klargjøring av kompetansekrav og sikre kompetanseutvikling (og belønning) Flere institutter går sammen om finansiering av studieadministrative stillinger Opprettelsen av en sentral felles oversettelsestjeneste ved UiB

Undergruppe for personaladministrasjon (inkludert basale administrasjonsfunksjoner) Vurdere om en annen arbeidsdeling mellom nivåene kan føre til bedre service, arbeidsflyt og mer effektiv saksbehandling. Fullført saksbehandling på ett nivå vil være et mål. Gjennomgang av øvrige ekspedisjons- og serviceoppgaver og funksjoner, deriblant vurdere om Doculive som dataverktøy for post- og arkiv skal tas i bruk ved alle instituttene. Kompetansekartlegging og kompetanseheving av personalmedarbeidere. Vurdere om én personalkonsulent bør få som sitt arbeids- og ansvarsområde å betjene flere av fakultetets institutter for å avlaste kontorsjefene i saksbehandling av personalsaker. Vurdere om ytterligere standardisering av dokumenter, skjemaer og maler vil føre til hurtigere og mer kvalitetssikret saksbehandling. Ta initiativ til samlokalisering mellom fakultetssekretariatet og de som arbeider med personalrelaterte oppgaver for tilsatte på prosjekt (UiB-eksterntfinansierte stillinger/Bergensmodellen).

Undergruppe for økonomi Bør være et overordnet mål for utviklingsarbeidet å sikre kvalitet i de tjenestene økonomifunksjonen leverer, i alle ledd av organisasjonen (Viktige virkemidler: Oversiktlig struktur, høy kompetanse, forutsigbarhet, velutviklede/ kjente rutiner, tiltak for å minimalisere sårbarhet) Fakultetet trenger en gjennomgang av hvilke kompetansekrav som bør stilles for å fylle stillinger innen økonomi Det bør utarbeides en plan for systematisk arbeid for kompetanseheving Opplæring innen økonomistyring bør derfor legges inn som et element i fakultetets lederutviklingsprogram Behov for å foreta grundige analyser av ressursbruk i oppgavene før en kan konkludere med hva som er optimal organisering innen økonomifeltet (Tidsbruk, kritiske faktorer, kompetansebehov, ønsket servicenivå) Må settes inn tilstrekkelige ressurser for å sikre opprydning i ”organisasjonsjungelen” og for å harmonisere av rutiner på tvers av fakultetets interne grenser Strakstiltak: Videre opplæring innen budsjetteringsarbeid Utarbeidelse av standardrutiner for månedsrapportering Nettverk Økonomisk styringskalender

Undergruppe for forskningsadministrasjon Definerte utfordringer Felles visjon Den eksternt finansierte forskningsvirksomheten ved Mat Nat utgjør en integrert del av fakultetets forsknings-, formidlings-, og utdanningsvirksomhet. Servicenivået på administrative tjenester i forhold til den eksternt finansierte virksomheten må således være den samme for fakultetet forøvrig. Ønske om en tydeligere struktur Bygge på avklaringene som er igangsatt mot SFF. Kartlegge hvor harmoniseringsgruppen kan bidra mot resten av org. Klarere retningslinjer for aktiviteter på tvers av organisasjonene I samarbeid med Unifob gjennomgå og utarbeide bedre rutiner for aktiviteter på tvers av våre to organisasjoner. Sterkere innflytelse over Unifob-aktivitetene Instituttene uttrykker ønske om å større innflytelse over forskningsaktiviteten og de strategiske prosesser i de tilknyttede Unifob-avdelinger. Kompetansebygging Det er vedtatt at det skal innføres et prosjektstyrings- og rapporteringssystem i UiB-konsernet. Systemet vil kreve at brukerne må forholde seg til en hel del nye begreper og metoder. Arbeidsdeling Vi bør skille mellom det å ha tilgang til en tjeneste og det å disponerer hele ressursen som lager tjenesten Bør være et hensiktsmessighetsspørsmål ut i fra kostnad og kvalitet og i mindre grad prinsippspørsmål knyttet til nivåtenkning og instituttgrenser

Kompetanseutvikling ”Kvalitet i administrative støttefunksjoner er et overordnet mål for utviklingsarbeidet, og fakultetet bør ta initiativ for opprettelse av opplæringsprogram innen økonomi- og personaladministrasjon. For studieveiledere eksisterer allerede slikt program, og det ville være ønskelig om det ble utarbeidet tilsvarende tilbud til våre administrativt ansatte også innen de øvrige oppgavefelt. Fakultetet vil be om at Kontor for organisasjons- og kompetanseutvikling allerede nå iverksetter pilotprosjekter, hvor våre undergrupper medvirker som viktige bidragsytere når det gjelder fastsetting av innhold og form. ” (Fra brev til undergruppene)

Fakultetet har i brev av 16. 02 Fakultetet har i brev av 16.02.05 bedt Personal- og økonomiavdelingen, ved Kontor for organisasjons- og kompetanseutvikling , om å bistå ved opprettelse av pilotprosjekter for MN-fakultetet. POSITIV RESPONS Gruppe som skal ta seg av de overordnede policy-vurderinger oppnevnes i disse dager Undergruppene vil bli sentrale aktører Mål: Kompetanseutviklingsprogram innen personal og økonomi igangsettes fra 01.01.06. Annet i brevet til PØA: Det er et stort behov for at det settes fokus på opplæring innen økonomistyring for våre ledere Den nye ledelsesmodellen medfører at viktige deler av arbeidsgiveransvaret nå ligger hos de nye instituttlederne Våre studieledere har pr. i dag ikke tilstrekkelig dekket sitt kompetanseutviklingsbehov

Alle rapportene ligger nå samlet på http://www.uib.no/mnfa/strategi_omstilling/organisasjon/adm/index.htm Anbefaling: Bruk dem!!!

Den videre prosessen (fra brevet/referatet som ble sendt ut til undergruppene) De innleverte rapportene danner et godt underlagsmaterial for den videre prosessen. Undergruppene har foretatt en grundig gjennomgang av de eksisterende oppgaver og rutiner innen de enkelte oppgavefelt, men både hva gjelder kvantifisering av arbeidsomfang og vurdering av nødvendige kompetansekrav gjenstår et stort arbeid. Før iverksetting av fase to bør ekstern spesialkompetanse innhentes, for råd og veiledning om metoder som anbefales brukt i slikt arbeid. Leder og sekretær gis derfor i oppdrag å innhente eksterne råd, i samarbeid med Kontor for organisasjons- og kompetanseutvikling ved PØA. Styringsgruppen ber om å få fremlagt forslag til videre prosess i nytt møte mandag 14.03.05. Informasjon vil bli sendt ut til undergruppene umiddelbart etter dette. Alternativt vurderes det å avholde nytt allmøte.

Fase 2 ”Skal vi kunne finne frem til Vi har: Dokumentert eksisterende rutiner Fått skissemessige forslag til alternative forbedringstiltak Initiert kompetanseutviklingprogram Vi mangler: Samlet kunnskap om situasjonen ved enhetene våre Kunnskap om administrasjonens samlede kompetansenivå og arbeidssituasjon Kunnskap om ledergruppens konkrete behov og forventninger ”Skal vi kunne finne frem til konstruktive utviklingstiltak for administrasjonen vår, må vi kjenne det samlede bildet av hvordan situasjonen er i dag”

Hovedpunkter i den videre prosessen Arbeidet med enhetlig overbygning og utvikling av kompetanseutviklingsprogram prioriteres Det skal gjennomføres besøk ved alle instituttene og fakultetssekretariatet, og diskusjonsmøte med instituttlederne før det utarbeides en rapport som også skisserer ulike mulige modeller til framtidig organisering av de administrative funksjonene ved fakultetet/institutter Rapporten sendes på høring til undergruppene, som vil bli bedt om å komme med utfyllende innspill/forslag Forslaget behandles så av Styringsgruppen Forslaget sendes deretter på høring til instituttene Styringsgruppen foretar ny gjennomgang, og oversender deretter sitt forslag til fakultetsstyrebehandling 15. juni Allmøte arrangeres 21. juni Høsten 2005: Videreutvikling og implementering av valgt modell

Profesjonell gjennomføring Hva er viktig? Lederforankring Inkluderende prosess Interne krefter Åpen prosess Profesjonell gjennomføring Klare målsetninger Resultater

10 Planlegging Forberede styringsgruppemøte Uke Aktivitet Detaljer 10 Planlegging Forberede styringsgruppemøte 11 Styringsgruppen Styringsgruppemøter, Utarbeide besøksmal, Sende ut informasjon 12 Påske Ferie 13 Informasjon Forberede Allmøte 14 Instituttbesøk Man: ALLMØTE, ons-tors-fred: Instituttbesøk 15 Instituttbesøk Man-tirs-tors-fred:Instituttbesøk 16 Instituttbesøk Man: Instituttbesøk, Utarbeide rapport, Tors- fred: Solstrandseminaret 17 Instituttledergruppen Utarbeide rapport, Tors: Diskusjonsmøte med instituttlederne 18 Rapport Ons 04.05: Utsendelse til høring undergrupper og institutter 19 Undergrupper Behandling undergrupper 20 Undergrupper Behandling undergrupper 21 Undergrupper Behandling undergrupper, svarfrist 25.05 22 Styringsgruppen/Høring Man 30.05:Møte i styringsgruppen, Tirsd: Utsendelse til høring inst 23 Oppsummerende rapport Man06.06: Høringsfrist, Tirsdag: Styringsgruppemøte, Torsdag: Ferdigstille sakspapirer til fakultetsstyret 24 IDU & Fakultetsstyret Mand 13.06 IDU, Onsd 15.06: Behandling i fakultetsstyret 25 Informasjon Allmøte 21.06 - Sommerfest

Fra mandatet for styringsgruppen: Styringsgruppen rapporterer til fakultetsstyret. Styringsgruppen forventes i løpet av prosessen å ha tett dialog med: Instituttledergruppen Den administrative ledergruppen Representanter for organisasjonene Det sentrale koordineringsutvalget De administrativt ansatte ved fakultetet!!!

Målsetningene for besøksrunden: Deltakelse fra alle administrativt ansatte Informasjonsinnhenting på tvers av fakultetets avdelinger Bidra til å få oversikt over helhetsbildet av nåsituasjonen, til viktig hjelp for arbeidet med utviklings/forbedringstiltak

Timeplan avdelingsbesøk 0900-0930 Morgenkaffe med alle adm. ansatte – presentasjon 0930-1000 Innledende samtale med kontorsjef 1000-1130 Deltakelse i daglig virke, samtaler med de ansatte 1130-1200 Lunsj 1200-1300 Deltakelse i daglig virke forts. 1300-1330 Samtale med instituttleder/fakultetsdirektør 1330-1400 Oppsummerende samtale med kontorsjef

Generell sjekkliste Antall administrativt ansatte Årsverk Årsverk institutt Lokalisering av instituttet Plassering av administrasjonen Stillingsinstrukser (der disse finnes) Interne rutinebeskrivelser (der disse finnes) Informasjonsformidling Etter- og videreutdanning

Vedtak om samtaler* med alle administrativt ansatte (med fokus på dagens arbeidsoppgaver og ansvarsområder) Personlig oppfatning om: Klarhet om egne arbeidsoppgaver Varierte/utfordrende oppgaver Arbeidsbelastning Deltakelse i EVU siste fem år Behov for EVU Tilbud om EVU Organisering og samarbeid, internt (eget institutt) og ekstern (andre enheter ved UiB) (eksisterende, muligheter, ønsker, endringsforslag, forenklingsforslag) *) Alle ansatte vil som en oppfølging av samtalen bli bedt om å utfylle web-basert spørreskjema (gjelder også dem som ikke kan være tilstede)

Samtalen/spørreskjemaet Er utarbeidet et webbasert spørreskjema, med følgende spørsmålskategorier: Personopplysninger (kvalitetssikring) Utdanning Arbeidsområder og benyttelse av administrative systemer Klarhet om egne arbeidsoppgaver Variasjon og utfordringer i arbeidet Utviklingsmuligheter, opplæringstilbud og mestring Etter- og videreutdanning Informasjonsutveksling Muligheter for rasjonalisering og forenkling Arbeidsbelastning Andre kommentarer/merknader til skjemaet eller til det pågående administrative utviklingsarbeidet OBS!!! IKKE medarbeidersamtaler Spørreundersøkelsen er ANONYM

Eksempler Jeg har følgende utdanning Ingen videregående utdanning 1-2 år videregående utdanning 3 år videregående utdanning Fag/emne fra universitet eller høyskole Grad ved universitet eller høyskole (2-3 år) Høyere grad ved universitet eller høyskole (4-7 år) Dr. grad ved universitet Det finnes skriftlig materiale som beskriver mitt ansvarsområde 1. helt enig 2. delvis enig 3. delvis uenig 4. helt uenig UiBs opplæringstilbud gir gode muligheter for utvikling i jobben 1. helt enig 2. delvis enig 3. delvis uenig 4. helt uenig

Samtale med instituttleder Hvordan fungerer samarbeidet med egen administrasjon? - herunder vurdering av dagens arbeidsdeling mellom kontorsjef og instituttleder Instituttleders subjektive vurdering av: - om det er tilstrekkelig kompetanse i den lokale administrasjonen i forhold til de oppgavene som skal løses - om administrasjonen er rett dimensjonert i forhold til oppgavene - om servicenivået er som ønsket - om leder selv føler at han har tilstrekkelig kompetanse for å inneha økonomi- og personalansvaret som ligger til stillingen

Oppsummerende samtale med kontorsjef Hva er kommet frem i løpet av dagen? Gjennomgang av våre observasjoner Kontorsjefs vurdering av - Styrker og svakheter ved administrasjonen - Hvilke tiltak som er ønskelig for å oppnå kvalitetshevning - Behov for EVU i kontorsjefgruppen Målsetning med samtalen: Åpenhet Dialog/deltakelse Å kunne være til inspirasjon for internt utviklingsarbeid

Instituttlederne + Styringsgruppen Møte med ledergruppen 28.04.05 Instituttlederne + Styringsgruppen Hva trenger våre nye ledere? God administrasjon - hva er ønskelig og gjennomførbar standard? Hvor fritt kan vi tenke? Mål: Kartlegge ledergruppens samlede forventninger

Rapporten skal inneholde: Oppsummering av målsetningene for prosessen Hovedpunktene fra undergruppenes rapporter Gjennomgang av observasjonene fra besøkene Instituttledernes innspill Kritisk gjennomgang av styrker og svakheter ved dagens organisering Drøfting av mulige modeller for organisering Gjennomgang av plan for systematisk kompetanseoppbygging

Undergruppene Undergruppene skal fungere som viktige høringsinstanser for styringsgruppen i dens arbeid med å utarbeide en enhetlig overbygning - den samlede innstillingen om fremtidig organisering for å tilrettelegge for å oppnå den ønskede standard for god administrasjon ved det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell.

Oppdraget i denne fasen Høringsinstans og viktige bidragsytere Undergruppene får følgende dokumentasjon: Rapportene fra fase 1 Oppsummerende situasjonsbeskrivelse institutter Instituttledergruppens innspill Rapport som skisserer ulike mulige organisasjonsmodeller Plan for oppbygging av kompetanseutviklingsprogram Forslag til mandat: Undergruppene skal gjennomgå materialet, og komme med innspill om styrker og svakheter ved de ulike modellene. Gruppene skal ha hovedfokus på eget saksfelt, og komme med konkrete forslag for å sikre optimal organisering og kvalitet på tjenestene som skal ytes. Forslagene kan være endrings-, presiserings- eller forbedringsforslag innenfor en eller flere av de skisserte modeller. Gruppene kan om ønskelig konkludere vedrørende valg av modell.

3 grupper Undergruppe for studieadministrasjon: Studiesjef Elisabeth Müller Lysebo, leder, fakultetssekretariatet Seniorkonsulent Ingrid W. Solhøy, fakultetssekretariatet Konsulent Bjørn Bleie, fakultetets felles studentekspedisjon Førstekonsulent Lars Jordanger, Matematisk institutt Seniorkonsulent Eli N. Høie, Institutt for biologi Sekretær: Rådgiver Kristin Bakken

Undergruppe for personaladministrasjon (inkludert basale administrasjonsfunksjoner) Kontorsjef Astrid Breivik, fakultetssekretariatet, leder Konsulent Nina Berg-Johannessen, Kjemisk institutt Kontorsjef Heidi A. Espedal, Institutt for geovitenskap Førstekonsulent Elin Kvåle Frigaard, fakultetssekretariatet, observatør Kontorsjef Andrea Grimnes, Molekylærbiologisk institutt Seniorkonsulent Kari Elisabeth Lønøy, Personal- og økonomiavdelingen Kontorsjef Marie Skorpa Nilsen, Matematisk institutt Seniorkonsulent Tove-Lise Størksen, fakultetssekretariatet Førstekonsulent Hilde Lindtner, fakultetssekretariatet, sekretær

økonomi og forskningsadministrasjon Undergruppe for økonomi og forskningsadministrasjon Tore Berget, fakultetssekretariatet (leder) Kjell Trengereid, Institutt for fysikk og teknologi, (sekretær) Heidi Espedal, Institutt for geovitenskap Bjørn-Åge Tømmerås, Institutt for biologi (sekretær) Rigmor Geithus, Institutt for fysikk og teknologi Aase Methlie, Kjemisk institutt (NY) Anita Vangen, Unifob, Avdeling for beregningsvitenskap og Sarssenteret Sissel Bortheim, Unifob, Avdeling for petroleumsforskning Sven-Egil Bøe, Personal- og økonomiavdelingen

Informasjon institutter/sekretariatet Får tilsvarende utsendelse som undergruppene 04.05.05. Dette er i første omgang ment som informasjon, men: Enhetene står fritt til å komme med innspill om styrker og svakheter ved de ulike modellene. Enhetene kan komme med konkrete forslag for å sikre optimal organisering og kvalitet på tjenestene som skal ytes. Forslagene kan være endrings-, presiserings- eller forbedringsforslag innenfor en eller flere av de skisserte modeller. Enhetene kan om ønskelig også komme med sine preferanser vedrørende valg av modell.

Frist Undergruppene og enhetene har frist for rapporter, forslag, kommentarer og innspill Onsdag 25.05.05

Behandling i Styringsgruppen (1) Mandag 30.05.05 avholdes møte i Styringsgruppen. Forslag til plan vedtas.

Høring institutter og avdelinger Forlag til plan sendes ut på høring Tirsdag 31.05.05. Høringsfrist settes til Mandag 06.06.05

Behandling i styringsgruppen (2) Styringsgruppen avholder deretter nytt møte Tirsdag 07.06.05 hvor endelig forslag til plan vedtas.

Behandling i Fakultetsstyret Forutsatt at det er oppnådd tilstrekkelig enighet, behandles planen av Fakultetsstyret 15.Juni 2005

ALLMØTE klokken 13.15-15.00 Neste felles informasjonsmøte holdes: Tirsdag 21.06.05 klokken 13.15-15.00

FORTLØPENDE INFORMASJON Eget nettsted: http://www.uib.no/mnfa/strategi_omstilling/organisasjon/adm/ Informasjon fra deltakere i undergruppene Fellesmailer

Målet: å komme frem til en ønsket standard for god administrasjon ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell

PS…. Sett av tirsdag 21. juni….! Da arrangeres Den store Sommerfesten…