Elektronisk fakturering NS 4175 Rune Tystad 18. september 2008

Norsk Standard NS 4175 Deltakerer Statlige enheter FAD, enhandelssekretariatet Senter for statlig økonomistyring (SSØ) Toll- og avgiftsdirektoratet Kommunenes sentralforbund Betalingsformidlere DnB NOR Posten Dataleverandører Revisorer eforum 18. september 2008

Omfang - mandat Beskrive leddene i faktureringsløp og de krav hver part – utsteder, mottaker, servicebyrå, myndighet eller andre – har for avlevering av informasjon; Beskrive nødvendig og tilstrekkelig informasjon som skal utveksles; Beskrive myndighetenes krav til informasjon i Norge og EU; Beskrive hva som identifiserer utsteder og mottaker; Stille krav til eller gir råd om mulig tilleggsinformasjon som utveksles; eforum 18. september 2008

Omfang - mandat Stille krav og gir råd om sikkerhetsopplegg; Gi råd om brukergrensesnitt, eventuelt nedbrutt på type bruker, etter erfaring; Stille krav og gir råd om arkivering av informasjon om transaksjonene; Stille krav og gir råd om arkivsted; Det vurderes om det i et vedlegg skal tas inn informasjon om foretrukne utvekslingsformater og hvilke aktører som benytter disse. eforum 18. september 2008

Formålet med standarden Bidra til forenkling av prosessene omkring elektronisk baserte handelstransaksjoner ved at informasjonselementer følger de elektronisk baserte handelstransaksjonene uten å måtte utarbeides ved hvert trinn i handelsprosessen, og informasjonselementer kan brukes automatisk i prosessen, for eksempel i handelspartenes regnskapssystemer eforum 18. september 2008

Norsk Standard NS 4175 Omhandler elektronisk faktura i forretningsforhold mellom virksomheter Beskriver leddene i faktureringsløpet Nøytral med hensyn til oppbevarings- og utvekslingsformater Bygger på bokføringslovgivningen og det offentlige regelverket for økonomistyring, budsjetter og regnskaper eforum 18. september 2008

Definisjoner salgsdokument faktura dokument i form av faktura, nota eller regning som minst tilfredsstiller formkravene i bokføringsforskriften § 5-1-1 til § 5-1-8 MERKNAD   Også kreditnota og dokumentasjon av kontantsalg omfattes av begrepet «salgsdokument». faktura entydig og omforent salgsdokument som presenterer selgerens/leverandørens krav og dokumenterer kundens rettigheter til å motta produkter eller tjenester eforum 18. september 2008

Definisjoner elektronisk faktura faktura i en omforent strukturert form som transporteres elektronisk fra fakturautsteder til fakturamottaker og som kan viderebehandles maskinelt hos fakturamottaker MERKNAD 1   Det er ikke tilstrekkelig at fakturaen er «elektronisk» eller maskintilgjengelig. I tillegg må data være strukturert på en slik måte at dokumentet kan «flyte» mellom ulike systemer. MERKNAD 2   En bildefil (i for eksempel pdf-format eller annet bildeformat) som er laget på grunnlag av en papirfaktura, vil normalt ikke tilfredsstille denne definisjonen av elektronisk faktura. MERKNAD 3   Termene «efaktura» og «digital faktura» blir ofte brukt om «elektronisk faktura», men ofte i videre eller snevrere betydning. «Elektronisk faktura» er definert for å være hensiktsmessig i denne standarden. eforum 18. september 2008

Definisjoner leverandør kunde person eller organisasjon som har eierskap til et produkt, og som overdrar eller gjør produktet tilgjengelig i handel MERKNAD   En kan finne følgende roller hos et selskap som er leverandør: selger, avsender, fakturautsteder, avgiftsrepresentant. kunde person eller organisasjon som eier produktet etter vellykket fullføring av transaksjonen MERKNAD   En kan finne følgende roller hos et selskap som er kunde: kjøper, varemottaker, fakturamottaker, avgiftsrepresentant. eforum 18. september 2008

Nøkkelprosesser i virksomheten Leverandørens regnskapssystem Leverandør Kunde Innbetalinger Utbetalinger Tilbud Bestilling Varemottak Inngående faktura Attestasjon Godkjenning Avstemming Arkivering Kontrakt Ordre Leveranse Fakturering Innfordring Reklamasjon Kundens Betalings-formidlere eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Innhold Overføring Mottak Sikkerhet Sporbarhet Oppbevaring eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Innhold Nummer Fakturaer skal være fortløpende nummerert med maskinelt tildelte nummer Ved egenfakturering skal det enten etableres egen nummerserie per leverandør, eller angis på den enkelte faktura akkumulert kjøp hittil i året. eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Innhold Utsted-elsesdato Dato for utstedelse av salgsdokument skal angis. Datoformat bør avtales mellom partene slik at det kan tolkes entydig. Årstall bør alltid føres med fire siffer. eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Innhold Angivelse av partene Leverandør skal angis med navn og organisasjonsnummer, eventuelt etterfulgt av teksten «mva». Ved internasjonal handel skal nasjonalbetegnelse angis foran organisasjonsnummer (for Norge «NO»). Kjøper skal angis med navn og adresse, eller navn og organisasjonsnummer. Ved egenfakturering skal det fremgå at salgsdokumenta-sjonen er utstedt av kjøper. Ved egenfakturering bør kjøpers organisasjonsnummer angis Eventuell betalingsmottaker som ikke er den samme som leverandør, bør angis med navn og adresse, eller navn og organisasjonsnummer Det bør angis bankkontonummer for frigjørende betaling Ved internasjonal handel bør også internasjonalt bankkontonummer (IBAN) og bank-identifiseringskode (BIC) angis eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Innhold Ytelsens art og omfang Informasjon om ytelsens art og omfang skal være på linjenivå Beskrivelsen av ytelsen skal være i klartekst på et språk som er leselig for leverandør og kjøper og kontrollmyndighet Målenhet og mengde skal angis der ytelsens art gjør det naturlig Hvilket språk som skal benyttes bør avtales mellom partene. Det bør angis et varenummer i tillegg til den verbale beskrivelsen av ytelsen. eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Innhold Tidspunkt og sted for levering av ytelsen Leveringsdato eller leveringsperiode skal angis Leveringssted skal angis Leveringsbetingelser bør angis i fakturaen eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Innhold Vederlag Vederlag skal angis på linjenivå Vederlag skal i tillegg angis som en totalsum, og det skal dessuten angis nettobeløp og avgift per avgiftsgruppe Rabatt skal regnes tilbake på linjenivå med tanke på avgiftsberegning, men den kan presenteres som en totalrabatt Avrunding av vederlagssummen skal framkomme som eget felt eller angis som en form for rabatt eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Innhold Betalings-forfall Betalingsforfall for hele fakturaen skal angis Dersom rabatter er gitt på vilkår, skal dette angis (f.eks. «kontantrabatt X % ved betaling innen 30 dager») Dersom betalingsbetingelser ikke er angitt og vederlaget avviker fra det som er angitt i opprinnelig salgsdokumentasjon, skal det utstedes tilleggsdokumentasjon. Betalingsbetingelser bør angis. eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Innhold Merverdi-avgift og andre offentlige avgifter Avgifter skal angis på linjenivå i form av avgiftssats eller avgiftsbeløp Merverdiavgift skal angis i norske kroner Avgiftssats i prosent av nettobeløp bør benyttes eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Overføring Det skal inngås avtale om format og innhold i fakturaen, slik at all sendt informasjon kan leses av mottaker Det skal etableres et system som sikrer at innholdet i meldingen ikke endres under overføringen, eller hvis endring skjer, at endringen oppdages Det bør utstedes en utvekslingslogg, hvor det framgår når meldingen er sendt, og eventuelle feilmeldinger i forbindelse med sending. Utvekslingsloggen bør lagres inntil regnskapet er revidert, minimum to år. Utvekslingsrutinene i samhandlingsavtalen bør inngå i beskrivelsen av regnskapssystemet eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Mottak Det skal tas sikkerhetskopi av mottatte elektroniske fakturaer, enten umiddelbart eller i forbindelse med daglige sikkerhetskopieringsrutiner. Det bør utstedes en utvekslingslogg, hvor det framgår når meldingen er mottatt, og eventuelle feilmeldinger i forbindelse med mottak Mottaker bør sende bekreftelse på mottak av teknisk riktig faktura eller beskjed om type teknisk feil som er oppdaget ved mottaket Utvekslingsloggen bør oppbevares inntil regnskapet er revidert, minimum to år Det bør kontrolleres om fakturaen er mottatt tidligere Sikkerhetskopieringsrutine bør også omfatte utvekslingsloggen Utvekslingsrutinene bør inngå i beskrivelsen av regnskapssystemet eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Sikkerhet Det skal sikres mot bruk av ugyldig kode i fakturaen Det skal sikres mot endring eller sletting av fakturaen Det skal etableres et sikkert støtte-system for presentasjon av fakturaen på skjerm og papir og maskinell lesing av fakturadataene Det skal sikres mot uautorisert endring av støttesystemet Det skal sikres at fakturaen kan leses i hele oppbevaringsperioden eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Sporbarhet Det må foreligge et toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjon og pliktig regnskapsrapportering eforum 18. september 2008

Behov og krav knyttet til elektronisk faktura Krav (skal) Anbefaling (bør) Oppbevar-ing Regnskapsmateriale skal i hele oppbevaringsperioden oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring Regnskapsmateriale skal kunne framlegges i en form som muliggjør etterkontroll Regnskapsmateriale skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir Oppbevaringen bør skje på en måte som gjør det mulig å presentere fakturainformasjonen på papir eller som et skjermbilde kun på grunnlag av selve den elektroniske fakturaen eforum 18. september 2008

Oppsummering Når avsender benytter standarden skal mottaker vite at den elektroniske fakturaen inneholder de opplysningene som trengs for å behandle transaksjonen Standarden er ikke pliktig å følge eforum 18. september 2008