Status prosjektøkonomistyring (1) Prosjektet har levert –Endring i regnskapsføringen av prosjekter ved UiO –Ny rapportpakke –Felles praksis minimumsstandard for prosjektøkonomistyring –Policy anbefalinger –Opplæringsopplegg økonomifunksjonen –Parkeringsplassen – ytterligere behov innen området Det er nå opp til enhetene å ta i bruk i de nye løsningene De første positive tilbakemeldinger fra prosjektleder!

Status prosjektøkonomistyring (2) Gjenstående arbeid –Forankring av arbeidet og minimumsstandard for eventuelle endringer før lansering hos fakultetsdirektører (januar) –Ramme for opplæringsopplegg prosjektcontroller –EU- og porteføljerapport prosjektleder (etter oppgradering til R12) Følgende følges opp i linjen ved Administrativ støtte: –Rapportbehov og endringer (forvaltning i samarbeid med enhetene) –Opplæringsopplegg prosjektcontroller (innhold) –Håndtering av nye EU-prosjekter (Fagstøtte v/EU-kontoret) –Test av løsning for gjentakende bilag (leiested) –EFP kontroll –SFF løsning for gamle SFF og andre enheter –TDI og leiested Prosjektet avsluttes som planlagt ved utgangen av januar.

Detaljerte lønnstransaksjoner Arbeidsgruppen avsluttes, har levert –Detaljerte transaksjoner satt i produksjon –Anonymisering manuelt korrigert i 2013 –Rutine for videre håndtering i 2014 godkjent Akseptert av Johannes, regnskapssjef og lønningssjef, og største bruker (Psykologisk institutt) Formelt vedtaksmøte i dag kl 13. –Iverksettes i 2014 i linjen Informasjon til alle enheter i januar

Lønns- kjøring Kemneren SPK Enhet Lønningsseksjonen Regnskap OA Frikjøp per Prosjekt SUM av : -Brutto lønn -Feriepenger -Arbeidsgiveravgift -Skatt -Pensjon Prosjekt- Deltagere (Excel) Forslag til prosessflyt Bilag til anonymi- Sering Egen post- kasse på lønn Kontering på basis i stedet for prosjekt Frikjøp per Prosjekt SUM av: -Brutto lønn -Feriepenger -Arbeidsgiveravgift -Skatt -Pensjon Liste anvises av lønningssjef Posteringsskjema anvises av regnskapssjef Rapport Prosjekt- kostnader inkludert frikjøp Legges i Konvolutt merket Med «anonymiseres» Timeansatt/ oppdragstager Lønn på konto Kopi av original bilag. Arkiveres med kopi av Posterings- skjema inn i egen perm med eget løpe- Nummer i Lønnings- seksjonen Arb.giver avgift (Excel) SAP

Kontrakter Mål: Øke kvalitet på avtaleinngåelser med finansiører og eksterne partnere gjennom økt standardisering samt økt kompetanse og samhandling hos prosjektleder, prosjekteier og forskningsadministrativt støtteapparat Trinn 1 (jan-februar 2014): –Tilpasse/videreutvikle webbasert informasjon vedrørende kontrakter slik at den er enda bedre tilpasset prosjektleder og prosjekteiers behov Juristene ved FA og USIT lager i samarbeid utkast til 'grafisk veiledning' for valg av type kontrakt og 'skjema' for utvalgte standardmaler Juristene ved FA lager utkast til justert informasjon på web ang kontrakter som er tilpasset utkast til grafisk veiledning og skjema

Kontrakter forts. Trinn 2 (februar-mars 2014): –Workshop med aktuelle brukere hvor man gjennomgår utkast til webinformasjon, grafisk veiledning og skjema –Eventuelle justeringer basert på tilbakemeldinger implementeres og tilgjengeliggjøring av et utvalg maler gjennomføres Trinn 3 (2014) –Gjennomgang av rutiner, roller, kompetansekrav og opplæring for de ulike rollene inklusive arbeidsdeling i organisasjonen (tas som del av arbeid som skal gjøres for hele EFV området)

Forslag møteplan vår kl 14: : kl 14: : kl 14: : kl 14: : kl 14: : kl 14: : kl 10: : kl 09: :30