Nyheter i 360° SP7 og planer videre Knut-Erik Gudim Principal Product Manager 360°

Stikkordet er FORENKLING! Brukeropplevelsen Installasjon, leveranse og oppgraderinger Drift og administrasjon …og hjelpe til med å forenkle kundenes forretningsprosesser

Nøkkelord i vår produkt strategi Standard produkt med fleksibilitet Fokus enkelhet - “brukervennlighet” Prosess-støtte – ikke bare tradisjonell ”sak/arkiv” Løse praktiske problemer – sette teknologi i arbeid Kundesentrisk utviklingsprosess

Service Pack 7 – de nye leveransene Web basert Administrator 360 eArchive 360 Process Engine 360° som sky tjeneste

…..men også mange praktiske forbedringer…. 360 eMeetings: Møter, saker og dokumenter offline - raskere og enklere 360 eWorker: Dokumenter offline og innebygget «PDF viewer» 360 Møte/Utvalg: Innkalling som en komplett «PDF bok» med innholdsfortegnelse 360 Outlook Add-in: File søk, Drag & Drop av flere e-poster som flere dokumenter 360 Ekspedisjon: Støtte for print og «sikker postleveranse» mot Digipost 360 web klient tilpasset krav til universell utforming ( for blinde og svaksynte)

Web basert Administrator Service Pack 7

Vi går nå (stegvis) fra dette……. < Gule Admin> <Røde Admin>

Til dette…… en ny web basert integrert Administrator

Noen viktige egenskaper Tilgjengelig på web Språkstøtte (Admin på norsk) Fra «database-tabeller» til integrerte funksjoner/veivisere Færre «hopp» og tastetrykk…. Sporbarhet (logging) av operasjoner

Funksjonalitet tilpasset forskjellige roller og «faser» Steg 1 : Daglig drift (Kunde) Steg 2 : Parameter oppsett av et konfigurert system (Rådgiver - eller kunde) Steg 3 : Konfigurering av et system (“Teknisk” konsulent) Steg 1 : released I SP7 Steg 2 : ferdig utviklet – i test på 360 Online Steg 3 : planlagt 2015

eArchive 360° ServicePack 7

eArchive 360° - en helt selvstendig «arkivkjerne» eArchive 360° er en selvstendig arkivløsning som kan lagre alle typer dokumenter og data “fra alle systemer” Hva kan vi håndtere ? NOARK systemer Filer og mapper fra et Filsystem (H: drive) Vi importerer data som de opprinnelig er Vi konverterer IKKE! (eller bare et minimum) Dette er et LESE arkiv Meta data og filer Fra SharePoint lister The idea of creating the product we now know as eArchive 360 originated in requirements and specifications developed by the Swedish archiving authorities. They designed a set of specifications that describe how and in what format different types of information should be transferred from a business system (like a case management application) or archive into an archive. Or also just between archives; for example from a short-term to a long-term archive. The first Specifications – they are called FGS’s - the swedes created; described transferal of case documents, so when we first started working with eArcive; implementing support for the FGS for case documents was our primary goal. However; we quickly realized that that we should be looking at a bigger picture here, that the FGS for case documents, though a vital element in eArchive, should only be one of the building blocks. And that our eArchive solution should be much more generic in its ability to import, archive and export data. eArchive 360° is a standalone records management (or archiving if you like) solution for medium and long term storage of digital records. It can archive document and non-document centric records from many different sources. These different types of records can be saved and structured into different archives, series and classification systems. Records and information can be accessed by both registrars and others, depending on access rules of course. The powerful import capabilities provided with eArhcive 360° opens up for importing data from document folders, SharePoint lists, ERP systems, DM systems and more. Also transferring records and information from a normal 360° installation to eArchive 360° is possible. It is important to know, that regardless of what system and what data that is imported into eArchive 360; The data and documents that are imported are finished. Done. Closed. Completed. Meaning: Historic information that will not be updated.  You cannot do case handing or DM work in the eArchive. Fakturaer og finansielle data fra finansielle applikasjoner Data og documenter fra kundespesifikke løsninger ++++

eArchive 360° – noen mulige anvendelser Separat «arkivkjerne» for kundesystemer Alternativ til konvertering fra 3.parts NOARK system «Historisk arkiv» for avsluttede arkivdeler i 360 Overføring til eArkiv ved periodisering …. OG kombinasjoner av dette …..

eArchive 360° - både for arkivarer og ”vanlige” brukere Import/Export av arkiver Administrasjon av Arkivnøkler, Kassasjon, Tilgangskontroll etc Vanlig brukere: Søk og gjenfinning Hierarkisk navigasjon via arkivstrukturen Eller i fritekst på tvers av arkiver/arkivdeler I mentioned that we have created a new UI for 360° eArchive. It is archive oriented (CLICK) With a simplistic and modern look We focus on archive navigation, search and retrieval. No records are ‘born’ in the eArchive. We have introduced what I call “vertical navigation”. It provides a top-down-drill-down approach for finding information by navigating down into an archive, series, classification system and classification codes. It also enables searching for records within the selected hierarchy and downwards in underlying classes. The advanced search provides similar functionality to what you find in the extended search in normal 360°. You can search across archives or in a selected archive. You can combine different types of criteria such as XML-AIP content (meaning: unmapped data) with mapped data and file contents.

I eArchive 360° lagres data internt som XML What is “unmapped data”? When records are imported from a business system they can consists of both Meta data and files. The amount of Meta data will differ from system to system. An invoicing system might have 30 invoice specific fields, while a DM system might have 20 document centric fields. If you wanted to import all data from both these systems into 360°; you may need to create almost 50 custom fields to save all the data (mapping source to destination). eArchive 360° solves this by handling unmapped data in its original form, only requiring a minimal set of fields to be mapped. Reduserer kompleksitet - øker fleksibilitet og skalerbarhet Alle opprinnelige metadata kan importeres Dokumenter i sitt opprinnelige format Alle data er søkbare og kan presenteres fullt ut for brukerne Man velger selv hva som skal “mappes” felter i database (f.eks Fakturanr/Kundenr) I have already talked about unmapped data, or the XML-AIP as I call it. We know that it reduces the complexity with regards to import and I have also mentioned that the XML-AIP is searchable in eArchive 360°. This is because it is shredded and indexed by the OZ internal search engine. The XML-AIP is also rendered in the UI. An example is seen on screen now. eArchive 360° comes with a standard component that will render any XML in a hierarchy. This might be good enough in many circumstances, but if the source XML is very cryptic, or a customer has special requirements, this XML rendering can be customized by using for example XSLT.

360 Process Engine Service Pack 7

….et verktøy for å «automatisere» prosesser og del prosesser…. Håndtering av: Automatiserte og manuelle oppgaver Beslutningspunkter Interne og eksterne frister Ventetid «Løkker» - Importere et formular fra nett - Opprette en sak - Initiere en tilpasset prosess Oppgaver genereres for saksbehandler En oppgave kan generere et sett med automatiserte funksjoner Prosessen aktiviteres automatisk En «scheduler» ovevåker frister og reagerer på hendelser Saken kan stilles i vent på ekstern eller intern hendelse

Fra enkle «forløpsmaler» til automatiserte prosesser

360° Process Engine – egenskaper Grafisk definisjon av prosesser «Verktøykasse» med funksjoner Funksjonene kan gis 360 parametre mens man definerer prosessene Prosessdefinisjoner kan eksporteres og importeres som XML filer Forløpsmaler er brukergrensesnittet Funksjoner og delprosesser kan kjøre automatisk Eller utføres av brukerne som manuelle oppgaver Frister og hendelser kan overvåkes Og automatisk sette i gang funksjoner og del prosesser

360° som en tjeneste «i skyen» ServicePack 7

Vi har erfaring med skytjenester…….

Nå er også en «komplett» 360° tilgjengelig som sky-tjeneste Service delivered by Software Innovation hosted in Microsoft Datacenters

Hva betyr“360 i skyen”? Du får en enkel løsning uten tilpasninger – men integrert med Office, Outlook – og med mulighet for tilleggsmoduler - STANDARD Trengs ingen lokale servere – eller lokalt installert programvare – IKKE LOKAL HW/SW Du leier en egen versjon av 360 som driftes av Software Innovation på Microsofts datasenter i Europa – LEIE IKKE LISENS Software Innovation legger løpende ut feilrettelser og nye versjoner – ENKEL OPPGRADERING

Hvilke varianter tilbyr vi? Public 360 Online for mindre offentlige og halvoffentlige virksomheter Public 360 Online Kommune for små kommuner Business 360 Online for bedrifter og organisasjoner

Public 360 Online Mindre offentlige virksomheter Standard Sak/Arkiv – men også enkel håndtering av kontrakter og annet Outlook og Office integrasjon Forenklet web-klient Enkle prosedyrer Ferdig definerte skrivebord Saksbehandling Prosjekter Kontrakter Samhandling Søk og dokumentproduksjon via maler Opsjoner: eWorker Service delivered by Software Innovation hosted in Microsoft Datacenters

Public 360 Online Kommune (pilot) Små kommuner Sak/Arkiv og Møte/Utvalg – Teknisk sak som opsjon Men også enkel håndtering av kontrakter og annet Outlook og Office integrasjon Forenklet web-klient Ferdig definerte skrivebord Maler Opsjoner Teknisk Sak eWorker Service delivered by Software Innovation hosted in Microsoft Datacenters

Hva skjer videre i 2014-15? 2014-15

Hovedoverskrifter 2014-2Q2015 Innbyggerdialog & Prosess støtte Søk Informasjonsdeling & Samhandling Mobile enheter Kundeønsker og forbedringer

Noen nyheter høsten 2014

“360 SharePoint Connect” Integrasjon med SharePoint rom for eksterne Enklere oppsett: Ingen installasjon i SharePoint Sikkerhet : Ingen porter må åpnes inn til 360° Fleksibilitet: Kan integreres også mot sites som ikke er opprettet fra 360° Masse-eksport og import av dokumenter

Eksport av dokumenter fra 360 til SharePoint Each file is published into the selected library and folder (if selected): The Content Type Mapping file should be used to map metadata fields in 360° (like Case/docno) into the recieving library) The Audit trail in 360° is updated with; «Published to <sP site>,<l,ibrary>, <folder> at xx.xx.xxxx by <user>» for each file A standard SP document library will now contain a copy of the files from 360

Import av dokumenter fra SharePoint til 360° If you select Download as attachment: A new dialog is presented where you can select one of the existing documents on the case/project in 360° If you select Dowload as new documents: A separate document card is created for each selected file. The Content Type Mapping file is used to map the metadata from SP into 360° (If mandatory fields cannot be mapped the user will be prompted for default values(?) The entry in the SP library will be updated with information about the transfer. Ideally we should support (as for RM connector) - Moved, Copied, Copied with link AND update the SP library with som audit information

Ny versjon av «360° File Preview» HTML 5 – ikke Flash Langt raskere enn tidligere Konverterer bedre

Ny “360° PDF Signering” med støtte for Buypass virksomhetsertifikat Virksomhetsertifikat for å signere ved Ekspedisjon av documenter Eller ved arkivering for å sikre mot endring Mottager kan verifier I ADOBE Reader at filen er signert av aktuell organisasjon. HW basert på server Buypass

Mot 1-2Q 2015

Funksjonalitet for digital kommunikasjon Næringsliv/ organisasjoner Skjema mottak Inbound Automation Saksbehandling Process Engine Elektronisk ekspedisjon Sikker Digital Post til innbyggerne (DIFI) SvarUt Folke- og enhetsregister Publisering OpenGov Public Journal Mine saker Elektronisk dialog Pri 2: Sentralisert utsending (post) Pri 1: Elektronisk svar (altinn) Kvittering Tjeneste- beskrivelse Elektronisk skjema/ dialog Saks- behandling Vedtak/ Svar SvarUt Politisk behandling Elektronisk dialog ID porten Innbyggere Pri 2: Sentralisert utsending (post) Pri 1: Elektronisk svar (norge.no) Kvittering Tjeneste- beskrivelse Elektronisk skjema/ dialog Saks- behandling Vedtak/ Svar SvarUt Politisk behandling Elektronisk dialog ID porten Kilde: Bergen Kommune

Elektronisk dialog – et eksempel Log in here:

Elektronisk dialog – et eksempel

360 eWorker for iPad: Integrasjon med Office Redigering av dokumenter på iPad Ved workflow og som check-out/check-in Opplasting av filer til 360 “Send til 360” fra andre Apps Office for iPad o.a Integrasjon med kamera Opplasting av bilder til …. OG personlig tilrettelegging av brukergrenseflaten…..

“Google søk” i 360

Personlig organisering av informasjonen i 360

“Dele, diskutere & følge”

Andre kundeønsker det arbeides med Opplasting av flere filer samtidig i web klienten Konfigurerbare dokumentlister i detaljbilder Bedre meldinger ved e-mail varsling og links Masseoppdatering - forbedringer Sletting av tidligere versjoner og varianter Kassasjon av dokumenter

Hvor kan du lære mer? knut-erik.gudim@software-innovation.com