Felles sak/arkiv til 9-k 1 v/ kommuneelsker konsulent Lars Fremstad, LarvikIT as

 Bakgrunn  Flere av 9-k kommunene har i dag sak-/arkivsystemer som bygger på Noark 3-standard Felles sak/arkiv til 9-k 2  Denne standarden ivaretar ikke kommunenes behov og krav til elektronisk arkiv og saksbehandling  Slike behov dekkes kun gjennom sak-/arkivsystemer som er godkjente etter Noark 4-standard. (7 systemer pt)  Noark-4 er et fullstendig elektronisk arkivsystem som kan integreres med elektronisk post og elektronisk saksbehandling  Noark-4 er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. Setter krav til informasjonsinnhold, datastruktur og funksjonalitet

 Mandat  Prosjektet skal anbefale for kommunene i 9k et felles elektronisk sak-/arkivsystem Felles sak/arkiv til 9-k 3  Arbeidsmetodikk  Prosjektgruppen har mange møter  Mye telefoner, men ikke e-post  Virtuell samtidig jobbing på Internett - direkte oppdateringer i felles originaldokumenter  Organisering  Prosjektgruppe bestående av 1 person fra hver kommune, kompetanse på sak/arkiv, IKT, forhandlinger  Styringsgruppen er 9-k rådmannsgruppa  Adm leder 9-k er bindeleddet mellom prosjektgruppen og styringsgruppen  Deltagere  Tjøme, Nøtterøy, Tønsberg, Andebu og Hof er aktuelle til å skifte system i første omgang  Horten, Holmestrand, Stokke og Re vil evt bytte senere i avtaleperioden

 Antall navngitte brukere av sak/arkiv:  Horten: 600  Andebu: 75  Nøtterøy: 312  Holmestrand  Re: 113  Tjøme: 56  Stokke: 137  Tønsberg: 800  Hof: 50  Larvik: 620 Felles sak/arkiv til 9-k 4  Sum antall brukere i 9-k kommunene er ca 2.250, hvorav ca 750 er beregnet til å være daglige brukere  Kommunenes øvrige fag- og fellessystemer må/bør/skal forholde seg til sak/arkiv  Det pågår et prosjekt i regi av KS og Riksarkivet som utreder hvorfor og hvordan ulike fagsystemer (bl a innenfor barnevernet) skal snakke med sak/arkiv  Sak/arkiv er hovedleverandør til kommunenes hjemmesider på Internett

Felles sak/arkiv til 9-k 5

 Effektivisering og gevinster  Det er ca 750 daglige brukerne av sak/arkiv i 9-k. Prosjektgruppen mener at disse blir i gjennomsnitt 10 minutter mer effektive pr dag ved et felles, brukervennlig sak/arkiv system.  Dette tilsvarer (750*10/60) 125 timer Felles sak/arkiv til 9-k 6  Det blir en gevinst på kostnader til opplæring, maskinvare, databaser, lisensiering med mer. I 9-k prosjektet sensitiv driftssentral for Re, Hof og Andebu kommuner ligger denne gevinsten på ca 20 %, både i etablering og reduserte vedlikeholdskostnader.  Bedre kvalitet og sikkerhet  Samarbeid er inspirerende og ikke minst GØY !

 Videre fremdrift  8.4 Leveringsfrist for anmodning om deltagelse Felles sak/arkiv til 9-k 7  19.4 Møte i styringsgruppen (9-k rådmannsmøte)  20.4 Valg av forhandlingsdeltagere. Det inviteres min 2 og maks 4.  Mai-juni, innhenting av tilbudene + forhandlinger  24.5 Presentasjon av sak/arkiv løsningene for rådmannsgruppa  7.6 Når prosjektgruppens innstilling er presentert for styringsgruppen (9-k rådmannsmøte)  1.9 Oppstart av avtale  Første kommune i drift fra ca , andre kommuner fortløpende i avtaleperioden (3 år)

Felles sak/arkiv til 9-k 8 ?