Veileder for risikovurdering Forberedelser, gjennomføring og oppfølgning

Prosess for risikokartlegging Oppfølgning Workshop Forarbeid Utvikling av tiltak Evaluering av resultater Prioritering av risiko Definering av risiko Identifisering av risiko Handlingsplan Gjennomgang av virksomhetens målsetninger og identifisering av risiko ”En aktivitet eller hendelse som kan påvirke virksomhetens måloppnåelse” For den enkelte risiko vurderes sannsynlighet og konsekvens, samt etablering av risikokart Gjennomgang og diskusjon av risikohåndtering i ledergruppen med fokus på hvor effektiv håndteringer er i dag og hvor effektiv den bør være Tiltak og mulige løsninger Utarbeidelse av handlingsplan med risikoeier ansvarlig for gjennomføring og tidsfrister

Forarbeid – Identifisering av risikoer Risikovurderingen må ta utgangspunkt i å definere hvilke kritiske mål som skal evalueres – være seg eksempelvis organisasjonen i sin helhet, fakulteter, prosjekter eller lignende Identifisering av potensielle vesentlige risikoer kan utføres gjennom bruk av: Brainstorming seminarer med en variert konstellasjon av deltagere Intervjuer med sentrale ledere, nøkkelpersoner, etc.

Forarbeid – Definering av risikoer Etter at risikoer har blitt identifisert så skal de kartlagte punktene konkretiseres og defineres som håndterlige momenter Risikopunktene som danner risikolisten skal ha tilknyttet en ”bakgrunnshistorie”, beskrivelse eller påstand I foranledning til en risikoworkshop er det ønskelig at alle involverte parter er fortrolig og enig i fremstillingen av de definerte risikoene I det henseende kan det være hensiktsmessig at definerte risikoer fremlegges de involverte parter for gjennomgang i forkant av risikoworkshopen da diskusjoner vedrørende risikopunktenes definisjon vil ta opp unødig med tid i workshopen Ved at risikopunkter og beskrivelser fremlegges i forkant av workshopen vil det gi rom for ytterligere innspill fra deltagere og videre vil det bedre flyten for den ansvarlige fasilitøren av risikoworkshopen

Forarbeid – Praktisk eksempel En god måte å kartlegge risikoer i et prosjekt på er å avholde intervjuer med ressursene som er involvert i prosjektet. For den som intervjuer er det viktig å ha sett seg godt inn i prosjektet på forhånd slik at man kan få en dialog rundt momentene som intervjuobjektet tar opp. Det er imidlertid viktig å være påpasselig at meningene til intervjuobjektet kommer klart fram og ikke styres av den som intervjuer. I etterkant av intervjuene sammenstilles risikofunnene i et dokument, gjerne som et sett av slides som beskriver bakgrunn og hvor risikopunktene kommer klart frem. Slidene brukes så i en risikoworkshop for å kartlegge prosjektgruppens samlede vurdering av risikoene.

Workshop – Prioritering av risikoer I en workshop skal risikoene prioriteres, dette skjer ved at: deltagerne individuelt avveier risikoens sannsynlighet (ut ifra gitt skala) for at aktiviteten inntreffer og dernest avgir votering deltagerne individuelt avveier risikoens konsekvens (ut ifra gitt skala) på prosjektets måloppnåelse dersom risikoen inntreffer og dernest avgir votering Ved bruk av elektronisk stemmeverktøy blir voteringen umiddelbart visuelt fremstilt Uenigheter vedrørende risikoens sannsynlighet og konsekvens blir visualisert og gir mulighet for å igangsette konstruktiv diskusjon Avstemming vedrørende en gitt risiko gir grunnlag for prioritering og plasserer den i risikokartet

Workshop – Evaluering av resultater Ved endt seanse vil prioriteringen av risikolisten være komplett og ett risikobilde vil fremstå som resultat, som vist i kartet til høyre Risikopunktene som er prioritert i øvre/høyre kvadrant er vurdert som høy i sannsynlighet og høy i konsekvens Disse risikoene bør ha første prioritet i en videre utarbeidelse av tiltak og handlingsplan Risikokart Høy 2 9 15 1 3 19 16 4 22 8 17 20 10 Sannsynlighet 6 12 7 21 13 18 14 11 Lav Lav Høy Konsekvens

Workshop – Praktisk eksempel Målet med en risikoworkshop er å prioritere risikoene slik prosjektgruppen ser dem. Ved å benytte seg av dokumentet som viser sammenstillingen av risikoene skal man ha et godt grunnlag for å kunne diskutere og prioritere de ulike risikoene. Avstemming skal gjøres av både sannsynlighet og konsekvens av de enkelte risikoen før tiltak er igangsatt. Deretter kan man også stemme på sannsynlighet og konsekvens av risikoene som følge av planlagte/iverksatte tiltak (avhengig av hvor langt man er i prosessen). Avstemming kan gjøres på ulike måter, fra penn og papir eller PC til ulike avanserte stemmeverktøy. For å sikre en mest mulig anonym avstemming og at alle stemmer kommer frem uten nevneverdig påvirkning, anbefaler vi bruk av stemmeverktøy. Da vil alle stemmer bli registrert og diskusjonen kan tas i etterkant for å unngå at sterke meninger påvirker deltakerne. Det bør også være en person som avholder risikoworkshopen. Denne bør ikke delta selv, men må opptre nøytralt og saklig fremlegge bakgrunnen for de ulike risikoene uten å påvirke deltakerne.

Oppfølgning – Utvikling av tiltak Resultatene fra workshopen skal dokumenteres. Risikobildet som har blitt fremstemt skal føres inn i excel-mal for risikomatrise i rammeverket samt powerpoint med resultatene fra workshop På bakgrunn av risikolisten og den prioriteringen som er gitt skal det utarbeides tiltaksforslag som har til formål å minske/imøtekomme risikoene De foreslåtte tiltak skal danne grunnlag for utarbeidelse av konkrete handlingsplaner og prosess for videre oppfølging

Oppfølgning – Handlingsplan I utarbeidelse av handlingsplan for iverksettelse av tiltak må man ta hensyn til følgende: Allokere en risikoeier og avklare rolle- og ansvarsfordeling for det videre arbeidet Finne risikokilder for kompliserte risikoer Fastsette iverksetting av tiltak med konkrete tidsfrister Løpende oppfølging av handlingsplaner for risikohåndtering i prosjektet og styringsgruppen Fortløpende evaluere kvaliteten av tiltakene